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Escala app, a plataforma de gestão inteligente de trabalho

escala app

Oferecer “uma escala de trabalho justa, transparente e inovadora” é o propósito do Escala app. Venha saber mais sobre o software!

O ano era 2015 e uma nova demanda apareceu para a equipe do Laboratório de Inovação do Hospital Israelita Albert Einstein: desenvolver uma solução que otimizasse a organização das escalas de trabalho dos funcionários da entidade. 

Sempre apto a resolver solicitações internas com o melhor da tecnologia, naquele momento o Innovation Lab deu  início à elaboração de uma ferramenta que ajudaria o Einstein e muitas outras instituições pelo Brasil. Assim nasceu o Escala app.

Mais precisamente, foi o Escala app que surgiu dentro desse contexto. Atualmente um dos produtos do Escala app, foi ele o precursor de toda história da startup. Com interface web e aplicativo móvel,  a plataforma surgiu para tornar mais rápida e transparente a criação de escalas, plantões e turnos no hospital. 

E para garantir que a ferramenta de fato cumprisse essa função, sua criação contou com uma série de análises e testes com os próprios futuros usuários. Esse processo rendeu até um estudo científico, publicado na revista internacional PLOS One. E como revelou o artigo, a implementação foi um sucesso! 

Com o resultado positivo, o Escala app foi ainda mais longe – desenvolvimento de novas funcionalidades, expansão de produtos e serviços, atendimento a outras áreas além da saúde; tudo isso aconteceu rendendo prêmios e um imenso reconhecimento no mercado.

E assim, da demanda interna de uma instituição a uma solução completa de WFM, o Escala app tem muito a oferecer às empresas das mais diversas áreas. Saiba como.

O que é Escala app? 

Oferecer “uma escala de trabalho justa, transparente e inovadora” é o propósito do Escala app. Para isso, são oferecidos os produtos Escala Plantões, mais direcionado a profissionais liberais, e o Escala Jornadas, para CLTistas.

As ferramentas atuam para tornar as escalas de trabalho práticas, digitais e extremamente fáceis de serem administradas. Configuradas com as regras trabalhistas, as soluções oferecem segurança para empregados e empregadores, que irão organizar o dia a dia da operação com base nas determinações legais que regem as jornadas

E com a organização das escalas otimizada pelo uso do sistema, a rotina dos gestores também é valorizada. Ganha-se tempo para cuidar do time estrategicamente, com foco em resultados. A ideia é otimizar recursos através da gestão inteligente do trabalho.

Para completar, o Escala app também conta com o Escala Espaços, solução direcionada à gestão de espaços de trabalho. Por meio dela, é possível reservar salas e acompanhar em tempo real a lotação do escritório, garantindo um revezamento eficiente de funcionários para aquelas empresas que têm adotado o sistema híbrido.

Como funciona 

Totalmente online, os produtos do Escala app têm sistema na nuvem e funcionam por meio de interface web e aplicativos mobile. No Escala Plantões e no Escala Jornadas, o organizador cria as escalas de trabalho e, depois de publicadas, os próprios colaboradores visualizam pelo celular e podem solicitar trocas. 

O  algoritmo, inclusive, cria a escala ideal levando em conta as demandas do negócio, e também há o gerador automático de folgas, que organiza os dias de descanso de cada membro da equipe de acordo com a escala e as preferências dos funcionários.

Já por meio do Escala Espaços, é possível subir a planta do escritório e, de acordo com as configurações escolhidas pelo organizador, permitir que os funcionários façam suas reservas de posições. 

Com todas essas funcionalidades, os produtos fornecem dados em tempo real sobre a rotina dos colaboradores, de maneira que o gestor pode extrair relatórios acerca do funcionamento da equipe com facilidade. 

Além disso, as escalas são centralizadas em um único lugar. Dessa forma, a disponibilidade dos funcionários, pedidos de folga, férias, entre outras informações, ficam todas disponíveis na plataforma. Assim, conflitos de agenda e dificuldades  de organização são identificados e podem ser solucionados rapidamente.

Quais são os problemas que o software resolve? 

Os principais problemas são:

Desorganização de escalas 

Em muitas empresas, as escalas de trabalho são feitas em planilhas manuais. E daí, se há algum pedido de troca, eles geralmente são feitos por aplicativos de mensagem, conversas paralelas, e o resultado são informações desencontradas e uma planilha que precisa de constante atualização. Já com o Escala app, tudo isso é feito pelo sistema, que é atualizado em tempo real para todos, sem risco de perda de dados. 

