A folha de pagamento é um documento que impacta muitos dados financeiros de um negócio, e por isso, representa grande parte da preocupação dos empregadores.
Do cálculo de tudo o que engloba a remuneração dos empregados às contas a pagar e receber e, por consequência, ao lucro da empresa, a má gestão da folha de pagamento pode resultar em um grande rombo financeiro devido ao efeito cascata que ela causa.
Por outro lado, a folha de pagamento também representa a transparência entre a relação do empregado e empregador, e sua boa administração reflete diretamente na produtividade e engajamento dos colaboradores da empresa.
Logo, os funcionários felizes são parte fundamental da construção das estratégias de employer branding, ou marca do empregador, que atrai os olhares dos melhores talentos do mercado e também de clientes, que prezam pelas boas práticas das empresas para com seus empregados.
Para garantir que tudo saia conforme planejado, é preciso contar com a ajuda da tecnologia e implantar um sistema de folha de pagamento que seja eficiente e esteja em compliance com a legislação trabalhista e também com o eSocial, sistema do Governo Federal que recebe toda a documentação relacionada aos trabalhadores.
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Antes, para que serve um sistema de folha de pagamento?
Antes de falar sobre o que são os sistemas de folha de pagamento e o que eles fazem, precisamos compreender o que de fato são as folhas de pagamento.
Uma folha de pagamento é um documento com validade fiscal e contábil para uma empresa, e que comprova o vínculo e o trabalho prestado pelo empregado para com o empregador em forma de números.
Ou seja, toda a remuneração ao qual o empregado tem direito a receber por ter trabalhado para a empresa em determinado período deve constar neste documento.
Portanto, para o colaborador, as folhas de pagamento são os comprovantes de que contribuiu com o INSS, garantindo sua aposentadoria, sendo também documentos fundamentais para conseguirem crédito no mercado.
Embora não tenha um padrão para ser construída, existem alguns dados obrigatórios que precisam ser demonstrados na folha de pagamento, como:
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Dados do colaborador, incluindo nome e cargo, e em alguns casos, matrícula e data de admissão, sendo que estes não são obrigatórios mas podem ajudar a empresa a ter um controle melhor;
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Dados da empresa, como Razão Social e CNPJ, servindo como comprovante de que determinada empresa realmente obteve o serviço do colaborador especificado no documento;
- Quantidade de dias trabalhados;
- Valor do salário bruto sem descontos, mas, contando com os benefícios corporativos disponibilizados ao colaborador e horas extras;
- Descontos do salário bruto, onde entram o que foi descontado de FGTS, contribuição sindical, INSS, adiantamentos, impostos, porcentagem do vale transporte, entre outros descontos pertinentes;
- Valor do salário líquido, referente ao que o empregado irá receber já com os descontos abatidos.
As análises das folhas de pagamento mudam mensalmente, já que não envolvem apenas gastos fixos.
Os valores que constam em uma folha de pagamento são variáveis, pois podem conter diferentes horas extras, comissionamentos, adicionais noturno ou de insalubridade, férias, atrasos ou faltas e até mesmo demissões, onde devem ser realizados cálculos pró-rata. Tudo isso também altera valores como do FGTS e INSS.
Além disso, todos estes dados devem ser enviados dentro do prazo ao eSocial, e o descumprimento deste prazo, assim como as falhas nos cálculos, podem acarretar em penalidades para seu negócio e ainda te fazer pagar por impostos sobressalentes e indevidos.
Agora, imagine calcular e organizar tudo isso manualmente através de diversas planilhas que não estão interligadas.
Se já é complicado fazer esta organização com a folha de pagamento de apenas um colaborador, a situação pode ser ainda mais preocupante para quem emprega várias pessoas com cargos e remunerações diferentes.
Além da perda de tempo ao ficar alternando entre documentos, as chances de ocorrerem erros são muito altas, afinal, não somos robôs e as falhas humanas são mais comuns do que gostaríamos, e isso é normal.
É aí que entram os sistemas de folha de pagamento!
