É comum observar nas empresas uma grande complexidade nos processos ou volume de demandas excessivo, com tarefas pouco definidas. Pensando nisso, criou-se um conceito que tem como objetivo eliminar essas dificuldades.
O workflow, ou fluxo de trabalho, é um termo utilizado no mundo corporativo para descrever a sequência de atividades que compõem um processo de trabalho. Um fluxo de trabalho bem estruturado permite a otimização dos processos, garantindo maior produtividade, redução de erros e melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.
Compreenda o que é workflow e como sua aplicação pode contribuir para uma eficiente gestão de tarefas.
O que é workflow?
Workflow é um termo comum no mundo corporativo, mas muitas vezes pode ser confuso entender o que ele significa exatamente. Em termos simples, workflow se refere ao fluxo de trabalho ou processo pelo qual uma tarefa ou projeto passa, desde o início até a conclusão.
É uma sequência de etapas bem definidas que são executadas em uma determinada ordem lógica. Essas etapas podem incluir a atribuição de tarefas, revisões, aprovações e entrega final.
Objetivos do workflow
O objetivo do workflow é aumentar a eficiência, melhorar a comunicação e garantir que todas as partes envolvidas estejam alinhadas com os objetivos e prazos estabelecidos.
O conceito é versátil e pode ser aplicado em vários departamentos de uma empresa, trazendo benefícios como redução de erros, rastreabilidade aperfeiçoada, maior escalabilidade e até mesmo culminar em uma maior satisfação do cliente.
7 exemplos de workflow na prática
Veja alguns exemplos de áreas de uma empresa em que a gestão de workflow auxilia a otimizar e padronizar os processos:
- Equipe de vendas: workflows facilitam o acompanhamento de leads e oportunidades de vendas, garantindo que nenhuma oportunidade se perca;
- Departamento de de RH: simplificação do processo de recrutamento, desde a triagem de candidatos até a integração de novos funcionários, além da automatização de tarefas administrativas, como aprovação de licenças e avaliação de desempenho;
- Time de marketing: fluxos de automação de marketing, como campanhas de marketing e coordenação de conteúdo organizados;
- Financeiro: maior controle de despesas e aprovações de gastos, faturamento e cobrança, melhorando o fluxo de caixa;
- Atendimento ao cliente e suporte técnico: roteamento eficiente de solicitações de suporte, garantindo tempos de resposta mais rápidos;
- Departamento jurídico: gestão de documentos e processos e acompanhamento de prazos;
- Produção e logística: programação de produção para minimizar o tempo de inatividade e maximizar a produtividade.
A importância do fluxo de trabalho na gestão das empresas
O fluxo de trabalho é um aspecto fundamental na gestão de empresas, pois tem um impacto direto na eficiência das equipes.
Um fluxo bem estruturado proporciona uma melhor organização das tarefas, e possibilita que cada membro da equipe saiba exatamente o que deve ser feito e quando. Isso evita retrabalhos, atrasos e mal entendidos, gerando otimização de tempo e de recursos.
Com uma visão clara de todo o fluxo de trabalho, é possível identificar quais etapas podem ser automatizadas ou simplificadas, tornando o processo mais ágil e evitando desperdícios de esforços.
Workflow e Gestão de Tarefas: diferenças e relação entre elas
O workflow e a gestão de tarefas são dois conceitos essenciais para o bom funcionamento de uma empresa, mas eles possuem diferenças. O workflow engloba a definição das tarefas, sua execução e conclusão.
Por outro lado, a gestão de tarefas tem como foco o acompanhamento e controle das atividades em si. Ela envolve a atribuição de responsabilidades, o monitoramento do progresso e a identificação de possíveis gargalos.
Esses dois conceitos estão interligados no dia a dia das empresas. Um bom gerenciamento de tarefas contribui para um fluxo de trabalho eficiente, enquanto um workflow bem estruturado facilita a gestão das atividades. Ambos são fundamentais para otimizar a produtividade e garantir o cumprimento dos prazos.
Problemas no fluxo de trabalho e soluções
Já ouviu falar no conceito de “gargalo de produção” no mundo corporativo?
Por exemplo, se uma empresa está produzindo e uma etapa do processo de produção é mais lenta do que as outras, essa etapa é considerada um gargalo. Isso pode atrasar a produção total e limitar a capacidade da empresa de atender à demanda do mercado.
Gargalos podem ocorrer em várias áreas, como produção, cadeia de suprimentos, recursos humanos, tecnologia da informação, marketing, entre outros.
Quando tratamos de gerenciamento de trabalho, também é comum encontrarmos um problema bem comum: a falta de comunicação entre membros da equipe.
