As assinaturas digitais começaram a ter validade jurídica no Brasil a partir de 2001, e hoje, podem ser utilizadas tanto no âmbito privado quanto no poder público. Uma das plataformas que oferece este tipo de solução é a Autentique, utilizada por mais de 700 mil pessoas e 16 mil empresas.
Embora as assinaturas online tenham surgido há tanto tempo, agora, mais do que nunca, conseguimos compreender sua importância.
Se não fosse essa facilidade, muitos obstáculos seriam enfrentados no fechamento de vendas para outras cidades, estados e até mesmo países, mais ainda com a necessidade do distanciamento social imposta pela pandemia de COVID-19.
Mesmo que você seja do time que ainda desconfia das assinaturas digitais por não sentir segurança em sua autenticação e validação, vale a pena conhecer como funcionam essas ferramentas.
Portanto, acompanhe este texto e saiba tudo sobre a Autentique!
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O que é a Autentique?
Autentique é uma plataforma de assinatura digital que facilita o fechamento de contratos e a autorização de documentos.
Com a Autentique você possui ferramentas para criar e gerenciar documentos e contratos, receber e/ou fazer assinaturas nesses arquivos de forma totalmente eletrônica, organizá-los em pastas e armazená-los em sua conta por no mínimo 5 anos.
A plataforma pode ser utilizada por qualquer pessoa ou empresa de todos os portes e segmentos, sendo bastante útil também para universidades, escolas, prestadores de serviços e outros profissionais autônomos que precisam validar seus contratos.
Como funciona a Autentique?
A Autentique pode ser utilizada gratuitamente ou através de seu plano pago, porém, não há fidelidade nesses planos, sendo uma vantagem para quem fecha e renova contratos sazonais.
Mais uma vantagem da Autentique é que mesmo que você faça a assinatura do plano mensal da plataforma, ele funciona como um plano pré-pago.
Portanto, caso você fique algum mês sem pagar sua assinatura, sua conta ainda fica disponível para ser utilizada normalmente no plano gratuito e você não perde os documentos que já estavam armazenados na ferramenta.
Solicitar assinatura
Para solicitar pela Autentique a assinatura digital de seus clientes, fornecedores, colaboradores, alunos, inquilinos ou outras pessoas que precisam de um contrato com validade jurídica, você tem dois caminhos:
> Utilizar seu próprio modelo de documento nos formatos doc, docx, PDF, entre outros;
> Criar um novo modelo de documento pela Autentiquei, que conta com o preenchimento de campos personalizáveis.
Em ambos os casos você pode enviar o arquivo ao signatário por e-mail ou por um link que pode ser compartilhado pelo WhatsApp.
Ao selecionar o documento que será enviado ao seu cliente, deverão ser informados os dados pessoais deste signatário (aquele que assina) para que seja realizada sua autenticação corretamente, e também deve ser informado o local do documento onde será posicionada a assinatura do signatário.
Você receberá uma notificação quando o documento for assinado e todas as vias do contrato ficarão armazenadas em sua conta da Autentique para que sejam consultadas a qualquer momento.
Assinar um documento
Quem recebeu um documento por e-mail ou por link no WhatsApp para assinar pela Autentique não precisa necessariamente ser cadastrado na plataforma.
Ao abrir o e-mail ou o link do documento através do botão de acesso, o signatário consegue visualizar todo o conteúdo do contrato e ter acesso ao botão de "assinar", que solicitará exatamente os dados pessoais cadastrados pelo emitente do documento.
Caso o contrato tenha sido acessado através do link do WhatsApp, o signatário ainda deverá realizar uma segunda autenticação:
Entrar com uma conta do Google, do Facebook, com o email pessoal ou entrar com um número de celular, garantindo que o documento seja acessado e assinado pela pessoa competente.
O signatário também contará com um campo para criar sua assinatura que permite o envio de uma imagem de sua assinatura, a utilização de um modelo pré-definido pela própria Autentique, que leva em consideração o nome do signatário, ou sua própria customização.
Dica B2B Stack: como usar a Autentique
Agora que falamos sobre a Autentique, veja o tutorial abaixo para entender na prática como a ferramenta funciona.
Como criar uma assinatura na Autentique?
O primeiro passo para criar uma assinatura na Autentique é se cadastrar na plataforma. Ao acessar o site, clique em "Cadastre-se";
Escolha se deseja se cadastrar entrando com uma conta do Google, do Facebook ou da Microsoft. Uma dica é que se você fizer login com uma dessas contas, os outros dados não precisarão ser preenchidos neste momento.
Caso prefira, você pode inserir seus dados manualmente, neste caso informando e-mail e senha.
Selecione também se você é pessoa física ou jurídica e insira seus dados como signatário, clicando em seguida em "Avançar";
Se você optou por entrar com seus dados manualmente, terá mais um passo antes de acessar seu painel de controle, que será a validação do seu e-mail;
Com seu cadastro completo e o painel de controle aberto, clique no ícone de engrenagem no menu ao lado esquerdo, depois em "Aparência" e em "Editar".
Na aba "Texto" você tem indicações de assinatura e de rubrica, e caso queira, pode utilizar este mesmo modelo.
