Em um cenário de intensa virtualização das empresas, o FinOps se apresenta como uma estratégia de gestão que visa combinar aspectos financeiros e operacionais para garantir um uso eficiente e estratégico de recursos de computação.
Ao utilizar softwares e serviços em um ambiente de nuvem, as organizações abrem as portas para a flexibilidade de provisionar e utilizar recursos conforme suas necessidades, pagando apenas pelo que consomem. No entanto, essa flexibilidade também pode levar a custos inesperados e desperdícios, caso não haja uma governança adequada.
Essa estratégia em uma organização envolve uma colaboração estreita entre as equipes financeiras, de operações e T.I, bem como a adoção de processos, ferramentas e políticas específicas.
Utilizar esse recurso de maneira inteligente é essencial para qualquer organização que busca obter um controle financeiro mais preciso, tomando decisões embasadas para otimizar os seus processos.
Para isso, é de suma importância compreender devidamente o conceito do FinOps, suas principais vantagens, os pilares do seu funcionamento e sobretudo, as melhores práticas para sua implementação.
O que é o FinOps e quais as suas vantagens?
O FinOps, uma junção das palavras “Finance” (Finanças) e “Operations” (Operações), surge como uma prática e metodologia emergente que busca otimizar financeiramente a gestão de recursos em nuvem das organizações.
Uma das suas principais premissas é a mudança de mentalidade, encorajando a responsabilidade compartilhada em relação aos custos da nuvem, em vez de deixar apenas a equipe de TI ou desenvolvimento lidar com as decisões de gastos.
Ao adotar essa prática, as empresas podem obter uma série de vantagens significativas, dentre as principais podemos citar:
Otimização de recursos
A vantagem primordial em adotar a prática de FinOps está na otimização financeira dos recursos. Por meio de análises detalhadas e monitoramento contínuo, as empresas podem identificar recursos subutilizados, entender padrões de uso e fazer ajustes inteligentes.
Isso permite a redução de custos ao eliminar áreas de desperdício – como o Shadow IT no setor de T.I, por exemplo – além direcionar os recursos para onde são realmente necessários.
Aumento da eficiência operacional
Ao implementar processos e controles adequados, as equipes podem otimizar o uso dos recursos na nuvem, evitando gastos desnecessários e garantindo que os recursos sejam alocados de forma adequada.
Como consequência, tem-se uma maior eficiência nas operações, permitindo que as equipes foquem em atividades de maior valor para o negócio.
A nivel de exemplo nós podemos citar:
- Os processos de procurement, onde se reduz o tempo de contratação de soluções de TI, de maneira mais colaborativa e produtiva, e mitiga riscos de contratar o software equivocadamente. O ROI dessa iniciativa tende a se pagar em menos de 12 meses.
- Os processos de controle de licenças em onboarding e offboarding de funcionários, onde são mitigados quaisquer desperdícios relacionados, sobretudo, ao Shadow IT.
Visibilidade e transparência financeira
A partir do FinOps, os colaboradores responsáveis podem obter uma visão abrangente dos custos associados aos recursos na nuvem, bem como uma compreensão clara dos gastos por equipe, projeto ou departamento, o que resulta em uma tomada de decisões embasadas em dados concretos e consequentemente, melhor controle financeiro.
Conheça os 3 pilares do funcionamento do FinOps.
O FinOps se baseia em três pilares fundamentais que orientam o seu funcionamento e garantem uma abordagem eficiente para o gerenciamento dos recursos na nuvem. É importante entender detalhadamente cada um deles, enquanto uma série de boas práticas dessa estratégia.
Governança Financeira:
A governança financeira é um dos pilares centrais: ela envolve a definição de políticas, processos e controles para o gerenciamento dos recursos na nuvem. Dentre os seus aspectos importantes, vale pontuar:
- Definição de políticas de gastos: Estabelecimento de diretrizes claras sobre como os recursos na nuvem devem ser utilizados, quais tipos de serviços podem ser provisionados e quais são os limites de gastos permitidos para cada um dos setores;
- Alocação de custos: Distribuição dos recursos na nuvem às equipes ou projetos responsáveis por seu consumo, levando a uma melhor compreensão dos gastos e uma distribuição equitativa dos recursos entre as partes interessadas;
- Controles e conformidade: Implementação de controles para garantir a conformidade com as políticas estabelecidas, o que pode envolver revisões periódicas, auditorias e a aplicação de medidas corretivas quando necessário.
