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O que é onboarding de funcionários e suas etapas

Como está seu processo de onboarding de funcionários? Precisando de auxílio para estruturá-lo de forma que ofereça boa experiência aos colaboradores e mais organização na empresa?

Um setor de recursos humanos estratégico faz parte do conceito de RH 4.0 que tem sido tão falado nos últimos tempos.

Até pouco tempo atrás, mais especificamente até o início da pandemia de COVID-19, o recrutamento e seleção de novos colaboradores, assim como a integração de funcionários, eram feitos quase sempre presencialmente, com raras exceções das empresas que já buscavam profissionais em outras localidades que não na sua região, por exemplo.

A admissão digital ainda era um processo que parecia distante de ser realizado por grande parte das empresas tradicionais, porém, a chegada da doença e necessidade do distanciamento social fizeram com que a digitalização do RH acontecesse mais rápido do que se esperava, e então, soluções como a Eva Onboarding ganharam notoriedade e autoridade.

Ao longo deste conteúdo vamos te contar como otimizar sua admissão de funcionários e também a integração dos novos colaboradores com processos 100% digitais.

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Primeiro, o que é onboarding?

Onboarding, que em português significa "integração", e no sentido literal "embarcar" ou "a bordo", é um processo empresarial que pode ser realizado tanto com clientes quanto com colaboradores, com algumas diferenças entre os dois.

O onboarding de usuários, ou de clientes, geralmente é feito pelas empresas que desenvolvem softwares, por exemplo, e visa o sucesso do cliente ao apresentar todas as suas funcionalidades e formas de usufruir do sistema para que ele obtenha a melhor experiência.

Já o onboarding de funcionários, ou integração de funcionários, trata-se do processo que vai apresentar um novo colaborador à empresa.

Isso significa que é o momento em que os profissionais de RH e gestores vão expor detalhadamente a missão, visão e valores do negócio, bem como seus objetivos, para deixarem os novos colaboradores alinhados com a cultura organizacional da empresa.

Além disso, a integração de funcionários tem como função fornecer todo o conhecimento necessário para que o novo colaborador desempenhe suas tarefas corretamente e seja produtivo ainda no início da sua jornada dentro do negócio.

Como funciona o onboarding de funcionários?

O onboarding de funcionários precisa ser organizado desde a admissão do colaborador até o acompanhamento completo dos seus primeiros meses dentro da empresa.

Por este motivo o onboarding digital ainda sofria algumas resistências por parte de alguns profissionais de RH, uma vez que despertava a preocupação de que os novos funcionários poderiam ter dificuldades durante este período de adaptação.

Hoje em dia, com a transformação digital acontecendo em todos os setores da economia e as novas tecnologias, não dá mais para ficar para trás.

É possível que a integração de funcionários seja totalmente personalizada conforme as particularidades da vaga e do próprio colaborador, sem deixar os propósitos da empresa de lado.

E isso vale para qualquer empresa, de todos os tamanhos e segmentos.

Qual a importância do onboarding de funcionários?

Para começar respondendo à essa pergunta te apresentaremos alguns dados:

Conforme uma pesquisa da Gallup, apenas 4 em cada 10 funcionários sentem que seu trabalho é realmente importante para a missão da empresa onde trabalham.

Outras estatísticas demonstram que:

Já deu para perceber a importância de um onboarding de funcionários bem estruturado?

Primeiro, os colaboradores são a porta de entrada de novos clientes e até mesmo fonte de indicações de novos funcionários. Indicações essas que são bastante visadas pelo seu baixo custo e maior agilidade na contratação.

Segundo, o processo de onboarding desperta no funcionário o sentimento de pertencimento à empresa, e o faz entender a importância do seu trabalho para o alcance das metas do negócio.

Desta forma, o colaborador é capaz de manter-se engajado tanto com seus gestores quanto com o trabalho em equipe, ainda mais se todos estiverem na mesma página e com as mesmas intenções.

