Diante do ritmo acelerado da era da informação, a integração de ferramentas é mais do que uma simples conveniência, é uma estratégia que direciona o fluxo de trabalho das empresas. Ao conectar diferentes plataformas digitais, as equipes conquistam eficiência e promovem uma comunicação mais ágil, sincronizada e transparente.
Hoje, você entenderá mais sobre como conectar ferramentas com a plataforma de gestão de projetos e tarefas monday.com, obtendo os melhores resultados para o fluxo de trabalho de suas equipes. Descubra os principais benefícios de ter plataformas integradas e conheça 7 passos para colocar essa estratégia em prática.
Abundância de ferramentas: aliada ou adversária na melhoria do fluxo de trabalho?
Não há dúvidas de que a digitalização aumentou a produtividade nas empresas, com ferramentas que facilitam a colaboração, automatizam processos, fornecem insights analíticos, oferecem flexibilidade por meio da computação em nuvem e otimizam a gestão de projetos.
Embora o uso crescente de ferramentas digitais tenha proporcionado a capacidade de realizar tarefas de maneira mais ágil, a proliferação excessiva de plataformas pode resultar em dispersão e perda de foco. É o chamado “context switching” (alternância de contextos), e ocorre quando as pessoas pulam entre diferentes tarefas e ferramentas, resultando em perda de eficiência.
A habilidade de realizar integrações entre as diversas plataformas é uma solução para uma abordagem mais coesa, possibilitando que os colaboradores otimizem seu tempo e centralizem seus esforços, sem as interrupções causadas pela alternância constante entre diferentes ferramentas.
Fluxo de trabalho de uma empresa: veja um exemplo
O fluxo de trabalho, em inglês, workflow, é o conjunto de processos, atividades e tarefas executados em uma sequência lógica para alcançar um objetivo específico em uma organização. Isso pode incluir a coordenação de tarefas entre membros da equipe, a automação de processos, a definição de etapas em um projeto, entre outras atividades.
O quadro abaixo ilustra um exemplo prático de workflow e todo o processo de desenvolvimento de um novo produto, desde a fase inicial, de brainstorming, até a implementação e testes finais:
Considerando todas as etapas do fluxo de trabalho, é essencial que a comunicação e atualizações sejam frequentes. Assim, a integração de ferramentas com a monday.com é uma peça-chave nesse quebra-cabeça. Ao se conectar com outras plataformas, ela atua como um hub central, unificando dados e promovendo uma sincronização entre todas as fases do processo.
Essa integração facilita a troca de informações, e possibilita uma visão holística do projeto, permitindo que cada membro da equipe esteja ciente das atualizações em tempo real.
O que é a integração de sistemas e como ela auxilia o fluxo de trabalho?
A integração de sistemas é o processo de conectar e unificar diferentes sistemas e softwares que a empresa já usa ou planeja adotar, e que pode atender diferentes setores e abranger diferentes plataformas, como ferramentas de gestão de projetos, sistema de controle financeiro, sistema CRM de vendas e ERPs, por exemplo.
Esse processo permite a troca de dados e informações de maneira fluida, proporcionando uma visão mais completa e integrada do ambiente de negócios. Em um ambiente saturado de informações, a palavra-chave é centralização.
Benefícios que a integração de sistemas traz para fluxo de trabalho:
A integração de sistemas pode proporcionar muitos benefícios para melhorar o fluxo de trabalho, incluindo o aprimoramento da gestão de workflow, do trabalho colaborativo e produtividade, da comunicação e do atendimento ao cliente.
Veja os principais benefícios de trabalhar com sistemas integrados em sua empresa:
- Automação de tarefas, contribuindo para a melhoria da carga de trabalho dos colaboradores com atividades que consomem muito tempo;
- Estímulo ao trabalho colaborativo e aumento da produtividade entre equipes;
- Acesso às informações entre todos os membros da equipe;
- Sincronização de dados, ou seja, informações mais atualizadas;
- Promoção da transparência, já que todos os membros da equipe têm acesso às mesmas informações;
- Capacidade de autogestão, especialmente em ambientes de trabalho remoto, ao ser possível organizar o trabalho a partir de notificações e atualizações em tempo real;
- Melhoria da experiência do cliente, pois algumas integrações oferecem atualização constante de pedidos, e-mails e outras solicitações de contato.
Quais são os tipos de integração de sistemas?
Cada tipo de integração tem um papel na otimização dos fluxos de trabalho empresariais. A seguir, apresentamos exemplos práticos que ilustram como essas integrações podem ser aplicadas para alcançar eficiência e agilidade.
Integração de dados:
Exemplo: Uma loja online integra seu sistema de vendas ao sistema de gestão de estoque. Quando uma venda é realizada, a quantidade de produtos disponíveis é automaticamente atualizada, evitando discrepâncias e mantendo o estoque em tempo real.
Integração de processos:
Exemplo: Uma empresa utiliza um sistema de gerenciamento de projetos que se integra ao sistema de comunicação interna. Ao concluir uma etapa em um projeto, é automaticamente gerada uma mensagem no canal de comunicação relevante, mantendo a equipe informada sobre o progresso.
