Assinatura digital tem validade? Saiba o que é e como fazer a sua!

Publicado em 26 de agosto de 2021

A assinatura digital faz parte de uma gama de recursos tecnológicos que chegaram para facilitar a rotina de pessoas físicas e jurídicas.

Com sua utilização, há maior praticidade na hora de assinar documentos e contratos, dispensando tempo e custos com idas até cartórios, aos clientes, fornecedores ou outros envolvidos nestes processos de assinatura.

Sem contar que, as assinaturas digitais reduzem os danos causados ao meio ambiente pela redução da impressão de papéis.

Além disso, toda a bagunça dessa papelada também é descartada, uma vez que estes documentos e arquivos assinados são armazenados em nuvem.

Então, compreenda neste texto o que é e como funciona a assinatura digital, como utilizá-la, e conheça alguns dos softwares desenvolvidos para esta função.

Quer ir para algum tópico específico? É só clicar aqui em baixo 👇

O que é assinatura digital?

Assinatura digital é um meio de comprovar a identidade de um usuário em suas transações virtuais por meio de um certificado digital e criptografia, seja para firmar um contrato ou realizar uma compra.

Também autentica documentos em PDF, exames laboratoriais, procurações, folhas de pagamento, e ainda serve para garantir a segurança da navegação em sites.

A assinatura digital não pode ser confundida com assinatura eletrônica.

Esta segunda, refere-se a qualquer assinatura realizada virtualmente sem utilização de um certificado digital para autenticá-las, não sendo tão burocrática para utilização.

Isso significa que a assinatura eletrônica não possui validade jurídica mesmo sendo segura e de comum acordo, já que utiliza endereço de IP, token, senha eletrônica ou outros meios para sua validação.

Porém, pode ser tranquilamente utilizada para assinar relatórios empresariais, documentos jurídicos, planos de serviços de internet, entre outros.

Como funciona a assinatura digital?

A assinatura digital trata-se, então, da reprodução e representação da assinatura do signatário em documentos eletrônicos, na qual contém todos os seus dados pessoais ou empresariais.

Portanto, para ter validade jurídica, a assinatura digital é autenticada através do certificado digital e de uma chave privada, que comprovam que o usuário é realmente quem diz ser.

A assinatura digital é regulamentada pela Medida Provisória 2.200/2001 e possui a mesma validade de documentos assinados e reconhecidos em cartório.

O certificado digital, por sua vez, precisa ser homologado por uma instituição oficial autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, a chamada Autoridade Certificadora.

Tanto pessoas físicas quanto jurídicas precisam adquirir este certificado para utilizar o recurso de assinatura digital, que podem ser:

  • > Certificado A1 – com validade de 1 ano e emissão e armazenamento no computador ou dispositivos móveis;
  • > Certificado A3 – com validade de 1 a 3 anos e emissão e armazenamento em tokens ou smart cards.

Para isso, é preciso comparecer em uma das agências da Autoridade Certificadora escolhida com todos os seus documentos de identidade pessoais ou do seu CNPJ.

Com a pandemia de COVID-19, foi aprovada a Resolução nº170 que permite que pessoas físicas ou jurídicas emitam seu Certificado Digital através de videoconferência agendada, desde que seja o primeiro Certificado, e que tenha validade de 1 ano.

Dicas B2B Stack: como fazer uma assinatura digital

Uma vez que você adquiriu seu Certificado Digital e chave privada, é preciso escolher a partir de qual ferramenta suas assinaturas serão realizadas.

Através dessas ferramentas é possível rastrear todo o caminho da assinatura online realizada, evitando e respaldando tanto sua empresa quanto os clientes contra fraudes.

Na B2B Stack, maior portal de busca e avaliação de softwares da América Latina, você consegue encontrar inúmeros softwares de contratos e assinaturas online.

Além de permitirem essas assinaturas, esses sistemas ainda armazenam em nuvem os documentos que foram assinados para garantir mais segurança e conferir maior agilidade na hora de encontrá-los.

Entre estes softwares estão:

Veja abaixo, algumas formas de fazer sua assinatura digital.

Como fazer assinatura digital em documentos PDF?

Para fazer uma assinatura digital em um documento PDF, você pode utilizar qualquer uma das ferramentas de assinatura digital.