Para a empresa, a integração de funcionários organizada reduz as taxas de turnover (rotatividade de empregados), responsáveis por gerar custos excedentes com demissões e novas contratações, e faz com que todos os colaboradores andem pelo mesmo caminho, eliminando gargalos na comunicação e falhas operacionais.

Como organizar um processo de onboarding de funcionários?

Para facilitar o entendimento sobre a organização das etapas do processo de integração de funcionários, as dividimos em: pré-onboarding, onboarding e acompanhamento.

Pré-onboarding

Essa é a etapa logo após o recrutamento e seleção do colaborador, quando ele aceita a carta proposta da empresa.

Nesse mesmo período de pré-onboarding, é onde acontece a etapa da admissão. Antes do colaborador começar seu primeiro dia na empresa, é interessante já informar dados relevantes sobre o negócio, como o que você espera do candidato, e também contar como é o ambiente de trabalho.

Onboarding

Ao contratar o melhor candidato para sua vaga, será necessário receber e armazenar seus documentos, e começar sua integração.

Para este processo, o ideal é que a empresa crie um manual do colaborador para o novo funcionário contendo as normas e condutas internas que devem ser seguidas para manter a organização e o respeito no ambiente de trabalho.

Além disso, podem conter dicas para otimizar suas rotinas, instruções para realizar tarefas, padronizar operações, entre outros dados que facilitem o dia a dia.

Se você quer saber mais sobre como criar o seu manual do colaborador, é só acessar o guia completo da Eva Onboarding.

Outras boas práticas que precisam ser adotadas e organizadas são:

E principalmente, estruturar treinamentos que vão servir para cada etapa de adaptação do colaborador dentro da empresa.

Acompanhamento

O acompanhamento durante todo o onboarding dos funcionários é crucial para entender todas as suas características.

E não é apenas nas primeiras semanas que este acompanhamento deve ser feito, mas sim, em todo o período de experiência acordado entre as partes.

Isso porque com o acompanhamento do novo colaborador neste ciclo, é possível identificar quais são os seus pontos fortes e fracos, assim como onde ele tem mais dificuldades e facilidades.

Desta forma, é possível encontrar maneiras de corrigir os erros e exaltar os acertos ao longo deste período, e assim, evitar desmotivação, bem como os vícios em procedimentos incorretos.

Quais são as vantagens do onboarding digital?

O onboarding digital facilita muito as rotinas dos profissionais de recursos humanos que cuidam da admissão de funcionários, principalmente das empresas que adotaram o home office ou modelo de trabalho híbrido, ou ainda as que possuem equipes remotas.

Com os softwares de onboarding digital é possível otimizar tempo e custos com o recrutamento e seleção de colaboradores e padronizar este processo para cada tipo de vaga.

Além disso, todo o processo de admissão e integração digital é feito sem a impressão e assinatura de papeladas que depois, precisam ser armazenadas em espaços físicos que poderiam ser utilizados para outras finalidades.

Com essas ferramentas o recrutador consegue oferecer uma boa experiência aos novos funcionários graças à organização e automação que elas são capazes de proporcionar, bem como pelo acompanhamento constante do progresso dos mesmos.

Atuação da Eva Onboarding na admissão e onboarding de funcionários

A Eva Onboarding é uma plataforma de admissão digital e onboarding remoto indicada para gestores de RH, recrutadores, business partners, CEOs e COOs.

A HR Tech nasceu em 2020 para apoiar o setor de RH na abrupta transformação digital ao qual foi submetido com a pandemia de COVID-19 e auxiliar na digitalização de processos de integração de funcionários, tornando essa jornada mais fluida, desburocratizada e totalmente digital.

E como a Eva Onboarding faz isso?

Através da sua assistente virtual, a Eva, que além de se integrar à diversas plataformas de comunicação em equipe, como Slack e Microsoft Teams para que os novos colaboradores consigam apoio de outros funcionários durante sua adaptação, também funciona como um chatbot interativo para responder às dúvidas desses profissionais e repassar dados valiosos de desempenho para os gestores.

