Convenia: RH e departamento pessoal automatizados

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Convenia: um guia completo

O Convenia é uma solução voltada para o departamento pessoal de pequenas a médias empresas que oferece funcionalidades para gestão de pessoas. Algumas das funcionalidades são folha de pagamento, contratação e gestão de benefícios. Com a ferramenta, equipes podem otimizar os seus processos assim ganhando em produtividade. 

O Convenia é uma HRTech que desenvolve soluções para que os profissionais de departamento pessoal automatizem suas rotinas operacionais dentro do RH (recursos humanos) para focar em questões estratégicas e os colaboradores tenham uma experiência sem atritos durante toda sua jornada na empresa.

Atualmente estas soluções abrangem admissão online, gestão de férias e gestão dos colaboradores em um sistema em nuvem. O Convenia também atua na terceirização da folha de pagamento e gestão de benefícios. É assim que o produto alinha tecnologia e serviços para entregar uma experiência eficiente para o colaborador e automatizada para o RH.

Tela do software de RH do Convenia
Convenia ajuda na automatização do RH e das rotinas de departamento pessoal

Neste artigo, falaremos sobre cada solução.

Por que escolher o software de RH Convenia? 

Gestão do DP (departamento pessoal) e RH em nuvem que automatiza funções operacionais, promove ganhos de eficiência, diminuição de riscos trabalhistas e uma melhor experiência ao funcionário.

O que os profissionais de DP podem fazer com o Convenia? 

Confira abaixo como eliminar qualquer planilha ou controle manual e passe a gerenciar seus funcionários através de uma plataforma que integra as rotinas e obrigações trabalhistas em um único software de RH.

Gestão de dados dos colaboradores

É onde ficam armazenadas as informações cadastrais dos colaboradores, desde histórico de promoções, documentos pessoais, controle de EPIs, contratos assinados, informações dos dependentes, tudo em um único lugar, em nuvem, com liberdade para acessar e alterar dados a qualquer momento e mantendo a base qualificada para o E-social.

Admissão online

Processo totalmente online, em poucos passos e de forma colaborativa – ou seja, o colaborador faz o cadastro dos seus dados e entrega os documentos digitalizados conforme o modelo de admissão da empresa.

Gestão de férias

As solicitações, controle de férias da equipe, férias coletivas, histórico e notificações de vencimento ficam disponíveis em um painel único. A plataforma controla os registros de férias a partir da data de admissão e você evita gastos com multas e as temidas férias em dobro.

Distribuição de holerites online

Pelo Convenia os holerites são distribuídos em segundos, sem erros e com garantia de muita eficiência. Você envia utilizando nosso sistema automático, o colaborador recebe no e-mail e também fica armazenado na área do colaborador.

Gestão de benefícios e beneficiários

Pela plataforma você pode fazer toda a movimentação de benefícios e beneficiários, fazer recargas (caso utilize o benefício Alelo), além de extrair alguns relatórios de  custo para saber quanto o benefício vai custar em determinado mês. Gestão e contratação de benefícios de forma simplificada para você e total transparência para o colaborador.

Espelho do ponto 

Essa funcionalidade permite aos profissionais do DP disponibilizar o espelho de ponto para o colaborador, conferir os horários de entrada e saída, além de auxiliar no cálculo das horas extras e validar alguma divergência. Ou seja, é uma ferramenta de segurança para o empregado e para o empregador.

Automatização do desligamento 

Desligue facilmente um colaborador com essa funcionalidade. Solicite o desligamento, envie automaticamente todas as informações para o contador cadastrado e faça o checklist da rescisão para não deixar passar nenhum prazo ou documentação. Mesmo após o desligamento, todo o histórico do colaborador fica mantido no sistema.

Mural de comunicação 

Lembretes, avisos, aniversariantes do mês, políticas e novas normas trabalhistas. O que você precisar comunicar para todos os colaboradores, pode ser feito diretamente pelo nosso software de RH.