Estes sistemas possuem inteligência artificial para fazer todos estes cálculos para você com apenas alguns cliques, assim como integram e sincronizam dados de diversas fontes, como do registro de ponto dos colaboradores e do seu histórico, o que não permite que os analistas de folha se esqueçam de alguma informação ou prazo.
Outra função importante dos sistemas de folha de pagamento é o armazenamento em nuvem, que elimina a necessidade de guardar informações em seus dispositivos, evitando também a perda ou vazamento destes dados.
Entre outras funcionalidades, os sistemas de folha de pagamento foram desenvolvidos para simplificar processos através de uma interface prática e intuitiva, dar mais agilidade aos profissionais do departamento pessoal, e com isso, aumentar a produtividade do setor, fazendo com que esses profissionais consigam focar em mais funções em menos tempo.
Quais pontos analisar na escolha de um sistema de folha de pagamento?
A elaboração mensal da folha de pagamento dos empregados registrados é obrigação de todas as empresas, independente de seu porte ou segmento.
Devido à complexidade de fatores que o documento engloba, diversas características podem pesar no momento de escolher um sistema de folha de pagamento.
Portanto, abaixo listamos alguns pontos importantes para se discutir durante esta tomada de decisão.
Para que tipo ou porte de empresa o sistema é indicado
Por evitar gastos não programados, como processos trabalhistas, ou excessivos por falhas de cálculos, como impostos e multas relacionadas ao eSocial, e ainda mais, para ser um exemplo de marca empregadora, os sistemas de folha de pagamento são indicados para empresas de todos os portes e segmentos, que tenham funcionários registrados no regime CLT.
Além de garantirem que as empresas cumpram prazos na elaboração das folhas de pagamento e no envio de dados para o Governo, também asseguram que todos os cálculos tenham sido feitos corretamente, com impacto direto nas finanças do negócio.
Funcionalidades
Bons sistemas de folha de pagamento são capazes de fazer integração de informações vindas de outros módulos e até de outros sistemas que a empresa já utilize.
Esta vantagem economiza tempo e recursos, uma vez que não é necessário migrar por completo de ferramenta.
Avaliações de outros usuários
As avaliações de outros usuários são fatores que não podem deixar de serem levados em consideração.
Não é de hoje que recorremos às avaliações na internet para saber se tal produto é bom, se a empresa é confiável e entrega o que promete dentro do prazo, se a qualidade de um serviço prestado vale seu preço.
Enfim, as avaliações de quem já utilizou ou utiliza um sistema de folha de pagamento, por exemplo, são essenciais para quem está comparando ferramentas diferentes.
São através delas que se pode identificar, com sinceridade, os problemas que foram resolvidos com a utilização dos seus recursos, o que os usuários mais gostam nestas ferramentas e os pontos fracos de cada uma.
No portal B2B Stack, maior portal brasileiro de busca e avaliação de softwares, você pode abrir seu coração e deixar sua avaliação para os softwares que você utiliza em seu dia a dia.
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Suporte
O suporte oferecido pelos desenvolvedores de sistemas de folha de pagamento precisam ser dedicados e exclusivos, pois cada negócio possui sua particularidade.
É essencial que os especialistas da solução te acompanhem do início ao fim do processo de implementação do sistema, fazendo indicações sobre recursos que podem ser fundamentais para suas necessidades, excluindo outros que não são tão usuais e orientando sobre suas devidas configurações e análises posteriores.
Usabilidade
Com a correria do dia a dia e o amontoado de demandas, não faz sentido utilizar um sistema que seja difícil de mexer e que não tenha uma interface limpa e organizada.
É preciso ter os dados necessários para as tomadas de decisão na palma da mão e com fácil visualização, por isso, o sistema de folha de pagamento precisa ter facilidade de uso desde sua implementação e em todos os processos que serão realizados a partir dele.