Acompanhe nos próximos tópicos os detalhes de como a Eva Onboarding cuida da sua admissão digital e pré-onboarding, onboarding, ongoing e re-onboarding.

Admissão digital e Pré-onboarding

Para os processos de pré-onboarding e admissão digital com a Eva, é possível coletar os documentos necessários dos novos funcionários e personalizar a jornada de trabalho de cada um conforme seus cargos e equipes.

A implantação e customização da ferramenta é apoiada pela Eva Onboarding, incluindo a personalização dos formulários e dos conteúdos dos documentos que servirão como base para o novo funcionário.

Onboarding

Para o onboarding de funcionários a Eva permite que você distribua todos os conteúdos necessários aos novos empregados, sejam em vídeos, podcasts, recados, pesquisas, FAQ automatizado com envio de alertas aos gestores quando consultado pelo colaborador, ou documentos, além de apresentá-los às suas novas equipes.

Durante o período de integração, os funcionários podem responder a questionários sobre a empresa e suas tarefas para que os gestores possam coletar feedbacks, entender como está o progresso, e ajustar o processo conforme as necessidades.

Ongoing

O ongoing trata-se do acompanhamento do progresso do novo colaborador durante a sua integração.

Com a Eva, o ongoing é realizado através de relatórios e os profissionais de RH conseguem obter insights sobre o tempo ideal para seu processo de onboarding, bem como para deixarem os novos funcionários engajados 100% com a cultura da empresa.

Re-onboarding

O plano de carreira é um diferencial que a empresa pode oferecer aos funcionários e fidelizá-los ainda mais com a possibilidade de crescer dentro da corporação.

Com a Eva Onboarding é possível realizar o re-onboarding de colaboradores, isto é, um novo processo de integração quando o funcionário é promovido para um novo cargo e precisa aprender as boas práticas sobre ele.

O re-onboarding também serve para os colaboradores readmitidos ou para os que ficaram um tempo afastados da empresa e precisam retomar os trabalhos, os deixando a par de todas as atualizações do negócio nos últimos tempos.

Com tudo isso, a utilização da Eva pode elevar o engajamento dos colaboradores pós-onboarding em 50%, melhorar a retenção desses funcionários em 76% e aumentar a produtividade dos novos empregados em 25%, e como consequência, alavancar os resultados das empresas.

Se você ainda tem dúvidas sobre como a Eva Onboarding funciona, agende uma demonstração com os especialistas e veja na prática os benefícios da ferramenta!

Conclusão

O setor de recursos humanos passou por diversas transformações e desafios ao longo da sua história, e com isso, passou a olhar para o colaborador como peça fundamental no desenvolvimento e crescimento sustentável das empresas.

Fazer com que os colaboradores tenham uma boa experiência durante toda a sua jornada no negócio é essencial para mantê-los motivados, produtivos e para melhorar a reputação de employer branding (marca empregadora) da empresa.

Essa é uma estratégia de marketing que visa atrair os melhores talentos e também os olhares daqueles clientes que se importam com a forma como os funcionários são tratados, e prezam pelas boas práticas empregatícias.

Mas nem tudo é fácil para os profissionais de RH, que precisam dar conta das demandas de recrutamento e seleção, e depois, do onboarding de funcionários que chegaram para agregar valor à empresa, além de precisarem proporcionar essa experiência agradável mesmo à distância.

Para isso, o onboarding digital é uma realidade que já pode ser implementada nos negócios e a Eva Onboarding consegue auxiliar os profissionais de RH durante toda essa implementação, desde a customização da integração de funcionários até o acompanhamento de todo o desenvolvimento dos novos colaboradores.

Com a Eva, assistente virtual da Eva Onboarding, os trabalhos manuais e repetitivos relacionados à admissão e integração de funcionários são eliminados, aumentando a produtividade de todos os envolvidos e oferecendo todo o suporte necessário à quem está entrando agora na empresa.

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