O que levar em conta na hora de escolher um ERP para o seu negócio?

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Como escolher o melhor ERP para o seu negócio

Se você tem uma empresa, já deve ter ouvido falar que precisa de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para dar um salto de qualidade na gestão do seu negócio. Se procurar pela internet, vai ver que existem muitas ofertas desse tipo de software, com os mais diferentes níveis de preço e funcionalidades. Nesse cenário, fica a pergunta: como escolher um ERP para o seu negócio?

Acredite, a resposta está longe de ser óbvia. Assim como em outras áreas da vida, não existe “o melhor ERP”, mas aquele que atende melhor às suas necessidades. Quando estamos doentes, não chegamos no médico e dizemos: “Receite o melhor remédio que você tem”. Em vez disso, o médico vai examinar, avaliar a sua condição e, a partir disso, prescrever o tratamento mais adequado.

Com o sistema de gestão é a mesma coisa. Cada empresa tem as suas especificidades e está em um patamar diferente de evolução tecnológica. O ERP precisa dar conta dessas particularidades. Assim, o ERP ideal para uma grande indústria não vai ser o mesmo do de uma pequena imobiliária.

No outro lado do balcão, é preciso pensar também em quem serão os usuários desse sistema e entender o nível de complexidade que ele apresenta. Não adianta ter o software mais completo e robusto do mundo e não ter quem saiba operá-lo e extrair todos os benefícios que ele pode oferecer.

Elaboramos este artigo com isso em mente. Vamos entender melhor quais são os benefícios de ERPs para uma empresa, quais os tipos de ERP existem no mercado e o que levar em consideração na hora de escolher um sistema de gestão empresarial. Acompanhe!

Que benefícios que o ERP oferece?

O ERP é capaz de realizar, de forma automatizada, muitas das tarefas operacionais de uma empresa. Portanto, já podemos citar que este é o primeiro benefício que ele oferece e desta característica derivam outras vantagens.

Ao automatizar as tarefas, o ERP libera sua equipe de trabalhos operacionais e os colaboradores podem ter uma atuação mais estratégica e analítica, trabalhando para promover melhorias que realmente tenham impacto no resultado do negócio. Portanto, temos um ganho de produtividade.

Além disso, a automatização tem uma outra consequência, que é a redução de erros provenientes de falhas humanas. Isso, por sua vez, diminui os desperdícios e o retrabalho, o que leva a uma economia de recursos.

O ERP é capaz de integrar diversas áreas da empresa, permitindo uma gestão mais eficiente. Além disso, todas as informações ficam na nuvem, reduzindo o trânsito de documentação em papel. Assim, traz mais segurança e redução de custos com impressões e espaço para armazenamento da documentação.

Mas como escolher um ERP?

Como dissemos no começo deste artigo, a escolha do ERP começa por uma espécie de processo de autoconhecimento da empresa. Isso quer dizer que a organização precisa primeiro entender quais são as suas necessidades, em que estágio está, quais são os ganhos que deseja ter e qual o orçamento disponível para isso.

Feito isso, é hora de olhar para o mercado e selecionar aquelas opções que atendem esses requisitos. Com essa lista de finalistas em mãos, o trabalho passa a ser o de uma investigação mais fina para escolher o melhor fornecedor.

Assim, vamos ver com mais detalhes como esse processo deve ser feito.

Defina e liste as prioridades da sua empresa

Não são todos os processos da sua empresa que precisam ser automatizados ou, pelo menos, não todos de uma vez. Se você está precisando, por exemplo, melhorar a gestão financeira, é possível que esse seja um bom ponto para começar, afinal é uma área muito sensível, na qual qualquer erro ou deficiência pode levar a problemas de caixa e, no limite, até à falência da empresa.

O trabalho começa dentro de casa, entendendo quais são as prioridades do negócio, quais são os problemas que você quer resolver e quais são os ganhos que pretende alcançar.

Faça um mapeamento dos processos de gestão

Este tópico é uma consequência natural do anterior. Mapear os processos da sua empresa vai ajudar você a identificar onde existe mais espaço para ganhos de eficiência e quais podem ser mais facilmente automatizados. Esses são justamente os candidatos mais fortes a serem os primeiros módulos do seu ERP.

Estabeleça o orçamento disponível

Se não devemos nunca escolher qualquer coisa tendo como único critério o preço, isso é ainda mais verdade para algo tão sensível quanto o sistema que vai gerenciar a sua empresa.

Dito isso, é claro que é importante saber quanto você pode investir nesse tipo de sistema e quanto faz sentido investir, dado o retorno esperado.

Vale lembrar que existem soluções com os mais diferentes níveis de preço, das gratuitas às mais sofisticadas e completas.

