Como reduzir a inadimplência com um ERP

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Um ERP pode te ajudar a reduzir a inadimplência

É relativamente comum que o empreendedor tenha profundo conhecimento técnico em relação ao produto ou serviço que pretende comercializar, mas não entenda tanto assim de gestão. Com isso, a gestão financeira pode ficar um pouco de lado e, quando você vê, sua empresa está com uma inadimplência alta e com problemas de caixa.

O fato é que a gestão financeira faz parte da essência da atividade empresarial. Quando bem-feita, ajuda o negócio a ter o melhor resultado possível e, quando é deficiente, as consequências são desastrosas e podem até mesmo levar o negócio a fechar as portas.

Fazer o controle do índice de inadimplência e tomar medidas para combatê-la são tarefas da gestão financeira da maior importância. Existem táticas que comprovadamente colaboram tanto para prevenir a inadimplência quanto para revertê-la quando os clientes deixam de honrar seus compromissos.

A tecnologia pode ajudar muito nessa missão. Nesse sentido, um ERP (Enterprise Resource Planning) é um grande aliado. Com ele, é possível fazer todo o controle de contas a pagar e receber, de forma que você consegue saber exatamente quais são as entradas que devem ocorrer e de quem. Além disso, muitos contam com módulos de gestão de cobrança que permitem automatizar essa tarefa seguindo as melhores práticas.

Neste artigo, vamos entender com mais detalhes como o ERP pode ajudar a reduzir a inadimplência da empresa e quais são os benefícios que ele traz nesse sentido. Acompanhe!

Entenda os benefícios de usar um ERP para reduzir a inadimplência

O Brasil viveu um período prolongado de crise econômica e ainda luta para sair dela. O resultado disso foi um grande aumento no número de pessoas que não conseguem pagar suas contas. Segundo dados da Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) e do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil), 61,3 milhões de brasileiros tinham contas em atraso em janeiro de 2020, o que equivale a 39% da população adulta do país.

Por isso, é praticamente impossível que um negócio não tenha nenhuma inadimplência, mas é possível mantê-la sob controle e tomar medidas para reduzi-la.

Um software que consiga automatizar a cobrança de acordo com as melhores práticas do mercado é fundamental para fazer isso da forma correta, sem prejudicar o relacionamento com o cliente.

Vale lembrar que a ideia é conseguir receber – e não perder o cliente. Afinal, ele pode ter tido dificuldades para pagar as contas em um determinado momento, mas, se a situação mudar, ele pode perfeitamente voltar a ser seu cliente. E tenha certeza de que ele vai se lembrar como foi tratado nesse momento.

É importante dizer que, mais do que cobrar, o ERP permite acompanhar de perto a situação de cada cliente em relação aos pagamentos. Isso possibilita a criação de perfis, que devem ser tratados de forma específica.

Um cliente que sempre paga em dia e deixou de pagar uma parcela, por exemplo, pode estar passando por uma dificuldade momentânea ou simplesmente ter esquecido daquela conta. Já alguém que sempre perde a data de pagamento ou que é um devedor contumaz pode ter outras questões.

Conhecendo esses perfis, é possível decidir como lidar com cada um deles. Para uns pode ser mais interessante oferecer renegociação ou descontos, enquanto outros vão para protesto. O ERP vai ajudar você a fazer essa classificação e, uma vez categorizados, automatizar essa régua de cobrança.

Faça uma análise de crédito

A gestão da inadimplência começa antes mesmo do momento da venda, com uma análise de crédito do cliente sendo feita. Nem todas as empresas adotam esta medida, principalmente se lidam com outras empresas.

Na análise de crédito, você vai decidir se vai efetuar a venda para aquele cliente. Para isso, consultam-se os bancos de dados dos serviços de proteção ao crédito, como Serasa ou SPC Brasil, e o próprio histórico do cliente com você. Nesse ponto, um ERP que tenha um bom CRM vai dar todas as informações a esse respeito, além de garantir que os dados de contato do cliente estejam atualizados.

Entenda o histórico do cliente

Se o cliente já deixou de pagar suas dívidas outras vezes, a chance de voltar a fazer isso é maior do que quem sempre pagou tudo em dia, certo? Vale lembrar que uma compra parcelada também é uma forma de concessão de crédito, uma vez que o cliente já recebeu a mercadoria ou serviço e vai pagar por ele em datas futuras. 

Isso não significa negar crédito para qualquer empresa que já tenha deixado de pagar uma conta em dia na vida — até porque não ia sobrar quase ninguém —, mas avaliar o risco futuro de não pagamento dado o seu histórico.

Os serviços de proteção ao crédito e os bancos costumam atribuir uma “nota” a empresas e pessoas físicas, também chamada de score. Cada um calcula essa nota de uma forma, mas ela leva em consideração dívidas em atraso, quantas são, há quanto tempo estão em atraso e se não houve novos atrasos depois da quitação de uma dívida.

Assim, o score busca refletir o comportamento de longo prazo do CNPJ ou CPF. Por isso, quando você paga uma dívida, sua nota não sobe muito rápido, mas tem uma melhora gradual.

Automatize o processo de cobrança

Esse é um dos principais benefícios que o ERP pode trazer para a gestão de cobrança. O sistema permite centralizar, em um único canal, o registro dos clientes, o histórico e a gestão das cobranças.