Na aba "Imagem" você pode realizar o upload de uma foto de sua assinatura que será utilizada para assinar os contratos.
Na aba "Marcação" está disponível a marcação de "Assinado eletronicamente" e uma rúbrica, que aparecerá em assinaturas de documentos.
Para personalizar sua própria assinatura, clique na aba "Desenhar", e quando estiver tudo pronto, clique em "Salvar".
Como assinar um documento na Autentique?
Se você recebeu um documento que deve ser assinado pela Autentique, há duas formas de fazê-la:
Se o documento foi recebido por e-mail, você deve clicar em "Acessar o documento" para ter acesso ao seu conteúdo;
Se estiver de acordo com o conteúdo, clique em "Assinar" ao final da página;
Preencha seus dados pessoais, defina uma senha e clique em "Avançar";
Crie sua assinatura no campo indicado ou utilize a assinatura recomendada pela Autentique. Ao final do processo, clique em "Assinar";
A Autentique permite que você baixe o documento assinado ou acesse a plataforma futuramente com seus dados para encontrar estes contratos.
Mas, se você recebeu e clicou em um link para assinatura, ao clicar em "Assinar" na visualização do documento, você deverá passar por mais uma etapa;
Escolha então, a outra forma de autenticação de sua assinatura: Entrar com o Google, Facebook, com seu e-mail ou com seu número de telefone;
Caso você opte por entrar com a conta do Google ou do Facebook, você deverá preencher apenas sua senha manualmente.
Já se entrar com o e-mail, você receberá um link para validá-lo, e se entrar com o telefone, receberá um código por SMS para inserir no documento antes de assiná-lo.
Os últimos passos serão adicionar seus dados pessoais, como no passo a passo de assinatura por e-mail e criar sua assinatura.
Como mudar de assinatura na Autentique?
Para mudar sua assinatura na Autentique, é muito simples! Basta repetir o processo para criação dela:
Primeiramente, clique em "Configurações", depois em "Aparência" e em "Editar".
Clique na aba "Desenhar" para criar sua nova assinatura e por fim, clique em "Salvar".
Planos e preços da Autentique
A Autentique possui 2 planos: o Grátis e o Corporativo.
O plano Grátis contempla a gestão de até 20 documentos durante este período pandêmico e usuários e signatários ilimitados.
Já o plano Corporativo custa R$ 99/mês se realizada a assinatura mensal ou R$ 999/ano se assinado anualmente, com pagamento total na contratação.
O plano abrange a gestão de documentos ilimitados, assim como usuários e signatários ilimitados e permite a personalização de e-mails e lembretes.
O pagamento do plano Corporativo pode ser realizado por PIX, boleto bancário e cartão de crédito.
A Autentique é confiável?
A assinatura eletrônica realizada no Autentique possui verificação auditável e atende aos requisitos do eSignature Act americano e eIDAS da União Européia, sendo adaptada para a legislação brasileira.
Ao solicitar uma assinatura em um documento, as etapas para autenticação do signatário passam pela validação do e-mail em que o contrato foi enviado, pelo requerimento e confirmação dos dados pessoais do assinante e pela coleta de dados da conexão do mesmo, como geolocalização, endereço de IP, dados do dispositivo utilizado e do navegador.
Desta forma, caso ocorra alguma desconfiança neste processo de assinatura, a Autentique pode cruzar estes dados para garantir que não tenha ocorrido fraude no contrato.
Já no Reclame Aqui, embora não tenha um índice de reputação por não ter avaliações suficientes, em 3 anos de presença na plataforma a Autentique teve apenas 3 reclamações e todas elas foram respondidas.
Se você já utiliza a Autentique ou outra solução no seu dia a dia, faça uma avaliação no portal B2B Stack e ajude a evidenciar sua ferramenta preferida!
Conclusão
A tecnologia trouxe muitos benefícios para nossas rotinas diárias. Um trabalho que levava horas e às vezes até dias para ser realizado, hoje pode ser feito com apenas alguns cliques, como é o caso das assinaturas eletrônicas e digitais. Em alguns minutos você pode ter contratos fechados e assinados de forma segura e prática.
São muitas as vantagens da utilização de assinaturas digitais, desde a redução de custos com mobilidade e impressão de contratos até fornecer mais facilidade aos clientes, dar mais agilidade aos processos de fechamento de vendas, melhorar a organização de documentos e ajudar o meio ambiente.
Sem contar que os documentos impressos podem sofrer rasuras conforme o tempo passa e acabar perdendo sua validade jurídica.
Para te auxiliar na coleta de assinaturas digitais, a Arquivei disponibiliza uma plataforma que permite a criação de contratos personalizados para cada necessidade e o envio destes documentos aos signatários por e-mail ou link de WhatsApp.
O signatário, por sua vez, consegue realizar sua assinatura de qualquer dispositivo mesmo sem ter cadastro na Autentique, passando por algumas etapas de autenticação e validação, trazendo mais segurança para a transação.
Além disso, você pode criar sua própria assinatura na plataforma e ainda contar com um painel de controle que permite a organização e armazenamento de todos os documentos enviados e assinados, evitando perda ou vazamento de dados.
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