Dica B2B Stack: Como usar o Zoom

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Zoom

Zoom é uma plataforma para realização de videoconferências e webinars em HD, chamadas de voz com alta qualidade e conversas por chat, fundada em 2011 e com sede na Califórnia.

É indicado para uso pessoal ou profissional, permite até 1000 participantes de vídeo em diversas salas simultâneas, gravação das videoconferências em MP4 e MP4A, tanto em nuvem quanto local, e o compartilhamento de tela e arquivos.

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Por fazer integração com o Google Agenda e Microsoft Outlook, ao utilizar o Zoom, é possível acompanhar a presença dos participantes nas reuniões online e verificar a disponibilidade de cada um, contando também com ferramenta de personalização de alertas.

Zoom também se integra à algumas ferramentas CRM para auxiliar na gestão do relacionamento empresa e cliente em sincronia com as reuniões e bate-papos realizados entre as partes.

Para usar o Zoom você não precisa adquirir um plano ou cadastrar uma conta, mas, algumas funcionalidades só poderão ser utilizadas caso você se registre na plataforma.

Resolvemos fazer então, um tutorial de utilização das principais funcionalidades do Zoom para te mostrar na prática como ele funciona, e no portal B2B Stack você pode conferir outras ferramentas de videoconferência para fazer comparativos.

Como baixar o Zoom

Para baixar o Zoom, você deverá acessar a plataforma, criar uma conta clicando em “Registre-se, é grátis” ou fazer login com a conta que já possui na plataforma, com sua conta do Google ou com o Facebook clicando em “Efetuar login”;

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Informe sua data de nascimento e clique em “Continuar”;

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Leia os termos de serviço da plataforma Zoom e caso esteja de acordo, clique em “Criar conta”;

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Na próxima tela, clique em “Baixar agora” para instalar o aplicativo Zoom em seu dispositivo;

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O Zoom reconhecerá automaticamente seu sistema operacional, e você precisará fazer somente alguns ajustes quanto à sua versão.

Ao finalizar os ajustes, clique em “Fazer download”;

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Clique no arquivo que foi baixado para instalar o Zoom;

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Ao finalizar a instalação, o Zoom já estará pronto em sua área de trabalho para utilização.

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Como entrar no Zoom

Caso você não tenha uma conta no Zoom e não queira criar uma mas foi convidado para participar de uma reunião, ainda assim é possível entrar diretamente pela plataforma a partir de um desktop.

Acesse o Zoom através do próprio site e clique em “Entrar em uma reunião”;

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Coloque na caixa de texto o ID ou o link da reunião que foi compartilhado com você e clique em “Entrar”;

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Serão abertos 2 pop-ups. Coloque a senha da reunião em um deles e clique em Join Meeting;

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Coloque seu nome e clique em “Join”;

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A sala de reunião já será aberta após este último passo.

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Você também pode entrar na reunião que foi convidado clicando no próprio link que você recebeu. Ao clicar neste link, você será direcionado para uma página do Zoom e será aberto um pop-up.

Clique em “Join a Meeting”;

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No outro pop-up que será aberto, insira o ID ou o link da reunião, seu nome, e clique em “Join”;

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Coloque a senha da reunião e clique em “Join Meeting”, e então, a reunião será aberta.

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Para entrar no Zoom de um dispositivo móvel, será necessário instalar o APP Zoom. 

Mesmo com o APP baixado, não é obrigatório o registro de uma conta ou efetuar login para participar da videochamada.

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Ao instalar e abrir o APP Zoom, selecione a opção “Ingressar em uma reunião”, caso queira entrar sem login ou registro;

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Insira o ID da reunião e seu nome, escolha se deseja ou não entrar na sala com áudio e vídeo e clique em “Ingressar”;

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Coloque a senha da reunião e clique em “Ok”;

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A videoconferência será iniciada em seguida.

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Como criar uma reunião no Zoom

Para criar uma reunião instantânea no Zoom, é necessário realizar login na plataforma ou no APP.

Em seu painel de controle, clique em “Realizar uma reunião”, escolha se deseja iniciar a reunião com o vídeo ligado, desligado ou se irá apenas compartilhar sua tela;

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A sala de videoconferência será iniciada automaticamente após alguns segundos, e o único ajuste será para escolher entre iniciar a reunião já com áudio ligado ou se deseja testar o áudio antes.

Ao selecionar a opção desejada, a sala já estará pronta para iniciar a reunião;

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Você poderá convidar os participantes na própria sala de videoconferência clicando na “seta” do ícone “Participantes” e em “Invite”;

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Escolha como você irá enviar o convite ao participante: por e-mail, na qual a página do seu e-mail será aberta automaticamente, ou copiando o link ou o convite para compartilhar por outra rede.

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Caso tenha instalado o aplicativo Zoom em seu dispositivo, é ainda mais fácil. Basta clicar em “New Meeting” que a sala de reunião será aberta automaticamente. 

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Como colocar foto no Zoom

Para adicionar uma foto no Zoom, abra seu aplicativo desktop e clique no ícone do seu perfil no canto superior direito;

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Você terá algumas opções ao clicar neste ícone. Selecione a opção “Meu perfil” e uma aba de seu navegador será aberta com suas informações pessoais.

Abaixo da foto atual, que pode estar em branco caso você não tenha logado com sua conta do Google ou do Facebook, você encontrará a opção “Change” ou “Alterar”, onde você deverá clicar para mudar sua foto ou adicionar uma.

