Os melhores sistemas de emissão de nota fiscal

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O processo de emissão de nota fiscal pode ser confuso e cansativo. Existem diversas soluções, gratuitas e pagas, que facilitam e automatizam esse procedimento. Entenda o que é nota fiscal eletrônica e veja abaixo uma lista das melhores ferramentas.

No Brasil, a emissão de nota fiscal é um processo contábil essencial para o funcionamento de uma empresa de qualquer segmento.  É um documento que serve para formalizar a venda de produtos ou comercialização serviços, seja no ambiente físico ou no digital. A solução tem uma função fiscal, destinando-se ao recolhimento de impostos e, se não utilizada, caracteriza-se sonegação.

Para diminuir a papelada do ambiente físico, foi criada a nota fiscal eletrônica ou nota fiscal digital (também, popularmente conhecida como NF-e), em 2006. A validade é feita por meio de uma assinatura eletrônica do emissor, tendo completo respaldo jurídico.

No Brasil, existem diversas maneiras de emitir notas fiscais, umas mais simples e mais baratas e outras mais complexas e que demandam um maior investimento.

Como funciona a nota fiscal eletrônica?

Existem, basicamente, 3 tipos de nota fiscal eletrônica no Brasil:

  • Nota Fiscal de Produto (NF-e): utilizada quando se compra um produto, tanto em loja física ou e-commerce, e também é chamada de nota fiscal de mercadoria;
  • Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): utilizada quando há a realização de um serviço de qualquer natureza, seja online ou físico, como academias, consultas médicas ou contrato com algum prestador de serviço;
  • Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e): é a evolução natural do antigo cupom fiscal, registrando as transações de uma empresa com consumidor final.

Quando um produto é vendido ou um serviço é executado, a empresa gera um arquivo eletrônico contendo todas as informações da transação.

No caso de venda de um produto física (mercadoria), esse arquivo é assinado por meio de um certificado digital e enviado de maneira online para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado em que a empresa está.

O Sefaz faz uma validação, emite a Autorização de Uso, disponibiliza os dados para todos com chave de acesso da nota e para a Sefaz do estado destinatário. Assim, é gerado o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que tem um código de barras que facilita a verificação nos postos fiscais e acompanha o produto no transporte ou é enviado quando o serviço é concluído pela internet.

No caso da prestação de um serviço, a nota fiscal é emitida pela prefeitura da cidade do prestador, sendo possível ser realizada diretamente pelo site do órgão público ou por algum dos sistemas de emissão, como os citados abaixo.

O que é um certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica?

Para emitir a nota fiscal eletrônica, a empresa precisa obter o certificado digital. Ele é o equivalente a assinatura normal para documentos físicos só que para o mundo digital. Com o certificado, você pode validar qualquer tipo de documento digital, como as notas fiscais. São dois tipos: o A1, que fica armazenado na nuvem; e o A3, que fica em uma mídia física (pen drive, por exemplo).

Para obtê-lo, é necessário entrar em contato com uma Autoridade Certificadora (AC), com habilitação da infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Para validar as informações fornecidas, é necessário comparecer pessoalmente em uma Autoridade de Registro.

Quais são os melhores emissores de notas fiscais gratuitos?

Esses sistemas gratuitos não são tão robustos e com tantas funções, sendo largamente usados por MEIs e negócios menores.

Para escolher o sistema, é importante avaliar sempre qual vai ser a necessidade da sua empresa.

Emissor de notas fiscais da Prefeitura

Esse é voltado exclusivamente para quem é MEI. As Prefeituras disponibilizam um sistema emissor de notas fiscais pedindo documentos específicos. É feita uma cobrança de alvará anual para a utilização do sistema.

Sistemas de emissão de notas fiscais do Sebrae

De um dos órgãos mais importantes para o empreendedor brasileiro, esse sistema é perfeito para quem faz poucas emissões. É um trabalho menos prático, já que os dados tem que ser preenchidos manualmente.

MarketUP

Completamente gratuito para a versão mais básica do ERP, o MarketUP tem um pouco mais sofisticação e recursos que o do Sebrae. A ferramenta traz funcionalidades como controle de estoque e gerenciamento financeiro, atendendo algumas outras demandas do usuário. 

Contabilizei

Para os clientes da Contabilizei, a empresa oferece um emissor gratuito. Para isso, é necessário, além de já ser usuário, apenas oferecer serviço e ter o certificado A1. É disponível apenas para as cidades de Curitiba, São Paulo, Rio de Janeiro e Recife.

Nota Fácil da VHSYS

Feito pela VHSYS, o Nota Fácil vai atender quem precisa emitir qualquer tipo de nota fiscal rápidamente. De forma automatizada, a ferramenta que atua em mais de 1200 cidades do Brasil oferece ao usuário a opção de backup e armazenamento de notas por 5 anos.

NFE+

Para quem precisa de, no máximo, 15 notas emitidas mensalmente, o NFE+ pode ser a solução. A ferramenta traz também a opção de cadastros de produto e contatos, além das praticidades focadas em NF como envio por e-mail e registro de eventos por notas.

Quais são os melhores emissores de notas fiscais para quem tem alto volume?

Existem outros sistemas que fazem a gestão da nota fiscal de maneiras mais robusta e bem trabalhada, podendo ser utilizado para negócios com maior demanda de emissão. 

NFe.io

Dashboard do NFe.io
Na dashboard do NFE.io é possível consultar um gráfico com a quantidade de notas emitidas por mês

O NFe.io tem integração com diversas soluções de pagamento, realizando retentativas inteligentes sempre que ocorre um erro na emissão da nota fiscal. Através do dashboard, é possível ainda acompanhar a evolução das vendas, além de também conseguir extrair informações importantes de Receita Federal, Correios, Simples Nacional, IBGE.

eNotas

imagem enotas
O eNotas possui integração com diversos serviços como Pagseguro e Hotmart

O sistema do eNotas oferece a possibilidade da emissão de todos os tipos de notas no ato da cobrança, após o pagamento ou dias após o pagamento. Uma das funções interessantes do sistema é o cancelamento das notas em caso de reembolso ou chargeback, facilitando, assim, a vida do empreendedor. Em caso de produção conjunta ou afiliados, ele automaticamente faz o split entre as partes, permitindo o pagamento de imposto percentual. 

Quais são os melhores ERPs que já contam com emissão de nota fiscal?

Existem alguns ERPs com uma maior gama de funcionalidades, e que possuem ou emissor nativo ou estão integrados a um sistema de nota fiscal. Para quem não sabe, o ERP é o coração da gestão da empresa, monitorando os mais diversos processos, focando principalmente na gestão financeira.

Se o seu negócio atinge uma certa complexidade, talvez um ERP para gerenciá-lo seja uma boa, já que resolve o problema inicial da emissão da nota e outros subsequentes.

Alguns exemplos de ERPs que já possuem sistema emissor de nota fiscal ou integração:

E você? Tem alguma outra dúvida quanto a emissão da nota fiscal eletrônica? Deixe nos nossos comentários, que faremos questão de respondê-la.