A DIMEP é uma empresa fundada em 1936 que desenvolve soluções para gestão de ponto e acesso, incluindo equipamentos como Relógios de ponto e Totem, e sistemas como o Kairos, que simplificam o acompanhamento de jornadas de trabalho.
Gerenciar essas jornadas é fundamental para não afetar a produtividade do negócio negativamente, com gargalos em escalas, assim como para não sobrecarregar colaboradores quando outros estão em seu período de descanso, seja em férias, folgas ou pausas, ou quando há absenteísmos.
Também é preciso ter um controle de ponto eficiente para identificar a necessidade de horas extras e bancos de horas e estipular limites, bem como gerenciá-los, para evitar que colaboradores o extrapolem, o que pode ocasionar problemas com a lei e gastos excedentes.
São muitos os exemplos que podemos dar para ressaltar a importância da gestão de ponto dos funcionários de uma empresa, mas, em todo este processo, saiba que você não está desamparado.
Por mais complexa que seja por envolver diversas especificidades, a gestão de ponto pode ser automatizada e mais prática com o uso de ferramentas como o Kairos, assunto deste texto.
Acompanhe para saber mais sobre a solução!
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O que é o Kairos?
Kairos é um software de gestão de ponto desenvolvido pela empresa DIMEP, que pode ser utilizado em desktops e dispositivos móveis, ou ainda integrado a outros equipamentos Dimep, como o Totem e o Relógio de ponto, e a outros sistemas, como os de folha de pagamento.
Tem como objetivo otimizar as rotinas de gestores e profissionais de RH que precisam acompanhar as jornadas de trabalho dos colaboradores, através da automação de processos relacionados ao registro de ponto.
A importância de uma ferramenta de controle de ponto
O controle da jornada de trabalho dos colaboradores é uma obrigação prevista na lei para empresas com mais de 20 funcionários.
Porém, é um gerenciamento que deve ser adotado por todas as empresas de qualquer porte ou segmento, já que pode evitar inúmeros transtornos, inclusive para serem respaldadas contra processos trabalhistas.
As ferramentas de controle de ponto registram essas jornadas e armazenam os dados em um ambiente seguro para eventuais necessidades de apresentação, fornecendo também mais transparência para todos os envolvidos.
Através destas ferramentas, os profissionais de recursos humanos, assim como gestores de equipe, conseguem identificar colaboradores que estão cumprindo sua jornada corretamente e os que não estão, evitando gastos desnecessários e jornadas não autorizadas.
As ferramentas de controle de ponto podem demonstrar em tempo real os colaboradores que estão presentes, os que faltaram, os que se atrasaram e os que estão sob horas extras ou bancos de horas.
Isto faz com que os líderes tomem as devidas iniciativas corretivas baseadas em dados, além de obterem insights sobre estratégias que podem influenciar na motivação dos colaboradores que geram mais absenteísmo, bem como para atuarem na sobrecarga de trabalho que outros funcionários podem estar sentindo.
Ou seja, além de se tratarem de ferramentas essenciais para acompanhamento do dia a dia dos colaboradores do início ao fim, ainda podem gerar dados muito importantes para tomadas de decisão.
Como funciona o Kairos?
O Kairos é um sistema que registra as jornadas de trabalho dos colaboradores e a partir dos dados coletados gera gráficos e relatórios de desempenho para melhorar as tomadas de decisão dos gestores.
Está em compliance com a legislação do Ministério do Trabalho (Portaria 373 do MTE) para que você tenha a garantia de que todos os registros do sistema possuem valor perante as leis trabalhistas.
As ferramentas Kairos para registro de ponto via smartphone possuem tecnologia Beacon e abrangem autenticação biométrica, chave de segurança, registro offline, multiusuários, geolocalização e cerca eletrônica.
Para marcação de ponto com geolocalização, você poderá personalizar o raio de atuação do sistema e caso o colaborador tente bater seu ponto fora deste raio, um alerta será emitido para que você tenha este controle.