Em nosso exemplo, vamos utilizar a D4Sign.

Ao entrar na plataforma, clique em "Criar conta grátis"

Imagem da página inicial do site do D4Sign. A imagem tem um texto na cor verde sobrepondo uma imagem com uma mulher e um homem analisando algum documento em um tablet

Faça seu cadastro conforme as orientações.

Você deve informar seu email, depois validar este e-mail a partir do link enviado pela D4Sign, inserir seus dados pessoais, criar sua assinatura utilizando o dedo ou o cursor do mouse, e clicar em "Continuar";

Imagem de um formulário para acesso ao D4Sign com destaque a um botão no canto inferior esquerda com os dizeres 'continuar'

Crie um novo cofre para seus documentos clicando em "Criar novo cofre", depois clique no cofre criado e em seguida, clique em "Novo documento";

Imagem do painel da D4Sign com mensagem ao centro 'nenhum documento neste cofre'. Possui enfase em um botão no topo com os dizeres 'novo documento'

Agora, clique em "Documento para assinatura" para fazer o upload do seu documento em PDF para a plataforma.

O documento também pode ser importado do Dropbox, Google Drive ou Docs ou do OneDrive;

Imagem do painel D4Sign com um menu destacado a frente da tela com a opção 'documento para assinatura' selecionado com contorno em vermelho

O documento então pode ser visualizado em sua tela no canto direito, e você deve clicar em “Inserir meu e-mail” para enviá-lo ao seu e-mail, para que assim, você possa assinar.

Ao inserir o e-mail, clique em "Enviar para assinatura";

imagem mostra tela de confirmação de envio de assinatura digital dentro do D4Sign com campo para inserção de senha na parte debaixo da imagem

Um pop-up ficará disponível para que você descreva alguma mensagem, caso necessário. Clique depois em "Enviar para assinatura";

Imagem com destaque no centro para um botão verde com os dizeres 'assinar' dentro do D4Sign

O botão "Assinar" ficará disponível em seu próprio Menu, onde você pode clicar para assinar o documento;

Imagem do D4Sign

Insira a senha da sua conta e clique em "Estou de acordo – assinar";

Imagem de confirmação de assinatura com ícone em verde no centro da tela e uma mensagem 'assinado com sucesso'

O documento será assinado digitalmente em cada uma das páginas, sendo que na última página, você visualiza todas as autenticações da assinatura;

Imagem com informações de download do documento assinado através da D4Sign

Por fim, basta fazer o download do seu documento assinado clicando em "Opções do documento", depois em "Download (apenas assinaturas)".

Como fazer assinatura digital gratuitamente?

Para assinar documentos gratuitamente, você pode utilizar a plataforma AssinaturaGrátis.com.

Ao acessar o site, na página inicial você já consegue fazer o upload do documento a ser assinado.

Clique em "Selecionar arquivos" para importá-lo para a plataforma;

Imagem para verificação de captcha com desenho de um robô ao centro da imagem

Faça a validação do captcha;

Inicie seu cadastro inserindo seu nome, e-mail e telefone, deixe o botão "Serei um assinante" ligado para que você consiga assinar os documentos, leia os termos de uso e a política de privacidade, e caso esteja de acordo, clique em "Próximo";

Imagem com destaque no botão 'próximo', localizando no canto inferior direito da imagem

Adicione mais signatários que precisarão assinar o documento com nome e e-mail de cada um e clique em "Próximo”";

Imagem com destaque no botão 'próximo', localizando no canto inferior direito da imagem

Confira os dados dos participantes do documento e clique em "Enviar";

Imagem com destaque no botão 'enviar', localizando no canto inferior direito da imagem

Você e os outros signatários receberão o documento por e-mail para assinarem. Então, clique em "Assinar documento";

Imagem mostrando uma mensagem informando que o usuário recebeu um documento para assinar. Existe um documento na parte debaixo da cor verde com os dizeres 'assinar documento'

O documento será aberto, ao lado direito você consegue visualizar as pessoas que receberam o documento, e ao final dele, você terá o botão "Assinar documento", onde deverá clicar para assiná-lo;

Imagem de um documento aberto na assinaturagratis

Confirme seus dados e clique em "Assinar";

Imagem com botão ao centro 'assinar' para confirmar a assinatura

O documento então será assinado, e assim que todos os participantes assinarem o contrato você e todos os signatários conseguem fazer o download do documento através do e-mail de notificação.