Quando as informações não são compartilhadas de forma clara e precisa, isso pode resultar em erros, retrabalho e atrasos nas entregas.
Uma solução para esse problema é implementar ferramentas de comunicação colaborativas, como aplicativos de mensagens instantâneas e plataformas de gerenciamento de projetos, que permitem que os membros da equipe se comuniquem de forma rápida.
Outro problema comum na gestão do trabalho é a sobrecarga de tarefas. Quando os funcionários estão sobrecarregados, sua produtividade diminui e a qualidade do trabalho pode ser comprometida.
Para evitar isso, é importante distribuir as tarefas de forma equilibrada entre os membros da equipe, levando em consideração suas habilidades e capacidades individuais. Além disso, é fundamental estabelecer prazos realistas e permitir que os funcionários tenham tempo suficiente para concluir suas tarefas com qualidade.
É possível driblar todos esses impedimentos, como vamos mostrar a seguir.
Como implantar um sistema de workflow
O objetivo principal do mapeamento de processos é criar uma representação visual ou textual clara e compreensível do processo atual, conhecido como “as-is” (como é).
Assim, implementar um sistema eficaz de workflow em uma empresa inclui os seguintes passos:
- Mapear os processos existentes, identificando fases, responsáveis e prazos de cada tarefa;
- Analisar e otimizar esses processos, eliminando etapas desnecessárias e identificando possíveis gargalos;
- Escolher uma ferramenta de workflow adequada, pois ela deve ser capaz de automatizar as tarefas, facilitar a comunicação entre os colaboradores e oferecer recursos para monitoramento e controle;
- Treinar e engajar os colaboradores nesse novo sistema, explicando as vantagens e fornecendo suporte técnico quando necessário.
Por fim, é importante monitorar e avaliar constantemente o sistema de workflow, buscando identificar melhorias e ajustes necessários para garantir sua eficácia a longo prazo.
Workflow para equipes de atendimento e suporte
Como mencionado anteriormente, uma boa gestão de workflow beneficia as empresas de forma geral, otimizando o trabalho de qualquer departamento de uma organização.
Sabemos os desafios que envolvem o atendimento ao cliente e hoje há muitas formas de melhorar esse tipo de relacionamento, tanto para o prestador quanto para o consumidor.
Com um workflow definido, equipes de help desk e SAC (serviço de atendimento ao consumidor) têm seus fluxos de trabalho muito mais padronizados e organizados, resultando em maior qualidade do serviço prestado.
Ao estabelecer processos claros, a gestão de workflow permite que as equipes identifiquem rapidamente as tarefas a serem realizadas, evitando esforços duplicados e garantindo uma distribuição equitativa de responsabilidades.
Paralelamente, um fluxo de trabalho pré-determinado ajuda a evitar a sobrecarga de membros das equipes e a assegurar que todos os tickets sejam tratados dentro dos prazos estabelecidos.
O acompanhamento adequado do progresso das solicitações e a priorização de casos críticos tornam possível uma resposta mais ágil e precisa aos clientes.
Isso, por sua vez, resulta em maior satisfação do cliente, melhorando a reputação da empresa e, potencialmente, reduz custos operacionais por meio da minimização de erros e retrabalho.
Utilizar ferramentas adequadas também é essencial para otimizar o processo de atendimento e suporte, permitindo o registro e acompanhamento detalhado das demandas dos clientes. Há diversas opções de plataformas que oferecem essa funcionalidade, como, por exemplo, a Milldesk.
Você pode conhecer mais sobre o assunto, comparar as diferentes ferramentas e todas suas funcionalidades, além de conferir as avaliações dos usuários em nosso portal, nas categorias Gestão de Workflow e Gestão de Tarefas.
Conclusão
Agora que você entendeu o que é workflow e como ele pode impactar positivamente a gestão das empresas, está na hora de colocar em prática!
Siga os passos mencionados neste artigo para implantar um sistema eficaz de workflow em sua organização.
Veja também como a tecnologia oferece plataformas digitais que vão aumentar a produtividade de suas equipes, com usabilidade simples e de fácil acesso.
Lembre-se sempre da importância dessa ferramenta na melhoria da produtividade e eficiência dos processos internos. Com um fluxo de trabalho bem estruturado, você será capaz de gerenciar tarefas com maior agilidade e qualidade.
Não perca mais tempo lidando com problemas decorrentes da falta de organização – invista no poder do workflow para transformar a maneira como seu negócio opera. Comece hoje mesmo a maximizar os resultados através da implementação adequada dessa poderosa metodologia!
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4 anos atrás por Luan Fazio | 10 minutos No comments