Essa integração com smartphones permite que o gestor faça ligações ou envie mensagens ao colaborador no caso de atrasos ou faltas injustificadas, melhorando a comunicação entre os envolvidos.
O colaborador poderá bater seu ponto pelo próprio aplicativo, terá o comprovante desta marcação e conseguirá fazer pedidos de justificativas, férias e horas extras.
As equipes em home office também poderão registrar seu ponto através de qualquer dispositivo com internet através do acesso Web.
O painel de controle do Kairos apresenta diversos indicadores que podem ser personalizados conforme o que se deseja avaliar, e permite a configuração de alertas e boletins para ocorrências que podem ser recebidos por e-mail.
Os cálculos das jornadas de trabalho são realizados através de suas próprias regras estipuladas, inclusive o controle de ponto por exceção e ajustes pertinentes, baseados nas justificativas solicitadas pelos colaboradores.
O Kairos também emite o espelho de ponto por funcionário e por período, relatórios fiscais, exportação das marcações de ponto e de eventos para a folha de pagamentodos colaboradores e relatórios de ocorrências, férias, folgas, banco de horas, entre outros.
Se você possui um dos equipamentos DIMEP, você terá um painel para gerenciar, entre outros eventos, falhas de conexão e outras instabilidades e as condições das bobinas, identificando se estão acabando ou se já se esgotaram.
O Kairos pode ser utilizado com diversos módulos:
- Módulo Compliance, para gerenciar descansos semanais, interjornada mínima, férias excedidas e horas extras;
- Módulo Escalas, que permite a criação de folgas e jornadas, assim como gera relatórios com as grades dessas escalas cadastradas;
- Módulo Relatório Workforce, para identificar os colaboradores com mais faltas, horas extras e atrasos, contando com filtros detalhados por pessoa ou estrutura;
- Módulo BI (Business Intelligence), que extrai relatórios de justificativas, de total de horas por justificativas, de marcações editadas,
de eventos e de horas extras.
Ou seja, é uma solução flexível que te auxilia da forma que você precisa e evita que sua empresa seja penalizada com processos trabalhistas.
Benefícios do Kairos
Um dos benefícios do Kairos, e talvez o mais importante, é a gestão das jornadas de trabalho em tempo real, facilitando o controle por parte dos gestores sobre quem está presente e praticando sua jornada corretamente.
Outro benefício é que várias escalas diferentes podem ser cadastradas no sistema, o que fornece uma visão panorâmica sobre todas as jornadas de trabalho.
Os colaboradores também obtêm vantagens com sua utilização, já que o sistema permite o registro de ponto de qualquer lugar através de dispositivos móveis.
O Kairos é um sistema que pode ser personalizado conforme as necessidades do negócio, desta forma, é possível gerenciar diferentes particularidades com relação às jornadas dos colaboradores.
Por fim, o armazenamento dos registros de ponto em nuvem fornecem segurança para as informações e permite que você tenha todos os dados a qualquer momento e de qualquer dispositivo.
O que os usuários do Kairos falam sobre a ferramenta?
Duas das perguntas que mais nos fazemos antes de adquirir qualquer coisa são "este produto é bom?" e "o que os usuários dizem sobre essa empresa?".
O portal B2B Stack responde a essas perguntas através das avaliações de usuários reais dos mais de 23 mil softwares e ferramentas tecnológicas cadastradas na plataforma.
Na B2B Stack, o Kairos possui média de avaliação 5 de 5 estrelas, com nota máxima em todos os parâmetros: recomendação, custo/benefício, facilidade de uso, funcionalidades e suporte.
Entre suas avaliações, os usuários disseram que é um software bastante intuitivo e versátil, possibilitando sua configuração conforme as necessidades, e que os ajudou, principalmente, na gestão assertiva de horas extras e banco de horas, reduzindo custos excedentes nas folhas de pagamento.
