Como o Gmail pode melhorar seu fluxo de trabalho?

O Gmail é a ferramenta de gestão favorita no mundo. O seu sucesso ocorre devido às diversas funções gratuitas que ele disponibiliza ao usuário, as quais oferecem soluções que ajudam a melhorar o fluxo de trabalho.

Dentre as funções, estão: agendamento, adiamento e autodestruição de mensagens; acesso ao e-mail em qualquer dispositivo, de qualquer lugar; utilização da ferramenta no modo offline; acesso ao Google Agenda e o Google Meet.

Gostou dos benefícios citados acima e gostaria de criar o seu e-mail no Gmail para aumentar a produtividade do seu trabalho? Então veja a seguir o passo a passo que elaboramos para você.

Passo a passo para criar um e-mail no Gmail

Criar uma conta no Gmail é muito simples. Portanto, tudo o que você precisa é de apenas internet, celular ou computador. Além do que, não será preciso usar documentos como RG, CPF, etc.

Qual a diferença do Gmail pessoal e institucional?

Antes de criar um e-mail no Gmail, o usuário deve escolher entre as duas opções oferecidas pelo Google: a conta de uso pessoal, ou a conta de uso institucional. Como o próprio nome diz, o e-mail institucional é voltado para empresas.

O maior diferencial do Gmail institucional para o pessoal, está na segurança redobrada que o Google oferece contra vírus e outras ameaças. Afinal, todo empresário quer proteger os dados do seu negócio. Entretanto, para usufruir do e-mail corporativo, é preciso pagar.

Além disso, há vários outros benefícios do e-mail empresarial: dentre eles está uma quantidade maior de GB para armazenamento, e o endereço que pode ser totalmente personalizado. Isso permite tirar a palavra “gmail” do nome, o que passa mais profissionalismo aos clientes.

Como criar uma conta institucional?

Primeiramente, é preciso criar uma conta do Google (se já não tiver). Para isso, acesse o seguinte endereço: https://accounts.google.com/. Ao se registrar, vai ser criado um e-mail gratuito do Gmail, o qual será utilizado nos próximos passos.
Para criar a sua conta institucional no Gmail, acesse este endereço: https://workspace.google.com. Clique no botão “iniciar agora”, preencha o formulário e aperte onde está escrito “próxima”.
Nesta etapa, informe o nome e sobrenome do responsável pelo e-mail. Em seguida, coloque o e-mail que você criou na conta do Google.
Agora, chegamos na parte em que é preciso informar se a sua empresa possui domínio próprio. Se não tiver, clique em “…preciso de um domínio”, e o Google te ajudará a criar um. Se já tiver, clique na opção “Sim, eu tenho um domínio para usar”.
Informe o endereço de domínio da sua empresa e pressione o botão azul onde está escrito “Próxima”. Vai aparecer uma janela perguntando se você quer receber e-mails do Google. Após escolher “sim” ou “não”, você será redirecionado para outra tela onde deverá confirmar os dados de login.
Após preencher os dados, clique no quadrado que diz “Não sou um robô”, logo depois pressione o botão azul “aceitar e criar conta”.
Na próxima etapa, terá um botão escrito “Acessar a configuração”. Clique nele e surgirá outra tela recomendando que, o usuário ligue no número indicado para fazer as configurações DNS necessárias. Aconselhamos seguir essa opção.

Benefícios de usar um e-mail temporário no Gmail

O Gmail permite criar um correio eletrônico secundário e temporário, com prazo de validade determinado pelo usuário. Isso é útil para utilizar em cadastros que você não deseja compartilhar o seu e-mail real.

Sendo assim, sua caixa de entrada ficará protegida contra spams e demais ameaças eletrônicas. Outro benefício é poder enviar mensagens temporárias, que ficarão disponíveis ao destinatário por tempo limitado.

Como criar um e-mail temporário no Gmail?

