Ter um fluxo de caixa e organização em relação a gestão financeira é crucial para a saúde de um negócio e, não olhar para esse tema – ou não ter estrutura definida sobre isso – é um grande erro que pode custar caro para a empresa.
O dinheiro das empresas vai muito além do que a entrada de vendas e clientes e saídas com despesas e, dessa forma, acompanhar o fluxo é o melhor jeito de entender como de fato está a saúde do negócio com o passar do tempo.
Como sua organização está olhando para esse tema, quais são os processos e quão automatizado está seu fluxo de caixa?
Vamos falar mais sobre o tema, acompanhe!
O que é fluxo de caixa?
Quem tem um negócio ou está na gestão de alguma empresa costuma acompanhar o que entra e sai do caixa, porém, se isso não é feito com registros e regras, informações podem se perder e a organização pode ficar comprometida e é justamente para isso que serve o fluxo de caixa.
O fluxo é uma ferramenta de planejamento e controle financeiro de um negócio. Com ela, é possível controlar todas as movimentações, projetar entradas e saídas e organizar o capital para manter o ambiente saudável em relação às suas finanças.
Os registros de entradas e saídas podem ser diários, semanais, quinzenais ou mensais e a sazonalidade depende da necessidade da empresa em acompanhar as movimentações financeiras. O mais importante nesse ponto é que elas sejam atualizadas, constantes, realistas e coerentes.
A estrutura do fluxo
Para um bom fluxo de caixa é preciso anotar tudo o que se passa financeiramente dentro de um negócio, tal qual um orçamento pessoal. E aqui falamos do que foi feito à vista, a longo prazo, retornos e outras possibilidades:
- Recebimentos: vendas à vista e a prazo, recebimento de duplicatas, retorno de investimentos, venda de ativo;
- Pagamentos: compras à vista e a prazo, pagamentos de duplicatas, despesas e custos do negócio;
- Previstos: recebimentos e pagamentos previstos para as próximas semanas ou meses.
Tipos de fluxo de caixa
O fluxo de caixa parece uma planilha simples com entradas e saídas, mas ela é muito mais completa do que isso e existem diferentes tipos que podem ser usados de acordo com os objetivos e necessidades de um negócio. Os mais conhecidos são:
Fluxo de caixa operacional
O fluxo de caixa operacional pode ser considerado o mais básico – e, por isso, um bom começo para quem nunca usou a ferramenta. Com ele, é possível acompanhar as receitas e despesas em um certo período, indicando resultados e o caixa disponível.
Fluxo de caixa projetado
Já o fluxo de caixa projetado é um passo mais avançado e que olha para o futuro. Nesse tipo, os dados coletados no fluxo operacional são usados para projeções e planejamento de ações no futuro.
Com ele, é possível projetar os pagamentos e recebimentos futuros, projetar ajustes no orçamento para não perder dinheiro ou, então, sair das dívidas e projetar investimentos na expansão do negócio.
Fluxo de caixa livre
Também relacionado a projeções, o fluxo de caixa livre é usado para medir a capacidade que um negócio tem de gerar capital no curto, médio e longo prazo.
Com os resultados de curto prazo, é possível entender se as projeções estavam corretas e fazer ajustes para o futuro.
Por que ter fluxo de caixa?
Entender a saúde financeira do negócio é essencial para tomar decisões estratégicas, com base em dados e com mais assertividade e, justamente por isso, o fluxo de caixa é uma ferramenta tão crucial na rotina dos negócios.
Muito mais do que isso, essa estratégia dá muitos benefícios e diferenciais, como:
- Permite acompanhamento e planejamento das entradas e saídas de caixa;
- Fornece visibilidade sobre as despesas que podem ser reduzidas sem comprometer o lucro;
- Avalia se o recebimento será suficiente para cobrir gastos assumidos e previstos;
- Possibilita investimentos;
- Ajuda a empresa a negociar prazos com fornecedores;
- Prevê possíveis baixas no orçamento e antecipa decisões quanto à falta ou à sobra de dinheiro;
- Verifica a possibilidade de realizar promoções e liquidações, entre outros.
Como fazer o fluxo de caixa?
Após descobrir os benefícios do fluxo de caixa, vamos falar da prática! É claro que não existem regras ou receitas a serem seguidas, mas alguns processos são cruciais para que seu fluxo funcione e, por isso, reunimos eles para você!
Realize um inventário para organizar as informações
O inventário financeiro consiste no levantamento das despesas fixas e variáveis, receitas em caixa e a receber, além dos investimentos e expansões previstas para o período de controle e análise.
Organize sempre estes dados por categorias como operacionais e de investimento e entenda tudo o que existe dentro do negócio.
Lembre-se que é importante identificar tudo o que existe, desde receita de cliente, doação, pagamento de funcionário, contas e aqueles gastos que parecem pequenos, mas fazem toda a diferença para o negócio.
Estabeleça rotinas
Não adianta apenas unir todas as informações iniciais, mas sim ter processos para que elas sejam sempre atualizadas e analisadas. Portanto, defina rotinas e periodicidade para alimentar o seu fluxo.
A correta realização do fluxo de caixa depende de uma rotina muito bem estabelecida e, dessa forma, lembre-se que essa é uma tarefa que não pode ficar para depois.
Analise os resultados
Não basta apenas reunir os números em planilhas, mas é preciso olhar para eles para identificar gargalos e oportunidades. Dados são importantes, mas são as análises que fazem com que os dados se tornem fontes confiantes e relevantes para as tomadas de decisão do negócio.
Utilize ferramentas para facilitar seu fluxo
A tecnologia é uma grande aliada e otimiza tempo e trabalhos manuais, portanto, ela não pode ser deixada de lado na realização do fluxo de caixa. Muitos são os softwares e possibilidades para que as empresas diminuam erros nessas tarefas, automatizam questões e recebam análises e dados ainda mais precisos sobre o fluxo.
Qual o melhor software para fazer fluxo de caixa?
Muitos são os softwares disponíveis no mercado, mas poucos são tão completos quanto o DocPay, a solução financeira do Grupo Skill, que promete facilitar o controle de fluxo de caixa das empresas, aprimorando a produtividade.
O sistema financeiro online nasceu com a missão de modernizar e simplificar os processos de contas a pagar, contas a receber e conciliações financeiras e possui diversas funcionalidades e facilidades, como:
- Ferramenta 100% online, permitindo realizar sua gestão financeira quando e onde quiser;
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- Portal para o cliente final;
- Implantação rápida e facilitada;
- Van bancária embarcada no DocPay sem a necessidade de contratação de um novo fornecedor;
- Visual e layout de fácil acesso para agilizar tarefas;
- Segurança em primeiro lugar através de senhas e criptografias e muitas outras funcionalidades.
Além de diversas outras funcionalidades! O DocPay auxilia no controle do fluxo de caixa, simplificando todo o processo, apresentando a situação bancária futura no momento de gerar as remessas de contas a pagar e contas a receber, o que facilita ainda mais o controle, tornando-o uma ferramenta extremamente útil e versátil.
O quanto o fluxo de caixa é importante e de fato gerenciado em seu negócio? Aproveite que você já tenha as informações sobre ele, suas vantagens e possibilidades e conheça mais sobre o software DocPay que vai revolucionar sua gestão financeira!
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