Como está a gestão de documentos na sua empresa? Você ainda usa o método tradicional, percorrendo todas as etapas presencialmente, ou utiliza algum recurso digital?
Depois da necessidade de afastamento social trazida pela pandemia da Covid-19, a assinatura digital de documentos empresariais passou a figurar na ordem do dia das empresas de todos os portes.
Mas, além desta necessidade latente, é preciso saber que a gestão de documentos exige a administração correta e eficaz de todas as variáveis envolvidas para que todas as etapas que compõem o conhecido Contract Lifecycle Management – CLM (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) sejam cumpridas.
E é para isso que a tecnologia existe! E uma das plataformas que se encarregam de tornar todo esse processo automatizado e seguro é a Contraktor.
A solução permite fazer a gestão de documentos digitalmente, centralizando todas as etapas, oferecendo, assim, um rígido controle do armazenamento, monitoramento e garantia de autenticidade e segurança de todos os dados contidos no acordo celebrado entre as partes.
Se você ainda acha que a assinatura de documentos empresariais precisa ser presencial para ter validade jurídica, vem saber mais sobre a gestão de contratos digitais e entenda como a Contraktor usa a transformação digital para acelerar o fechamento de negócios.
O que é a Contraktor?
A Contraktor é uma plataforma, alocada na nuvem, que gerencia todo o ciclo de vida de contratos e documentos importantes da sua empresa: do momento da captação de dados, passando pelo auxílio na criação do documento, até chegar ao momento da assinatura eletrônica e digital e, então, a vigência do documento.
A solução conta com funcionalidades para organização de tarefas como auto preenchimento de documentos, alertas de vencimento de contratos e controle do processo de contratação via workflow.
O principal objetivo da Contraktor é transformar digitalmente o ciclo contratual, permitindo que pequenas e médias empresas, pessoas físicas e advogados gerenciem e revisem documentos importantes de forma ágil, sem a necessidade de idas e vindas ao cartório para fins de notorização (reconhecimento de firma) desses documentos.
A aceitação do mercado é notória: a Contraktor é uma das empresas melhores avaliadas pelos usuários do Portal B2B Stack e recebeu, em 2020, o selo “Top 5 de Categoria”, que atesta a confiança da relação entre cliente e empresa. Além dela, a ferramenta AssinaturaGrátis, mantida pela empresa, também aparece nesta lista.
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Contraktor, a empresa
Criada em 2017, a Contraktor é uma lawtech criada pelos empreendedores Henrique Flôres e Bruno Doneda. A ideia de oferecer a gestão de contratos em nuvem causou, na ocasião da fundação, uma mudança de paradigma no processo de fechamento de negócios dentro do mundo corporativo.
Isso porque muitas empresas precisavam lidar com gargalos no fluxo de contratação, causados por processos arcaicos de elaboração de documentos, falta de ferramentas de gestão para monitoramento de prazos, arquivos físicos em caixas de papelão, lentidão na revisão de documentos por advogados e processos morosos de coleta de assinaturas de representantes legais.
A Contraktor surgiu com a proposta de oferecer uma solução inteligente para dar mais velocidade a todo este processo. Com a ajuda da tecnologia aplicada à gestão de documentos, a empresa facilitou a comunicação entre o setor jurídico e demais departamentos como financeiro, vendas e recursos humanos.
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Como assinar documentos digitais com a Contraktor
A assinatura digital de documentos é uma prática já bastante disseminada no mercado. Inclusive, é preciso destacar que a assinatura eletrônica (modalidade onde a assinatura digital se enquadra) possui validade jurídica.
E, com a finalidade de assinar documentos digitalmente, a Contraktor oferece a AssinaturaGrátis.com, um portal de assinatura eletrônica gratuito.
Para usá-la, não é preciso baixar nenhum tipo de aplicativo, apenas acessar o site. Por lá, é possível subir o arquivo em formato PDF ou DOC e adicionar os assinantes.
Todas as partes recebem um link por e-mail que viabiliza a assinatura do documento, dispensando o uso de certificado ou rubrica. A cada assinatura, uma notificação é enviada por e-mail.