Se você deseja criar um e-mail temporário no Gmail, mas não sabe como proceder, confira agora um tutorial que elaboramos para lhe guiar nesse processo. Desta forma, você poderá utilizar o serviço de e-mail descartável no próprio Gmail e enviar mensagens com o prazo de validade desejado para expirar.

Primeiramente, você precisará copiar o script para sua conta do Google. Para isso, abra o seguinte endereço no seu navegador: https://script.google.com
Na 13° linha do script, troque o endereço de email que aparece pelo qual deseja criar temporariamente. Confira o exemplo a seguir: Imagine que o seu endereço de email é “[email protected], mantenha o “meuemail” , o “+”, e o “gmail.com”. No lugar de “mmdd”, coloque a data que o email temporário deve deixar de existir.
Agora, clique no botão “Executar”, e logo em seguida no “Analisar permissões”.
Nesta etapa, você precisa selecionar a sua conta de email, clicando em “Avançado” e “Acessar Cópia de Disposable Gmail (não seguro)”.
Por fim, dê permissão para que o script acesse sua conta do Gmail. Quando precisar criar outro endereço de correio temporário, basta repetir o mesmo processo.

Quais complementos do Gmail

O Gmail pode ser muito mais do que um correio de e-mail eletrônico. Para aproveitar todos os benefícios do serviço, você pode adicionar complementos que serão muito úteis para as suas tarefas de trabalho.

Dentre os principais complementos, estão as ferramentas do Google que permitem agendar envio de e-mails, gerenciar compromissos, criar assinaturas, fazer chamadas de vídeo em grupo, etc.

As ferramentas complementares do Gmail mais utilizadas são a Google Agenda, Google Meet, Google Workspace e o Google Chat. Continue lendo para saber um pouco mais sobre elas.

Google Drive

O Google Drive é o serviço do Gmail que oferece armazenamento em nuvem para usuários que desejam guardar fotos, vídeos, documentos, e o que mais quiserem.

Um dos maiores benefícios de usar esse serviço, é poder liberar espaço do celular e computador sem perder os arquivos. Também possibilita acessá-los de qualquer lugar que o usuário desejar, desde que tenha internet.

O Google Drive disponibiliza duas versões: paga e gratuita. O espaço disponível no serviço gratuito é de 15 GB. Já a versão paga oferece valores variados, que dependem da quantidade de armazenamento extra.

Vale a pena assinar o Google Drive?

Se você precisa de mais espaço livre do que os 15 GB oferecidos na versão gratuita do Google Drive, será necessário assinar um plano da plataforma. Mas será que vale a pena? Para obter a resposta, é preciso avaliar os benefícios e custos da plataforma de acordo com as suas necessidades, como a quantidade de armazenamento que você precisa.

No entanto, o Google Drive é ideal para quem deseja compartilhar o serviço com outras pessoas. Pois a plataforma permite adicionar até 5 contas nos seus planos de assinatura, as quais você pode conferir os valores abaixo (do menor ao maior):

100 GB: R$ 6,99 ao mês ou R$ 69,99 por ano;
200 GB: R$ 9,99 por mês ou R$99,99 por ano;
2 TB: R$ 34,99 por mês ou R$ 349,99 por ano;
10 TB: R$ 349,99 por mês;
20 TB: R$ 699,99 por mês;
30 TB: R$ 1049,99 por mês.

Google Workspace

O Google Workspace é o antigo Google G Suíte, o qual sofreu a alteração em 2020 por deixar de oferecer planos gratuitos. O novo serviço, que se tornou pago, foi criado visando a produtividade de equipes em trabalho remoto.

Portanto, o Google Workspace tem uma gama de ferramentas voltadas para empresas que desejam gerenciar tarefas colaborativas de qualquer lugar, pois os aplicativos da plataforma permitem que os usuários trabalhem no smartphone, computador ou tablet.

A plataforma integra aplicativos voltados para a comunicação como o Hangouts e o Google Meet, que permitem mensagens instantâneas e chamadas de vídeos. Mas também oferece outros apps como Google Docs, Gmail, Google Agenda e afins.

