Os 6 passos na implantação de um ERP

O ERP é um termo utilizado para descrever ferramentas que oferecem soluções de ponta a ponta para diferentes tipos de negócios. São plataformas que conectam diversos setores de uma empresa e contam com funcionalidades que vão desde financeiro até gestão operacional. Existem alguns passos que devem ser seguidos na implantação dessa solução.

Quem tem empresa necessariamente lida com certos processos: fechamento de pedidos, emissão de nota fiscal, contabilidade, pagamento de impostos, financeiro, estoque e muito mais. Fazer essas tarefas manualmente dá bastante trabalho, exige tempo e expõe a empresa ao que é inerente ao ser humano: o erro. Por isso pode ser hora de pensar na implantação de um ERP (Enterprise Resource Planning).

O ERP é um software capaz de automatizar boa parte das rotinas operacionais da empresa e integrar departamentos, promovendo ganhos de eficiência e aumento da produtividade. Além disso, o sistema está disponível para todos os usuários de qualquer dispositivo, com informações em tempo real e é capaz de gerar relatórios gerenciais que auxiliam na tomada de decisão.

Outro ganho que o ERP traz para as empresas é a segurança, já que todas as informações ficam armazenadas na nuvem, em um sistema seguro, sem risco de vazamento de dados e sem movimentação de documentação em papel, que pode se perder ou ficar mal organizada.

Engana-se quem pensa que o ERP é uma realidade distante. Existem soluções para empresas de todos os portes e para todos os orçamentos e ele já é uma realidade em muitas organizações. Para ajudar você a entender como implantar um ERP, elaboramos este passo a passo. Confira!

(Na dúvida sobre como escolher o melhor ERP para o seu negócio?)

1. Comece por um autodiagnóstico

Essa, na verdade, é uma dica que vale não apenas para a implantação do ERP, mas para qualquer mudança ou melhoria que se queira realizar: comece olhando para dentro.

Isso significa responder perguntas como:

Quais processos precisam ser melhorados na empresa?
Quais processos podem ser automatizados?
Quais são as prioridades?
Quais mudanças vão trazer mais ganhos para a empresa (esforço x impacto)?
Como vou medir esses ganhos (redução de custos, aumento na satisfação do cliente etc.)?

Para ter essas respostas, primeiro é preciso mapear os processos da organização, detectar as deficiências e oportunidades de melhoria e priorizar o que deve ser automatizado primeiro.

Veja que estamos falando de começar pelas necessidades da empresa, não pelas ofertas que existem no mercado. Isso é muito intuitivo quando falamos da nossa vida pessoal.

Quando ficamos doentes, vamos ao médico, ele faz um exame completo e só então prescreve o tratamento adequado para aquela situação. Ninguém chega para um médico e pede “o melhor remédio que existe no mercado”. Existem diversos tipos de ERP no mercado.

Da mesma forma, quando vamos comprar um imóvel, levamos em consideração nossa situação específica: quantas pessoas vão morar nele, se o tamanho é adequado, se fica perto de onde trabalhamos etc. Se temos filhos pequenos, vemos se tem área de lazer, se tem escola perto, se está dentro do nosso orçamento etc.

Se você perguntar a um corretor qual é o melhor imóvel disponível, ele vai responder: “Depende do que você precisa”.

Curiosamente, quando falamos de software nem todo mundo tem essa percepção, mas a analogia se aplica perfeitamente. São as suas necessidades que vão estreitar a lista dos sistemas que devem ser avaliados.

Como vimos, a priorização deve ser feita em critérios objetivos: quais os ganhos que posso obter com a implantação do ERP em cada uma dessas áreas e processos e como vou medir esses ganhos? As respostas vão ajudar você no próximo passo.

Você pode se interessar por conhecer a categoria de ERP e gestão financeira do B2B Stack, na qual listamos diversas soluções categorizadas e avaliadas por usuários reais.

2. Estabeleça um orçamento

Saber os ganhos que você espera obter vai ajudar a definir qual o orçamento de que você pode dispor na implantação do ERP. Se os cálculos mostrarem, por exemplo, que a integração com a contabilidade pode significar uma redução de custos de R$ 500 por mês, esse valor deve ser considerado na hora de escolher o sistema.

O modelo mais comum de ERP atualmente é o SaaS (software as a service), em que você paga uma assinatura mensal pelo sistema, como se fosse um serviço. Esse modelo traz uma série de vantagens: você não precisa nunca se preocupar com a obsolescência, já que o fornecedor mantém sempre as versões mais atualizadas e não precisa dispor de equipamentos e infraestrutura para instalação, uma vez que estamos falando de cloud computing.

