Os grandes desafios do gerenciamento de projetos são o planejamento, a distribuição de tarefas e o monitoramento das atividades. Aqui você vai aprender como melhorar o fluxo de trabalho e reduzir o tempo realizando tarefas, com o CoPilot, assistente da Bitrix24 integrado com inteligência artificial para gestão de projetos e tarefas.
Gerenciar projetos é uma necessidade para qualquer tipo de negócio e porte de empresa. Algumas estatísticas chocam ao indicarem que 70% dos projetos falham e que uma parcela significativa das empresas, o equivalente a 42%, demonstra não compreender a necessidade ou importância da gestão de projetos.
A mesma pesquisa mostrou que organizações que optam por adotar práticas de gestão de projetos eficazes reduzem em 28 vezes o desperdício de recursos financeiros. Esse último dado aponta para a urgência de aderir às melhores práticas de gerenciamento de projetos, já que reduzir custos pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma organização em um mercado competitivo.
Sendo assim, qual a melhor forma de gerenciar projetos? Como garantir que a produtividade e a comunicação sejam aproveitadas em todo o seu potencial? Descubra as melhores práticas e ferramentas para colocar projetos em prática e gerenciar o trabalho de equipes, gerando economia de tempo e recursos para a sua empresa.
Como gerenciar projetos?
Gerenciar projetos e equipes é uma tarefa que demanda habilidades de liderança, comunicação, planejamento e resolução de problemas, além do domínio de ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos adequadas.
Os passos necessários para um bom gerenciamento de projetos, incluem as capacidades de:
Definir os objetivos do projeto, estabelecendo metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido.
Planejar o projeto, incluindo todas as etapas necessárias para alcançar os objetivos. Identificar as tarefas, estimar prazos e custos, e identificar possíveis riscos.
Alocar recursos necessários para cada etapa do projeto, incluindo pessoal, materiais, financiamento e tempo.
Montar uma equipe com habilidades e experiências adequadas para executar as tarefas do projeto, atribuindo responsabilidades claras a cada membro da equipe.
Implementar o plano, mantendo uma comunicação aberta e regular entre os membros da equipe para garantir que todos estejam alinhados com as metas do projeto.
Monitorar e controlar o progresso do projeto em relação ao plano estabelecido. Isso inclui identificar e resolver quaisquer desvios ou problemas que possam surgir durante a sua execução.
Gerenciar mudanças no escopo, prazo ou orçamento do projeto, se necessário.
Como usar inteligência artificial para gestão de projetos?
Como podemos perceber, projetos envolvem etapas que precisam ser levadas adiante em nome dos resultados esperados. Vale ressaltar que, essencialmente, qualquer trabalho que envolva tarefas que precisam ser planejadas, rastreadas e executadas pode se beneficiar pelo gerenciamento de projetos.
Entre os projetos mais comuns e cotidianos das empresas estão:
- Tarefas recorrentes, ou seja, que precisam ser realizadas regularmente.
- Fluxo de trabalho (Workflow), que é a sequência de processos pelos quais uma tarefa passa do início ao fim.
- Colaboração em equipe, como compartilhamento de documentos, comunicação e atualizações de status.
Muitas empresas ainda mantêm suas tarefas fragmentadas entre ferramentas, seja para armazenar documentos, conversar com colegas, monitorar prazos, agendar compromissos e fazer reuniões online.
Por meio de preenchimento de planilhas, comunicação por diferentes canais de mensagens instantâneas, e-mails, plataformas de armazenamento em nuvem e até mesmo conversas presenciais, as informações acabam dispersas e descentralizadas.
Isso pode levar a problemas de comunicação, falta de visibilidade sobre o progresso das tarefas, dificuldade em localizar documentos relevantes e atrasos na conclusão de projetos.
Além disso, o uso de várias ferramentas pode resultar em duplicação de esforços, confusão sobre qual ferramenta usar para cada finalidade e, consequentemente, desperdício de tempo e recursos da equipe.
A falta de uma plataforma centralizada para gerenciar todas essas atividades pode prejudicar a eficiência e a produtividade da equipe.
Desafios no gerenciamento de projetos
Veja alguns exemplos de dificuldades que a gestão de projetos pode enfrentar:
- Metas e objetivos do projeto pouco definidas
- Conflitos sobre responsabilidades
- Comunicação falha entre membros da equipe
- Falta de alinhamento sobre o andamento do projeto
- Dificuldade na distribuição e monitoramento das tarefas
- Prioridades que se sobrepõem
A inteligência artificial (IA) avançou nos últimos anos, oferecendo novas soluções como ferramentas para gerar textos, criar imagens originais, mapear processos e até mesmo analisar dados. Com ela, equipes inteiras estão descobrindo novas formas de gerenciar tarefas operacionais que tomam muito tempo e podem ser simplificadas pelo uso do aprendizado de máquina.
Esse gerenciamento inclui tanto projetos com prazos e objetivos específicos quanto atividades operacionais contínuas em uma organização. A flexibilidade desses softwares permite que eles se adaptem às necessidades específicas da equipe ou do projeto, proporcionando uma estrutura para organizar o trabalho e melhorar a produtividade.
