Ferramentas de colaboração: um guia com as melhores práticas

O estabelecimento de uma cultura de colaboração na empresa é muito importante não só para os resultados mas também na relação entre os funcionários. Para isso, existem algumas ferramentas que podem te ajudar com esse processo. Listamos aqui algumas das principais delas.

Assim como já falei aqui da importância da organização e produtividade das equipes, quero hoje te apresentar algumas ferramentas de colaboração que, com certeza, contribuirão para o sucesso da sua empresa.

Antes de falar sobre as ferramentas de colaboração, quero te mostrar um pouco de como a boa relação entre equipes exerce um papel fundamental na saúde do seu negócio. Tendo em vista seu impacto direto nos resultados de seus colaboradores, a forma como um gestor lida com esta questão, faz toda a diferença.

Colaboração ou competição?

Muitas empresas aplicam a segunda opção como estímulo para que a equipe alcance seus objetivos. Porém, assim como mencionei no artigo sobre produtividade, cada um possui um ritmo e uma forma de encarar as situações.

Devemos levar em consideração que cada indivíduo é único, e que nem sempre a estratégia adotada para o crescimento de um, vai funcionar para o outro. O senso de competitividade que estimulado em um pode alavancar grandes resultados, ao mesmo tempo pode fazer com que o outro se sinta diminuído por não ter conseguido chegar onde era esperado.

Não há certo nem errado neste momento, trabalhar com a competitividade entre os colaboradores pode ser sim um caminho efetivo a se seguir, porém deve-se pensar no coletivo. E partindo deste princípio, o estímulo através da colaboração, pode ser o caminho com menos propensão ao erro.

Transformação colaborativa

Colaborar significa trabalhar em comum com outra pessoa, agir em busca de um objetivo em comum, formular, discutir e juntar ideias para formação de algo ainda melhor.

Muito discutido na área de Recursos Humanos, a questão da colaboração vem sendo um assunto cada vez mais presente nas empresas, principalmente as que estão passando pela transformação digital.

Pensemos em um time de futebol, onde cada um entra em campo querendo mostrar apenas as suas habilidades individuais. Pode até ser que saia algum gol.. mas se colocarmos cada um em uma função que domine, trabalhando em conjunto com o próximo – a vitória é certa!

E é assim que deve funcionar uma empresa. Todos trabalhando juntos em busca de um único objetivo. Cada um exercendo sua função da melhor forma possível, porém sempre contando com todos do time – pois todos possuem o mesmo objetivo!

Uma empresa que possui este senso de colaboração em sua cultura é capaz de transformar a maneira de fazer negócio. Engajando o time de vendas com parceiros e clientes, onde todos possuem a mesma voz ativa, sendo capazes de construir uma comunidade 100% bem-sucedida.

Segundo o site da Harvard Business Review Brasil, um número crescente de empresas já está colhendo os frutos desse modelo de comunidades colaborativas no ambiente de trabalho, como a IBM, Citibank, Nasa e Kaiser Permanente. Elas conseguiram reduzir taxas de erro em 75% em seis anos e registraram um aumento anual de 10% na produtividade, ao mesmo tempo tornando os produtos mais inovadores e tecnologicamente sofisticados.

Como aplicar e quais são as principais ferramentas de colaboração?

Ao contrário do que muitos pensam, não são só empresas grandes que podem adotar este senso colaborativo. Você pode transformar sua equipe com pequenas iniciativas:

Além disso, existem diversas ferramentas que podem auxiliar sua equipe a manter a colaboração, através de plataformas simples e intuitivas que estimulam a construção de um ambiente de comunidade.

Entre algumas das ferramentas de colaboração online mais usadas, temos o Slack, o Skype e o Trello por exemplo. Que permite a comunicação entre membros da mesma equipe, ou de outros setores. Troca de documentos, ideias, compartilhamento de eventos e planejamentos – tudo em um único lugar.

De fácil implementação e usabilidade, essas ferramentas proporcionam uma comunicação constante com todo o time, fazendo com que todos caminhem de forma alinhada para os objetivos.

Confira outras ferramentas de colaboração online que podem ser aplicadas na sua empresa:

4BeeWork: Uma solução de comunicação corporativa no formato de rede social, baseado na Enterprise 2.0.
Auvo: Direcionado para equipes externas.
Bitrix 24: Portal de intranet eficiente que inclui o mais recente em comunicação integrada (chats corporativos, videoconferência e chamadas de áudio nativas), colaboração online, ferramentas corporativas de rede social, gerenciamento de documentos, gerenciamento de tarefas, design e integração de processos e fluxo de trabalho.
Feedz: Plataforma de engajamento de colaboradores, onde tem tudo que sua empresa precisa para aumentar o engajamento, melhorar a comunicação interna e reter os melhores talentos, através de um time de alto desempenho.
Rocket Chat: O Rocket.Chat é gratuito, ilimitado e de código aberto. A plataforma melhora a comunicação interna e externa dentro de um ambiente controlado e seguro. Os usuários podem executar o Rocket.Chat no local ou na nuvem e uma variedade de recursos está à disposição para adaptar sua plataforma.
Ferramentas Google: Google Drive, Google Data Studio e Google Hangouts são exemplos de ferramentas do Google que possuem grande aceitação, fácil implementação para a equipe e proporcionam uma rede de softwares integrados que facilitam muito a comunicação e o compartilhamento de informações e documentos.

