Gerenciador de Projetos: Mais importante do que você imagina!

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Antigamente quando você ouvia falar em gerenciamento de projetos pensava o que? Uma tonelada de papéis acumulados que para funcionar exigiam uma organização absurda. 

Na década de 80 por exemplo, se fazia uma relação com: desenvolvimento de um produto; com a construção de uma usina; com o lançamento de um navio; com a construção de uma rodovia; etc. Eram projetos grandes e de longo tempo de duração

Felizmente isso mudou.. com a quantidade de informações e dados que uma empresa precisa lidar e o avanço da tecnologia, hoje existem diversas ferramentas que podem ajudar neste gerenciamento.

“Após a década de 80, as empresas começaram a perceber que dentro de suas instalações ocorria uma quantidade enorme de projetos, o tempo todo. Por exemplo: selecionar um executivo para um posto de trabalho, é um projeto. Comprar uma nova impressora, é um projeto. Substituir um equipamento, é um projeto. Reestruturar um setor dentro de uma empresa, é um projeto. Padronizar operações de rotina, é um projeto. Assim, tanto em uma loja de materiais de construções, como em outras organizações complexas, os projetos vão ocorrendo quase que constantemente e, muitas vezes, sem que a isto se perceba.” (catho.com.br)

Fundamentos

Uma forma simples de você entender exatamente do que se trata o gerenciador de projetos, é pensar nos seus sonhos. Seus sonhos são projetos, certo? Coisas que gostaria de realizar no futuro, seja ele a longo ou curto prazo.

E para que você consiga realizá-lo é preciso se planejar. Calcular o que vai ser preciso para alcançá-lo e em quanto tempo isso acontecerá. E aí então, colocar suas estratégias em prática para que tudo ocorra conforme previsto.

E o inverso também é verdadeiro: Não ter um plano, ou se perder em seu planejamento vai fazendo com que a realização de seu sonho fique cada vez mais longe. 

Falando ao pé da letra, um gerenciador de projetos se trata de uma ferramenta que auxilia na aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas às atividades de um projeto a fim de cumprir seus requisitos. Também:

  • Reduz o tempo e o volume de trabalho para coletar, validar e consolidar os resultados dos indicadores;
  • Ajuda a identificar problemas e criar planos de ação para solucioná-los;
  • Consolide e reporte resultados em todos os níveis da empresa;
  • Tenha uma equipe mais engajada na cultura de resultados;
  • Permite que você avalie o desempenho de seus colaboradores na busca pelos objetivos traçados;
  • Desenvolve a colaboração em equipe e estimula pessoas. 

“E um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular. Assim, uma equipe de projeto inclui pessoas que geralmente não trabalham juntas – algumas vezes vindas de diferentes organizações e de múltiplas geografias.

O desenvolvimento de um software para um processo empresarial aperfeiçoado, a construção de um prédio ou de uma ponte, o esforço de socorro depois de um desastre natural, a expansão das vendas em um novo mercado geográfico – todos são projetos.

E todos devem ser gerenciados de forma especializada para apresentarem os resultados, aprendizado e integração necessários para as organizações dentro do prazo e do orçamento previstos.” (PMI – Project Management Institute)

Assim como em outras áreas importantes de uma empresa, a escolha de um gerenciador de projetos feita de forma inadequada, também pode causar atrasos e impactos na produtividade da equipe. 

É preciso que além da expertise para escolher a melhor ferramenta para o seu negócio, o gestor de projetos seja capaz de desenvolver habilidades de enfrentar momentos críticos, resolver conflitos e manter a equipe motivada.

E este mesmo sujeito raramente participará diretamente nas atividades que produzem o resultado final. Ao invés disso, o gerente de projeto trabalha para manter o progresso e a interação mútua progressiva dos diversos participantes do empreendimento.

Em que momento usar?

O gerenciador de projetos vai ser útil em todos os momentos da empresa. Desde o início onde poucas pessoas (às vezes apenas uma) tem de executar diversas tarefas até quando se tornar uma grande corporação. 

Uma empresa que já nasce com essa cultura de organização de tarefas e projetos, com certeza alcançará seus objetivos com mais brevidade.

Saber organizar e planejar as etapas e objetivos do seu negócio desde o início fará também com que você tenha aprenda a ter uma melhor previsibilidade de fatores que podem comprometer diversas áreas como custos e riscos. 

Indico aqui, uma leitura com 10 outras práticas de gerenciamento de projetos que podem agregar no seu processo:

  • Comunicar com todas as partes interessadas do projeto
  • Criar uma equipe de resposta a riscos
  • Realizar um kick-off do projeto
  • Use um documento de definição de trabalho detalhado
  • Criar um plano de trabalho detalhado
  • Documentar tudo
  • Peça feedback
  • Comunicar o impacto dos complementos do projeto
  • Gerir novos acordos
  • Realizar uma reunião de encerramento

Escolhendo o melhor

Tão importante quanto saber aplicar um gerenciador de projetos na sua empresa, é saber qual usar. A quantidade de ferramentas que existe no mercado hoje pode fazer com que você se perca no processo de busca pela melhor para sua empresa. 

