A Arquivei é uma solução útil para quem precisa gerenciar notas fiscais eletrônicas. Lidar com estas notas é uma tarefa que requer muitos cuidados, pois é um documento comprobatório de transações de compra e venda, serve para recolhimento de impostos e sem sua emissão, empresas podem ser penalizadas por sonegação fiscal.
Outro ponto de atenção quanto às notas fiscais é que criminosos podem utilizar seu CNPJ para emissão indevida destas notas, gerando tributações desconhecidas, impostos em excesso e muitas dores de cabeça.
Mais uma função das notas fiscais eletrônicas, é que através de suas emissões, o Governo consegue acompanhar estatísticas importantes sobre como andam as vendas em diversos momentos e cenários, e assim, compreender relações entre as oscilações no mercado.
Por isso, é muito importante contar com ferramentas como a Arquivei para se precaver contra esses golpes, saber exatamente quem está emitindo notas para o seu CNPJ e também, por ele, e ficar sempre em dia com as obrigações fiscais. Acompanhe este texto para saber mais sobre esse sistema.
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O que é a Arquivei?
Arquivei é uma plataforma para gestão de documentos fiscais integrada à Secretaria da Fazenda.
Com a Arquivei, você consegue consultar NF-es e CT-es emitidos contra seu CNPJ assim que são lançados no SEFAZ, e NFSe, MDF-e, CFe-SAT e NFC-e emitidos por sua empresa, assim como poderá importar estes documentos para sua conta do Arquivei e mantê-los organizados e centralizados para facilitar sua busca.
É uma solução indicada para micro, pequenas, médias e grandes empresas de todos os segmentos e também para contadores e escritórios de contabilidade.
Dê uma olhada em nosso texto sobre centralização de informações para entender a importância e os benefícios de manter dados reunidos em um só lugar.
Como funciona a Arquivei?
A Arquivei é uma solução para quem precisa consultar notas fiscais rapidamente, sem depender do envio destas notas por seus fornecedores, e para quem precisa saber se seu CNPJ não está sendo utilizado indevidamente.
A Arquivei não gera notas fiscais, mas sim, consulta as notas emitidas para seu CNPJ ou por seu CNPJ diretamente no sistema SEFAZ, por meio de seu certificado digital.
A partir do momento em que o SEFAZ envia sua lista de notas fiscais para o Arquivei, o sistema faz uma manifestação de Ciência da Emissão dessas notas solicitando seu arquivo XML, para que consigam fazer o download e apresentá-las diretamente em sua conta e armazená-las em apenas um ambiente, sem ocupar espaço dos seus dispositivos.
Todas as notas fiscais baixadas pela Arquivei ficarão disponíveis em DANFe, XML, ZIP e XLS do Excel.
Versões da Arquivei
A Arquivei possui 4 tipos de versões: start, basic, analytical e advanced, sendo uma ferramenta que pode ser adotada por todos os portes de empresas.
As micro e pequenas empresas, dependendo do plano escolhido, poderão gerenciar notas fiscais de até 5 CNPJs, com possibilidade de acrescentar até 9 CNPJs com custo adicional.
As funcionalidades que estes planos abrangem são:
- Download e consulta de NF-e;
- Download e consulta de NFS-e;
- Download e consulta de CT-e;
- Importação de XML de NF-e, CT-e e NFS-e;
- Importação de XML de SAT-CF-e e NFC-e;
- Envio de documentos por Email;
- Painel do contador;
- Download em lote de XML e PDF;
- Fechamento do mês;
- Lista de fornecedores para avaliar estatísticas;
- Relatório básico em Excel;
- Integração com emissores de notas;
- Funcionalidades extras na loja de aplicativos;
E outros recursos adicionais podem ser contratados, como:
- Relatórios avançados de CT-e em Excel;
- Controle de NF-es de devolução;
- Integração com sistemas ERP;
- Operações em lote de NF-e;
- Agendamento de consultas automáticas.
As médias e grandes empresas poderão contar com todas as funcionalidades da ferramenta com o diferencial de ser sob medida, podendo estipular os limites de downloads e consultas de NF-es, número de usuários, quantidade de CNPJs que se deseja vincular à conta, entre outras particularidades.
Entre os recursos adicionais para as médias e grandes empresas, que não estão presentes nos planos para micro e pequenas empresas, estão:
- Gerente de conta exclusivo;
- Suporte técnico prioritário;
- Treinamento de equipe;
- Implantação assistida;
- Conferência e conciliação de chaves de acesso de diversos sistemas com a base SEFAZ.
Os escritórios contábeis também terão maior flexibilidade para montar seu plano de acordo com as funcionalidades mais convenientes.
Desta forma, poderão monitorar notas fiscais eletrônicas de diversos clientes e CNPJs, garantindo que todos os documentos fiquem dentro do prazo para escrituração, evitando penalizações.
Outro benefício é que estes contadores não dependerão dos clientes para enviarem suas notas, ganhando mais autonomia neste processo, além de facilitar sua organização, armazenamento e busca por estes documentos, contando com filtros personalizáveis.
Poderão ser fornecidas permissões aos clientes para que eles consigam acompanhar suas notas e processos em conjunto com o escritório, fornecendo mais transparência e melhorando a comunicação.
