Shadow IT: conheça os 10 riscos para a sua empresa

Você já ouviu falar sobre Shadow IT? Com a rápida evolução da tecnologia, é comum que os funcionários procurem soluções alternativas para suas necessidades diárias de trabalho, utilizando softwares e aplicativos por conta própria.

Essa prática pode trazer desafios e sérios prejuízos para as empresas. Por isso, é importante lidar com essa realidade e garantir uma melhor gestão de TI com foco em redução de custos, eficiência e segurança da informação.

Neste artigo, vamos conhecer mais sobre Shadow IT e compreender suas implicações na infraestrutura de TI das empresas.

O que é Shadow IT?

O termo Shadow IT, ou TI invisível, se refere ao uso de ferramentas, aplicativos e serviços de tecnologia sem a aprovação ou conhecimento do departamento de TI de uma organização.

Com a crescente digitalização das empresas e o fácil acesso a uma infinidade de soluções tecnológicas, o Shadow IT se tornou uma ameaça cada vez mais presente.

Apesar de oferecerem benefícios imediatos, como agilidade e flexibilidade, essas soluções podem trazer sérios riscos para a segurança e a conformidade da empresa.

Por exemplo, um funcionário que utiliza um serviço de armazenamento em nuvem não autorizado pode expor dados sensíveis da empresa a hackers ou violar regulamentações de proteção de dados.

Quais são os riscos do Shadow IT para as empresas?

Os riscos associados ao Shadow IT envolvem uma série de preocupações que podem afetar negativamente a segurança, conformidade, eficiência e os gastos da empresa.

1. Segurança cibernética

Um estudo conduzido pela IBM, em 2020, revelou que 45% das violações de segurança na nuvem estão associadas à utilização de aplicações não autorizadas pelas empresas.

O uso não autorizado de tecnologia pode resultar em lacunas de segurança, uma vez que os sistemas ou serviços não passam pela devida avaliação de segurança e conformidade, causando vazamentos de dados, violações de segurança e ameaças cibernéticas.

Entender e gerenciar o risco do Shadow IT é essencial para proteger a empresa contra ataques cibernéticos e garantir a conformidade com as regulamentações.

2. Perda de controle de dados

No Shadow IT, a gestão de TI da empresa perde o controle sobre os sistemas e dados utilizados. Isso dificulta o monitoramento e manutenção adequados desses sistemas, o que pode levar a problemas de desempenho e estabilidade.

3. Falta de controle sobre renovação da licença

Quando um funcionário administra seus próprios aplicativos, é comum esquecer de renovar os pagamentos de softwares. Esses serviços geralmente são encerrados quando há falha ou atraso no pagamento das faturas. Assim, as empresas não têm maneira de recuperar os dados uma vez perdidos, além de enfrentarem queda de produtividade pelas equipes que dependem de tais recursos, até que a assinatura seja regularizada.

4. Redundância e ineficiência

Múltiplas equipes podem adotar ferramentas semelhantes para as mesmas tarefas, resultando em desperdício de recursos e potencial redundância de esforços. Um exemplo dessa prática pode ser o uso de diferentes ferramentas de gestão de projetos, por exemplo.

5. Baixo controle de custos

O uso de tecnologias não autorizadas pode resultar em custos ocultos no longo prazo. Isso inclui gastos com suporte, integração com outros sistemas e correções de problemas inesperados. Além disso, a falta de controle sobre os gastos associados a essas tecnologias pode levar a uma alocação ineficiente de recursos financeiros.

6. Dificuldades de integração

Soluções de Shadow IT podem não ser compatíveis ou integráveis com outros sistemas usados pela empresa, dificultando a troca de informações e a colaboração entre diferentes departamentos.

7. Pouco controle de acesso e credenciais

O Shadow IT pode atrapalhar os processos de onboarding (integração de novos funcionários) e offboarding (desligamento de funcionários) dentro de uma organização. Sem um fluxo organizado e sistema de controle de acesso, podem surgir complicações que afetam a eficiência desses procedimentos.

Um exemplo disso é um ex-colaborador que ainda tem acesso a sistemas e informações internas, resultado da falta de controle de credenciais.

8. Roubo de propriedade intelectual

Se os funcionários usam softwares que estão longe do controle da gestão de TI para compartilhar informações confidenciais ou propriedade intelectual da empresa, isso aumenta o risco de vazamentos de dados.

9. Impacto na produtividade

Problemas técnicos ou a falta de suporte adequado para soluções de Shadow IT podem prejudicar a produtividade dos funcionários, pois a diversidade de ferramentas e sistemas utilizados por diferentes grupos pode dificultar a padronização de processos e fluxos de trabalho.

10. Reputação empresarial

Violações de segurança, vazamentos de dados ou interrupções causadas pelo Shadow IT podem afetar a reputação da empresa e a confiança dos clientes, parceiros e partes interessadas.

Fique atento aos próximos parágrafos deste blog post para obter mais informações sobre como lidar com essa crescente ameaça.