Nesse modelo, como dissemos, você paga uma mensalidade pelo serviço. Portanto, pode contratar apenas os módulos do ERP que for usar naquele momento. Dessa forma fica muito mais fácil avaliar se está dentro do seu orçamento e calcular quando ele vai se pagar e trazer o retorno esperado.

3. Conheça os ERPs disponíveis no mercado

O mercado conta com uma grande diversidade de ERPs para todos os tamanhos de empresa e todos os segmentos da economia. Mesmo que você tenha uma pequena empresa, é importante ter em mente como o seu negócio pode se expandir e entender se aquele sistema é escalável e vai poder acompanhar o seu crescimento.

Além disso, alguns nichos de mercado têm necessidades específicas e existem ERPs desenvolvidos especialmente para eles. É o caso, por exemplo, de empresas que trabalham com sistema de assinaturas, e-commerces, imobiliárias, indústrias, bares e restaurantes, entre outros.

Existem também ERPs que atendem de forma horizontal, ou seja, conseguem abranger várias formas com o mesmo produto. Preparamos no nosso site uma ampla lista de ERPs e soluções de gestão para ajudar você nessa escolha.

Mais uma vez, o importante é conhecer as funcionalidades de cada ERP e buscar referências no mercado. Procure saber como é o suporte técnico e converse com outros clientes para entender se o pós-venda é satisfatório.

Aproveite para conhecer os melhores ERPs para micro e pequenas empresas e os ERPs gratuitos disponíveis no mercado brasileiro.

4. Prepare a migração de dados

Esta é uma etapa bastante sensível do processo. O maior risco em um processo de migração de ERP é sempre o momento da transferência de dados de sistemas legados para o novo software.

A eficiência do programa vai ser tão boa quanto a qualidade dos dados que forem inseridos nele. Por isso, muitas vezes é preciso fazer um saneamento dos dados antes de começar a migração.

Isso passa por avaliar os riscos e outros gargalos e treinar bem o time que vai participar dessa fase. É preciso contar com profissionais da empresa que conheçam bem as áreas e os sistemas que serão migrados e trabalhem em conjunto com o fornecedor, para que a transição seja a mais suave possível.

Essa etapa também vai impactar diretamente tanto o tempo quanto os custos da implantação do ERP. De forma geral, quanto mais bem-estruturados forem os processos da empresa, mais rápida e menos custosa será essa fase.

Além disso, é claro que empresas maiores e com operações mais complexas vão exigir mais tempo e recursos nesse ponto. Algumas implantações podem levar meses para serem finalizadas.

5. Treine a sua equipe

Você deve conhecer alguém que tem um celular de última geração, mas só usa as funções básicas do aparelho. Apesar de ser um desperdício de dinheiro, nesse caso a própria pessoa é a única afetada.

Agora, quando falamos de uma empresa, tudo é diferente. Não adianta gastar tempo e dinheiro colocando um ERP super avançado na sua empresa se a sua equipe não estiver preparada para usá-lo. É claro que estamos falando de capacitação técnica, porque um mau uso do sistema pode causar erros e outros problemas.

No entanto, é mais do que isso. Trata-se de uma mudança de mentalidade. Afinal, uma parte das tarefas operacionais, antes executadas manualmente, agora serão automatizadas. Acredite, isso pode causar desconforto e desconfiança na equipe.

Por isso, os gestores precisam pensar com antecedência como lidar com essa situação. Quais serão as novas atribuições dos profissionais com esse tempo livre proporcionado pelo programa?

Como impedir que as pessoas “sabotem” a máquina e continuem a fazer as coisas da mesma forma que faziam antes? Como mostrar que o sistema, na verdade, vai permitir que elas tenham uma atuação mais estratégica? Tudo isso deve ser levado em consideração.

6. Teste o ERP e colha feedbacks

Todo mundo que gerencia um negócio sabe que não existe algo pronto e acabado, que não pode ser melhorado. Sempre existe espaço para melhorias, especialmente após a implementação de um sistema que mexe com a gestão da empresa.

Portanto, é importante saber ouvir. Colha o feedback de todos que, de alguma forma, são afetados pela novidade: colaboradores, fornecedores e clientes. Especialmente nos primeiros meses, esteja preparado para ter que fazer correções, ajustes e melhorias até que tudo esteja funcionando como um relógio.

Aqui, mais do que nunca, é importante contar com um fornecedor que fique com você após a implantação e que preste o atendimento de que você precisa. Sabemos que a má qualidade do pós-venda é um problema infelizmente muito comum no país em muitos setores.