Se você ainda não tem o hábito de usar um contrato digital para fechar suas Vendas, ou, não sabe por onde começar a digitalizar seus documentos, este conteúdo é para você!
Os contratos digitais estão mais em alta do que nunca, e especialmente após a pandemia do novo coronavírus, este tipo de contrato tende a ser ainda mais utilizado devido aos novos hábitos de compra dos consumidores.
Conforme um estudo da Forrester, 57% dos profissionais de TI e LOB entrevistados afirmaram que um dos principais motivos de digitalizarem contratos e fluxos de trabalho foi para “melhorar a experiência dos clientes com o acesso mais rápido a documentos e com uma experiência mais simples”.
Ainda assim, este não é o único motivo para digitalizar contratos.
Os processos manuais de gestão de documentos diminuem a eficiência e produtividade operacional das empresas, além de gerar custos excedentes.
Outro estudo denominado “O Estado dos Systems Of Agreement, 2020”, também realizado recentemente pela Forrester, revelou que 9 em cada 10 empresas estão sobrecarregadas com a gestão manual de contratos.
E ainda mais, 98% das empresas entrevistadas afirmaram que têm problemas para criar, assinar e gerenciar contratos com eficiência.
Mais dados demonstraram que cerca de 56% das empresas que gerenciam contratos manualmente, com ações de adicionar ou modificar dados, por exemplo, terão que refazer seus documentos devido a erros nos processos.
Portanto, o caminho é um só: usar a tecnologia, as assinaturas eletrônicas e o contrato digital para automatizar fluxos de trabalho, ganhar agilidade em todos os setores, criar processos integrados dentro do seu negócio, e assim, eliminar retrabalho.
O que é um contrato digital?
Primeiramente, um contrato trata-se de um documento que garante legalmente que todos os envolvidos em qualquer operação cumpram com tudo o que foi combinado, certo?
Pois bem! O contrato digital, portanto, tem a mesma função. No entanto, o diferencial é que toda a sua tramitação ocorre nos meios digitais.
Um contrato digital não precisa necessariamente nascer digital, mas, tudo o que vem depois, como seu compartilhamento, assinatura e armazenamento é feito 100% através de computadores ou dispositivos móveis.
Por isso, mesmo que você não tenha criado seu contrato em um ambiente digital, é possível realizar alguns processos para transformá-lo neste formato.
Para exemplificar, você pode escaneá-lo, ou, em alguns casos, é possível até mesmo tirar uma foto do contrato físico, converter a imagem para PDF e fazer o upload do documento em uma plataforma online, como a Assine.Online, por exemplo.
Hoje, muitos contratos podem ser 100% digitalizados, como:
- Contratos de recursos humanos, por exemplo os trabalhistas, especialmente de home office e trabalho remoto;
- Propostas comerciais;
- Contratos de vendas, inclusive relacionadas ao mercado imobiliário, e também de prestação de serviços;
- Contratos do setor de compras, jurídico, entre outros.
Dessa forma, além dos contratos de clientes, todos os seus processos que precisam de assinaturas para tramitar internamente podem ser digitalizados para aumentar a produtividade das suas equipes.
Documentos digitais e nato digital, qual a diferença?
De forma breve, os documentos digitais são aqueles que existem no formato físico, no entanto, foram digitalizados para passarem a ser gerenciados nos meios digitais.
Ou seja, abrange tanto os contratos que ainda possuem versões em papel, mas que também estão armazenados em um ambiente virtual, quanto os que foram digitalizados e agora são 100% digitais.
Já o nato digital trata-se de um contrato que já nasceu de uma plataforma online, isto é, pode ter sido criado no Google Docs, por exemplo.
Como funciona um contrato digital?
Os contratos digitais, assim como os contratos tradicionais, possuem particularidades e um ciclo de vida: eles são criados, formalizados, armazenados, executados durante o período pré-determinado e gerenciados.
Além disso, uns precisam ser armazenados por mais tempo do que outros, por isso, as datas de vencimento precisam ser acompanhadas de perto.
No geral, o armazenamento dos contratos digitais é na nuvem, o que garante mais segurança contra perda, extravio e fraudes.
Sendo assim, para que todos esses detalhes sejam gerenciados de forma eficiente, o primeiro ponto é pensar que para ter um contrato digital é necessário escolher a plataforma ideal para gerenciá-lo.
Outra característica dos contratos digitais é que eles são formalizados através de assinatura eletrônica simples, avançada ou qualificada.
No caso das assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas, o uso de um Certificado Digital é indispensável, uma vez que ele funciona como uma identidade virtual do signatário.
É neste momento novamente que usar a plataforma mais adequada às suas necessidades faz sentido, já que ela pode disponibilizar um certificado sem tantas burocracias.
Mas, é claro que nenhuma plataforma funciona sozinha.
