ERP: Seus conceitos e funcionalidades

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A parte de planejamento de recursos de uma empresa, pode ser o que vai definir o sucesso ou não do negócio. O sistema de ERP adequado, vai gerir de forma simples e integrada toda a parte administrativa e contábil da sua empresa.

Ter conhecimento do que se trata um ERP e de como aplicá-lo da melhor forma, fará toda a diferença! 

Ainda não utiliza uma ferramenta de ERP ou não sabe onde encontrar a melhor solução? Então confira abaixo todas as suas funcionalidades e algumas das principais ferramentas da categoria.

O que é?

A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa – que, ao pé da letra trata-se de uma ferramenta responsável por cuidar de todas as atividades diárias de uma empresa, do operacional ao contábil.

O conceito do ERP é a gestão integrada – que cuida desde o faturamento, até o balanço contábil, de compras a fluxo de caixa, de apuração de impostos a administração de pessoal, de inventário de estoque a contas a receber, do ponto dos funcionários ao controle do maquinário de uma fábrica.

Por já ser bastante utilizado por empresas de grande porte há algum tempo, havia certa resistência de pequenas e médias empresas a utilizarem o ERP, pensando que poderiam ser softwares de alto custo e de difícil implementação.

Entretanto, a grande diversidade de softwares de ERP no mercado hoje, permite que micro-empresários utilizem desta ferramenta sem problema algum. 

Podendo utilizá-la apenas para gerir fluxo de caixa e/ou emitir notas fiscais, até processos mais complexos de gerenciamento de custos, folhas de funcionários e operações contábeis.

A facilidade de integração de diversos softwares de ERP com outras ferramentas, permite a otimização de suas funções e consequentemente reduz possíveis custos com outras soluções.

Com o ERP é possível “interligar” diversas áreas da empresa, permitindo ter uma visão mais ampla de todos os processos que ali ocorrem, bem como um planejamento maior de todos os processos financeiros e operacionais.

A ferramenta também contribui para a gestão de pessoas e permite finalizar com rapidez diversos processos relacionados a esta área. 

Uma vez que as equipes utilizam da mesma ferramenta para monitorarem suas tarefas diárias, a integração dos dados e a possibilidade de acompanhar diversos processos ao mesmo tempo, proporciona uma maior produtividade.

A comunicação das equipes passa a ser mais efetiva e possíveis problemas são resolvidos com maior assertividade.

Como funciona

E você pode pensar “um software tão completo que abrange tantas áreas e coleta tantas informações deve ser muito complexo de lidar..” Errado! 

Primeiro por que existem diversos tipos de ERP, direcionados para algumas funcionalidades específicas. Segundo, que um ERP completo, como mencionamos acima possui sua interface separada em módulos.

Justamente para que em nenhum momento haja qualquer tipo de divergência ou sobreposição de informações, existem diversos módulos que facilitam a navegação e coleta de dados. São eles: 

  • Financeiro;
  • Estoque;
  • Compras;
  • Faturamento;
  • Fiscal;
  • Recursos Humanos;
  • Gestão de Projetos;
  • Produção.

Para pequenas empresas é possível contratar um ERP para apenas um tipo de serviço, como para a área fiscal, por exemplo. Que trata-se de um plano mais básico, podendo ser complementado posteriormente com mais módulos, conforme a necessidade.

Desta forma o investimento inicial é mais baixo e você pode utilizar do software somente o que realmente necessitar para sua empresa, sem perder a qualidade dos serviços.

As médias empresas que já lidam com sistemas ERP desde o início, tornam-se cada vez mais inteligentes, atuando de maneira cada vez mais estratégica com automações, inteligência artificial e análises preditivas.

Para grandes corporações, é necessária a forma mais completa de ERP. Além dos que já mencionei acima são necessários outros mecanismos de inteligência artificial e machine learning buscando sempre as melhores oportunidades de negócio e implementação de melhorias. 

Com a automação e o controle destes diversos processos complexos, é possível fazer com que sua equipe permaneça focada no core business. Independente do porte da empresa e do tipo de ERP escolhido, manter a “máquina funcionando” de forma correta diariamente é fundamental.

Vantagens

Dentre as tantas vantagens já mencionadas aqui como redução de custos, aumento da produtividade e automação de processos, algo que faz com que um sistema ERP seja praticamente indispensável em qualquer empresa, é a diminuição de erros.  

Ao escolher trabalhar com diversos softwares diferentes, a margem para erro consequentemente aumenta, uma vez que dados e informações podem se perder facilmente quando não gerenciados corretamente.

A utilização de planilhas de Excel ou envio de dados importantes por email aumentam as chances de erros.

E por se tratar de um software que pode ser usado por diversas equipes, sua implementação e suas integrações diminuem as falhas e a necessidade do registro de informações semelhantes. 

