A gestão de SaaS (Software as a Service) é o gerenciamento de softwares na nuvem que a sua empresa utiliza. Descubra aqui a importância dessa prática!
O uso de Software como Serviço (SaaS) transformou a maneira como as empresas operam, oferecendo flexibilidade, escalabilidade e eficiência sem igual. Embora o SaaS permita que as empresas otimizem suas operações, aumentem a produtividade e melhorem as experiências dos clientes, ele também traz um desafio: o controle de custos com softwares.
À medida que as empresas dependem cada vez mais de uma variedade de ferramentas de software por assinatura para conduzir seus negócios, gerenciar os gastos com SaaS se tornou fundamental para o controle financeiro e as decisões estratégicas.
Neste blog post, abordaremos como a gestão de SaaS permite que as empresas alcancem maior eficiência operacional e reduzam custos desnecessários. Também apresentaremos as melhores práticas e recursos disponíveis para garantir a gestão de TI, particularmente de softwares, proporcionando maior controle e visibilidade sobre os gastos com software.
O que é SaaS?
Software as a Service (SaaS) são ferramentas acessadas diretamente pela internet, por meio de assinaturas e executadas em nuvem. Em vez de adquirir e gerenciar software localmente, você contrata serviços online que podem ajudar a otimizar suas operações, simplificando processos, economizando recursos e permitindo que sua empresa se concentre no que faz de melhor, sem as complexidades de instalação e manutenção.
O SaaS pode ser acessado por navegadores ou aplicativos e está em constante expansão, com projeções de um aumento anual de 20% em sua adoção.
Antes de mergulharmos nos benefícios da gestão de SaaS, é importante compreender como a paisagem de software empresarial evoluiu.
A evolução da gestão de SaaS (SaaS Management)
Tradicionalmente, as empresas mantinham softwares em servidores locais, resultando em altos custos de aquisição, manutenção e atualização.
Com a crescente necessidade de simplificar processos e reduzir despesas, a migração para o SaaS surgiu como uma solução inovadora. A era do SaaS trouxe uma revolução, oferecendo software baseado na nuvem, acessível e flexível.
Veja algumas ferramentas SaaS que são amplamente utilizadas nas empresas:
Sistemas CRM (Customer Relationship Management);
Sistemas ERP;
Ferramentas de gestão de projetos e comunicação;
Ferramentas de RH;
Sistemas de gestão financeira;
Plataformas de ecommerce;
Ferramentas de automação de marketing;
Serviços de atendimento ao cliente;
Softwares de análise de dados;
Sistemas de cibersegurança.
Essas são apenas algumas da extensa lista de SaaS hoje disponíveis no mercado e, entre elas, diversas marcas se destacam. É justamente aí que começa o desafio: gerenciar as ferramentas que estão sendo usadas pelas equipes, de que forma elas foram incorporadas ao dia a dia de trabalho e qual o nível de visibilidade que os gestores têm da administração de SaaS na organização.
Quais os maiores desafios que o crescimento do uso de SaaS oferece às empresas?
À medida que as empresas adotam uma variedade de SaaS para atender às suas necessidades, surge o desafio do gerenciamento de software e TI.
A gestão de SaaS envolve:
- monitoramento de assinaturas e renovações de licenças;
- controle de desperdício em redundância de serviços;
- segurança de dados privados;
- processo de aquisição de produtos e serviços (procurement);
- controle de acesso, onboarding e offboarding, entre outros.
Muitos dos fatores citados acima são resultados do que chamamos de Shadow IT, ou TI invisível, ou seja, tudo o que se refere a software que fica fora da visão dos gestores.
Pela ótica da gestão financeira, é necessário que a transparência seja total, pois muitos custos ocultos estão em jogo. Uma vez que o SaaS integra as operações em todas as áreas das empresas, ele deve ser visto como um ativo de TI tangível, cujos custos precisam ser monitorados.
Veremos como a eficiência financeira pode ser alcançada ao acompanhar de perto as despesas associadas ao uso de SaaS.
Controle financeiro na gestão de SaaS
Segundo as projeções mais recentes da Gartner, no ano de 2024, “os setores de software e serviços de TI alcançarão um crescimento de dois dígitos, impulsionado principalmente pelo investimento em serviços em nuvem”.
Essas tendências indicam que a nuvem é fundamental para a transformação digital e pode ser um alerta para a necessidade de pensar sobre o monitoramento de recursos voltados para esse serviço nas empresas.
Com uma solução de gestão de SaaS adequada, as empresas podem ter uma visão clara dos custos associados a cada software, impactando positivamente todas as etapas da gestão financeira, da análise ao planejamento de gastos futuros.
A visão detalhada oferecida pelo cruzamento com dados de gastos e negociações inteligentes pode levar a uma redução de custos notável.
Automatizar o processo de monitoramento reduz erros, centraliza informações e otimiza a gestão de SaaS. Para isso, podemos contar com plataformas especializadas, conhecidas como SaaS Management Platforms.
O que é uma plataforma de gerenciamento de SaaS e quais as suas funcionalidades?
Uma plataforma de gestão de SaaS (SaaS Management Platform ou apenas SMP) oferece uma abordagem centralizada para administrar, monitorar e otimizar o uso de aplicativos SaaS em uma organização, proporcionando maior visibilidade, controle e eficiência no ambiente de software baseado na nuvem.
