A gestão de workplace no trabalho híbrido tornou-se um ponto de atenção cada vez mais adotado pelas empresas e apoiada pelos colaboradores, principalmente por oferecer flexibilidade e adaptabilidade às demandas do trabalho atual.
Esse modelo de trabalho permite que os funcionários realizem suas tarefas tanto no escritório quanto em casa, de acordo com suas demandas pessoais e/ou da organização.
Isso confere maior autonomia, conciliação entre vida profissional e pessoal, além de diversos benefícios – tanto para os colaboradores, quanto para as empresas.
De acordo com pesquisas realizadas nos últimos anos pela Gensler Research Institute, sobre os novos modelos de trabalho em diversos países, 67% dos colaboradores desejam a flexibilidade do home office, mas consideram a presença física uma parte importante de sua jornada de trabalho.
Dentre os principais países envolvidos na pesquisa temos: China, França, Reino Unido, Austrália e Estados Unidos, onde uma parte considerável dos trabalhadores possuem uma preferência pelo trabalho híbrido.
Nesse contexto, é importante lembrar que a implementação bem-sucedida do trabalho híbrido requer um planejamento estratégico de gestão e a adoção de políticas adequadas para garantir uma implementação e manutenção fluida e eficiente desse modelo.
Existem softwares de workplace que auxiliam muito essa tarefa e são ferramentas cruciais para as empresas que desejam aproveitar todas as vantagens do trabalho híbrido.
Entenda como funciona o trabalho híbrido
O trabalho híbrido é uma modalidade que mescla o presencial com o remoto. Assim, os colaboradores cumprem a sua jornada de trabalho indo ao escritório ou coworking em determinados dias da semana, enquanto nos demais, fazem home-office, adaptando-se às necessidades individuais e às demandas do trabalho.
O formato estabelece equilíbrio entre a vida profissional e pessoal para os colaboradores, proporcionando maior autonomia e dinamicidade. Além de uma melhor gestão do tempo, redução de deslocamentos e um ambiente de trabalho potencialmente mais confortável.
Para as empresas, o trabalho híbrido pode resultar em uma melhor retenção de talentos, amplia a atração de profissionais que residem em locais mais distantes, gera redução de custos operacionais com o espaço físico e até mesmo um aumento na eficiência e colaboração entre equipes distantes.
Diferença entre trabalho híbrido e home office
O home office se refere a um modelo de trabalho em que o colaborador desempenha suas funções exclusivamente de casa (ou qualquer outro lugar de preferência), sem a necessidade de comparecer a um escritório físico.
Já o trabalho híbrido permite a combinação entre o trabalho remoto e o trabalho presencial, dando a abertura necessária para que o colaborador possa alternar entre os dois ambientes conforme a necessidade e conveniência.
5 dicas para implementar o trabalho híbrido na sua empresa
A implantação do trabalho híbrido requer planejamento e estratégias adequadas para garantir uma transição harmoniosa a todos. Dentre as principais dicas, podemos citar:
- Avaliar as necessidades da empresa e dos colaboradores:
Antes mesmo de implementar esse modelo de trabalho, é fundamental compreender as necessidades e expectativas da empresa e também dos colaboradores.Realize pesquisas, promova reuniões e busque feedback para entender as preferências, identificar as atividades mais adequadas para o trabalho remoto e determinar os contextos nos quais serão necessários os encontros presenciais;
- Definir de uma política clara:
É essencial estabelecer explicitamente as diretrizes e políticas para o trabalho híbrido, incluindo aspectos como: horários flexíveis, regras de comunicação e colaboração, requisitos técnicos para o trabalho remoto e políticas de segurança de dados;
- Investir em comunicação efetiva e engajamento dos colaboradores:
Manter uma comunicação transparente e efetiva com os colaboradores é fundamental para o sucesso do trabalho híbrido. Sobretudo com o incentivo ao diálogo aberto, resolução de dúvidas e comunicação facilitada para informes.
Também, é interessante investir em estrutura tecnológica para promover o engajamento dos colaboradores com atividades colaborativas híbridas, reuniões presenciais periódicas e o estímulo à participação ativa nas decisões relacionadas a esse modelo de trabalho;
- Adaptar o espaço físico e tecnológico:
Para acomodar o trabalho híbrido, é necessário realizar adaptações no espaço físico do escritório, criando áreas de trabalho flexíveis, salas de reunião com aparato tecnológico para participação online, além de ambientes que incentivem a interação entre os colaboradores; - Estabelecer de uma cultura de confiança e autonomia:
É importante incentivar uma cultura de confiança e promover a autonomia por parte dos colaboradores, para que se sintam responsáveis por suas tarefas e resultados e tenham um bom controle sobre o seu tempo e forma ideal de trabalho.
Tendo em vista que cada empresa possui suas particularidades e cada trabalhador pode ter uma forma diferente de trabalho ideal, é importante adaptar essas dicas de acordo com as necessidades específicas e o contexto organizacional.
Qual o papel da gestão de workplace no trabalho híbrido?