Chat para falar com colaborador 

Evite que solicitações sejam perdidas na caixa de e-mail: utilize o chat exclusivo, converse diretamente com o seu colaborador, adicione o gestor dele e até outras pessoas na conversa. E depois de finalizada a conversa, o histórico e o status dos chamados ficam disponíveis para você controlar o que já foi resolvido e o que ainda está em aberto.

Relatórios de performance 

Todas as trocas de informações citadas até aqui acabam gerando um alto volume de dados que precisam ser organizados e analisados para que o DP tenha uma área estratégica e consiga fazer um bom People Analytics. Para isso, na funcionalidade de relatórios, você pode extrair relatórios pré moldados ou relatórios personalizados, combinando diversos dados.

O que seus colaboradores podem fazer com o Convenia? 

Depois de você conhecer em detalhes o que o Convenia pode fazer para automatizar as suas rotinas de DP e RH, entenda como as funcionalidades da plataforma podem facilitar e melhorar o Employee experience – a experiência do colaborador – desde a admissão até o desligamento.

Tela do Convenia
Na plataforma do Convenia, é possível solicitar e acompanhar pedidos de férias

Principais funcionalidades do Convenia:

  • Em um dos primeiros contatos com a empresa – na admissão – o funcionário preenche seus dados e faz o upload dos seus documentos, assina o contrato, tudo online e sem complicações; 
  • É possível consultar o saldo de férias e fazer a solicitação pela plataforma, sem a necessidade de entrar em contato com o RH; 
  • Todo mês o colaborador recebe um alerta por e-mail, pode acessar seu perfil na plataforma e acessar todos os seus holerites online
  • Autonomia para o colaborador atualizar suas informações cadastrais e armazenar seus documentos;
  • No canal “Fale com o RH” – um chat exclusivo com o RH – é possível tirar dúvidas, dar sugestões e até fazer solicitações; 
  • O colaborador tem acesso a todos os dados de seus benefícios direto no software; 
  • As batidas de ponto ficam disponíveis para consulta na plataforma; 
  • O mural de comunicação centraliza a comunicação interna da empresa e o colaborador fica sempre bem informado. 

Por que escolher o Convenia para a terceirização da folha de pagamento? 

Você já ouviu falar em BPO da folha de pagamento? A sigla BPO refere-se ao termo em inglês “Business Process Outsourcing” e significa “Terceirização de Processos de Negócios”.

Em resumo, podemos dizer que o BPO da fopag é a terceirização dos processos das folhas de pagamento de uma empresa e todas as rotinas e obrigações envolvidas (E-social, encargos, integração contábil, etc).

Tela do Convenia com folha de pagamento
O Convenia também atua na terceirização da folha de pagamento

Na Convenia todas estas atividades são realizadas por uma equipe de especialistas referenciados no mercado e 100% dedicados. Para que sua folha seja processada sem erros, o software de departamento pessoal do Convenia é implantado sem custo adicional para a empresa. Além de ter todas as funcionalidades da folha de pagamento, você passa a automatizar 100% do seu departamento pessoal com processos mais ágeis e seguros. 

Quais são os benefícios em fazer a terceirização da folha de pagamento com a Convenia?

Entre tantos benefícios em contratar nosso serviço de terceirização da folha de pagamento, é possível destacar: 

  • Terceirização de processos burocráticos: Conte com profissionais especializados em consultoria trabalhista e previdenciária; 
  • Atendimento personalizado: Tenha um atendimento ágil e exclusivo, sempre que precisar; 
  • Plataforma em nuvem: Acesso 24h e backup em tempo real dos registros feitos na plataforma, com o sistema já integrado à plataforma de gestão Convenia; 
  • Acompanhamento de status: Verifique se sua folha encontra-se finalizada, em revisão, se foi recusada por alguma inconsistência, se está em validação ou se foi enviada sem necessitar de nenhum ajuste; 
  • Integração contábil: Integramos com o sistema contábil de seu contador ou com seu ERP. Além de gerarmos os arquivos personalizados para o depósito em conta bancária de seus funcionários; 
  • Adequação ao eSocial: Ajudamos a sua empresa a se adequar ao programa – ainda em vigor – e disponibilizamos de forma transparente os comprovantes de envio dos eventos obrigatórios. 
  • Envio de guias: Geramos e enviamos as guias de pagamento dentro do prazo para todos os bancos. 

