Gestão de projetos: conheça o conceito e as ferramentas

A gestão de projetos é uma função importante e essencial para desenvolver qualquer atividade, empreendimento ou ação dentro de uma empresa.

O processo de execução de um projeto pode ser um grande desafio em empresas que não tem os seus processos bem estruturados e definidos. Com tantas tarefas e colaboradores, as metas podem acabar se perdendo, o que resultará em um produto inferior ou simplesmente a falha em atingir os prazos determinados.

Profissionais das mais diversas áreas podem enfrentar incertezas sobre como começar, além das melhores formas de monitorar e avaliar as atividades.

Neste texto, vamos apresentar as melhores formas de organizar o fluxo de trabalho e escopo de um projeto, além de ajudá-lo a escolher qual a melhor ferramenta de gestão de projetos para a sua necessidade. Vamos lá?

O que é um projeto?

Um projeto é uma atividade temporária com a finalidade de desenvolver ou alterar algum tipo de produto ou serviço. Para isso, são pré definidas metas, recursos e tempo a serem utilizados.

Esse conceito pode se aplicar a qualquer área de atuação e trata-se de uma demanda única e não rotineira. Além disso, é comum que os times envolvidos em um projeto não necessariamente trabalhem no mesmo setor, dependendo da complexidade.

Por isso, existem diversas maneiras de otimizar a criação ou o gerenciamento de projetos. Isso engloba desde a implementação de um software até uma nova cultura por meio de treinamento. No fim, a meta é clara e única para a maioria dessas atividades: atingir os objetivos definidos e entregar resultados dentro do tempo e orçamento.

O que é gestão de projetos?

O processo de gestão de projetos pode ser definido como o ato de gerenciamento de todos os aspectos de uma atividade, desde os recursos, até as tarefas e o time designado. Sem isso, a chance de erros, desorganização e fracasso são muito maiores.

Por isso, é sempre importante mencionar que é não se deve medir esforços nessa etapa de planejamento. Quanto mais estruturada for a sua gestão, prevendo cada um dos possíveis obstáculos e recursos necessários, menor a chance de perder tempo “com o carro em movimento”.

Para te ajudar, vamos listar as etapas comuns na produção de um projeto:

Recebimento da tarefa (seja por um cliente ou de dentro da empresa);
Elaboração do plano de ações (com a definição de recursos, time responsável, carga horária etc.)
Começo da execução do projeto;
Acompanhamento periódico do andamento das metas;
Entrega e fechamento do projeto.

Por que a gestão de projetos é importante?

A busca por gestores de projeto cresce, e é uma área em plena expansão. As projeções de aumento de oferta de vagas para esse profissional tem relação com a necessidade de maior produtividade e de profissionais que tenham a visão mais abrangente do trabalho que está em desenvolvimento.

Como dissemos acima, é completamente improvável que exista o sucesso sem algum tipo de planejamento, e um ambiente favorável para a execução desse plano.

Por isso, quando se lida com prazos e custos que não podem ser ultrapassados, a possibilidade de deixar tudo para a sorte não existe. Por isso, alguns dos principais benefícios do gerenciamento de projetos são:

Organização de informações e registro de dados para melhor tomada de decisão;
Rastreamento de tempo que otimiza as tarefas e o resto do plano;
Menor chance de a equipe ser pega desprevenida mediante à um erro;
Visão geral de todos os envolvidos com progresso e próximos passos;
Maior qualidade de colaboração entre equipes;
Melhora no resultado final.

O que são metodologias de gestão de projetos?

As chamadas metodologias ágeis, são um conjunto de práticas de gestão de projetos que privilegiam a colaboração, a flexibilidade e a entrega de valor. Originadas no contexto do desenvolvimento de software, essas metodologias transformaram a maneira como as equipes de projeto trabalham, permitindo que elas se adaptem rapidamente às mudanças e entreguem produtos de alta qualidade de forma mais eficiente.

As metodologias ágeis se baseiam em quatro valores fundamentais expressos no Manifesto Ágil:

indivíduos e interações acima de processos e ferramentas;
software funcionando acima de documentação abrangente;
colaboração com o cliente acima de negociação de contratos;
responder a mudanças acima de seguir um plano

Assim, em vez de se concentrar em processos pesados e documentação extensa, as equipes concentram-se na colaboração, na comunicação e na capacidade de se adaptar às mudanças.

Elas permitem que as equipes de projeto sejam mais responsivas às mudanças, o que é particularmente útil em ambientes de projeto incertos ou de rápida evolução.