Você poderá fazer upload de uma imagem que esteja em seu dispositivo, nos formatos jpg/jpeg, gif ou png e menor que 2MB, cortar sua imagem para que caiba no campo, e ao finalizar as alterações, clique em “Salvar alterações”.

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Como colocar fundo no Zoom

Primeiramente, para colocar um plano de fundo virtual em suas salas de videoconferência, é necessário verificar se esta opção está desbloqueada em suas configurações na própria plataforma.

Clique em “Configurações”, e “Em Reunião (Avançado)” na aba “Reunião”;

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Verifique se o botão de “Plano de fundo virtual de imagem” está habilitado e se deseja permitir também o uso de vídeos como plano de fundo;

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Visto isso, abra o aplicativo Zoom que está instalado em seu desktop ou dispositivo móvel e clique no “ícone de engrenagem”, onde estarão algumas configurações;

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Clique em “Virtual Background” para visualizar os planos de fundo disponíveis;

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Escolha um dos planos de fundo oferecidos pelo Zoom ou clique em “+” para fazer upload de imagens de seu dispositivo para o aplicativo;

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Quando você iniciar sua reunião, seu plano de fundo já estará disponível.

Caso queira, você também pode incluir um plano de fundo quando já estiver na sala de reunião

Para isso, clique na “seta” do ícone “Start Video” e em seguida em “Video Settings…”;

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Aparecerá a mesma tela de configuração vista no passo anterior. Clique em “Virtual Background” e escolha o plano de fundo desejado.

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Como compartilhar tela no Zoom

Em seu aplicativo Zoom, clique na opção “Share screen”, ou “compartilhar tela”; 

Coloque o ID ou o link da reunião que deseja entrar para compartilhar sua tela e clique em “Share Screen”;

Escolha a tela que você deseja compartilhar entre as que estão abertas em seu dispositivo e clique em “Share”, ou “compartilhar”. Você também pode compartilhar som ou vídeo;

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Os botões como na imagem abaixo ficarão na parte superior de sua tela e você ficará com sua tela toda livre para compartilhar seu conteúdo. Caso queira parar de compartilhar, é só clicar em “Stop Share”.

Como gravar reunião no Zoom

Com a videoconferência iniciada, clique no ícone “Record”, ou “Gravar”;

Sua reunião já começará a ser gravada, e você contará com as opções de pausar ou parar a gravação;

Ao finalizar a gravação e clicar em “End”, o Zoom fará a conversão de sua gravação para MP4 e a salvará automaticamente em sua pasta local.

Para salvar a gravação em nuvem, é necessário habilitar a opção “Cloud recording” na configuração de “Gravações” em seu perfil.

Como agendar reunião no Zoom

Em seu aplicativo, clique na opção “Schedule”;

Em seu painel de controle, você terá os seguintes campos de preenchimento para agendamento de sua reunião:

  • Campo 1: Será o título de sua reunião;
  • Campo 2: Configuração da data e do horário da reunião;
  • Campo 3: Configuração do tempo de duração da reunião;
  • Campo 4: Configuração do fuso horário que será seguido para iniciar a reunião;
  • Campo 5: Assinalar esta caixa de diálogo caso a reunião seja recorrente;
  • Campo 6: Selecionar se o ID da reunião será gerado automaticamente pelo Zoom ou se você irá utilizar seu ID pessoal para esta sala;
  • Campo 7: Selecionar as opções de segurança: se o participante deverá entrar com senha na sala de videoconferência, e se apenas os usuários permitidos pelo organizador poderão entrar;
  • Campo 8: Escolher se seu vídeo e o dos participantes será aberto ou fechado;
  • Campo 9: Escolher se o áudio da sala de videoconferência será via telefone ou pelo computador;
  • Campo 10: Escolher onde a reunião será agendada: no calendário de e-mail do participante, no Google Agenda ou em outro calendário;
  • Campo 11: Neste campo você terá configurações avançadas: selecione se os participantes poderão entrar na sala a qualquer momento, se você deseja silenciar os participantes ao entrarem, se deseja gravar a reunião automaticamente em sua pasta local ao iniciá-la, e se quer habilitar a solicitação de aprovação ou bloqueio de participantes de países ou regiões específicas.

Ao clicar em “Salvar”, a reunião ficará disponível para visualização na aba “Meetings”;

Você poderá iniciar a reunião agendada clicando em “Start” ou clicar no ícone “…” para copiar o convite para poder compartilhar com os convidados, editar o agendamento ou deletar a reunião.

Conclusão 

Nos tempos atuais em que precisamos manter o distanciamento social, não podemos deixar de ver e falar com nossos entes queridos, clientes, amigos e colaboradores.

Portanto, mais do que nunca a cultura de videoconferências está fazendo parte do nosso dia a dia, e as ferramentas que nos proporcionam este tipo de solução precisam estar cada vez mais adaptadas às altas demandas.

As plataformas de videoconferência são extremamente importantes dentro de um negócio para manter o engajamento entre gestores, colaboradores e clientes, realizar reuniões e manter todos na mesma página.

Zoom é uma dessas ferramentas e oferece alta qualidade nas videochamadas, além de permitir a produção de webinars, a gravação de reuniões, conversas por chat, compartilhamento de tela, entre outras funcionalidades que são práticas e intuitivas de serem utilizadas, e o que é melhor: muitas podem ser usufruídas gratuitamente.

Aproveite para dar uma olhada na categoria completa de ferramentas para colaboração e produtividade no portal B2B Stack. Você encontrará diversas soluções muito bem avaliadas por usuários reais para escolher a mais adequada ao seu negócio.