Tela de confirmação da assinatura. O fundo é todo em azul e a frase, escrita em branco, ao centro da tela confirma com os dizeres 'documento assinado com sucesso'

Como fazer assinatura digital no celular?

Caso você queira realizar sua assinatura digital por um celular Android, pode-se utilizar a ferramenta DocuSign.

Abra sua Play Store e instale o APP DocuSign;

Imagem da Playstore com o Docusign pronto para ser instalado. A imagem mostra o logo ao topo, um botão verde com 'instalar' ao centro, imagem das telas do aplicativo abaixo e outros aplicativos sugeridos ao fundo da imagem

Ao abrir o APP instalado, clique em "Criar uma conta gratuita";

Imagem da primeira tela do aplicativo da Docusign com uma frase bem ao centro da imagem: 'Junte-se a milhões de usuários'

Preencha seus dados pessoais: nome, sobrenome, e-mail e país, e toque em "Criar uma conta gratuita";

Imagem mostra formulário de acesso do DocuSign

Você receberá um e-mail para validá-lo. Toque então no botão "Activate" para ativar sua conta;

Imagem mostra um quadrado roco com um ícone de uma silhueta de uma pessoa e um botão amarelo escrito 'ACTIVE' logo abaixo

Em seu painel de controle, você poderá criar sua assinatura manualmente, tirar uma foto dela para utilizar como assinatura digital e também ativar sua biometria.

Para criar sua assinatura manualmente, toque em "Criar/editar sua assinatura";

Imagem da página inicial do DocuSign

Uma mensagem perguntará se você deseja colocar a assinatura ou tirar foto. Toque em "Colocar assinatura";

Imagem mostra um pop up sobrescrevendo a página inicial do DoduSign com informação de adicionar assinatura ao perfil

Desenhe sua assinatura com o dedo no espaço tracejado. Você também pode escolher a cor da assinatura.

Ao finalizar o desenho, toque no símbolo de concluído;

Imagem do campo ao qual o usuário pode escrever sua assinatura digital. Abaixo, no canto inferior esquerdo encontra-se três círculos com as cores preto, azul e vermelho. Esses círculos servem para o usuário escolher a cor da assinatura

Você terá de desenhar uma rúbrica no passo seguinte. Toque em "Colocar as iniciais" e o processo estará completo.

Imagem mostrando popup a frente da página inicial do DocuSign com informação de 'adicionar rubrícas do perfil'

Em seu APP, você conta com um menu onde encontra opções de adicionar, digitalizar, e criar uma biblioteca de documentos, assinar documentos recebidos, entre outras funcionalidades.

Você também pode fazer upload de documentos do Google Drive, do Google Fotos, OneDrive ou da sua própria galeria.

Menu lateral do DocuSign que é acessado em abertura pelo lado esquerdo da tela

Conclusão

As assinaturas digitais facilitaram muito o dia a dia de quem trabalha com vendas, de escolas e universidades, de órgãos públicos e de quem presta serviços.

Através desta tecnologia, pode-se assinar rapidamente diversos documentos, com validade jurídica, de qualquer lugar e a qualquer hora.

Com isso, você evita filas em cartórios, custos com deslocamento e impressão, ganha agilidade no fechamento de contratos e facilita também a vida do seu cliente.

Hoje, existem muitas plataformas que disponibilizam funcionalidade de assinatura digital, até mesmo para quem trabalha em departamento jurídico ou em escritórios de advocacia.

Portanto, vale a pena conhecer esses sistemas, verificar quais são os recursos que oferecem, quantidade de armazenamento de documentos que disponibilizam, e identificar assim, qual é o mais adequado às suas necessidades.

Precisa de mais softwares para otimizar o dia a dia do seu negócio? Navegue pela B2B Stack e conheça as melhores ferramentas do mercado!

Publicado por Marcia Lira

Bióloga, apaixonada pela natureza e recém inserida no mundo da tecnologia, acredito no poder gigantesco das ferramentas tecnológicas para melhorar a qualidade de vida das pessoas e do meio ambiente. Nada precisa ser massante e árduo para funcionar, mas sim, inteligente, inovador e prático.


Artigos relacionados