Além disso, ao promover a colaboração e a comunicação, as metodologias ágeis ajudam a melhorar a satisfação do cliente, a qualidade do produto e a eficiência da equipe. E, ao priorizar a entrega de valor, essas metodologias garantem que o trabalho realizado esteja alinhado com os objetivos do negócio.

Quais são as principais ferramentas de gestão de projetos?

Uma das melhores maneiras de otimizar a gestão de projetos entre equipes é por meio de uma plataforma específica. Para isso, existem diversas soluções, em todas as faixas de preço, que podem atender exatamente a necessidade da sua empresa.

Dentre as principais, citamos:

Monday;
Trello;
Asana;
Jira;
Google Workspace;
Bitrix24.

Fizemos um artigo detalhando cada uma das melhores ferramentas de gestão de projetos do mercado. Confira planos, avaliações e funcionalidades de cada uma delas!

Por que uma ferramenta de gestão de projetos é essencial?

Imagine que uma empresa de tecnologia esteja trabalhando no desenvolvimento de um novo aplicativo móvel. A equipe inclui desenvolvedores, designers, especialistas em marketing e gerentes de projeto. No entanto, eles não utilizam uma ferramenta de gestão de projetos para coordenar suas atividades. Quais podem ser os impactos da falta de uma ferramenta adequada?

As ferramentas de gestão de projetos organizam tarefas, recursos e prazos de execução das atividades de cada equipe e membro de trabalho.

Elas permitem a criação de planos detalhados, quebrando projetos complexos em tarefas gerenciáveis. A atribuição de tarefas e alocação de recursos garante que cada membro da equipe saiba exatamente o que fazer e quais são os prazos para cada ação. Isso minimiza a duplicação de esforços, reduz o retrabalho, aumenta a produtividade e alinha as expectativas de todas as pessoas envolvidas no trabalho.

Problemas que uma ferramenta de gestão de projetos pode evitar:

Acompanhe as dificuldades mais comuns ao se gerenciar projetos sem o auxílio de uma plataforma:

Escopo de trabalho de cada colaborador

A equipe começa a trabalhar sem uma atribuição formal de atividades, resultando em sobreposição de esforços, pois várias pessoas podem estar trabalhando na mesma função, enquanto outras áreas importantes ficam negligenciadas.

Comunicação fragmentada

As discussões geralmente ocorrem por meio de e-mails, mensagens de texto e reuniões presenciais. Informações importantes, como feedback de clientes ou decisões de design, não são registradas em um local central, tornando difícil acompanhar o que foi discutido e decidido.

Monitoramento de prazos

Sem um sistema para rastrear prazos, a equipe perde o controle sobre as datas de entrega das diferentes etapas do projeto. Isso resulta em atrasos, pois as pessoas não estão cientes das datas limite e prioridades.

Documentos desatualizados

À medida que o projeto avança, diferentes versões dos documentos de design e desenvolvimento são criadas. Sem um sistema de controle de versão, é difícil determinar qual versão é a mais recente e autorizada.

A importância da gestão de projetos em equipes remotas

Considerando o cenário atual de modelos de trabalho remoto e híbrido, onde as equipes muitas vezes estão em home office, a colaboração e comunicação precisam ser facilitadas.

As ferramentas de gestão de projetos oferecem espaços de trabalho onde os membros da equipe podem compartilhar informações, atualizações e documentos de forma transparente. Recursos como quadros Kanban, calendários compartilhados e sistemas de mensagens integrados permitem uma comunicação constante e colaborativa. Isso promove um ambiente de trabalho coeso e produtivo, além de manter o registro de todas as etapas de um projeto de forma organizada.

Gestão de documentos e histórico de atividades

Muitas vezes, um dos grandes desafios da gestão de projetos é concentrar todas as informações relevantes em um único local, que mantenha as informações seguras e de acesso a todos.

Uma ferramenta de gestão de projetos elimina a confusão causada por várias versões de documentos e comunicações dispersas, centralizando a informação. Isso não apenas melhora a visibilidade geral, mas também cria um histórico detalhado do projeto. Esses registros são extremamente importantes para avaliar o desempenho, revisar lições aprendidas e planejar futuros projetos.

Conclusão

A tarefa de manter o time focado, produtivo e organizado durante todo o processo de um projeto pode se mostrar difícil. Por isso, como vimos aqui, ter uma boa gestão de projetos pode ser um diferencial, e o que irá impedir a perda de tempo com erros desnecessários.

Além disso, existem também diversas metodologias já documentadas e aprovadas para você e sua empresa implantar. E claro, como em todas as áreas, é sempre importante deixar que a tecnologia te ajude nesse processo.