Então, as integrações que a ferramenta escolhida oferece são fundamentais, assim você consegue tramitar contratos de uma solução para outra sem comprometer sua integridade, estrutura e segurança.
Validade jurídica da assinatura eletrônica no contrato digital
Por falar em assinatura eletrônica, sem dúvida podemos afirmar que ela chegou para facilitar a vida de muita gente, principalmente dos vendedores.
Mas, entre as principais preocupações dos clientes que ainda não estão acostumados com este tipo de experiência estão se a assinatura eletrônica realmente é segura, e se tem validade jurídica.
A resposta para isso é que o uso da assinatura eletrônica passou a ser validado juridicamente em 2001, com a Medida Provisória 2.200-2/2001.
Essa MP instaurou a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que viabiliza a emissão de certificados digitais no país.
Depois, chegou a Lei 11.419/2006 para apoiar também as assinaturas eletrônicas em processos judiciais.
Por fim, a Lei 14.063/2020 está vigente para garantir a validade jurídica das assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos.
Por que digitalizar contratos e documentos?
São muitos os motivos para que você comece a usar apenas documentos e contratos digitais. Acompanhe:
- Melhorar a experiência do cliente, uma vez que você elimina a burocracia do fechamento dos contratos, como a obrigatoriedade da autenticação em cartório;
- Reduzir falhas operacionais causadas pela gestão manual;
- Ganhar a segurança do armazenamento em nuvem, pois reduz-se as chances de perda, extravio ou fraudes nos contratos;
- Tornar seu negócio mais sustentável, eliminando a papelada desnecessária;
- Vender à distância, um dos principais benefícios da digitalização;
- Agilizar a busca pelos documentos, já que as plataformas de gestão de contratos contam com pesquisas personalizadas;
- Centralizar para organizar melhor os contratos, podendo separá-los em pastas conforme suas particularidades;
- Otimizar espaço físico;
E como foi dito antes, cada contrato possui um tempo de armazenamento.
Portanto, dependendo do tempo que um papel fica armazenado, por exemplo, sua estrutura pode ser comprometida, ficar ilegível e acabar perdendo sua validade jurídica, o que pode causar penalizações ao seu negócio.
Assinatura eletrônica como aliada do contrato digital
Nada do que foi dito até agora sobre a digitalização de contratos e documentos faz sentido sem a assinatura eletrônica. Afinal, é por causa desse tipo de assinatura que tudo tornou-se possível.
Diferente de uma assinatura eletrônica feita no Word, por exemplo, usar uma plataforma específica de assinaturas eletrônicas garante que o signatário do contrato digital é verdadeiro por meio de uma série de recursos de autenticação, que podem abranger:
- Carimbo de data e horário que a assinatura foi realizada;
- Coleta de dados do dispositivo do signatário, bem como do navegador que foi utilizado na assinatura;
- Código de validação;
E no caso da Assine.Online, você ainda conta com um validador que utiliza algoritmo matemático para reconhecer e detectar qualquer irregularidade no documento.
Por que usar o contrato digital para otimizar as vendas?
Utilizar um modelo de contrato digital pode fazer suas vendas decolarem de vez!
Você consegue garantir ao seu público que seus dados estarão protegidos, e que seu negócio está em compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados.
Isso aumenta a confiança dos clientes para com sua marca, melhorando sua percepção sobre a empresa, e principalmente, aprimorando sua experiência.
Hoje, o sucesso do cliente é prioridade de todas as empresas que estão tentando se adaptar às novas demandas exigidas pelo mercado.
Portanto, com o consumidor cada vez mais preferindo canais digitais, ao oferecer a oportunidade de fechar contratos de forma 100% digital a probabilidade que ele compre com você é muito maior!
Veja mais vantagens do contrato digital nas vendas.
Economizar gastos
A economia de gastos com o uso dos contratos digitais é evidente, uma vez que você elimina a impressão de papéis e custos com mobilidade para chegar a um cliente ou com as autenticações em cartório.
Alguns dados do Governo Federal chegaram a estimar que os brasileiros economizaram cerca de R$ 50 milhões em 2021 apenas usando a solução de assinatura digital do próprio governo.
Agora, imagine que este valor é muito maior se somado à utilização das assinaturas eletrônicas em outras plataformas especializadas.
Alcançar um público maior
Uma vez que você possui um modelo de contrato digital para as vendas, qualquer tipo de venda torna-se viável, inclusive para clientes que moram em outra cidade, estado e até mesmo em outro país.
Com o uso da assinatura eletrônica em contratos digitais você expande o alcance das suas vendas, já que os limites territoriais não influenciarão na sua negociação.
Mais contratos fechados em menos tempo
Com a possibilidade de padronizar e automatizar fluxos de gestão de contratos, além de poder buscá-los rapidamente no seu sistema e convidar signatários para assiná-los a qualquer hora e lugar, você conseguirá fechar mais contratos em menos tempo.
