Guia completo da gestão de documentos e como a Contraktor pode acelerar o seu negócio

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gestão de documentos

Em primeiro lugar, você já parou para pensar em quantos documentos percorrem dentro de uma empresa? Contratos de trabalho, de vendas, fichas, termos, diversos tipos de contas, notas fiscais e por aí vai… A lista é imensa. E se esses documentos não estiverem bem administrados, já pensou em quanto prejuízo isso pode trazer? 

Segundo dados de uma pesquisa realizada pela PwC e Radicati Group, a falta de uma gestão de documentos eficiente pode acarretar em prejuízos como a perda de tempo e dinheiro: 

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  • Gestores perdem, em média, 1 mês (dos 12 meses do ano) apenas procurando informações que foram armazenadas de maneira inadequada.
  • Colaboradores perdem, em média, 2 horas por dia procurando documentos perdidos ou extraviados. Dentre esses documentos estão contratos, notas fiscais e guias. 

Sobretudo, um dos motivos pelo qual a má gestão de documentos é muito comum, é porque muitas pessoas não veem isso como um caminho para o sucesso do negócio. Boa parte das instituições acaba ignorando esse método e não investe em procedimentos ou ferramentas que otimizem todo o ciclo de vida destes arquivos.

Bem como a gestão de pessoas, gestão de processos ou a gestão financeira, a gestão de documentos também é essencial para o crescimento e desburocratização da empresa.

Agora, neste guia completo, você vai entender porque sua empresa não pode mais ignorar a gestão de documentos eletrônicos. Confira os tópicos que vamos abordar por aqui:

  • O que é um documento eletrônico?
  • O que é gestão de documentos?
  • Vantagens da gestão de documentos
  • Contraktor: ferramenta de gestão de documentos 

Vamos lá!

O que é um documento eletrônico?

Antes de falarmos sobre a gestão documental, é importante entender o conceito de um documento eletrônico. Este tipo de documento, ao contrário do que muitos pensam, não é aquele arquivo que é impresso e que foi escaneado/digitalizado. Este é apenas isso: um documento digitalizado. 

O documento eletrônico é aquele que é criado, assinado, processado e armazenado em meio exclusivamente digital. No caso de um contrato digital, por exemplo, é exatamente esse o caminho que o documento percorre: é criado em meio eletrônico, enviado para as partes, assinado digitalmente por todos os participantes (por meio de assinatura eletrônica ou assinatura digital), entra em vigência e é armazenado na nuvem.

Aliás, todo esse passo a passo pode ser feito através de automação, com a ajuda de uma plataforma digital como a Contraktor

Enfim, o uso dos documentos eletrônicos é um passo importante em direção à digitalização completa das empresas. E mais do que apenas utilizar esse tipo de documento, a gestão documental também é imprescindível. 

O que é gestão de documentos eletrônicos?

Assim como a gestão documental que é feita do modo tradicional, ou seja, com documentos físicos (impressos), a gestão de documentos eletrônicos também é a administração e gerenciamento destes arquivos. Porém, feita de maneira 100% digital, o que traz inúmeros benefícios para a empresa. 

Para lidar com essa enorme quantidade de arquivos, é preciso criar processos e investir em ferramentas que poderão fazer todo o trabalho por você. Então, a gestão de documentos eletrônicos é exatamente isso: um método para automatizar todo o ciclo de vida desses documentos.

No caso dos contratos, por exemplo, é possível automatizar todas as etapas (da criação à vigência e armazenamento) na plataforma da Contraktor!

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A gestão de documentos eletrônicos é importante porque impacta diretamente nas operações da empresa. Esse gerenciamento otimiza o jeito de documentar, padronizando processos e tornando todo o fluxo de documentos mais rápido, seguro, eficiente, moderno e sustentável.

Essa prática é capaz de aumentar a produtividade das equipes, eliminando falhas e melhorando a credibilidade dos serviços oferecidos pela companhia. 

Enfim, no caso dos contratos de vendas, por exemplo, se o processo de contratação é mais rápido, então consequentemente o seu cliente terá acesso ao serviço contratado com mais velocidade. Uma coisa puxa a outra: um processo interno mais ágil reflete diretamente na clientela e, assim, pode até gerar mais vendas, se feito com eficiência!

Vantagens da gestão de documentos

Além do que já citamos acima, algumas vantagens da gestão de documentos são muito importantes para o crescimento da empresa. 

Redução de custos

Com o método digital, a empresa deixa de gastar dinheiro em vários aspectos: armazenamento físico de documentos, envio de arquivos a clientes, fornecedores e funcionários, impressão, motoboy, correios, compra de papel…

Mais produtividade

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Chega de fazer seus funcionários perderem tempo! Com a gestão de documentos eletrônicos, você tem a garantia de que os colaboradores vão ter mais organização e não vão perder tempo procurando arquivos. Assim, eles podem dedicar todo o tempo no trabalho com atividades mais produtivas, sem precisar lidar com tanta burocracia.

Método sustentável

Por ser totalmente digital, a gestão de documentos eletrônicos é um método totalmente sustentável. Optar pelo gerenciamento digital é reduzir o consumo de papel e, consequentemente, ajudar a preservar o meio ambiente.

Mais segurança

A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados são regulados pela Lei 12.682. O gerenciamento documental possui características que trazem mais segurança para o ato de assinar eletronicamente.

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Isso acontece através de técnicas como criptografia, carimbo de data e hora ou certificados, como o certificado digital, por exemplo, que é utilizado juntamente à assinatura digital.

Leia também: 6 benefícios da gestão de documentos eletrônicos.

Contraktor: ferramenta de gestão de documentos

gestão de documentos

A Contraktor é uma plataforma brasileira de gestão e automação de documentos eletrônicos. Além disso, também é uma ferramenta de assinatura digital e eletrônica, que tem como objetivo facilitar o fluxo de processos internos da empresa e acelerar negócios. Tudo em um só lugar, com validade jurídica e segurança.

Já são mais de R$ 1 bi em documentos gerenciados dentro da plataforma e mais de 170 mil usuários assinando eletronicamente! Confira, abaixo, algumas funcionalidades da Contraktor: 

  • Assinatura eletrônica, digital e híbrida, com validade jurídica;
  • Acompanhamento de assinaturas e status dos documentos;
  • Logo da sua empresa nos pedidos de assinatura;
  • Filtros inteligentes no painel para encontrar documentos facilmente;
  • Armazenamento de documentos em nuvem – GED;
  • Automação de disparo de documentos;
  • Histórico de edições e alterações nos documentos;
  • Alertas de prazos e vencimentos contratuais;
  • Criação e edição de documentos online;
  • Suporte em português e pagamento em real;
  • Inclusão e gerenciamento de usuários e grupos;
  • E muito mais!

A Contraktor possui os planos Business, Premium e Enterprise, que atendem empresas dos mais variados setores e portes. Entre em contato com o setor de vendas da Contraktor e digitalize o seu fluxo de documentos!

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