Por que a gestão de SaaS é essencial para combater o Shadow IT

A gestão de ativos de TI que tem uma visão completa de todos os softwares e aplicativos utilizados na organização facilita a identificação de práticas de Shadow IT.

Gerenciar o risco do Shadow IT também consiste em educar os funcionários sobre os perigos do uso não autorizado de tecnologia, implementar políticas claras de uso de TI e adotar soluções de segurança que monitorem e controlem o acesso aos sistemas.

Além disso, a gestão de software permite monitorar o uso de aplicativos e identificar possíveis riscos à segurança da informação, como a instalação de softwares maliciosos ou desatualizados. Ao combater o Shadow IT, as empresas podem proteger seus dados confidenciais e manter um ambiente de trabalho seguro e produtivo.

Uma abordagem eficaz na gestão de SaaS (software as a service) não apenas ajuda a identificar práticas de Shadow IT, mas também promove a segurança e a eficiência dos sistemas. Saiba mais sobre a gestão estratégica de software neste artigo detalhado sobre Gestão de SaaS.

Essas práticas de padronização da gestão dos softwares utilizados pelas organizações pode evitar a fragmentação causada pelo Shadow IT, mitigar os gastos com ativos de TI e proteger as informações importantes.

Impacto da infraestrutura de TI e monitoramento eficaz no controle do Shadow IT

Para controlar o Shadow IT, é essencial ter uma infraestrutura de TI bem planejada e implementada. Isso inclui a disponibilidade de equipamentos adequados, softwares atualizados e uma rede estável.

Desta forma, os gestores de TI identificam rapidamente qualquer atividade suspeita ou não autorizada, permitindo uma resposta adequada antes que problemas maiores ocorram.

O impacto positivo de uma infraestrutura de TI sólida e de um monitoramento eficaz é evidente no controle do Shadow IT, pois esses elementos proporcionam visibilidade, permitindo uma gestão financeira otimizada, uma governança de TI mais eficaz e a prevenção de vazamentos de dados sensíveis.

Os desafios da gestão de TI em ambientes SaaS

O número de produtos de software usados por empresas está crescendo rapidamente, trazendo complexidade na gestão. A adoção do modelo de Software como Serviço (SaaS) oferece inúmeras vantagens para as empresas e usuários de diferentes serviços por operar totalmente na nuvem.

No entanto, o controle de acesso a softwares pode se tornar uma missão desafiadora para os gestores. Ao contrário de sistemas internos isolados, o acesso a aplicativos SaaS depende das credenciais do usuário, ou seja, se uma pessoa tem as informações de login corretas, ela poderá acessar a aplicação.

Muito além das questões referentes à segurança da informação, a falta de controle e gerenciamento dos softwares impacta a gestão financeira de uma empresa, pois comprar e gerenciar software tem se tornado um desafio.

Isso leva à falta de total visibilidade de gastos e contratos com facilidade, redundância no uso de software e a possibilidade de despesas extras devido à presença de “shadow IT”.

Acompanhe a seguir uma solução SMP (SaaS Management Platform) que vai garantir economia, segurança e centralização da informação de uso de softwares na sua empresa!

B2B Stack Manager – solução para Shadow IT e custos com softwares

Imagine uma solução que reduz drasticamente seus custos de TI, com apoio estratégico da principal plataforma de aquisição e gestão de SaaS?

A B2B Stack, maior portal de busca e avaliação de softwares B2B brasileiro, identificou a necessidade de oferecer maior visibilidade da gestão SaaS aos líderes de área e gestores de TI e finanças.

Assim nasceu o B2B Stack Manager, uma plataforma de gestão de softwares (SMP) que tem o objetivo de eliminar custos e ineficiências resultantes do Shadow IT.

As soluções do B2B Stack Manager para a gestão de SaaS incluem:

Fluxos de compras, renovações e requisições multidepartamentais;
Mapeamento de contratos, renovações e meios de pagamento;
Identificação de redundâncias e ineficiências;
Onboarding / offboarding de funcionários;
Gestão de uso de software por colaborador;
Pesquisa de satisfação com colaboradores sobre seu stack.

Os resultados de uma gestão de softwares automatizada colaboram para a redução do desperdício em orçamento de TI em até 30%!

Confira o potencial de economia em TI que sua empresa pode ter através de um diagnóstico do seu IT Stack.

Conclusão

O Shadow IT é uma realidade cada vez mais presente nas empresas. Com a rápida evolução da tecnologia e a necessidade de inovação constante, os funcionários muitas vezes buscam soluções alternativas para suas demandas diárias de trabalho.

No entanto, é importante compreender os riscos envolvidos e adotar medidas eficazes para gerenciá-los. Garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos sistemas da empresa é fundamental para manter a segurança da infraestrutura de TI.

Além disso, investir em infraestrutura de TI e monitoramento pode ajudar a identificar possíveis vulnerabilidades e evitar problemas futuros.

Por fim, a solução tecnológica e produtiva de implementar um software de gestão de SaaS certamente terá impacto positivo nos custos de sua empresa.

Invista em soluções adequadas, promova a conscientização dos funcionários e esteja sempre um passo à frente das ameaças cibernéticas.

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