O que é o Home Office? Saiba como otimizar o trabalho remoto

Com muitas empresas se vendo obrigadas a realizar os seus processos direto de casa, por meio do home office, existem maneiras de otimizar e aproveitar melhor esse período. Foram listados aqui alguns desafios e dicas de boas práticas para colaboradores e empresas seguirem durante esse tempo de trabalho remoto.

Estamos vivenciando um período completamente diferente por conta do Coronavírus. A recomendação para fazer um período de quarentena vem gerando diversas mudanças no dia a dia da sociedade. E entre as principais está a mudança do trabalho – saindo das empresas e passando a ser feito de forma remota, o conhecido home office.

Aliás, falando em trabalho remoto e hoje office – nós preparamos um super artigo com uma lista de ferramentas que ajudam diretamente na produtividade do trabalho.

Mas não se engane se acredita que só agora essa forma de trabalho remota está se disseminando. Na verdade, o home office já é uma tendência ao redor do mundo. Uma pesquisa da Gallup feita em 2017 relatou que 43% dos americanos empregados haviam passado pelo menos algum tempo trabalhando remotamente.

Enquanto isso, pesquisadores da Harvard Business School e da Escola de Negócios D’Amore-McKim constataram um aumento de 4,4% de produtividade no grupo de estudo com profissionais que trabalham de qualquer lugar.

Esses dados só comprovam que essa é cada vez mais a realidade da empresas ao redor do mundo, com profissionais vendo a possibilidade do trabalho home office até mesmo como um diferencial competitivo para escolha das vagas e envio de currículos.

Por isso, vamos conferir agora uma série de dicas e ações que podem ser colocadas em prática para executar um ótimo trabalho atuando com o modelo de trabalho remoto ou home office.

O que é o home office ou trabalho remoto?

Home office é o escritório em casa. É possível trabalhar home office a partir de três tipos de arranjo: sendo funcionário de uma empresa, sendo freelancer ou como empresário de uma empresa home based, por exemplo.

Quais os desafios para executar o trabalho home office?

Para começar, é importante saber quais os desafios que os profissionais precisam superar no momento de realizar o home office. Assim fica mais fácil identificar quais as boas práticas e as dicas que precisa colocar em prática.

Boa parte desses desafios passam pela característica de ter que lidar com um ambiente de comunicação digital e a estrutura diferente no ambiente de trabalho.

Veja quais são os principais desafios do trabalho remoto:

Manter uma agenda de trabalho: muitos profissionais precisam estar a postos em horário comercial mesmo no trabalho home office, enquanto outros podem ajustar seus horários de acordo com sua disponibilidade. Por isso, é importante definir as expectativas de cada time e manter uma agenda de trabalho que todos conheçam;
Trabalhar demais ou trabalhar de menos: passar do horário previsto para o trabalho ou até finalizar as atividades antes é um desafio constante na rotina como home office. Por isso é fundamental alinhar ações de controle, como um check in e check out, que ajudem até mesmo os líderes a fazerem esse acompanhamento;
Alimentação: esse é um dos pontos de maior atenção. No home office, é mais difícil lembrar dos momentos de pausa para manter a alimentação correta. Por isso, faça 1h de almoço no mínimo, como se você estivesse na empresa, sem continuar o trabalho enquanto isso. E lembre-se das pausas rápidas pela manhã e à tarde;
Fazer reuniões online: para quem não mantém o costume de realizar reuniões online, esse pode ser um desafio encontrado na rotina home office. Mas contando com as ferramentas de videoconferência, fica mais simples passar a mensagem que precisa e entender tudo que é tratado na reunião. Se vai fazer muitas reuniões, tenha um bom equipamento de headset;
Manter a produtividade: no home office, as chances de ter alguma distração no ambiente são bem maiores do que no espaço da empresa. Por isso, a manutenção da produtividade é um desafio constante. É precisa contar com uma preparação prévia do espaço de trabalho;
Comunicação entre as pessoas e os times: a colaboração não pode parar, e mesmo com o desafio da distância, é fundamental que os times mantenham a comunicação para alinhar tudo que for necessário;
Ergonomia: como o espaço de trabalho pode não ter sido configurado para preservar os aspectos ergonômicos, é importante que prepare o local com mesa e cadeira confortáveis. Se possível, use um monitor e teclado para fica melhor posicionado além de contar com uma boa iluminação;
Conexão de internet: se a sua internet não é boa, talvez seja o momento de fazer um upgrade do plano pelo tempo necessário do trabalho home office. Afinal, todo o trabalho será feito no ambiente digital, geralmente contando com o compartilhamento de informações online em tempo real;
Interrupções: para evitar as interrupções durante o momento de trabalho, é importante educar familiares e outras pessoas que moram no mesmo local, indicando que você fará home office e precisa de silêncio para trabalhar.

Como deve funcionar a comunicação nesse período?

Um dos maiores desafios do trabalho home office, principalmente quando toda a equipe está trabalhando dessa forma, está na comunicação. Afinal, não existe mais aquele momento do cafezinho, onde as pessoas se encontram, discutem ideias e projetos informalmente.