Outro ponto é a facilidade de implementação e aprendizado. O gerenciador de projetos não pode ser algo complicado de lidar. Uma vez que pessoas de diferentes setores de uma empresa terão que lidar com o mesmo software.

Te convido a ler um comparativo de ferramentas para gerenciamento de projetos que criamos juntamente com o Saulo Arruda, CTO da Gama Academy e expert no assunto.

Acesse todo o conteúdo e baixe o Landscape aqui

Neste artigo falamos sobre alguns dos principais gerenciadores de projetos do mercado na época, e como o crescimento deste tipo de software só tem aumentado, complemento abaixo uma lista dos principais da categoria atualmente: 

Ainda se mantendo como líder entre os usuários, o Trello continua sendo o gerenciador de projetos online, mais utilizado e melhor avaliado entre diversos portes e segmentos de empresas.

Competindo diretamente, temos o Asana, que também proporciona uma ampla visão de todos os processos, diversas integrações e funcionalidades fáceis de lidar. 

Em nosso Quadrante B2B também vemos o Scopi, uma plataforma digital que ajuda na criação e na execução do planejamento estratégico, integrando num só lugar análise de cenários, objetivos estratégicos, desdobramento de metas, gestão de projetos, processos e tarefas.

Outra ferramenta que permanece em destaque é o Todoist – com ele é possível Ter uma visão geral de tudo o que tem para fazer. Organize e priorize facilmente todas as suas tarefas e projetos de modo que você saiba exatamente no que vai trabalhar em seguida.

E o Flowup: um sistema completo de gestão de projetos. Ele permite que você tenha um acompanhamento geral do andamento das tarefas, custos dos projetos e produtividade das suas equipes. Uma plataforma integrada que faz com que você saiba exatamente quanto você está gastando em cada projeto e se há lucratividade. Possui relatórios inteligentes para acompanhamento, além de facilitar seu relacionamento com clientes através do próprio sistema.

Se você quer começar a utilizar um gerenciador de projetos grátis para que entenda melhor como funciona na prática, uma sugestão é o Podio

“É uma rede social corporativa que pode ser turbinada com funções de gerenciamento de projeto. Cada usuário cuida de seu próprio perfil, que pode ser associado a outras pessoas, como gestores, colegas envolvidos diretamente em alguma iniciativa, líderes de projeto e desenvolvedores. Possui aplicativo de chat, troca interna de e-mail, contatos, calendários e tarefas. Talvez uma das grandes vantagens da ferramenta seja a possibilidade de customizar recursos, bem como, diversos apps interessantes em um marketplace..”

Confira aqui mais algumas ferramentas gratuitas para gerir seus processos e projetos. 

Já ouviu falar em BPMS?

A sigla significa Business Process Management System, ou seja, um sistema de gestão de processos de negócio.

Para resumir, eu te direi que um BPMS nada mais é do que uma plataforma (software) de gestão e automação de processos. No entanto, se eu parasse por aqui eu estarei mentindo, pois, na verdade, um BPMS é muito mais do que isso.

Na prática, um BPMS é uma ferramenta poderosa que torna os processos mais inteligentes e mais eficientes. Por exemplo, um determinado processo dentro de uma empresa não está apresentando o resultado esperado, está demorado, bagunçado, sem padrão, sem controle, sem responsabilidades claras, ineficiente, atrasado, etc. O BPMS apoiará o líder deste processo a entregar melhores resultados, transformando este processo por meio da automatização.

A implementação de um BPMS em uma empresa auxilia diretamente nos resultados do gerenciador de projetos, onde três de seus principais benefícios são: Produtividade,  colaboração e autonomia. 

Na prática, não importa o ramo de atuação da empresa: comércio, serviço ou indústria. Tanto faz se a organização trabalha com a entrega de um produto ou um serviço. Pouco importa o tamanho, se é pequena, média ou grande. Se existe algum problema, em algum processo, que não esteja entregando bons resultados, um BPMS entrega uma transformação.

Leia o artigo na íntegra aqui. 

Muitos são os motivos que estão levando as empresas a investirem nestas ferramentas. Pesquisas têm demonstrado que ocorre aumento de até 50% nos prazos e aumento de até 10% nos custos , quando não existem aplicações das técnicas de gerenciamento de projetos e em projetos de investimentos tais como montagens, instalações de equipamentos, grandes reformas, etc.

Acesse nossa plataforma e conheça outras diversas soluções que podem auxiliar sua empresa nestes processos, independente do seu momento de mercado.