Isso porque a assinatura eletrônica e a gestão de contratos digitais aumenta a produtividade das equipes, que conseguirão focar no que realmente é importante:
Oferecer a melhor experiência de compra aos clientes!
Como digitalizar contratos com a Assine.Online?
Para digitalizar documentos e contratos é fundamental contar com o apoio de especialistas na área para que nada saia do controle.
Por isso, um dos diferenciais que você deve observar ao escolher um sistema de assinatura eletrônica é o suporte que seus desenvolvedores podem oferecer.
O Assine.Online, portanto, oferece este apoio aos seus clientes não só oferecendo planos personalizados, feitos sob medida para suas demandas, mas também permitindo que você converse com os especialistas da plataforma para que entendam suas necessidades.
E se você precisar, pode testar a solução gratuitamente no seu desktop ou no APP para dispositivos móveis para identificar se é a mais adequada para o seu negócio.
Para fazer e coletar assinaturas eletrônicas em contratos digitais com o Assine.Online é muito simples, e os outros signatários não precisam nem ao menos criar uma conta ou efetuar login.
Basta que você se cadastre, faça o upload do documento desejado na plataforma, inclua os signatários, bem como defina o fluxo de assinaturas que precisa ser seguido. Depois, é só acompanhar seus status.
Neste caso, os contratos podem ser assinados pelos signatários diretamente pelo link gerado na plataforma.
À medida que os signatários vão assinando os contratos, os próximos vão recebendo notificações no momento certo de assinar, o que torna o fluxo de assinaturas mais dinâmico.
No seu painel de controle, os contratos assinados ainda ficam armazenados na nuvem, e você pode organizá-los em pastas, receber notificações quando um contrato estiver próximo ao vencimento, assim como consegue acessá-los quando precisar.
Mais recursos do Assine.Online
O Assine.Online também possui um módulo de assinatura presencial, ideal para hotéis, clínicas, transportadoras, vendedores externos e outros estabelecimentos que fazem atendimentos presenciais.
Além disso, a plataforma pode se integrar a outras ferramentas, e as empresas que possuem desenvolvedores ou pessoas com familiaridade em programação conseguem criar automações a partir da sua API, para assim, criar fluxos automatizados de documentos e assinar contratos sem precisar mudar de ferramenta.
Outro diferencial da Assine.Online é a disponibilização do Certificado Digital em nuvem, Bird ID, que serve para os negócios que precisam fazer assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas de forma integrada.
Case de Sucesso: Integratto Tecnologia reduz custos com Assine.Online
A Integratto Tecnologia é uma empresa de consultoria de TI, que lida com segurança da informação, compliance e gestão de riscos o tempo todo.
Antes de escolher o Assine.Online para digitalizar seus contratos, a Integratto Tecnologia ainda seguia um fluxo de trabalho que dependia de impressão de papéis, coleta das assinaturas tradicionais, escaneamento do contrato e o armazenamento tanto da versão física quanto da digital.
O problema é que o prazo médio até que tudo isso fosse feito ficava entre 3 e 7 dias, sem contar os gastos com impressão e com motoboys para coletar todas as assinaturas necessárias.
Então, a pandemia chegou e a empresa percebeu que precisaria mais do que nunca agilizar este fluxo e diminuir seus gastos.
Foi aí que conheceram a Assine.Online e resolveram implementar a ferramenta, que segundo a Victória Mesquita, analista administrativo da Integratto Tecnologia, “é bem intuitiva e o atendimento oferecido é excelente”.
Com essa implantação, todos os fluxos de contratos da empresa foram digitalizados, tanto internos, como da área administrativa, jurídica e gerência de projetos, quanto os de vendas.
O resultado foi uma diminuição da média do tempo de fechamento e armazenamento dos contratos para apenas 1 dia e a redução dos custos com impressão e mobilidade.
• Se você quiser ler o case completo da Integratto Tecnologia é só clicar aqui .
Conclusão
Como vimos, os contratos digitais e a assinatura eletrônica são grandes aliados não só das vendas, mas também dos fluxos de trabalho internos de qualquer empresa.
Plataformas como o Assine.Online permitem que você estruture e organize seus processos digitais relacionados a documentos e gerencie todo o ciclo de vida dos contratos, desde a sua criação até a coleta das assinaturas eletrônicas e digitais e acompanhamento do término do período contratual.
Com isso, você diminui o tempo de fechamento de contratos de vendas, aumenta a produtividade dos seus colaboradores, economiza dinheiro e passa a ter uma gestão de documentos muito mais eficiente.
Quer saber mais sobre como a Assine.Online pode auxiliar na gestão de um contrato digital e em processos de assinatura eletrônica?