Google Meet

O Google Meet é um serviço que permite fazer videoconferências em grupo, sendo uma excelente opção para reuniões de trabalho remoto. A plataforma veio a se tornar popular devido à pandemia, mas já existia desde o ano de 2013. Além do que, antes de ficar mais conhecida, fazia parte de uma assinatura paga do Google Workspace e tinha outro nome: “Hangouts Meet”.

Dentre as vantagens do Google Meet, temos a possibilidade de utilizar o serviço integrado com outras ferramentas do Google,o que possibilita fazer ligações pelo Google Duo, agendar reuniões na Google Agenda e enviar links pelo Gmail, no qual também é possível realizar videochamadas. Isso facilita o acesso às reuniões, já que é permitido abrir uma videoconferência diretamente do Gmail sem precisar abrir o aplicativo do Google Meet.

Para quem quiser utilizar o serviço, poderá escolher entre as opções pagas ou a gratuita. No plano grátis, o número de reuniões é limitado e pode durar apenas 1 hora. Além disso, é possível convidar até 100 pessoas. Já nos planos pagos, você pode conferir os valores e vantagens abaixo:

Business Starter (R$ 24,30/mensal): Videochamadas com 100 participantes, email comercial personalizado, 30 GB de armazenamento por usuário, controles de segurança e gerenciamento de suporte padrão.
Business Standart (R$ 48,60/mensal): Videochamadas com 150 participantes, email comercial personalizado, 2 TB de armazenamento, gravação das reuniões, controles de segurança e gerenciamento, suporte padrão + upgrade suporte aprimorado.
Business Plus (R$ 81,00/mensal): Videochamadas com 500 participantes, email empresarial personalizado e seguro + e-discovery + retenção, 5 TB de armazenamento gravação das reuniões, controles aprimorados de participação e segurança, suporte padrão + upgrade para suporte avançado.

Para mais informações, acesse: https://workspace.google.com

Google Chat

O Google descreve o Google Chat como “Uma ferramenta de comunicação e colaboração inteligente e segura criada para equipes.” O serviço é gratuito e voltado para empresas, permitindo interações com os contatos do Gmail.

Desta forma, o acesso ao Google Chat é fácil e prático, visando agilizar a comunicação das equipes de trabalho por meio de mensagens instantâneas. Além do aplicativo, é possível acessar o serviço no lado esquerdo do Gmail, abaixo das pastas na caixa de entrada.

Quais os problemas mais comuns de login no gmail

Alguns usuários podem enfrentar problemas na hora de acessar o Gmail. Porém, isso é bem comum e geralmente possuem soluções rápidas. Conheça quais são:

Esquecer o nome de usuário ou senha;

Para resolver, basta solicitar a recuperação da conta informando o número de telefone celular ou o endereço de e-mail reserva, que foram cadastrados na criação do Gmail.

Outra pessoa acessando a conta;

Se desconfiar que outra pessoa está usando a sua conta, é preciso solicitar a verificação de segurança do Google e realizar as etapas exigidas pelo sistema.

Erro na verificação de duas etapas;

Ao notar que o erro persiste na verificação de duas etapas, mesmo fazendo tudo certo, o usuário deve acessar o endereço https://support.google.com/accounts/answer/185834 e seguir as instruções do Google.

Conclusão

Em suma, o Gmail é essencial para quem deseja melhorar o seu fluxo de trabalho em 2022, devido ao modelo “Home Office”, que se tornou comum. Tendo como maior vantagem, as ferramentas que compartilham arquivos com outras pessoas em tempo real, em qualquer lugar, e de qualquer dispositivo.

Bem como foi mencionado, os complementos do Gmail que promovem agilidade na comunicação e facilidade para gerenciar tarefas, também vão contribuir muito para as empresas, pois proporcionam o aumento da produtividade em serviços remotos.

Além do mais, os outros complementos do Gmail que garantem antivírus, a proteção de mensagens, a segurança em videoconferências e chats, fazem dele o melhor e mais seguro e-mail do mercado. Portanto, os dados da sua empresa estarão totalmente seguros.