Abaixo estão algumas das principais funcionalidades que uma plataforma de SaaS Management pode oferecer:
Descoberta de aplicativos SaaS: identificação de todos os aplicativos SaaS em uso na organização, inclusive aqueles que os departamentos adquiriram de forma independente (Shadow IT);
Controle de custos: acompanhamento dos gastos com assinaturas SaaS, identificação de oportunidades de redução de custos e substituição de ferramentas caras por outras mais sustentáveis;
Gestão de licenças: monitoramento de licenças, garantindo que a empresa esteja pagando apenas pelo necessário;
Gerenciamento de riscos: garantia de que os aplicativos SaaS estejam em conformidade com regulamentos e políticas de segurança da empresa, além de monitorar o acesso e as permissões para reduzir riscos;
Relatórios e análises: fornecer dados sobre o uso dos aplicativos SaaS, identificando tendências e oportunidades de economia;
Gerenciamento de ciclo de vida de aplicativos: acompanhamento da evolução dos aplicativos, desde a avaliação inicial até a desativação quando não são mais necessários.
Devido ao fácil acesso a aplicações SaaS e o gasto com softwares aumentando ano a ano, essas soluções são parte de uma tendência de automatizar a gestão de ativos de TI. As ferramentas podem se especializar em aplicações específicas ou gerais de uma organização.
Entendendo a diferença entre as ferramentas ‘Software Asset Management’ e ‘SaaS Management’
Software Asset Management e SaaS Management são dois conceitos essenciais na gestão de ativos de TI, mas é importante entender que eles não são o mesmo. Vamos destacar as principais diferenças entre eles:
Software Asset Management (Gestão de ativos de software – SAM):
O SAM se concentra na gestão de todos os ativos de software em uma organização, independentemente de estarem instalados localmente nos dispositivos dos usuários ou em servidores internos.
Ele pode abranger todos os tipos de software, incluindo software local (on-premises), SaaS, software de código aberto, entre outros.
SaaS Management Platform (Gestão de SaaS – SMP):
O SMP concentra-se na gestão de aplicativos de software como serviço (SaaS), fornecidos pela Internet. Ele envolve o rastreamento e a administração de assinaturas de serviços em nuvem, como email, armazenamento, colaboração e outros aplicativos.
Enquanto o SAM tem um escopo mais amplo e engloba todos os tipos de software em uma organização, o SMP é mais específico e lida exclusivamente com os aplicativos baseados em nuvem.
No entanto, ambas as práticas visam a otimização e a conformidade no uso de software, mas cada uma se concentra em áreas diferentes do ambiente de software de uma organização.
B2B Stack Manager – a solução em Gestão de SaaS por quem é especialista em softwares
Ao reconhecer a crescente importância do controle financeiro na gestão de SaaS, a B2B Stack desenvolveu o Stack Manager, uma solução inovadora que se destaca como a resposta às necessidades das empresas B2B em gerenciamento de softwares.
Para proporcionar visibilidade total na sua gestão de SaaS e potenciais reduções de até 30% nos custos com softwares, a ferramenta apresenta soluções e funcionalidades que englobam:
Auditoria completa de uso de SaaS: mapeamento de todo o uso de aplicativos SaaS na empresa para identificar e rastrear o uso de cada software;
Análise de gastos por software: cruzamento de dados financeiros para fornecer informações detalhadas sobre custos com cada software SaaS;
Governança de gestão de SaaS: organização e aprimoramento da governança da gestão de SaaS, garantindo conformidade com políticas internas e regulamentações externas;
Negociações inteligentes com SaaS (powered by B2B Stack): oferta de negociações estratégicas com fornecedores de SaaS, impulsionadas pela tecnologia do B2B Stack, para obter melhores acordos e economizar custos;
Gestão de onboarding e offboarding de colaboradores: facilitação dos processos de integração (onboarding) e desligamento (offboarding) de funcionários em relação aos aplicativos SaaS;
Marketplace de produtos e datalake de preços LATAM: acesso ao maior marketplace de produtos SaaS na América Latina, facilitando a escolha e a negociação;
Compras guiadas: solução para otimizar o processo de compra de software, onde o cliente apresenta a sua necessidade e o time de especialistas do Stack Manager cuida de todo o processo de pesquisa e negociação, com preços atrativos;
Workflow de aprovações: Implementação de fluxos de trabalho para aprovar a aquisição e o uso de aplicativos SaaS, garantindo que todas as etapas sejam aprovadas conforme as políticas da organização.
Conclusão
O Software como Serviço (SaaS) revolucionou a maneira como as empresas operam. No entanto, à medida que as empresas incorporam uma variedade de ferramentas de software por assinatura em suas operações, o controle financeiro se torna essencial para tomar decisões estratégicas e garantir a eficiência operacional.
Neste artigo, exploramos a importância da gestão de SaaS e como ela permite que as empresas reduzam custos desnecessários. Também discutimos os desafios que o crescimento do uso de SaaS apresenta, incluindo o gerenciamento de assinaturas, segurança de dados e muito mais.
Por fim, apresentamos o B2B Stack Manager como uma solução inovadora que atende às necessidades das empresas, proporcionando visibilidade total na gestão de SaaS e a possibilidade de economias significativas.
Com funcionalidades abrangentes, o Stack Manager simplifica a auditoria de uso de SaaS, análise de gastos, governança, negociações estratégicas, onboarding e offboarding de colaboradores, além de melhorar o processo de procurement.
Com a abordagem certa e as ferramentas adequadas, as empresas podem não apenas otimizar suas operações, mas também economizar consideravelmente, tornando-se mais competitivas e eficientes em um ambiente de negócios em constante evolução.
Você pode saber mais sobre tecnologia SaaS no portal da B2B, que oferece soluções para mudar sua forma de contratar software para sempre!
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4 anos atrás por Luan Fazio | 10 minutos No comments