Um software de ERP bem alimentado pelas equipes de uma empresa, é um excelente aliado às tomadas de decisões. Tornando-as mais assertivas e baseadas em dados através das KPIs (Key Performance Indicators).

E então? Se interessou?

A escolha de ERP é uma decisão importante, já que ela influencia toda a operação de um negócio. A escolha da ferramenta certa, como expliquei, pode significar o melhor aproveitamento das suas funcionalidades e, consequentemente, a experiência de resultados positivos e reais.

Confira algumas das principais funcionalidades que você deve avaliar antes de adquirir o seu:

1. Integração com o time de TI: Algumas ferramentas requerem mais ações para a sua integração, outras menos. E isso, naturalmente, impacta diretamente no dia a dia do seu time de TI.

Durante a escolha de ERP é necessário checar quais são as integrações que serão necessárias, bem como, quais os tipos de restrições. A necessidade de monitoramento, treinamentos e até a contratação de mais colaboradores para o time deve ser levada em consideração.

2. Porte da empresa e capacidade da ferramenta: Quanto mais complexa a estrutura interna de uma empresa, maiores são os entraves na comunicação e integração entre as áreas. Na escolha de ERP, um dos principais cuidados diz respeito ao escopo. 

É preciso avaliar se a ferramenta atende as necessidades dos diferentes setores e, ao mesmo tempo, facilita o engajamento entre eles. Também é preciso checar se a ferramenta tem capacidade para fornecer o acesso a todos os usuários. E, claro, quais os tipos de acesso que são oferecidos, visando a segurança de dados.

3. Facilidade na migração de dados: Muitas empresas já contam com softwares e sistemas internos. Por isso, na escolha de ERP, sempre é interessante analisar qual é a forma de migração de dados e se não será necessário interromper a operação para que ela ocorra.

A migração de dados também deve ser analisada considerando as atualizações. No caso do ERP se modernizar, é necessário promover a migração de dados? Isso é de fácil execução no sistema? Vale a pena considerar.

4. Usabilidade: Usabilidade nada mais é do que a capacidade que uma ferramenta tem de ser compreendida pelo seu usuário. Na prática, isso pode ser traduzido de várias formas. Quando um ERP é fácil de operar, possibilita a memorização de comandos sem que seja necessário pedir auxílio e conta com uma interface agradável, por exemplo, ele pode ser considerado com uma boa usabilidade.

Outra característica de ferramentas com boa usabilidade é a segurança. Assim, se o ERP previne falhas no sistema e garante a segurança no seu uso, ele também pode ser considerado com uma boa usabilidade.

Na escolha de ERP vale a pena analisar essas características na ferramenta. Além de claro, testá-la se for possível.

5. Investimento: A escolha de ERP é um investimento. Porém, obviamente, é necessário avaliar o orçamento e quanto a empresa está disposta a gastar.

O preço em si, não diz muito sobre a aquisição. Além do valor, também é importante checar o retorno de investimento (ROI) para ver se ferramenta de fato vale a pena.

Muitas vezes, um ERP pode parecer muito caro para o budget da sua empresa. No entanto, se o retorno do investimento é rápido, vale a pena considerar a aquisição, mesmo mediante o empréstimo de recursos.

A escolha de ERP adequado ao seu negócio evita desgastes e permite que os resultados sejam experimentados mais rapidamente. Antes de escolher o seu, também vale a pena conferir a opinião de quem já usou e aprovou ou não a ferramenta.

Onde escolher o melhor?

Agora que já sabe todas as funcionalidades, benefícios da implementação e os tipos de sistemas ERP conheça os melhores softwares do mercado e saiba o que os usuários falam sobre sua experiência com cada um:

Rupee: O software mais bem avaliado da categoria, trata-se de uma plataforma em nuvem que controla os prazos das declarações, tributos, balancetes, folha de pagamento e etc através de um algorítimo que baseado em poucas informações da empresa com fácil visualização e acesso utilizando metodologias ágeis. Ou seja, é uma solução para eliminar os riscos de encargos com multas dos órgãos fiscalizadores, algo que nos persegue diariamente.E o mais incrível e disruptivo, foi desenvolvido para que você tenha total visibilidade de uma ou mais empresas em um mesmo local, do ponto de vista contábil, tributário e de folha, sem correr riscos. 

Keruak: Software de Gestão Financeira para pequenas e médias empresas. Emissão de notas fiscais de produto e serviços e boletos Ilimitados. Gestão de contratos e controle do seu financeiro de forma rápida e simples!

Superlógica: É o ERP recorrente líder do mercado brasileiro. Um sistema de gestão financeiro completo para empresas e instituições que cobram assinaturas e mensalidades, como aluguéis, condomínios, softwares, clubes, revistas, academias, escolas e faculdades.

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Para complementar a leitura:  As Principais Ferramentas para Gestão Financeira Empresarial.

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