Mais do que nunca, é importante reforçar que a comunicação e a colaboração devem acontecer da melhor forma possível.

Portanto, o foco deve ser a colaboração através da comunicação. E para colocar isso em prática, você pode seguir 3 pontos principais.

Vale se comunicar a mais do que a menos

Trabalhando junto no mesmo espaço, é muito mais simples as equipes trocarem ideias e decidir ações com conversas rápidas. Mas com o trabalho home office, essa dinâmica muda completamente.

O ideal é sempre manter o fluxo de comunicação, seja pelo troca de mensagens ou pelo uso das videochamadas.

Para isso, é indispensável o uso de ferramentas disponíveis no mercado, até mesmo gratuitas, para manter essas trocas constantes em tempo real.

Tenha em mente que a comunicação será assíncrona

Durante uma conversa presencial, as mensagens faladas seguem uma linha cronológica muito clara, com início, meio e fim. Mas será que é assim que a comunicação funciona durante o trabalho home office?

Pela necessidade de aumentar o volume de trocas e mensagens, é comum que os canais de comunicação passem a ter agora um modelo assíncrono, ou seja, que não segue uma ordem exata estabelecida.

Isso é fácil de perceber pelos canais compartilhados de comunicação, principalmente quando contam com equipes grandes. Mas ter essa clareza de como funciona ajuda a entender a dinâmica e a se preparar melhor para acompanhar aquilo que realmente precisa saber.

Estimule as pessoas a se comunicarem em grupos

O contato durante o home office precisa envolver os grupos. Dessa forma, mais pessoas podem ver a conversa e ficarem na mesma página sobre determinado assunto tratado durante o dia.

Por isso, leve as discussões e as dúvidas para canais abertos, onde os membros da sua equipe também podem compartilhar o andamento das suas atividades, os desafios que estão enfrentando e qual tipo de ajuda necessita no momento.

5 dicas para fazer seu trabalho home office

Trabalhar em casa oferece muitas vantagens, incluindo:

Flexibilidade de definir sua própria agenda;
Economia de tempo e dinheiro com transporte;
Eliminação do deslocamento diário;
Sustentabilidade (já que evita utilizar qualquer tipo de transporte que polua o meio ambiente).

Para aproveitá-las, você também pode contar com uma série de ferramentas online que proporcionam soluções fundamentais para executar o seu trabalho remoto.

No entanto, para ter sucesso trabalhando em casa, é necessário criar um espaço de escritório que promova a eficiência em um ambiente de trabalho não tradicional.

É por isso que separamos 5 dicas importantes para fazer o seu trabalho home office da melhor maneira possível.

1. Prepare a estrutura com foco na ergonomia

É muito difícil ser uma pessoa focada e produtiva quando você está constantemente se esforçando para ver a tela do computador ou massageando suas costas doloridas. No ambiente de trabalho tradicional, isso dificilmente acontece pelo cuidado com a ergonomia que as empresas possuem. Mas como levar isso para o home office?

O ideal é que você invista em uma boa cadeira de escritório e verifique se está sentado em uma posição ergonomicamente correta em relação a sua mesa. Isso faz toda a diferença.

Por isso, organize esse espaço da melhor forma possível, com mesa e cadeira confortáveis para conseguir passar todo o tempo de trabalho sem nenhum problema. Não esqueça que o foco é sempre a ergonomia!

2. Mantenha a iluminação apropriada

Configurar seu local de home office com muita luz para executar o trabalho é um passo que não pode deixar para depois. Na prática, você fará o seu melhor trabalho se o ambiente contar com uma boa incidência de luz natural.

Ficar próximo das janelas com a exposição da luz do dia pode afetar positivamente o seu bem-estar físico e mental. O trabalho em um espaço com luz natural pode reduzir dores de cabeça e fadiga ocular, permitindo que você seja mais produtivo no dia a dia e mais saudável a longo prazo a prazo.

Um toque adicional que pode melhorar seu trabalho é o uso de algumas luzes mais fracas, usando um abajur. Ter esses cuidados simples com a iluminação em um espaço de home office pode melhorar sua produtividade e torná-lo mais feliz enquanto trabalha.

3. Tenha um espaço dedicado ao trabalho

Durante o home office, evite trabalhar só da cama, do sofá ou da bancada da cozinha. O ideal é que seu espaço esteja em uma área tranquila com privacidade. Isso é especialmente importante se você compartilha a casa com um cônjuge, filhos ou colegas.

Por isso, defina bem qual o melhor ambiente para executar o seu trabalho. Você pode achar um quarto de hóspedes que funciona como escritório, e contando com uma porta é melhor ainda, já que pode reduzir o ruído do resto da casa. Se você se reunir com clientes em seu espaço da casa, pode fazer sentido escolher um ambiente que também ajuda a abafar o som.

Depois que você informar às pessoas sobre seu horário de trabalho e sua indisponibilidade, não será necessário pedir desculpas por não estar disponível por algo que não seja uma emergência.

4. Planeje bem o seu dia

Produtividade no home office é um dos grandes objetivos para qualquer pessoa. Mas para manter um nível positivo durante o trabalho, é fundamental fazer a sua gestão do tempo.

