4 razões para usar tecnologia na gestão da folha de pagamento

Publicado em 4 de junho de 2022

por que usar tecnologia na gestao de folha de pagamento

No RH, uma das tarefas mais comuns e que pode ocupar mais tempo das equipes de RH são as tratativas em torno da folha de pagamento.

Isso acontece porque na hora de gerar este documento, o RH precisa ter em mãos o controle de horas trabalhadas de todos os colaboradores, a gestão de todos os benefícios oferecidos pela empresa a cada funcionário, além de outros dados que impactam o cálculo do salário.

E, por ser uma tarefa detalhista e repleta de informações, essa é uma atividade que não pode atrasar e nem conter erros.

Dessa forma, a gestão de folha de pagamento pode ser um verdadeiro desafio para os times de RH que, junto a esta atividade, precisam também lidar com outras questões comuns da área, como recrutamento & seleção, férias, etc.

Mas com o uso da tecnologia, esse cenário e a rotina desses profissionais pode ser otimizada e facilitada.

Nos dias de hoje, é quase que inviável trabalhar folha de pagamento sem que este processo esteja integrado a um software. Especialmente em razão das inúmeras necessidades em torno do eSocial, que exige dos RHs constantes envios de conteúdo em formato digital.

Por isso, quando chega a época do mês de fechar a folha de pagamento, muitos profissionais de RH sofrem por antecipação. Esse estresse prévio nas equipes acontece especialmente em empresas onde os processos ainda não são digitalizados por completo, o que traz diversos malefícios para o setor.

Dessa maneira, para realizar a gestão de folha de pagamento de forma mais assertiva, segura e ágil, a tecnologia se mostra como a maior aliada que uma empresa pode ter. Isso trará maior facilidade nos processos, permitindo que o time tenha liberdade para atuar em outras tarefas do setor.

Por que inserir tecnologia na gestão de folha de pagamento?

tecnologia na gestao de folha de pagamento

 

1) Dados confiáveis

Você com certeza já sabe que toda vez que o RH vai emitir uma folha de pagamento, ele precisa lidar com informações trabalhistas e contábeis de cada funcionário.

Ao ter os dados necessários e processos integrados em uma solução, o RH cria a possibilidade de atuar de forma mais ágil, uma vez que rotinas e validações podem ser feitas de forma automática pelo sistema.

A automação desse processo reduz também o risco de falha humana. Isso também agrega maior precisão na hora de trabalhar com os dados que devem ser inseridos na folha de pagamento, analisando-os e tendo uma visão mais panorâmica deles.

O uso de uma tecnologia para tratar a inserção desses dados viabiliza também que todas as informações fiquem sempre arquivadas. Em outras palavras, independentemente das alterações que possam ser realizadas ao longo do tempo, todas as movimentações ficam como um histórico para a empresa.

2) Agilidade no dia a dia

Com um processo mais automatizado, as equipes de RH ganham mais tempo na sua rotina para focar em outros assuntos importantes para a organização.

Imagine todo o tempo perdido em preenchimento de tabelas se voltando para agendas de análises de melhorias, ou ainda para que equipes de RH possam criar novas ações de retenção de talentos, atuar no mapeamento do clima organizacional, entre outras atividades estratégicas para os negócios! Excelente, não?

Para necessidades de ajustes rápidos, o acesso à folha também se torna mais fácil e prático, podendo ser alterado diretamente no sistema digital.

3) Gestão financeira

Como vimos, ao trabalhar com gestão de folha de pagamento, as equipes de RH lidam com uma grande variedade de dados. Uma vez que estas informações estão em um ambiente digital, as empresas podem elaborar relatórios. Por exemplo, impostos pagos, ganhos per capita entre outras questões.

A partir da integração dessas informações, as empresas podem ainda criar relatórios do setor de RH. Estes relatórios podem inclusive contribuir com a gestão financeira da organização, já que é possível saber quais são gastos mensais com vale-refeição e vale-transporte, entre outros benefícios.

Assim como levantamento rápido dos custos mensais com os benefícios corporativos, ao trabalhar com uma gestão digital da folha de pagamento as empresas também garantem praticidade e agilidade com outras tarefas do setor, como cálculo do 13º salário e rescisão de contrato.

Todo esse estudo pode ser realizado sem o uso de planilhas, simplesmente de forma automática, viabilizando também auditorias internas e externas.

Assim, com apoio da tecnologia, mais do que ter visão e controle dos custos da companhia, gestores passam a oferecer uma forma mais ágil para o departamento de RH atuar. Isso contribui também com a otimização das tarefas nas equipes.

Equipes mais ágeis são mais produtivas e consequentemente são fonte de resultados positivos que impactam todo o negócio.

4) Economia

Uma pesquisa feita pela Gartner Inc aponta que aproximadamente 3% dos lucros da uma empresa são revertidos no gasto com o papel. É isso mesmo que você leu!

Dessa forma, se a sua empresa teve 2 milhões de lucro, 60 mil reais foram destinados para compra de papéis.

Um sistema de tecnologia na gestão da folha de pagamento elimina todos esses gastos com papel, que no dia a dia parecem poucos, mas quando somados, representam um percentual que não faz sentido para você continuar perdendo.

Para saber como aplicar um Sistema de Folha de Pagamento na sua empresa, entre em contato com a Senior Sistemas.

Publicado por Vitoria Cristina Pereira

Estudante de Letras na USP, completamente apaixonada pela escrita e pela leitura. Acredito no poder que a tecnologia tem de transformar as relações e facilitar o dia a dia das pessoas. Também creio que a leitura revoluciona todo aquele que se dispõe a aproveitá-la. Juntando esses dois, busco trazer informação e inovação para o seu dia a dia!


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