Integração de negócios:
Exemplo: Um sistema de CRM (Customer Relationship Management) é integrado ao sistema de contabilidade da empresa. Isso permite que os dados de clientes, como vendas e faturamento, sejam compartilhados, oferecendo uma visão completa do relacionamento cliente-empresa.
Integração de aplicações:
Exemplo: Um e-commerce integra seu sistema de pagamento ao sistema de logística. Após um cliente realizar um pagamento, as informações de envio são automaticamente encaminhadas ao sistema de logística, agilizando o processo de preparação e entrega do pedido.
Para realizar a integração de sistemas na sua organização, siga os seguintes passos:
Avaliação de necessidades:
Identifique as necessidades específicas da empresa e as áreas onde a integração pode trazer maior eficiência. Essa tarefa exige o mapeamento de processos e fluxo de trabalho.
Definição de objetivos:
Estabeleça metas claras para a integração, como melhoria na colaboração, redução de erros, ou aumento da eficiência operacional. Os objetivos precisam ser mensuráveis e identificáveis, como, por exemplo, desafios específicos que a empresa enfrenta. Se houver problemas conhecidos, como erros frequentes ou falta de eficiência em determinados processos, esses podem se tornar objetivos claros para a integração.
Desenvolvimento de ferramentas:
Avalie se será necessário desenvolver soluções personalizadas ou se existem ferramentas prontas que atendam aos objetivos de integração. Se a empresa opera com uma variedade de tecnologias e plataformas, o desenvolvimento de ferramentas deve focar na integração harmoniosa entre esses diferentes ambientes. Isso pode incluir sistemas on-premise, soluções em nuvem e aplicações móveis.
Implementação gradual:
Integre sistemas de forma gradual e faseada para minimizar impactos negativos nas operações cotidianas. Introduzir a integração de sistemas em etapas, em vez de uma implementação completa e instantânea, é muitas vezes preferida para minimizar riscos, otimizar o uso de recursos e permitir uma transição suave para a nova infraestrutura.
Testes e treinamento:
Realize testes para garantir que a integração funcione corretamente, sem falhas ou perda de dados. Ofereça treinamento adequado aos colaboradores e promova a adoção da nova infraestrutura integrada. Este cuidadoso processo é a chave para assegurar que a integração não seja apenas implementada, mas plenamente integrada ao cotidiano operacional da empresa.
Escolha de plataformas compatíveis:
Ao escolher tecnologias para criar uma infraestrutura coesa, é importante selecionar sistemas e plataformas compatíveis que atendam às necessidades da empresa. Uma opção a ser considerada é a monday.com, uma plataforma de gestão de trabalho que permite a integração com várias outras ferramentas digitais, como softwares de controle financeiro, sistemas CRM de vendas e ERPs.
Além de ser flexível e escalável, a monday.com tem capacidade de integração com diversas ferramentas digitais populares, sendo assim o centro das operações, impulsionando a colaboração, otimizando processos e proporcionando ambientes de trabalho mais eficientes para empresas que buscam resultados sólidos.
Que ferramentas digitais podem ser integradas facilmente com a monday.com?
Existem diversas ferramentas que oferecem integração com a monday.com, apresentando soluções especializadas para variadas equipes, tais como atendimento ao cliente, gestão de recursos humanos, equipes de vendas, entre outras. Confira a seguir 7 exemplos de integrações bem-sucedidas com a monday.com:
- Slack: permite que você receba notificações diretamente na plataforma de comunicação sempre que houver uma atualização ou alteração em seus quadros da monday.com. Veja aqui como realizar essa integração;
- Google Drive: é possível anexar arquivos do Google Drive, além de gerenciar diversos tipos de arquivos diretamente aos itens da plataforma de gestão de projetos, facilitando a colaboração e o compartilhamento de informações;
- Zoom: com essa integração, você pode criar e vincular reuniões do Zoom diretamente dos seus quadros da monday.com.
- Jira: útil para as equipes de desenvolvimento de software. Você pode criar, atualizar e vincular problemas do Jira diretamente pela monday.com.
- Facebook Ads: com a integração do Facebook Ads, você pode usar a monday.com para gerenciar suas campanhas e coletar leads em um só lugar.
- Mailchimp: você pode gerenciar suas campanhas de e-mail marketing diretamente da monday.com.
- Twilio: é possível estabelecer conexões e se comunicar com clientes, colaboradores, freelancers e gestores por meio de chamadas telefônicas e SMS ao integrar a plataforma de contact center à monday.com.
Conclusão:
A integração de sistemas e ferramentas oferece uma visão mais completa e integrada do ambiente de negócios. Essa abordagem centralizada melhora a gestão do fluxo de trabalho, a colaboração e a produtividade, fortalecendo a transparência, permitindo a autogestão e proporcionando uma experiência aprimorada ao cliente.
Ao seguir os passos para a integração de sistemas, desde a avaliação de necessidades até a escolha de plataformas compatíveis, as empresas podem moldar uma infraestrutura coesa.
A monday.com é uma opção flexível, que oferece escalabilidade e atua como o centro das operações ao integrar-se a uma variedade de ferramentas digitais populares, impulsionando a colaboração e otimizando processos para resultados sólidos.
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4 anos atrás por Luan Fazio | 10 minutos No comments