Existem também ferramentas específicas para determinados setores, como as ferramentas para colaboração em projetos, por exemplo. Que consistem em ferramentas mais voltadas para as atividades dos colaboradores.

Neste caso, o Bitrix24 mencionado acima também se enquadra. Além de outras ferramentas importantes como:

Monday: Ferramenta visual que ajudará você a identificar leads e gerenciar projetos em um só lugar. É um CRM misturado com uma ferramenta de gerenciamento de projetos em um, e totalmente visual, para que você possa acompanhar todas as partes móveis.
Flowup: Ele permite que você tenha um acompanhamento geral do andamento das tarefas, custos dos projetos e produtividade das suas equipes. Uma plataforma integrada que faz com que você saiba exatamente quanto você está gastando em cada projeto e se há lucratividade. Possui relatórios inteligentes para acompanhamento, além de facilitar seu relacionamento com clientes através do próprio sistema.
Redmine: Redmine é um software livre, gerenciador de projetos baseados na web e ferramenta de gerenciamento de bugs.
Asana: Aplicação web e móvel projetada para ajudar as equipes a organizar, rastrear e gerenciar seu trabalho.
Runrun.it: Software para a gestão profissional do trabalho centrado no controle do tempo, Uma plataforma completa para ajudar sua empresa a controlar tarefas, projetos, fluxo do trabalho e o tempo e custo investidos.
Todoist: Todoist oferece a confiança de que tudo está organizado e contabilizado, para que você possa progredir nas coisas que são importantes para você. Tenha uma visão geral de tudo o que tem para fazer e nunca perca o controle de uma tarefa importante.

Confira mais ferramentas e as que mais se destacam em nosso Quadrante B2B.

As ferramentas de colaboração em projetos permitem que toda equipe acompanhe o desenvolvimento de cada setor da empresa. Todos os projetos, propostas, orçamentos, vendas e contatos.

Muitos deles são integrados com CRMs que são softwares mais voltados para vendas, porém com o mesmo propósito de gerenciamento e acompanhamento de propostas e projetos.

Ao cogitar a implementação de ferramentas de colaboração em rede na sua empresa, deve-se buscar por aquelas que oferecem uma série de funcionalidades. Acompanhamento das tarefas, elaboração de fluxogramas, relatórios, formulários e principalmente o compartilhamento de tarefas e aprendizados.

Os benefícios

Trabalhar em uma companhia que valoriza e incentiva mais a colaboração do que a competitividade entre os funcionários pode trazer outros benefícios além dos resultados.

Satisfação: Normalmente passamos mais tempo no ambiente de trabalho do que com a nossa própria família. Ter um ambiente corporativo agradável em que você possa aprender, compartilhar e construir experiências com certeza te trará mais felicidade.

Parcerias: Estar ao lado de pessoas que estão sempre dispostas a ajudar. Criar um vínculo de reciprocidade além da relação profissional. Ter empatia pelo próximo e também estar disposto a ajudar sempre que preciso, o tornará um profissional diferenciado.

Entrega: Quando temos um time colaborativo criamos uma corrente de ajuda que aperfeiçoa os processos da empresa e alcança suas metas com mais qualidade e eficiência. Todos saem ganhando!

Respeito: Se destacar entre seus colegas por algum motivo faz com que tenham admiração por você e se espelhem em suas atitudes e conquistas. Viver em um ambiente onde um “puxa o tapete” do outro gera desconforto, inseguranças e baixa produtividade.

Como falei no início, a maior parte das empresas que estão se adequando a este novo formato colaborativo, são as que estão em meio a sua transformação digital. As empresas estão redesenhando seus programas de incentivo, por exemplo.

Brindes, prêmios e bônus incentivam os colaboradores por um tempo, mas não podem ser a única forma de incentivar a colaboração. Estas atitudes devem ser genuínas e aplicada em pequenos gestos do dia a dia.

Outra questão é a aplicação da tecnologia neste momento. Utilizar ferramentas de colaboração, apesar de simples pode ser tornar um caos se não for bem planejado. Toda comunicação deve estar muito bem alinhada, bem como os fluxos de trabalho de cada time.

Use das ferramentas de colaboração para engajar e motivar sua equipe, transforme seu ambiente de trabalho e colha os resultados de ter um time colaborativo trabalhando para objetivos em comum.

Sua empresa está pronta para ser colaborativa?

Acesse aqui e tenha mais dicas sobre ferramentas que podem te ajudar neste processo.