Excesso ou falta de funcionários 

Um dos maiores desafios de quem organiza escalas é garantir que a quantidade de colaboradores esteja adequada com a operação. Vamos pensar em uma loja, por exemplo. Se de sábado o movimento é mais intenso do que em alguns horários de segunda a sexta, então é preciso escalar mais funcionários neste dia, certo? O Escala app colabora com essa tarefa, oferecendo um algoritmo que, em segundos, monta a escala ideal levando essa variável em conta.

Ineficiência de gestão 

Com o excesso de demandas operacionais, muitos gestores não têm tempo para focar em atividades estratégicas. Para ajudar nesse contexto, as ferramentas do Escala app otimizam a rotina fazendo os gestores solucionarem certas tarefas em muito menos tempo. Para completar, a plataforma oferece relatórios sobre a rotina dos colaboradores que auxiliam na tomada de decisões pela gestão. 

O que é uma escala de trabalho? 

Uma escala de trabalho nada mais é do que a maneira que a jornada de trabalho dos funcionários é distribuída ao longo da semana. Isso com a definição do total de horas trabalhadas ao dia e as folgas semanais.

Mas apesar da definição simples, é necessário explicar que existem diversos modelos de escalas de trabalho.  De maneira geral, desde que a jornada não passe de 44 horas semanais, norma instituída pela CLT, a empresa determina a maneira como serão distribuídas as horas. E é por esse motivo que existem trabalhos que funcionam de segunda a sexta-feira, no horário comercial, enquanto outros ocorrem de madrugada, por exemplo.

Quais são os modelos de escala de trabalho? 

Os modelos mais comuns de escala de trabalho adotados pelas empresas são:

Escala 5×2 

Esse é o tipo mais comum, que consiste em cinco dias trabalhados e dois de folga. Trata-se do sistema adotado em empresas com atuação de segunda a sexta com jornadas de oito horas e 48 minutos e com o sábado e o domingo de descanso. 

Para o trabalhador, essa escala oferece a vantagem de um dia de descanso a mais do que o mínimo exigido pela lei. Dessa forma, o trabalho durante os dias da semana torna-se um pouco mais extenso, mas o esforço é recompensado ao fim dela.

Escala 6×1 

Nessa escala são seis dias de trabalho e um de folga. Ela é muito utilizada em restaurantes, padarias, shoppings, serviços de segurança, entre outros setores. 

A maior vantagem dessa escala é que os trabalhadores podem intercalar folgas, gerando maior flexibilidade . Outro ponto é que a divisão de horas pode ser diferente de dia para dia, desde que não passe do limite (ou seja, o funcionário pode trabalhar seis horas de segunda a sexta e apenas quatro no sábado).

Além disso, a operação da empresa é garantida através do revezamento dos funcionários, dando maior autonomia a eles. 

Escala 6×2

Nessa escala, o funcionário trabalha seis dias da semana e folga em outros dois. Dessa forma, ele deverá trabalhar no máximo sete horas e 20 minutos por dia para que seja totalizada 44 horas semanais.

Esse método garante dois dias de folga para o funcionário, mas é impossível colocá-lo em prática em casos de escala fixa, pela duração de oito dias (é útil apenas em situações de revezamento). 

Escala 12×36 

Aqui o trabalho ocorre por 12 horas com folga nas próximas 36. Esse modelo é extremamente comum em hospitais e indústrias, que exigem demanda constante. Mas apesar de parecer complicada, se bem administrada, essa escala pode ser bastante útil para empresas cuja operação não pode parar.

Porém, é necessário ressaltar que esse tipo de escala só pode ser implementado mediante acordo coletivo ou contrato individual estabelecido previamente entre as partes (empregador e empregado), e desde que não ultrapasse o limite de 44 horas semanais instituído pela CLT.

Como montar uma escala de funcionários 

Ao organizar os funcionários em uma escala de trabalho, é preciso se atentar às regras trabalhistas acerca do tipo de escala adotado. Além disso, aspectos como o número de colaboradores e o horário do expediente também contam. 

Levando em conta todos esses fatores, há quem recorra a planilhas no Excel, calendários online ou até à tradicional lousa para montar a escala e exibi-la para os funcionários. Mas hoje em dia essa tarefa fica muito mais fácil ao contar com uma tecnologia apropriada para a finalidade, como as soluções do Escala app que você conheceu neste artigo.

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