Como avaliar e selecionar um sistema para sua empresa contábil

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Capa palestra alvaro castro

Na palestra, durante o B2B Finance Conference, Álvaro Castro, fundador da AEC.RIO, deu algumas dicas de como avaliar e selecionar o melhor sistema para sua empresa contábil.

Em um processo constante de digitalização em todos os setores, a escolha de um sistema que atenda efetivamente às suas demandas é uma tarefa essencial e complexa. Para empresas contábeis, essa história não é diferente.

Apesar de existir um número grande de opções de plataformas, muitas vezes esses negócios não sabem por onde começar a avaliação. Por isso, em palestra para o B2B Finance Conference, Álvaro Castro contou um pouco de sua experiência e deu algumas dicas para sua empresa ter ainda mais assertividade na seleção de um sistema contábil que não só caiba no bolso, mas também faça sentido para as tarefas diárias.

Álvaro é fundador e diretor da AEC.RIO, empresa de contabilidade focada no uso da tecnologia para agregar valor ao cliente. Também é Sócio da AR Identidade Digital Certificadora e Studio Nova Onda. Se formou em contabilidade na Faculdade Moraes Júnior.

Assista a palestra na íntegra: 

Quais são os não aspectos tecnológicos a serem considerados?

Castro iniciou o bate-papo reforçando e exemplificando a importância do cuidado com os aspectos não tecnológicos nas empresas de contabilidade. São esses que, acompanhados a um sistema, poderão, efetivamente, ter um efeito nos resultados.

“Para mim, os aspectos não tecnológicos devem ser o principal foco pois, se você tiver um sistema de boa tecnologia, mas que não atende os aspectos que direi a seguir, você terá algo que não serve para você. Então, os primeiros aspectos que se deve focar são os fora da tecnologia. 

Se você tem um negócio contábil, é importante entender qual é o sistema que terá o melhor impacto no custo do serviço prestado. Qualquer contador que iniciou um negócio percebe que a maior parte do seu custo são pessoas, ou seja, a mão de obra. 

Nós contadores vendemos a hora das pessoas que trabalham no escritório. Então, quando estiver procurando um sistema que representa um custo, você deverá pensar como uma empresa comercial: conseguir a melhor margem no meu serviço prestado. 

Mas aí existe a pegadinha, pois o contador de primeira viagem pensa que o custo é dinheiro. O seu maior custo não é o que paga no software, e sim o que será pago para mão de obra. 

Então, geralmente, a ferramenta contábil que te gera menos custo é aquela que consegue diminuir o número de hora/homem aplicado no serviço, e não aquele que custa mais barato. Essa é a primeira coisa que se deve prestar atenção.

Outro aspecto a ser considerado é o seguinte: no mercado de software, quem tem mais dinheiro para investir tem a tendência de evoluir mais o sistema. Por isso, antes de escolher, eu sempre recomendo olhar com calma quem está por trás do investimento na ferramenta. Tem gente grande por trás, colocando dinheiro nisso? Se não, você corre o risco de virar só um investidor.”

Como estimar a facilidade de implantar o software?

Álvaro comentou ainda sobre a questão da facilidade de implantação dessa plataforma na empresa, considerando desde o suporte até a quantidade de tempo gasto para o time aprender a utilizá-la.

“Um dos pontos que precisam ser considerados é a qualidade no suporte técnico, algo que está diretamente relacionada com o tempo necessário para aprender a usar. Para avaliar isso, como já disse antes, é importante entender que, quanto maior a empresa que está contratando, maior é a chance de vir acompanhada de um bom processo de implantação.

Outro fator a ser avaliado, algo que pode ser visto na apresentação do sistema, é a necessidade de input a ser colocado no sistema para obter um ganho de performance na operação. Existem sistemas que você precisa botar a mesma informação em vários lugares e isso acaba resultando em perda de tempo.” 

Além disso, o que eu posso recomendar é o seguinte: se está começando a empresa, você irá buscar fazer a pesquisa, e irá procurar informações de mercado. Se já usa um sistema, eu recomendo fazer um pacote mínimo do sistema e colocar em poucos clientes. Isso é algo que eu raramente vejo os contadores fazerem, testar na prática. Isso pode ser feio sem abrir mão da plataforma que já está implantada.”

E os aspectos tecnológicos?

“Hoje vivemos o momento da nuvem. Ou seja, para mim, hoje, um sistema precisa necessariamente estar na nuvem, ou permitir o acesso no navegador. Obviamente que você precisará investir nessa tecnologia, como uma internet rápida. 

Então, além disso, o que diria ser a necessidade é o investimento forte em tecnologia e na qualidade da mão de obra, e não na quantidade. Uma pessoa bem capacitada faz o trabalho de três. Por isso, vale a pena ter alguém focado em tecnologia na empresa, para avaliar a qualidade do banco de dados, por exemplo.

Outro ponto, e até por experiência própria, eu sempre avalio a facilidade de migrar as informações desse sistema para outro. Caso não seja fácil, e eu precisar contratar uma pessoa focada em retirar essas informações, eu nem entro nesse barco mais. 

Além disso, a performance da plataforma é muito importante. Eu já tive sistemas muito legais, mas que demoravam para carregar, o que resultava em uma grande perda de tempo. Isso é algo muito difícil de ser captado na apresentação. Aí está mais um motivo para você fazer o teste, ou seja, pegar apenas uma pequena parte dos clientes e rodar uma semana.” 

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