Entre os diferenciais do plano para escritórios contábeis estão:
- Planos sem fidelidade;
- Sem taxa de instalação;
- Planos personalizados e pré-pagos;
- Desconto progressivo por CNPJ adicionado;
- Suporte de especialistas em escritórios contábeis.
Funcionalidades da Arquivei
A Arquivei disponibiliza diversos recursos para que você consiga organizar suas notas fiscais, gerenciar melhor estes documentos e cumprir com todas as suas obrigações fiscais de forma menos complexa. São eles:
Consulta e download de NF-e, CT-e e NFS-e: esta funcionalidade otimiza o tempo de quem ainda consulta e cadastra notas fiscais eletrônicas individualmente e manualmente. No Arquivei, você pode solicitar o download em massa de suas notas fiscais, inclusive de serviços, graças à conexão da plataforma com mais de 150 prefeituras e com a Secretaria da Fazenda.
Armazenamento ilimitado em nuvem: todos os arquivos XML baixados pelo Arquivei serão armazenados em nuvem para maior segurança das informações, evitando perda ou vazamento de dados.
Relatórios: os dados para extração de relatórios podem ser filtrados a partir de qualquer informação de sua nota fiscal e de parâmetros que você mesmo pode estabelecer. Estes relatórios fornecem insights sobre seus fornecedores, produtos mais comprados ou mais vendidos, CFOP/NCM, entre outras informações úteis.
Conferência de SPED: você conseguirá validar seu arquivo SPED Fiscal a partir da comparação das notas escrituradas x documentações presentes no SEFAZ.
Integração com ERPs e Sistemas Contábeis: caso você utilize um sistema ERP ou softwares contábeis, você poderá integrar à eles sua conta do Arquivei para não precisar digitar informações manualmente e ter todos os dados de notas fiscais sincronizados com seu contador e financeiro.
Conversão de XML para PDF: seus documentos fiscais baixados em XML serão convertidos automaticamente em PDF para melhor visualização.
Fechamento do mês: com apenas um clique você poderá enviar seus documentos fiscais ao contador em XML ou em PDF.
Painel do contador: se você possui um escritório contábil, você pode organizar as notas fiscais de todos os seus clientes em um só lugar para facilitar sua gestão.
Multi-usuários: você poderá criar permissões em sua conta para que outros usuários acessem sua área de notas fiscais, sendo útil para quem faz essa gestão em conjunto com colaboradores ou contadores e precisa compartilhar informações.
Operações em lote: você conseguirá realizar ações em lote em suas notas fiscais para agilizar processos, como baixar vários XML ou PDF e exportar diversos documentos para o Excel de uma só vez.
Acesso a notas de saída: os contadores poderão contar ainda com os documentos fiscais de saída de seus clientes, incluindo cupons fiscais.
Preços e planos da Arquivei
Estes são os planos com informações atualizadas em janeiro de 2024. Esses são os valores e recursos associados a cada plano, considerando a simulação para CNPJs que recebem até 100 documentos fiscais por mês (para planos personalizados de acordo com volumetria de documentos fiscais, fale com dos especialistas):
- Plano Start:
- Mensal: R$99,18 por mês, cobrado ao ano (10% OFF)
- Recursos Principais:
- Consulta e armazenamento de NFe
- Manifestação de notas
- Download individual de PDFs
- Plano Basic:
- Mensal: R$138,31 por mês, cobrado ao ano (10% OFF)
- Recursos do Plano Start, mais:
- Download em lote: PDF e XML
- Consulta e armazenamento de NFSe, CTe e MDFe
- Integração básica com ERP
- Categoria de notas com etiquetas personalizadas
- Plano Analytical:
- Mensal: R$227 por mês, cobrado ao ano (10% OFF)
- Recursos do Plano Basic, mais:
- Geração e exportação de relatórios
- Fechamento do mês
- Filtros para busca de notas
- Plano Advanced:
- Mensal: R$316 por mês, cobrado ao ano (10% OFF)
- Recursos do Plano Analytical, mais:
- Painéis de gestão de transporte e fornecedores
- Painéis de gestão de produtos e erros nas notas
- Download automático de notas
- Integrações via API
- Ferramenta de conferência de SPED e chaves de acesso
Conclusão
Como vimos, a Arquivei é uma solução que pode otimizar muito o tempo dos empreendedores e contadores que precisam administrar notas fiscais.
Conforme a lei, notas fiscais emitidas precisam ser armazenadas por pelo menos 5 anos, período em que, caso ocorra algum problema, o Fisco pode solicitá-las para comprovação de alguma transação.
Mas, não somente para comprovações ao Fisco, essas notas fiscais possuem informações financeiras muito importantes para um negócio, como os valores de impostos pagos em cada transação e montante de valores recebidos em determinado período, para que a empresa consiga planejar estratégias de melhorias baseadas em dados.
Para o consumidor, então, as notas fiscais são essenciais para garantir seus direitos em trocas, devoluções e outras situações envolvendo o produto adquirido, sendo indispensável sua apresentação para a empresa que a emitiu.
Através da Arquivei, é possível baixar todas as notas fiscais que estiverem disponíveis no sistema da Secretaria da Fazenda relacionadas a um CNPJ, e armazená-las com segurança em sua conta para buscar informações sobre elas a qualquer momento.
Agora que você conhece a Arquivei, veja também a categoria completa de softwares para gestão de documentos no portal B2B Stack!