Automação de processos: o guia definitivo

Você já ouviu falar sobre automação de processos? Esse é um tema cada vez mais frequente no mundo corporativo, especialmente diante do desafio de garantir a eficiência da operação.

Com o avanço tecnológico e a ampla concorrência do mercado, a automação deixa de ser um diferencial competitivo para se tornar um elemento essencial para a performance das empresas. Dessa forma, é possível otimizar a rotina dos colaboradores e melhorar a experiência do cliente.

Mas, afinal, como é possível aplicar a automação nos processos da organização? Continue conosco e confira um guia definitivo sobre o assunto!

Primeiramente, qual a diferença entre automatização de processos e automação de processos?

A automatização de processos demanda certo nível de atuação humana. Esse recurso é aplicado para conceder mais agilidade a atividades mecânicas e repetitivas.

A automação, por sua vez, transforma tarefas manuais em mecanismos autorreguláveis, que operam sem a necessidade de interferência humana. Está relacionada, portanto, à inteligência em tarefas automatizadas por meio da tecnologia, garantindo maior eficiência.

A partir dessa definição, fica evidente que a automação de processos pode ser útil em diversas áreas da empresa. Dessa forma, é necessário investir de forma acertada nas atribuições que necessitam da inovação.

Quais são os benefícios da automação de processos?

É importante esclarecer que a automação de processos não possui necessariamente o propósito de substituir a equipe por máquinas. Pelo contrário, ao passar funções manuais e repetitivas para as máquinas, o ser humano torna-se livre para focar em tarefas direcionadas ao core business da empresa.

A primeira vantagem, então, diz respeito ao fato de as equipes conseguirem atuar no que fazem de melhor, gerando inovação de uma maneira que a máquina jamais seria capaz.

Também é possível realizar a contratação de pessoas com skills mais alinhadas à estratégia da organização. Dessa forma, a qualidade de produção é significativamente melhorada.

Além disso, a automação de processos é útil para tornar a empresa mais ágil, tendo em vista que atividades que antes eram morosas passam a ser executadas rapidamente, de acordo com a programação configurada.

Um ponto que não pode deixar de ser mencionado é a padronização das entregas. Para ilustrar esse benefício, pense o seguinte: uma equipe inteira é responsável por fazer planilhas. Apesar de haver um padrão, alguns detalhes podem acabar ficando diferentes entre os documentos, de acordo com as práticas adotadas por quem o elabora.

Quando essa função é substituída pela automação de processos, todas as planilhas saem iguais. Isso só é possível por conta do algoritmo da máquina, que garante um trabalho sempre certeiro.

Ademais, há uma significativa melhoria na gestão dos processos, uma vez que abre-se possibilidade para integrar efetivamente diversos departamentos da organização. Nesse cenário, a automação ajuda a coletar, armazenar e centralizar as informações, contribuindo para tomada de decisões.

Isso é interessante pois substitui qualquer espaço para “achismos”, dando lugar para cenários transparentes e argumentos fundamentados.

Outro benefício que precisa ser mencionado é a diminuição de retrabalho, que atrasa muito o processo de produção e acarreta em diversos gargalos.

Com tempos menores para realizar as tarefas e maior qualidade de entrega, o resultado é o maior índice de produtividade e melhor experiência do cliente!

Por que é necessário implementar a automação de processos?

Você já pôde observar que os benefícios da automação de processos são muitos, e podem realmente fazer diferença na produtividade e faturamento dos negócios. Por esse motivo, o recurso já é implementado pela maioria das empresas, inclusive seus concorrentes.

Assim, se você não optar por inovar em um cenário em que apenas você não o faz, logo será superado — o que, eventualmente, poderá ser fatal para a sua empresa!

Quais são os primeiros passos para automatizar processos?

Se você chegou à conclusão de que sua organização precisa da automação de processos, provavelmente está se perguntando por onde começar. Veja alguns passos para trazer essa inovação fundamental para a sua empresa!

Comece automatizando tarefas simples

Inicialmente, você pode automatizar as tarefas mais simples e repetitivas dentro da sua organização. É importante que elas não sejam extremamente relevantes, ao ponto de prejudicar a sua empresa caso os primeiros testes deem errado.

Monitore os processos

Com a implementação de processos automatizados, faça um monitoramento contínuo e analise os resultados obtidos. Assim, é possível ter uma visão geral do que foi otimizado ou ainda precisa de ajustes.

Com essa perspectiva, amplie a aplicação da automação a tarefas um pouco mais complexas, que estão atrasando ou prejudicando as entregas da empresa.

Defina um cronograma

Apesar de a vontade ser revolucionar todos os processos imediatamente, sabemos que na realidade isso não é possível. Portanto, é muito importante que você coloque prioridades na lista de automações, definindo um cronograma viável para realizá-las.

A partir disso, você pode também estimar uma margem de produtividade e lucro.

Utilize plataformas de automação robustas

Para obter sucesso nessa empreitada, é preciso contar com recursos tecnológicos bem desenvolvidos.