A gestão de workplace, ou gestão do ambiente de trabalho, é a prática de projetar, organizar e administrar o espaço físico e/ou virtual de uma empresa para melhorar a produtividade, eficiência e bem-estar dos colaboradores.
No contexto do trabalho híbrido, a gestão de workplace desempenha um papel vital na criação de um ambiente adequado e funcional para a colaboração e o desempenho adequado dos colaboradores, tanto no escritório quanto no trabalho remoto.
O gestor, nesse caso, é responsável por garantir que a infraestrutura e os recursos tecnológicos estejam disponíveis, assim como estabelecer políticas claras e processos de trabalho que facilitem a coordenação e a sincronização entre os membros da equipe, independentemente de sua localização.
A importância de uma estratégia para gestão de workplace no trabalho híbrido
Uma estratégia eficaz desse tipo de gestão considera a diversidade de necessidades dos colaboradores, aprimorando a experiência no ambiente de trabalho, independentemente de estarem no escritório ou trabalhando remotamente.
Com uma abordagem inteligente, é possível criar ambientes flexíveis e multifuncionais que permitam que o espaço seja utilizado de maneira mais eficiente, reduzindo custos com infraestrutura e aluguel de espaços desnecessários.
Soluções como a Deskbee são ótimos exemplos de gerenciamento de espaços físicos, já que é possível planejar e controlar a ocupação do escritório, com reserva de mesas, agendamento de salas de reunião, entre outros recursos.
Ao criar espaços de trabalho que incentivem a troca de ideias, a criatividade e o trabalho em equipe, as empresas estimulam a inovação e a produtividade dos colaboradores, fortalecendo a cultura organizacional.
Conheça a estratégia de Hot Desking
O Hot Desking é uma estratégia de gestão de workplace onde os colaboradores não possuem assentos fixos e compartilham os espaços de trabalho de forma flexível.
Dessa forma, é possível ajustar a localização para gerar mais eficiência, adequando-se às demandas específicas do dia.
O conceito visa maximizar a utilização do espaço físico, promover a integração entre equipes e mais versatilidade, quando os funcionários utilizarem o escritório da empresa.
Com a otimização do espaço físico, essa estratégia retira a necessidade de estações de trabalho pré-determinadas e permite a utilização mais eficiente dos recursos disponíveis. Ao mesmo tempo, facilita a interação e a colaboração entre pessoas de diferentes setores, estimulando a criatividade e a inovação.
Como as soluções de softwares auxiliam a gestão de trabalho híbrido?
As soluções de softwares oferecem uma série de benefícios e recursos que auxiliam na eficiência e no sucesso da estratégia de trabalho híbrido, sobretudo no que se refere à gestão de trabalho híbrido.
Essas ferramentas podem ser utilizadas para monitorar e gerenciar o uso do espaço físico, permitindo o agendamento de salas de reunião, a reserva de estações de trabalho e a visualização em tempo real da disponibilidade de recursos.
Além disso, os softwares dessa área e podem fornecer canais de comunicação integrados, para que as equipes colaborem de maneira eficiente, mesmo estando em locais distintos.
Em geral, essas soluções também podem fornecer insights valiosos por meio de análises e relatórios, permitindo que os gestores identifiquem padrões de utilização do espaço, avaliem a eficiência da estratégia de trabalho e tomem decisões baseadas em dados.
Conheça a Deskbee e as tendências para os novos escritórios.
A Deskbee é uma plataforma líder em Gestão de Workplace e oferece um app personalizado para o modelo híbrido de trabalho.
A partir de recursos importantes como reserva de mesas, agendamento de salas, abertura de chamados, solicitação de serviços e gestão de entregas, a Deskbee permite que as empresas planejem e controlem a ocupação do escritório de forma eficaz e dinâmica.
A plataforma aposta que o futuro dos escritórios engloba uma experiência imersiva, permitindo aos colaboradores navegar pela planta do espaço e fazer reservas de acordo com setores e departamentos.
A partir dos seus recursos, a Deskbee também pode fornecer dados valiosos para auxiliar na tomada de decisões estratégicas, a exemplo dos indicadores de ocupação média, custo operacional por ocupante e consumo de energia e água por colaborador.
Com a Deskbee, as empresas podem transformar seus escritórios e proporcionar uma experiência excepcional para toda a equipe no trabalho híbrido.
Simultaneamente, também representa uma ferramenta valiosa de redução de gastos, permitindo aos setores de planejamento financeiro direcionar a economia gerada pela adequação a outras frentes de negócio.
Conclusão
O modelo de trabalho híbrido é uma inovação que tem se consolidado no mercado por conta das suas diversas vantagens, trazendo consigo diversas oportunidades para um melhor desenvolvimento das empresas e dos colaboradores.
Ao estabelecer uma estratégia bem definida de gestão de workplace e utilizar soluções de software especializadas, como a Deskbee, as empresas podem otimizar o uso do espaço físico, promover a colaboração, a produtividade e o bem-estar dos colaboradores, independente da sua localização.
Com isso, as empresas estarão preparadas para enfrentar as tendências e transformações que os novos escritórios exigem, proporcionando uma experiência excepcional para seus colaboradores e explorando todos os benefícios do trabalho híbrido.