Todo mês os colaboradores recebem a folha de pagamento, mas poucos sabem quantos processos, legislação e variáveis estão por trás desse papel que parece uma simples discriminação e conferência de valores.
Para que as folhas de pagamentos estejam em conformidade com as regras e corretas para envio aos colaboradores, é preciso ajustar e verificar uma série de informações, realizando diversas checagens.
Esse é um processo crucial na rotina das empresas, que pode ser extremamente facilitado com a ajuda da tecnologia. Por isso, é importante entender mais sobre a automatização da folha de pagamento e suas vantagens.
O que é a folha de pagamento?
O conceito da folha de pagamento é simples: trata-se de um documento com a relação de informações sobre a remuneração recebida por um funcionário. Ou seja, ela mostra com exatidão os valores que serão pagos ao colaborador e os respectivos descontos, representando o montante que de fato será transferido em sua conta, no dia pré-determinado do mês.
Esse documento é uma obrigatoriedade das empresas e pode ser elaborado de acordo com as necessidades de cada corporação, desde que contenha todas as informações legais previstas, cumprindo função operacional, contábil e fiscal.
Quais informações devem constar na folha de pagamento?
A folha de pagamento reúne informações do empregado e empregador e exibe um documento com os valores especificados, assegurando que tudo foi contabilizado e repassado corretamente. Para isso, diversos itens devem constar nesse documento. São eles:
- Nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;
- Cargo, função ou serviços prestados;
- Salário do colaborador, sendo o valor fixo, determinado em contrato;
- Número de dias trabalhados e jornada de trabalho;
- Adicional noturno;
- Adicionais de insalubridade e periculosidade;
- Comissão e bonificações;
- Horas extras;
- Faltas e atrasos registrados no controle de ponto;
- Salário família;
- Vale refeição;
- Vale transporte;
- Planos de saúde ou odontológico, quando oferecidos e descontados;
- Contribuição sindical;
- Contribuição com o FGTS;
- Imposto de renda;
- 13º salário;
- Descontos efetuados;
- Resultado líquido a ser pago.
Quem é o responsável pela folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento operacional, contábil e fiscal que exige diversos conhecimentos e, por isso, ela é gerenciada pelo setor de Departamento Pessoal, graças aos conhecimentos técnicos e específicos sobre a legislação trabalhista que esse time possui.
Mesmo que esse time seja o “dono”, é importante dizer que ela não precisa (ou deve) ser uma tarefa manual, que exige tempo dos demais dos colaboradores.
Atualmente, é muito comum que as empresas utilizem softwares especializados para realizarem a gestão da sua folha de pagamento, sendo essa uma ótima alternativa para diminuição de erros, e ganhos de eficiência e agilidade no setor.
O que diz a legislação sobre a folha de pagamento?
Mais do que um documento a ser entregue para os colaboradores por vontade da empresa, essa é uma obrigação prevista na legislação. De acordo com o Art. 255 do Decreto 3048 – que regulamenta a Previdência Social – todas as empresas são obrigadas a emitir folha de pagamento mensal. Nesse documento, deve constar a remuneração paga, devida ou creditada a todos os funcionários pelo seu serviço.
O decreto também estabelece que a empresa deve manter, em cada estabelecimento, uma via da folha e os respectivos recibos de pagamento.
Quais os principais erros cometidos na elaboração da folha de pagamento?
Como dissemos até aqui, a folha de pagamento é um documento com muitos detalhes e que demanda muitos conhecimentos, cálculos e regras. Justamente por ser complexo, muitos erros podem acontecer em sua elaboração. Destacamos alguns para que você reflita sobre o cenário e os pontos de atenção mais comuns na rotina dos profissionais:
Erro de cálculo
Muitos são os percentuais que incidem sobre a remuneração dos profissionais, como: taxas de imposto de renda, benefícios, contribuição sindical, INSS, faltas, horas extras, adicionais, entre outros. Isso pode fazer com que existam erros no fechamento do que deve ser pago ou descontado, especialmente quando a tarefa é feita de forma manual.
Erros de categoria e enquadramento
Para cada categoria de trabalho há uma convenção coletiva diferente, ou seja, normas que são únicas para cada caso e profissional. Muitas vezes, o preenchimento desse campo não é feito corretamente e toda a folha de pagamento fica comprometida.