O primeiro passo para colocar isso em prática é planejar muito bem toda a sua rotina do dia. Isso inclui também os horários destinado à alimentação. É comum que os profissionais se percam na sua rotina de trabalho remoto e deixem passar momentos importantes de pausa durante o trabalho.

Assim como no escritório da empresa, você deve ter rotinas e rituais trabalhando de casa. A grande vantagem é que você pode aproveitar esse planejamento e separar um tempinho a mais para fazer alguma atividade física ou alongamento, antes ou depois do horário de trabalho.

5. Defina regras para executar seu trabalho

Ter regras bem definidas sobre o que fazer durante o home office é fundamental. Por isso, estipule horários para começar e terminar o dia. Sem isso, é fácil se perder em meio às atividades infinitas que você precisa fazer.

Também determine quais são os seus horários de reuniões. Assim você evita que sejam marcados alinhamentos em períodos fora do esperado. Mas não esqueça de compartilhar essas escolhas com todo o seu time!

Se está no papel de liderança, determine também quem participa e qual o papel de cada membro da equipe em cada alinhamento. Reforce os rituais que a empresa já tinha para manter o acompanhamento mais próximo de cada um.

Quais empresas já fazem trabalho remoto?

Depois de conhecer todos esses detalhes sobre o trabalho home office, chegou o momento de conhecer também quais são as empresas que utilizam o trabalho remoto e home office nas suas equipes.

Vamos trazer alguns exemplos conhecidos no mercado para que possa entender melhor qual a dinâmica de cada uma delas.

TechTudo

Um dos maiores portais de tecnologia do Brasil, o TechTudo possui uma dinâmica de trabalho quase que inteiramente remota.

Com um grande volume de produção de conteúdos diários, os jornalistas e redatores possuem uma dinâmica de criação remota, utilizando as ferramentas de gestão de tarefas para manter a organização junto dos editores. Assim todos garantem agilidade nas produções mesmo atuando com o modelo home office.

Resultados Digitais

Com sede principal em Florianópolis, a Resultados Digitais, empresa que trabalha com ferramentas para automação de marketing e CRM, também possui uma forte cultura de trabalho remoto entre os seus times.

Ao todo, a empresa já conta com 6 escritórios em diferentes cidades, sendo 3 delas no Brasil, 1 na Colômbia, 1 no México e mais 1 nos Estados Unidos. Com isso, vários times contam com profissionais espalhados em unidades diferentes, fazendo do trabalho remoto um fator constante de colaboração e desenvolvimento da comunicação.

Como a empresa também trabalha com soluções 100% digitais, a cultura do trabalho home office faz parte da rotina dos profissionais em todas as unidades. Cada um possui flexibilidade para determinar quais os dias que trabalha na sua mesa do escritório da empresa ou da própria casa.

Netflix

Se durante o seu home office a Netflix é sempre uma boa opção nos momentos de pausa e descanso, saiba que a empresa também atua com profissionais com esse tipo de trabalho.

Com forte presença em vários países, a empresa conta com vários times espalhados e pessoas que colaboram junto mesmo estando espalhadas em vários locais diferentes.

Mas assim como ela, outras grandes empresas de tecnologia possuem essa cultura do trabalho remoto, como são os casos da Google, IBM, Facebook, Apple, Spotify, entre outras.

Onde encontrar vagas de trabalho home office?

E para quem já quer trabalhar dessa forma, como encontrar vagas de trabalho que ofereçam o home office como opção?

A melhor maneira de achar uma oportunidade home office é acessando os principais sites de divulgação que trazem esse tipo de vaga. São portais utilizados pelas empresas que oferecem essa opção de trabalho.

Vagas remotas

Como o próprio nome já indica, o site Vagas Remotas traz uma lista de oportunidades focadas apenas no trabalho home office.

Lá os profissionais podem encontrar vagas em diversas áreas, como programação, design, marketing e até mesmo administrativa. O melhor é que essa página já identifica a publicação dessas vagas com a característica de ser home office de outros portais de busca. Ou seja, o site já funciona como um filtro de vagas para você.

Trampos.co

Já conhecido como um dos principais portais de divulgação de vagas no Brasil, o Trampos.co também se destaca no volume de vagas home office que disponibiliza na sua lista de opções.

Na área de busca, os profissionais conseguem fazer esse filtro para encontrar vagas apenas com essa característica. Na área de resultados, essas vagas já destacam o home office na área de local de trabalho, onde normalmente são colocados os nomes das cidades.

Rock Jobs

A Rock Jobs é uma plataforma de divulgação de vagas de trabalho desenvolvido pela Rock Content, empresa sediada em Minas Gerais que trabalha com uma plataforma que integra diversos serviços voltados para o marketing de conteúdo.

Mas não se engane! O Rock Jobs não traz apenas vagas relacionadas a conteúdo ou a marketing em si. Ela conta com a divulgação para várias áreas como customer success, suporte, atendimento, vendas, e várias outras!

Gostou de saber de todos esses detalhes sobre o trabalho remoto e home office? Agora é só você colocar em prática todas essas dicas e boas práticas para conseguir desempenhar suas atividades mesmo trabalhando de casa.