Como empoderamos o time de compras e trouxemos inovação

Entenda como uma das principais fintechs do Brasil, a EBANX, apostou na inovação da gestão para empoderar o seu time e escalar os processos de acordo com o seu crescimento. Talita Cantarella e Leandro Maynard, trouxeram os bastidores dessa mudança em sua palestra para o B2B Finance Conference.

Toda empresa precisa ter os seus processos organizados e de acordo com a proporção dos seus negócios. Desde pequenas até grandes empresas, a importância de oferecer a melhor estrutura para os colaboradores é grande, e pode fazer toda a diferença no final do mês.

Para o unicórnio EBANX, uma das principais fintechs do Brasil, essas lições foram percebidas rapidamente, tendo em vista a necessidade de adequar os sistemas com um time que só cresce. E nesse caso, a grande diferença se deu na contratação de um SaaS, um caminho cada vez mais comum em negócios de todos os portes.

Para explicar um pouco de como se deu essa mudança para um cenário automatizado e inovador, Talita Cantarella e Leandro Maynard, trouxeram um pouco da sua experiência sobre esse processo em sua palestra para o B2B Finance Conference.

Talita é Procurament Coordinator na EBANX e professora do curso de Gestão de Viagens Corporativas na UP Business Travel School. Anteriormente atuou como consultora na FidenTech Solutions e gerente de processos no HSBC Bank.

Leandro é Coordenador financeiro no EBANX e já atuou como Analista Financeiro Sênior e Pleno na mesma empresa. Anteriormente trabalhou como Assistente Financeiro na Solvay.

Assista ao conteúdo na íntegra:

Como funcionam os processos do EBANX?

Leandro Maynard – “Toda empresa que está começando não tem os processos bem definidos. No EBANX, temos uma autonomia e um olhar diferente para isso. Todos do time tem essa visão de entender o que estamos fazendo, e o que é possível melhorar.

Na minha área, existe um impacto financeiro muito grande pois lidamos com um volume (de pagamentos) muito grande diariamente e realmente precisamos ter um processo e uma governança das informações confiáveis para que não tenhamos erros.

Um caso que falaremos aqui é sobre como conseguimos implementar o Pipefy em um processo que vem sendo construído desde 2018. Em certo momento olhamos para dentro do processo e percebemos que tínhamos alguns trabalhos manuais como solicitações de pagamento via e-mail, de reembolso, Excel.

Então, percebemos que precisávamos ter uma governança nisso e foi aí que entrou a Pipefy que ajudou muito com a organização dos processos financeiros e de procurament, além de dar uma visão mais clara para os nossos clientes internos.”

Talita Cantarella – “Exatamente, a nossa área que fica responsável pelas negociações com os fornecedores. Então, tudo no EBANX que precisar contratar alguém, eles falam conosco. E como eles vão engajar? Pelo Pipefy.

Quando eu entrei a empresa já utilizava essa ferramenta mas os processos acabavam ficando em outras soluções paralelas. Para o comprador, isso ficava complicado pois ele recebe e colocava em uma planilha uma coisa, no Pipefy outra.

Para gerar um indicador era muito difícil, a margem de erro era grande. Para o usuário, faltava a visibilidade. Por isso, conseguimos instigar a equipe para utilizar e fazer diferente”

Quais eram as principais dores durante o rápido crescimento?

LM – “O EBANX veio em uma crescente muito rápida então não tínhamos tempo para ficar olhando para trás. Realmente precisamos agora olhar para o futuro e deixar o processo escalável. Quando eu entrei na empresa tínhamos 50 funcionários. Hoje temos 1000 então é impossível comparar os processos do começo com os de hoje.

As dores que tínhamos era muito do processo manual, ou seja, como um analista do meu time vai conseguir atuar com uma caixa de e-mail lotada?

Com essa velocidade de crescimento, realmente tivemos que ter um time dinâmico que olhava para o processo e definia exatamente o que podia ser melhorado. E, caso não conseguíssemos fazer internamente, cabe procurar um parceiro.

Então, realmente tínhamos um processo extremamente manual e com 1000 pessoas isso fica ainda mais complicado. Por isso também a importância de ter um sistema escalável para que quando crescermos para 4000 pessoas, nós teremos um processo saudável.”

TC – “Exatamente. A dor, pensando em gestão da área era que eu não conseguia ter visibilidade da informação, basicamente. Coisas como: quantas compras eu tive, quais são so meus principais fornecedores, quanto de saving eu dou para a empresa, quantas notas estão chegando e etc…

Não ter o indicador, ou ter mas ele não ser 100% confiável, é um problema pois no financeiro não existe ‘mais ou menos’. É lógica, número. Então não dá pra ficar parado no tempo com a desculpa que estamos crescendo. Tem que correr atrás e o time é sempre instigado a isso.”

Qual foi a motivação para o uso de um SaaS?

LM – “Eu penso que realmente escolhemos o nosso parceiro muito pelo modelo de negócio do EBANX, que é fora da curva. Nosso parceiro era bem maleável com o processo, não era nada fixo e ele se moldou ao EBANX.

Isso foi muito importante pois o crescimento não espera e esse parceiro caminhou junto com a gente. Todas as necessidades que nós tínhamos, eles conseguiam atender.

Então acho que esse pós venda ajudou muito. Temos uma ótima relação com o gestor que cuida da nossa conta então tudo que precisamos eles dão um jeito de ajudar. Quando escolhemos a ferramenta, ela não era ideal, mas era uma solução que conseguia se moldar com a empresa.”

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