Planejamento e Orçamento:
O planejamento e o orçamento adequados são essenciais para o sucesso do da estratégia. Nesse ponto, as organizações devem considerar:
- Definição de metas e objetivos: Estabelecimento de metas claras em relação aos gastos na nuvem frente ao desempenho esperado. Essas metas podem ser baseadas em indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes para o negócio.
- Estimativa de custos: Realização de projeções e estimativas de custos para diferentes cenários e níveis de consumo para uma previsão mais precisa dos gastos e ajuda na tomada de decisões.
Acompanhamento e Análise de Custos para otimização contínua
O acompanhamento contínuo dos custos é essencial para identificar oportunidades de economia e otimização. Alguns aspectos desse pilar incluem:
- Coleta contínua de dados: Utilização de ferramentas e tecnologias para acompanhamento contínuo dos custos, permitindo uma visibilidade atualizada dos gastos e a detecção precoce de problemas ou desvios.
Isso pode envolver a integração com provedores de serviços em nuvem e a consolidação de informações em um único local. - Análise de despesas: Realização de análises detalhadas dos gastos, identificando padrões de consumo, áreas de desperdício e oportunidades de economia para tomar ações direcionadas.
- Ciclo de feedback: Estabelecimento de um ciclo de feedback contínuo, no qual as equipes envolvidas no FinOps compartilham informações, aprendizados e boas práticas, promovendo a colaboração e o aprimoramento constante do processo.
Como implementar o FinOps?
Para implementar essa importante estratégia de forma efetiva, é necessário considerar alguns elementos-chave que se relacionam principalmente com a escolha de uma equipe adequada e o uso de ferramentas especializadas. Em um passo a passo podemos sistematizar da seguinte forma:
- Defina uma equipe dedicada: Designe um analista de FinOps responsável por liderar e coordenar as atividades relacionadas à gestão financeira na nuvem. Essa pessoa deve ter conhecimento prévio tanto em aspectos financeiros quanto em cloud computing.
- Estabeleça políticas e processos: Desenvolva políticas claras para o uso dos recursos, incluindo diretrizes de gastos, alocação de custos e conformidade. Crie processos para acompanhar e analisar os custos, bem como para realizar ajustes e otimizações, de acordo com os pilares de funcionamento.
- Eduque e treine a equipe: Forneça treinamento adequado aos membros da equipe sobre as práticas e os conceitos do FinOps, incluindo a familiarização com os aspectos técnicos e financeiros da nuvem, bem como a conscientização sobre a importância da otimização dos recursos.
- Utilize ferramentas e tecnologias apropriadas: Faça uso de ferramentas e tecnologias que auxiliem na coleta de dados de custos, na análise financeira e na visualização dos gastos na nuvem.
O portal da B2B Stack é um ótimo ambiente para conhecer e comparar diferentes softwares relacionados à gestão de custos em tecnologia para empresas.
Analista de FinOps: papéis e responsabilidades.
Pensando mais a fundo sobre a importância da equipe para implementar essa estratégia de maneira eficiente, o analista de FinOps pode ser entendido como o principal profissional envolvido, suas responsabilidades incluem:
- Coleta e análise de dados de custos: O analista é responsável por coletar dados precisos sobre os gastos na nuvem, realizar análises detalhadas e identificar oportunidades de otimização;
- Monitoramento e relatórios: Ele deve acompanhar continuamente os custos e fornecer relatórios atualizados para as partes interessadas, incluindo a apresentação de métricas financeiras relevantes e a identificação de áreas de alto custo ou desperdício;
- Colaboração com as equipes técnicas: Além disso, ele trabalha em estreita colaboração com as equipes de TI e engenharia para entender as necessidades de recursos, identificar áreas de ineficiência e propor soluções para otimizar o uso da nuvem.
Conclusão
Em um cenário cada vez mais voltado para a nuvem, o FinOps se destaca por oferecer uma estrutura abrangente para otimizar a gestão financeira dos recursos computacionais, permitindo que as organizações tenham controle preciso sobre seus gastos e direcionem seus recursos de forma mais estratégica.
Tendo em vista que o FinOps promove a colaboração entre diferentes áreas, essa estratégia provoca uma mudança de mentalidade dentro das organizações, incentivando a responsabilidade compartilhada por todos os setores, em relação aos custos da nuvem, resultando em uma maior transparência entre as diferentes equipes, mas sobretudo as equipes financeiras e de operações.
Ao implementar o FinOps em conformidade com os seus pilares, as empresas estarão melhor posicionadas para aproveitar todos os benefícios da nuvem, maximizando a eficiência operacional e obtendo uma vantagem competitiva no mercado.