Por que contratar benefícios corporativos com o Convenia?

A contratação de benefícios equivale ao segundo maior custo depois da folha de pagamento, além disso a área de gestão de benefícios – ou o profissional de RH que 

é responsável por isso dentro da empresa – acaba acumulando um volume grande de tarefas, tornando a área mais problemática do que rentável.

Tela do Convenia com gestão de benefícios
Convenia faz gestão de benefícios

Para driblar a burocracia e a demanda operacional, o Convenia oferece a terceirização de gestão e de contratação de benefícios, auxiliando desde a escolha dos fornecedores até a sua gestão operacional no dia a dia. 

A seguir veremos como funciona uma gestão de benefícios eficiente.

Quais são as vantagens em contratar benefícios corporativos com o Convenia?

Conheça algumas vantagens em automatizar a sua gestão de benefícios por meio de integrações com os principais operadores e seguradoras do mercado: 

  • Contratação de benefícios com condições diferenciadas: a empresa oferece uma consultoria especializada pronta para te ajudar com todo o processo de contratação dos benefícios corporativos que você escolher; 
  • Implantação de benefícios: a empresa auxilia no processo de transição ou aquisição de novos benefícios, seja com a troca de fornecedor, inclusão de um novo, alinhamento com as operadoras atuais ou ajuste de fluxo interno; 
  • Gestão automatizada: Todas as movimentações são automatizadas e unificadas pelo software Convenia, desde os fornecedores até a folha de pagamento; 
  • Canal de comunicação direta: Tanto o seu colaborador quanto a sua empresa contarão com um canal online e permanente para tirarem dúvidas com a equipe do Convenia; 
  • Faturamento: Para os benefícios como vale-refeição, saúde, odontológico, seguro de vida, alimentação e transporte, o Convenia também faz o faturamento, porque já tem o espelho da folha de pagamento e as faturas anteriores disponíveis na plataforma; 
  • Reavaliação de contratos: Ao término do contrato, sempre acontece a reavaliação: se é vantajoso continuar com os fornecedores atuais, se é possível negociar reajuste ou se existe algum fornecedor com condições melhores; 
  • Implantação Beneflex (benefícios flexíveis): É feito o mapeamento de todos os benefícios da empresa e suas regras alinhadas ao sindicato de sua categoria, após isso desenhamos as regras do Beneflex baseadas no mapeamento e na política de benefícios da sua empresa. 

O Convenia tem integração com outras ferramentas? 

Pensando em uma melhor experiência tanto dos profissionais de DP e RH quanto dos colaboradores, todas as soluções podem ser integradas com outros sistemas, entre eles PontoMais, Zapier, Clicksign, Asana, Trello, Slack e Alelo. Além de a empresa dizponibilizar uma API pública que permite integração com outros diversos sistemas. 

Qual é o preço do Convenia? 

O preço varia de acordo com a solução contratada. O software de RH Convenia pode custar a partir de R$ 300,00 mensais, dependendo da faixa de funcionários que a empresa possui.

É importante ressaltar que esta é apenas uma estimativa de valor e, para informações mais precisas, é necessário entrar em contato diretamente com a Convenia para que os consultores entendam o cenário, escopo e as necessidades da empresa. 

O Convenia é bom?

Entre as avaliações publicadas na página do Convenia no B2B Stack, os usuários apontam praticidade, facilidade de uso, centralização das informações e suporte ao usuário como pontos positivos. Além de várias avaliações positivas serem direcionadas às funcionalidades como relatórios, holerites online e gestão de férias.