O que é BPMS e quais seus principais benefícios

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Se você busca entender um pouco mais sobre uma plataforma de BPMS, chegou no lugar certo! Neste post, nós reunimos os dois principais benefícios de um BPMS, como também uma breve explicação do objetivo desta ferramenta poderosa que transforma os processos de qualquer empresa. Vamos lá?

 

  1. O que é um BPMS?
  2. Qual o objetivo desse tipo de software?
  3. Como um BPMS trabalha?
  4. Quem usa um BPMS?
  5. Dois principais benefícios

1. O que é um BPMS?

A sigla significa Business Process Management System, ou seja, um sistema de gestão de processos de negócio.

Para resumir, eu te direi que um BPMS nada mais é do que uma plataforma (software) de gestão e automação de processos. No entanto, se eu parasse por aqui eu estarei mentindo para você. Pois, na verdade, um BPMS é muito mais do que isso, acompanhe o texto.

 

2. Qual o objetivo desse tipo de software?

Na prática, um BPMS é uma ferramenta poderosa que torna os processos mais inteligentes e mais eficientes. Por exemplo, um determinado processo dentro de uma empresa não está apresentando o resultado esperado, está demorado, bagunçado, sem padrão, sem controle, sem responsabilidades claras, ineficiente, atrasado, etc. O BPMS apoiará o líder deste processo a entregar melhores resultados, transformando este processo por meio da automatização.

 

3. Como um BPMS trabalha?

Eu te disse que um BPMS é a automatização do processo, isto é, com ele você pode modelar um processo do zero, por exemplo. Isso significa que você fará o desenho do processo (um Fluxograma), informará as regras do processo, os responsáveis por cada atividade e ele fará a gestão por você.

Vamos a um exemplo:

 

  • Imagine que você inicia um processo de compra de caneta, automaticamente seu gestor receberá uma mensagem de “Aprovar” ou “Rejeitar” esta compra.
  • Se ele aprovar a compra, algum profissional (área de compras) receberá a notificação para cotar e comprar. Parece simples, não?
  • Agora multiplique isso por 100 funcionários e milhares de itens de compras por dia.
  • Por fim, multiplique isso por todos os processos que existem na sua empresa. Imagine uma nuvem de informações acima da sua cabeça entre e-mails, ligações, papéis, contratos, assinaturas… Ficou complexo, não ficou?
  • Depois que você desenhar o processo e informar o sistema das regras deste processo, o BPMS automatiza esse fluxo de atividades e torna a sua vida mais simples.

Ele avisa cada responsável que tenha que executar a tarefa, integra as tarefas ao uso de outros sistemas, indica qual o prazo para a realização, emite alertas de atividades em atraso, avisa o gestor caso uma atividade esteja muito atrasada, emite relatórios de tarefas em andamento entre outras tantas funções disponíveis.

 

4. Quem usa um BPMS?

Na prática, não importa o ramo de atuação da empresa: comércio, serviço ou indústria. Tanto faz se a organização trabalha com a entrega de um produto ou um serviço. Pouco importa o tamanho, se é pequena, média ou grande. Se existe algum problema, em algum processo, que não esteja entregando bons resultados, um BPMS entrega uma transformação.

 

5. Dois principais benefícios

Para você entender um pouco melhor onde estão os benefícios de um BPMS, separei os dois principais, veja:

a) Produtividade e colaboração

 

Produtividade é a palavra-chave. Quando a empresa utiliza uma esse tipo de software, os profissionais têm clareza sobre quais atividades são prioritárias, além disso todas as atividades são padronizadas, ou seja, os profissionais não precisam questionar o que precisa e como deve ser feito.

 

Colaboração também é um forte pilar de um BPMS, pois a ferramenta possibilita que processos sejam criados com a visão de ponta a ponta dentro da empresa. Desde a solicitação do cliente até a emissão da nota fiscal.

 

E, ao invés de iniciar a troca frenética de e-mails ou agendamento de reuniões, os profissionais interagem diretamente dentro da ferramenta, seja por comentário dentro do processo, anexo de documentos ou via chat online. Muito mais simples, não é mesmo?

 

De posse de todas essas possibilidades, obtém-se a redução de desperdício, redução de tempo mal utilizado, redução de movimentação, redução de reuniões não produtivas e consequentemente o aumento da produtividade.

b) Autonomia

 

Outro importante benefício para empresas que aderem a um software de gestão de processos (o BPMS) e a autonomia em modelar e criar processos. Estes softwares são chamados de Low Code pois quando você automatiza você não precisa escrever linhas de código. Basta entender ou estudar um pouquinho sobre a notação de BPMN (a notação mais utilizada).

 

Existe uma massa muito grande de profissionais do mundo do BPM que é formada em Administração de Empresas, ou seja, quem modela um processo não necessariamente é o expert da tecnologia da informação. Aí fica um pouco mais fácil para modificar e propor melhorias nos seus processos.

 

Espero que você tenha se familiarizado com o termo BPMS. Caso tenha surgido alguma dúvida, não hesite em deixar um comentário aqui. Será um prazer continuar esta conversa!

Até breve!