Alguns pontos a melhorar citados pelos usuários estão relacionados à maior flexibilidade em conceder permissões de acesso e inserir ferramenta para agendamento dos cálculos.
O Fernando Cataldi disse o que mais gosta no Kairos: "Quantidade de recursos e facilidade no uso. A plataforma é extremamente intuitiva e o atendimento é excelente.".
Também disse os problemas que resolveu com sua utilização: "Gestão de equipes remotas Atendimento à regras exigidas em acordos sindicais Não preciso de recurso de TI na minha empresa, pois a plataforma é 100% Cloud".
Já a Aline Oliveira fez a seguinte avaliação: "Além da interface amigável, o software é completo com todos os parâmetros. Realiza cálculo automático e tem excelente custo benéfico!".
Os problemas que a usuária resolveu foram: "Agilidade em obter os cálculos de extras/banco de horas, gestão de todas as empresas do grupo em um único ambiente.".
Você já utiliza alguma ferramenta no seu dia a dia? Deixe sua avaliação! Ela é muito importante para outros usuários escolherem as melhores soluções do mercado!
Planos e preços do Kairos
O Kairos possui 4 tipos de planos: o plano Comunica +, o plano Kairos Compact, o Kairos Pro e o plano Pro 881.
O plano Comunica + é indicado para quem tem um dos relógios de ponto DIMEP e precisa sincronizá-lo com um sistema em nuvem, e pode ser adquirido a partir de R$ 0,70/mês por funcionário.
Entre suas funcionalidades estão relatórios de horários, pessoas e login, cadastro de pessoas e desligamentos, biometria e configurações, funções e compartilhamento de relógio.
O plano Kairos Compact é indicado para pequenas e médias empresas e automatiza a gestão de frequência dos colaboradores possibilitando ações em lote. Pode ser adquirido a partir de R$ 2,91/mês por funcionário.
Com este plano você poderá configurar regras para gerenciar o ponto dos colaboradores e extrair relatórios diversos.
O plano Kairos Pro é indicado para empresas de médio e grande porte e seu custo é a partir de R$ 2,99/mês por funcionário.
Neste plano você contará com funcionalidades para configuração de regras para gerenciar o ponto e o banco de horas dos colaboradores, alocação das horas trabalhadas em projetos, solicitações de justificativas e aprovações, exportação de dados para a folha de pagamento, entre muitas outras.
O plano Pro 881 é indicado para empresas com até 20 colaboradores, sem obrigatoriedade de utilizar um relógio de ponto. Ele pode ser adquirido por R$ 61,69/mês.
Possui todas as funcionalidades do plano Kairos Pro, com adição de aplicativo para dispositivos móveis para marcações de ponto eletrônico e suporte por chat online.
O Kairos também possui uma versão gratuita que pode ser utilizada com funcionalidades limitadas, o plano Pro permite testes gratuitos por 14 dias em sua versão completa.
Conclusão
O acompanhamento de jornadas de trabalho de forma transparente é um dos princípios capaz de melhorar o relacionamento entre empresa e colaboradores.
As ferramentas para gestão de ponto, portanto, precisam ser muito flexíveis para auxiliar os gestores a terem uma visão clara sobre todas as escalas de trabalho e como elas estão sendo cumpridas.
O Kairos é um sistema de gestão de ponto que oferece essa flexibilidade a partir da disponibilização de ferramentas customizáveis.
Desta forma, você poderá incluir diferentes jornadas e escalas, contar com cálculos automáticos, exportação dos dados para as folhas de pagamento, e o principal:
Com o Kairos você conseguirá extrair relatórios inteligentes sobre diversos indicadores pertinentes ao seu negócio no que diz respeito a desempenho de colaboradores x jornadas de trabalho, e assim tomar as melhores decisões para aumentar os níveis de produtividade e diminuir os de absenteísmo.
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