Dica B2B Stack: People by StarSoft Folha de Pagamento
A StarSoft é uma empresa experiente no desenvolvimento de ferramentas de gestão, presente no mercado desde 1988, e para garantir o sucesso do cliente, seus softwares estão em conformidade com a legislação trabalhista e com as boas práticas de RH.
Desde o primeiro contato, a StarSoft oferece todo o suporte para que você veja as demonstrações das funcionalidades dos sistemas e obtenha um diagnóstico sobre quais ferramentas são mais adequadas para suas necessidades.
Um dos maiores benefícios da StarSoft é que o conjunto de módulos dos seus sistemas são montados conforme as necessidades, o que evita que você gaste com ferramentas desnecessárias para seu negócio.
Você ainda conta com um prazo de implementação reduzido, de até 55 dias para estar com tudo funcionando, por estar totalmente orientado durante o processo.
Para quem busca soluções de folha de pagamento, o StarSoft Folha de Pagamento é uma solução de RH que traz mais eficiência aos processos relacionados às folhas de pagamento dos seus colaboradores, e pode ser integrado a outros softwares para fornecer também mais flexibilidade e assertividade nos dados gerados e coletados.
O sistema possui um módulo integrado para gestão completa dos dados enviados e processados pelo eSocial, garantindo que você cumpra prazos e evite multas.
Por ser configurado sob medida, o StarSoft Folha de Pagamento também fica em compliance com suas regras internas, as conciliando com a legislação vigente.
Você consegue gerenciar todos os benefícios concedidos aos seus colaboradores, sejam os coletivos ou os disponibilizados individualmente, e a jornada de trabalho de cada um, fornecendo um ponto eletrônico que pode ser personalizado com diversas cargas horárias diferentes.
O sistema ainda fornece uma visão sobre sua Ficha Financeira, assim como do fechamento do ponto, com todas as informações que serão inseridas na folha de pagamento.
Por fim, você pode oferecer também um Portal do Colaborador aos seus empregados, onde eles terão acesso a todos os seus dados particulares e às comunicações internas do seu negócio.
E caso você queira, ainda pode adquirir mais módulos do software de recursos humanos da StarSoft, que reúne ferramentas para gerenciar cargos e salários, para otimizar os processos de recrutamento e seleção, para gestão de medicina e segurança do trabalho, controle de frequência e para avaliação de desempenho e gestão de competências.
Se você quer saber mais sobre os softwares e módulos da StarSoft, veja nosso guia completo de suas ferramentas para indústrias, times comerciais e outras equipes!
Saiba também como digitalizar seu RH com um sistema de recursos humanos!
Conclusão
A burocracia e as falhas nos processos de folha de pagamento muitas vezes enfrentadas pelos profissionais do departamento pessoal podem trazer inúmeros transtornos financeiros para uma empresa, desde processos trabalhistas, altas taxas de turnover até penalizações do Governo.
São muitos os dados que precisam ser reunidos e calculados para formar a estrutura correta de uma folha de pagamento, por isso os sistemas de folha de pagamento são cruciais para centralizar e integrar informações, fornecendo assim, mais assertividade nas análises e eliminando os erros causados por processos manuais.
Porém, antes de adotar qualquer um destes sistemas disponíveis é preciso estudar vários fatores para encontrar uma solução que forneça ferramentas sob medida para seu negócio, evitando custos excedentes com o que não faz parte das competências da empresa ou com a escolha de um sistema que não gerencie tudo o que você precisa.
O software StarSoft Folha de Pagamento é um sistema que oferece flexibilidade na aquisição de seus módulos, sendo que você só irá pagar pelo que realmente precisar, e entre seus benefícios podemos citar sua implementação totalmente guiada.
O sistema de folha de pagamento da StarSoft faz com que você tenha todos os dados relacionados às remunerações de seus colaboradores centralizados, desde o registro de suas jornadas de trabalho pelo módulo de ponto eletrônico até os benefícios que cada empregado possui, de assistência médica e odontológica aos vales transporte, alimentação e refeição, te mantendo em compliance com o eSocial e outras obrigações fiscais e contábeis.
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