Como usar a tecnologia para aumentar a produtividade das equipes e o potencial de sucesso dos projetos
Hoje, quando falamos sobre aumentar a produtividade, é difícil não considerar que a melhor solução para esse impulso nas operações são os softwares de gerenciamento de projetos. Essas plataformas oferecem recursos que simplificam muito o planejamento, execução e acompanhamento de projetos. Mais ainda, os softwares de gerenciamento de projetos proporcionam uma visão muito clara do progresso do trabalho e facilitam a colaboração entre os membros da equipe.
Com os avanços da tecnologia, os softwares estão evoluindo para incorporar recursos de inteligência artificial (IA), oferecendo ainda mais benefícios para o usuário. É pensando em soluções que melhoram a forma de trabalhar que entram os softwares integrados com IA, como o CoPilot da Bitrix24.
A Bitrix24 oferece ferramentas e funcionalidades para solucionar a maioria dos problemas enfrentados pelas empresas hoje em dia. São mais de 35 ferramentas de negócios em um só software, o chamado all in one.
O sistema tudo-em-um da Bitrix24 atende empresas de todos os portes e oferece, dentro da mesma plataforma, ferramentas de: comunicação interna, gestão de tarefas, armazenamento de documentos, calendários compartilhados, videoconferências, entre outros.
CoPilot Bitrix24: gerenciamento de projetos impulsionado por IA
O CoPilot é um assistente que está presente em todas as ferramentas da Bitrix24, até mesmo no CRM (plataforma de relacionamento com o cliente e vendas).
Com ele, é possível ter um gerenciamento de projetos impulsionado por IA, permitindo que você defina tarefas, gerencie prazos, receba relatórios, acompanhe KPIs e execute projetos de onde você estiver. Com sua capacidade de automação inteligente e assistência virtual, o CoPilot simplifica tarefas complexas, liberando tempo para que você e sua equipe possam se concentrar em atividades estratégicas e de maior valor agregado.
Quais as vantagens do software com inteligência artificial para gestão de projetos da Bitrix24?
Como uma ferramenta integrada com IA que está dentro do Bitrix24, o CoPilot oferece funcionalidades em diversas áreas. No bate-papo, ele auxilia gerando ideias instantaneamente e fornece sugestões de escrita. Ele também faz redação de e-mails, transcreve chamadas, gera resumo da tarefa e proporciona uma visão rápida do objetivo e dos requisitos da tarefa. O CoPilot também conta com um tradutor interno integrado, facilitando a comunicação em equipes multilíngues, enquanto sua ferramenta de verificação de gramática garante que todas as mensagens e documentos estejam livres de erros linguísticos, garantindo uma comunicação clara e profissional.
O CoPilot é um facilitador para a produtividade e a criatividade na plataforma Bitrix24.
Sobre a Bitrix24
A Bitrix é uma empresa de tecnologia com sede em Alexandria, Virgínia, Estados Unidos. A empresa foi fundada em 1998 e é conhecida por seu software de colaboração e gestão empresarial que conta com mais de 35 ferramentas que facilitam o trabalho entre equipes. Embora a sede esteja localizada nos Estados Unidos, a empresa também possui escritórios e presença global para atender clientes em todo o mundo.
Entre os fatores que influenciam a escolha de softwares de gestão de projetos, profissionais mencionam a facilidade de uso, preço, suporte ao cliente, implementação e treinamento, reputação da empresa e popularidade do software.
A seguir, exploraremos todas essas características para compreender por que o software com IA da Bitrix24 é uma escolha que atende às demandas específicas e exigências do ambiente empresarial:
- Facilidade de uso: a plataforma permite a criação rápida de tarefas pelo smartphone. Abrindo o Bitrix24, você pode atribuir tarefas, adicionar lista de verificação e outras ações em poucos toques.
- Preço: o Bitrix24 oferece planos com preços fixos e limites generosos de usuários. Além disso, o Bitrix24 é gratuito para um número ilimitado de usuários no plano FREE.
- Suporte ao cliente: entre as soluções oferecidas pela empresa, estão a central de ajuda e múltiplos canais de atendimento.
- Implementação e treinamento: é possível entrar em contato com parceiros locais do Bitrix24 para personalização e treinamento e assistir a webinars gratuitos.
- Reputação e popularidade: Bitrix24 é usado e tem a confiança de mais de 15.000.000 de usuários pelo mundo.
Conclusão
O CoPilot simplifica o processo de gerenciamento de tarefas ao ajudá-lo a escrever descrições detalhadas e compreensíveis das tarefas e distribuí-las entre os funcionários. Além disso, com apenas um clique, o CoPilot é capaz de criar listas de verificação, adicionando-as automaticamente às tarefas, sem a necessidade de intervenção manual.
Ele também é capaz de realizar uma leitura inteligente de todos os comentários relacionados a problemas, destacando os pontos principais e auxiliando na preparação de respostas de forma ágil. Descubra como o CoPilot pode transformar a maneira como você gerencia suas tarefas e otimizar a produtividade da sua equipe com a Bitrix24!
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4 anos atrás por Luan Fazio | 10 minutos No comments