Mais do que isso, pode existir também erro de enquadramento, ou seja, trocar a designação de assalariado, por uma de pessoa jurídica, freelancer ou outras possibilidades de acordo.
Erros na previsão de custos
A folha de pagamento não é igual todo o mês, por conta de pagamentos variáveis como hora extra, adicionais, bônus, 13º e outros. Um erro comum das organizações é não fazer um bom controle da folha ao longo dos meses em relação ao planejamento financeiro do negócio.
Isso pode gerar divergências no caixa, prejudicando financeiramente a empresa.Especialmente em meses em que o décimo terceiro salário é pago, mas não foi previsto anteriormente, por exemplo.
Falta de atualização das mudanças dos profissionais
Os profissionais de um negócio podem ser desligados, promovidos ou ter novos acordos salariais. Logo, é preciso que o departamento de Recursos Humanos tenha atenção a todas essas mudanças.
É preciso ter atenção também em relação às férias: o que será ou não pago nesse período também deve ser descrito na folha de pagamento.
Por que é importante inserir tecnologia na gestão de folha de pagamento?
Para calcular a folha de pagamento e realizar a gestão de pagamentos de forma mais assertiva e ágil, a tecnologia tem-se mostrado como a melhor aliada que uma empresa pode ter.
Os softwares de folha de pagamento trazem facilidade aos processos, permitindo que o time tenha mais liberdade para atuar em tarefas mais estratégicas do setor.
Dentre as principais vantagens, podemos citar:
- Dados confiáveis
É sabido que o departamento de Recursos Humanos precisa lidar com as informações trabalhistas e contábeis de cada funcionário ao emitir folhas de pagamento.
Por isso, ao integrar esses dados e processos em uma solução de software, o RH ganha agilidade, já que rotinas e validações podem ser automatizadas pelo sistema.
A automação desse processo também reduz o risco de erros humanos, garantindo maior precisão no trabalho com os dados inseridos nas folhas de pagamento e uma visão panorâmica e histórica dos mesmos.
- Agilidade no dia a dia
A economia de tempo e otimização de tarefas decorrente da automatização dos processos é perceptível sobretudo quando observamos a substituição do preenchimento manual de tabelas por uma análise mais detalhada para as melhorias do processo, por exemplo.
Da mesma forma, a criação de ações para retenção de talentos, mapeamento do clima organizacional e outras atividades estratégicas passam a ser a nova rotina dos profissionais de RH.
- Gestão financeira
Como mencionado anteriormente, o gerenciamento da folha de pagamento envolve uma variedade de dados e ao trabalhar com essas informações digitalizadas, as empresas podem elaborar relatórios que auxiliam sua gestão financeira.
Por exemplo, é possível identificar os gastos mensais com vale-refeição, vale-transporte e outros benefícios, como cálculo do 13º salário e rescisão de contrato.
Tudo isso pode ser realizado automaticamente, sem a necessidade de planilhas, facilitando também auditorias internas e externas, bem como gerar insights importantes sobre o direcionamento de gastos do RH.
- Economia
De acordo com uma pesquisa realizada pela Gartner., aproximadamente 3% dos lucros de uma empresa são gastos com papel. Isso significa que, se (hipoteticamente) uma empresa obteve um lucro de 2 milhões, 60 mil reais teriam sido destinados somente para compra de papéis.
Ao adotar um sistema de tecnologia para o gerenciamento da folha de pagamento, é possível eliminar esses gastos com papel, que, no dia a dia, podem parecer insignificantes mas, quando somados, representam um percentual significativo e desnecessário.
Conclusão
A folha de pagamento é um documento de extrema importância para as empresas, envolvendo uma série de processos, legislação e variáveis que requerem conhecimentos técnicos e específicos da legislação trabalhista, sendo geralmente gerenciada pelo setor de Departamento Pessoal.
Com o avanço da tecnologia, a automatização para cálculo da folha de pagamento tornou-se uma alternativa mais atraente para as organizações, já que os softwares especializados permitem a integração de dados e processos, garantindo maior confiabilidade, agilidade e precisão no trabalho com as informações dos colaboradores.
Em suma, a inserção da tecnologia na gestão de folha de pagamento proporciona uma maior dinamicidade para o processo, liberando tempo da equipe responsável para atividades estratégicas, contribuindo para digitalização do RH e o sucesso das empresas.