Muitas empresas estruturam internamente suas automações, contudo, já existem soluções robustas no mercado que atendem a diversas demandas. Algumas delas, inclusive, são 100% no-code.

Como a automação de processos pode ser utilizada nas empresas?

A aplicação da automação de processos nas empresas varia de acordo com o tipo de organização em questão e com as tarefas exercidas.

Porém, é necessário que você saiba que há diversas frentes nas quais a automação pode ser implementada, adaptando-se às necessidades de negócios online.

A seguir, detalhamos os três cenários mais comuns, necessários para a maioria das grandes empresas.

Marketing e vendas

Os segmentos de marketing e vendas tendem a ser amplamente beneficiados pela automação. Algumas tarefas otimizadas por esses processos são:

mensuração dos resultados de campanhas;
avaliação da eficácia dos canais de publicidade;
gerenciamento de leads;
comunicação com clientes.

Gestão de pessoas

A automação é válida tanto para processos seletivos, como também para a gestão de colaboradores.

No primeiro caso, a equipe poderá ter todos os dados necessários dos candidatos de maneira centralizada e com fácil acesso, possibilitando comparar e cruzar as informações. Dessa forma, pode-se escolher o profissional com perfil mais adequado à vaga, de forma rápida e certeira.

No segundo cenário, o levantamento de dados relacionados ao rendimento e à satisfação dos colaboradores permite que haja um acompanhamento mais próximo por parte do RH e das lideranças. Assim, é possível identificar problemas internos e tomar as medidas necessárias com agilidade e eficiência.

Gestão financeira

Alguns dos processos mais demorados de uma empresa são aqueles relacionados à gestão financeira. A rotina desse segmento envolve diversas planilhas, números, relatórios e outros fatores considerados burocráticos. Nesse contexto, a automação de processos ajuda a unificar as informações e validar dados, criando um fluxo fluido.

Quais são as principais ferramentas de automação de processos?

As ferramentas disponíveis para a automação de processo são inúmeras, envolvendo diversos setores. Listamos as principais categorias dessas tecnologias.

Telefonia
E-mail
E-mail marketing
Messengers
Pesquisas
Calltracking
Callback
ERP
Logística
Serviços analísticos
Redes sociais
Chats online
SMS
CRM
Google
Webinar
Chat bots
Content management systems
CPA

Ao escolher uma plataforma de automação, é importante avaliar se ela contempla a ferramenta que você necessita automatizar.

Quais são os desafios da automação de processos?

O maior desafio da automação de processos, hoje em dia, é a falta de abertura por parte dos gestores e donos de empresas. Muitos ainda não dão o devido valor à tecnologia. Em outros casos, o desenvolvimento manual segue sendo associado a maior segurança e qualidade.

Por outro lado, há quem queira automatizar todos os processos legados de uma só vez — o que também pode ser prejudicial. É necessário que a empresa adote, primeiramente, um mindset digital, para que a implementação de novas ferramentas tenha solo fértil para prosperar.

Inclusive, outro desafio é o despreparo para as mudanças trazidas pela tecnologia — cenário que é reforçado pela falta de treinamentos para a equipe. Em outras palavras, sem a adaptação à agilidade gerada pela automação, a empresa poderá passar por sérias dificuldades, impedindo a fluidez das tarefas.

Por fim, a falta de monitoramento dos resultados, sem o uso de KPIs (Key Performance Indicator, ou Indicador-chave de Performance), também pode comprometer os resultados das empresas. Isso acontece porque as equipes não conseguem identificar o que progrediu e o que ainda precisa ser aperfeiçoado com a aplicação da automação.

Como a Albato pode ajudar você a automatizar processos?

A automação é extremamente valiosa para as empresas, quando usada de maneira correta. Adotar esse recurso ajuda os negócios online a obterem uma posição de destaque no mercado, otimizando o fluxo de produção e elevando o lucro.

A Albato pode ser sua maior aliada nesse contexto. A empresa, que é referência no segmento de tecnologia, oferece uma plataforma robusta para conectar aplicativos e realizar a automação de processos, possibilitando a transmissão e o tratamento dos dados.

Já contempla mais de 400 serviços e conta com 10 novos aplicativos lançados todo mês. No mais, disponibiliza a opção de adicionar os apps do seu interesse por meio do recurso Integrador.

O grande diferencial é a possibilidade de estruturar automações complexas de forma simples, em poucos cliques e sem precisar criar nem uma linha de código. Ou seja, não é preciso contar com o suporte de desenvolvedores internos e nem fazer uma imersão em TI para usar a plataforma.

Toda a interface possui uma abordagem ágil e interativa, além de alta velocidade de implantação e customização.

A empresa também tem equipes próprias de suporte técnico, com atendimento humanizado e em português.

Com essa estrutura, a Albato já conquistou mais de 75.000 clientes. Se você também quiser aplicar a automação de processos para ganhar mais eficiência e impulsionar a performance do seu negócio, faça agora mesmo um teste grátis na plataforma!