Avalie a complexidade e o tempo de implantação do novo ERP

Esse é um outro ponto importante a ser levado em consideração na hora de escolher um ERP para a sua empresa. A maioria dos ERPs usa cloud computing, ou seja, computação na nuvem, o que facilita bastante a implantação, dispensando a instalação de programas nos computadores da empresa.

Ainda assim, existe um tempo de programação para integrar a solução com os seus sistemas e de implantação do software. Esse prazo varia de acordo com o que você vai colocar no ERP e com as condições atuais da empresa. Pode começar com algo em torno de dois meses e se estender até seis meses ou um ano, dependendo da complexidade e tamanho do negócio.

É fundamental ter fazer este diagnóstico para compreender o nível de complexidade da implantação e quando você pode esperar contar com o sistema de gestão rodando.

Veja as avaliações das empresas no B2B Stack

Existem ERPs voltados para empresas de diferentes portes (como para micro e pequenas empresas ou para médias e grandes empresas) e também para setores diversos da economia, como ERP para varejo, para serviços de assinatura, para indústria e assim por diante. Diante desse leque amplo de ofertas, como saber exatamente o que cada um oferece, no que eles diferem e como os usuários os avaliam?

Para ter essas respostas você pode consultar as avaliações dos diversos ERPs no site da B2B Stack, na categoria de ERP e gestão financeira. Somos especializados em avaliações de softwares B2B, incluindo ERPs. No nosso site você pode encontrar a descrição das funcionalidades dos principais modelos disponíveis nos mercados e a avaliação de outros usuários, incluindo a nota que dão para o sistema. É uma ótima maneira de saber se o fornecedor realmente entrega o que foi prometido ao cliente.

Converse com clientes das soluções finalistas

Existe um ditado que diz que reputação é algo difícil de construir e fácil de perder. Todo mundo que tem um negócio sabe que os clientes podem ser tanto promotores da sua marca como detratores.

É só pensar em como nos comportamos como clientes, certo? Recomendamos empresas com as quais tivemos uma boa experiência e avisamos os colegas quando não recebemos aquilo que consideramos justo.

Por isso, depois de fazer uma boa seleção, se tiver a oportunidade converse com alguns clientes de cada uma delas e entenda se eles tiveram o suporte adequado quando precisaram, se a solução os atende ou se houve algum problema mais grave.

Quais são as funcionalidades mais comuns de um ERP?

Como dissemos, existe uma gama muito variada de ERPs, mas algumas funcionalidades costumam ser comuns à maioria deles. Entre elas podemos citar:

  • Emissão automática de boletos;
  • Geração de notas fiscais eletrônicas;
  • Controle de estoque;
  • Controle de contas a pagar e receber;
  • Controle de fluxo de caixa;
  • Gestão tributária;
  • Emissão de relatórios gerenciais;
  • Gestão de pedidos;
  • Integração com a loja virtual;
  • Gestão do relacionamento com o cliente (CRM).

Muitos ERPs são modulares e você pode contratar apenas os módulos que interessam para o seu negócio. Além das funcionalidades citadas acima, existem softwares que oferecem muitas outras facilidades, como integração com meios de pagamentos, módulo jurídico e integração com a contabilidade, entre outros.

Como é feita a implantação do ERP?

O primeiro passo para a implantação de um ERP começa com o planejamento do que vai ser implementado. É preciso definir escopo e quais são as metas que se quer atingir, com métricas que depois possam ser acompanhadas.

A maior parte dos ERPs atualmente usa tecnologia em nuvem e funciona como SaaS (software as a service), no qual o cliente paga um valor mensal pelo serviço, como uma assinatura. Isso traz diversos benefícios, como dispensar a aquisição de infraestrutura e o fato de poder contar sempre com o que existe de mais moderno no mercado, sem necessidade de atualizações constantes. Além disso, tem escalabilidade e pode crescer junto com o negócio sem grandes limitações.

Depois disso ocorre a implantação propriamente dita, que nada mais é do que a inserção dos dados da empresa no software e a customização do sistema. Essa é uma etapa crítica, já que erros podem significar atrasos e problemas. Por isso, é importante destacar quais são os profissionais da sua empresa que ficarão responsáveis por acompanhar esse processo e atuar em conjunto com o fornecedor.

Por fim, é muito importante capacitar todos os profissionais que vão usar o sistema, para que ele produza os resultados esperados.

Agora você já sabe como escolher um ERP que vai realmente fazer a diferença na gestão da sua empresa e permitir que você tenha os ganhos de eficiência e produtividade de que precisa para se manter competitivo no mercado. Não deixe de visitar a nossa seção de ERP e gestão financeira e conhecer os melhores sistemas de ERP disponíveis no mercado, categorizados e avaliados por usuários.