A solução permite a interação e conclusão de todas as etapas de assinatura em menos de três minutos, com criptografia e autenticação.
No final, uma cópia do documento, devidamente assinado, é enviada para todos os participantes, para o arquivamento.
A AssinaturaGrátis.com não possui limites de assinaturas ou documentos.
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Funcionalidades
Mas, se além da assinatura digital você precisa de uma plataforma de gerenciamento de contratos e documentos empresariais, acompanhe aqui algumas das funcionalidades da plataforma da Contraktor:
- Assinatura digital e eletrônica: além destas, também permite o uso híbrido das duas modalidades de assinatura no mesmo documento;
- Criador automatizado de documentos: oferece a opção de criar ou editar um documento novo ou usar um modelo importado;
- Armazenagem de documentos: com aplicação de filtros e busca inteligente;
- Biblioteca de modelos: que armazena os templates de documentos mais utilizados;
- Alerta de prazos: que envia notificações sobre o status de assinaturas, vencimentos, renovações ou encerramento de contratos;
- Gestão de usuários, grupos e assinantes: que permite a hierarquização e o gerenciamento da permissão de acesso dos usuários em vários níveis;
- Tarefas e atividades: permite a criação, disparo e armazenamento do histórico de tudo que é feito dentro dos processos;
- Dashboard de desempenho financeiro: que gera gráficos que facilitam o acompanhamento do status das assinaturas, lançamentos financeiros, recebimentos e pagamentos.
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Planos e preços
A Contraktor oferece quatro opções de planos para atender volumes específicos de usuários.
O inicial, Plano Starter, tem um valor de R$ 150,00 por mês e abrange o cadastro de um usuário. O Plano Business tem um valor de R$ 600,00 por mês e abrange cinco usuários. Já o Plano Premium é comercializado a partir de R$ 1.200,00 mensais e inclui 10 usuários.
O Enterprise é o mais customizável, sendo indicado para grandes empresas que possuem necessidades específicas e alto volume de documentos para assinatura. O valor deste plano é estabelecido mediante consulta.
Conforme o plano se torna mais robusto, outras funcionalidades são agregadas e a capacidade de armazenamento de documentos aumenta. Todos os planos são fechados em um período mínimo de 12 meses.
O Plano Starter, por exemplo, não exige período de fidelização. Ele pode ser testado gratuitamente por 7 dias e pode ser usado no regime “pré-pago”, conforme demanda. Atende empresas que não possuem um alto volume de assinatura de contratos e documentos, mas que precisam contar com uma plataforma para gerir estes arquivos.
*Os valores foram apurados em fevereiro de 2021. Consulte sempre o fornecedor antes de efetuar sua compra.
Assinatura Grátis
A plataforma de assinatura digital gratuita da Contraktor, a AssinaturaGrátis, não possui custo para a utilização ou exigência de adesão a qualquer plano oferecido pela empresa.
Conclusão
A gestão de contratos digitais e documentos eletrônicos exige responsabilidade. Ao fazer uso da tecnologia, é preciso acompanhar com clareza todas as etapas do Ciclo de Vida dos documentos.
Para isso, é preciso lançar mão de uma plataforma (Autoridade Certificadora) confiável, evitando o risco de alterações e fraudes.
Existem muitas opções no mercado. Para decidir qual solução é a ideal para sua empresa, você pode considerar se as plataformas centralizam todas as etapas em um mesmo ambiente.
Isso facilita que o usuário crie, edite, revise, envie e armazene documentos em um único software.
Outra questão importante é o armazenamento em nuvem, que guarda as informações em um servidor online, munido de criptografia, e garante acesso rápido de qualquer dispositivo conectado à internet.
A Contraktor oferece funcionalidades importantes para facilitar todo o processo de assinatura, a armazenagem, o acesso dos documentos e a gestão de documentos. Vale a pena conhecer!
Adotar a gestão digital de contratos permite a redução de custos, tempo e melhor administração dos seus dados.
Saiba quais são as soluções que podem ajudar sua empresa no dia a dia! Conheça a categoria de gestão de contratos e assinatura digital no Portal B2B Stack.
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4 anos atrás por Luan Fazio | 10 minutos No comments