Um bom sistema de gestão de cobranças também possibilita programar réguas automáticas de cobrança, com envios de alertas para clientes com débitos atrasados. É possível categorizar os clientes, criando mensagens diferenciadas para cada grupo e de acordo com a situação. Assim, você pode, por exemplo, programar mensagens quando a conta está atrasada há 3 dias, 15 dias e 30 dias, com textos e propostas diferentes.

Também é possível adotar uma estratégia para evitar que a inadimplência ocorra, criando alertas para lembrar os clientes de fazer o pagamento.

Crie uma régua de cobrança

A régua de cobrança é uma das principais ferramentas para evitar a inadimplência ou tentar reduzi-la. Ela deve levar em consideração o meio de pagamento que o cliente está usando e qual a situação no momento, fazendo uso de diversos canais de comunicação para aumentar sua taxa de sucesso.

O primeiro canal de comunicação que deve ser usado é o e-mail, porque ele é considerado um canal profissional e menos invasivo. Caso o pagamento seja por boleto, por exemplo, você pode criar uma régua como a abaixo:

  1. Enviar um e-mail 7 dias antes do vencimento, com o boleto anexado, lembrando o cliente da data de vencimento do boleto;
  2. Mandar uma segunda mensagem no dia do vencimento, com o boleto anexado, destacando que ele vence naquele dia;
  3. Enviar um e-mail 5 dias após o vencimento, lembrando que a conta ainda não foi paga e orientando o cliente sobre como ele pode quitar o débito;
  4. Enviar um e-mail 10 dias após o vencimento, orientando o cliente a quitar o débito e lembrando que o não pagamento pode acarretar na suspensão do serviço.

É importante que o e-mail seja o mais personalizado possível, com o nome do cliente, valor do pagamento e data de vencimento. Se o seu site tem uma área de cliente, a régua de cobrança também pode aparecer na forma de notificação nesse espaço.

No caso de clientes com histórico ruim de pagamento, você pode considerar também oferecer apenas a opção de pagamento com cartão de crédito ou mesmo pagamento antecipado com depósito em conta.

Outro meio que pode ser usado é o SMS, mas aqui é preciso ter cuidado, porque esse é um canal considerado mais invasivo. Além disso, como os textos são mais curtos, recomenda-se atenção redobrada para que a mensagem não tenha um tom agressivo.

Para cartão de crédito, a régua deve ser um pouco diferente, já que a cobrança vai direto para o cartão. Assim, você vai entrar em contato com o cliente apenas quando houver falha na tentativa de cobrança. A ideia é informar sobre a falha, avisar que não foi possível efetuar o pagamento e solicitar a atualização dos dados ou a troca do cartão ou a troca para outro tipo de meio de pagamento.

Passados alguns dias, caso o problema não se resolva, outra mensagem pode reforçar o aviso e ser mais incisiva, dizendo que aquela é a última tentativa de cobrança e solicitando uma ação por parte do cliente.

Ofereça mais de um meio de pagamento

Essa é uma dica não apenas para controlar a inadimplência, mas também para não perder clientes. Muitas empresas deixam de fazer vendas por não oferecerem um leque completo de opções de pagamento.

Não é todo mundo que tem cartão de crédito e muitas pessoas não gostam de usar o cartão ou de colocar os dados na internet. Por isso, é importante oferecer alternativas com as quais o cliente se sinta mais confortável.

O contrário também é verdade. O cliente pode ter feito uma compra com um valor maior, não conseguiu pagar, e você pode oferecer para parcelar a dívida no cartão, que é um meio que oferece mais garantias de recebimento. Por isso, é importante ter flexibilidade para que o cliente possa escolher uma forma com a qual ele consiga realizar o pagamento.

Tenha uma área do cliente

Se você vende pela internet, ter uma área do cliente é fundamental. Ali você pode oferecer todas as informações sobre pagamento de forma clara e permitir que o cliente tenha acesso à segunda via de faturas e boletos, nota fiscal, acompanhe o status do pedido, entre outros.

Saiba como realizar acordos com clientes inadimplentes

Se a inadimplência já ocorreu, o melhor caminho é sempre tentar um acordo antes de suspender o serviço, enviar os dados do cliente para os serviços de proteção ao crédito ou protestar o título.

Antes de propor algum acordo, analise o histórico do cliente. Além disso, é preciso ter uma política de acordo documentada, em que a empresa determine:

  • Em quantos meses está disposta a parcelar a dívida;
  • Qual o valor mínimo da parcela;
  • Desconto em relação a juros e multa.

Muitas vezes vai ser necessário fazer concessões e você pode oferecer um bom desconto para criar um senso de urgência, desde que isso não cause prejuízo ao negócio. O ideal é, numa primeira negociação, apenas retirar juros e multas. É importante sempre mostrar ao cliente o que ele ganha fechando o acordo.

Caso a negociação seja bem-sucedida, documente e formalize o acordo. Infelizmente, não é raro que o cliente não consiga cumprir o acordo, por falta de condições mesmo ou por outro motivo. Nesses casos, você pode propor um novo acordo ou, se não for possível, negativar o nome, protestar em cartório ou, se a dívida for muito alta, cobrar judicialmente. Nesse caso, como o custo é alto, é preciso avaliar se vale a pena para a empresa.

Agora você já sabe como reduzir a inadimplência e como um ERP pode ajudar nessa missão. Lembre-se de que mantê-la sob controle é essencial para a saúde financeira do seu negócio.