Notion: Saiba como organizar tarefas com a ferramenta

Publicado em 7 de julho de 2021

Notion

Organizar as tarefas diárias é essencial para manter o dia a dia de qualquer pessoa otimizado e mais produtivo. Muitos sofrem com a falta de tempo na rotina profissional e pessoal, e ferramentas como a Notion podem ser fundamentais para auxiliar este processo de organização e fazer com que as pessoas se mantenham focadas em suas tarefas.

Com o início da pandemia, em que muitas empresas adotaram o home-office para manter as medidas de distanciamento, muitas salas de estar, cozinhas e quartos viraram verdadeiros escritórios, e quem já era desorganizado por natureza, agora está confundindo talheres com canetas.

Brincadeiras à parte, a desorganização da vida pessoal ou profissional traz inúmeros malefícios, como níveis de estresse elevado, esquecimento de datas e tarefas importantes, e por consequência, afetam diretamente a produtividade e até mesmo a vida social de muitos profissionais.

Acompanhe este texto para entender o que o Notion e como ele pode auxiliar equipes, gestores e qualquer pessoa a manterem uma rotina livre de bagunça e mais colaborativa.

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O que é o Notion?

Notion

Notion é uma ferramenta de gestão de tarefas que pode ser utilizada para fins pessoais ou para organização e colaboração em trabalhos entre membros de equipes de qualquer tamanho, contando com aplicativo para dispositivos móveis e desktop.

Com o Notion, você terá um espaço de trabalho colaborativo multifuncional para organizar fluxos de trabalho de equipes de vendas, marketing, recursos humanos, engenharia, produção, entre outras, com as seguintes funcionalidades:

  • Organização e atribuição de tarefas: em seu painel de controle, você consegue organizar desde o planejamento de tarefas até a atribuição e acompanhamento de todo o processo até sua conclusão.

A partir do momento em que você cria as tarefas da equipe, você poderá distribuí-las para cada membro, estipulando ainda prazos para entrega, definindo prioridades, e podendo até mesmo agrupar vários trabalhos relacionados em uma mesma página.

  • Visualização flexível: você e sua equipe podem visualizar as tarefas atribuídas de forma facilitada no painel Notion. A ferramenta disponibiliza a visualização em quadros kanban, em tabelas ou em calendário e a aplicação de filtros para buscas rápidas entre as tarefas.

Notion

  • Centralização de informações: no wiki da equipe é possível centralizar as informações mais importantes e que fazem parte do dia a dia dos colaboradores.

Notion

Você consegue criar uma área de trabalho comum com diversos tópicos para diferentes assuntos, como:

  • Anexo das principais documentações que são usadas frequentemente;
  • Tópicos para tratar da política, missão e valores da empresa;
  • Objetivos do negócio ou do projeto;
  • Principais contatos, seja de colaboradores, fornecedores, parceiros, ou qualquer um que esteja ligado às tarefas da equipe;
  • Adicionar base de conhecimento, entre outros conteúdos que agilizam a busca por especificidades essenciais para o cumprimento das demandas. 

Além disso, todos os membros da equipe conseguem adicionar comentários nestes tópicos, marcar outros membros, e assim, melhorar a comunicação interna e manter todos na mesma página.

  • Colaboração em tempo real: todas as tarefas atribuídas no Notion podem receber colaboração de outros membros da equipe ou até mesmo de convidados externos, fazendo com que todos trabalhem juntos e em sincronia, possibilitando também o fácil compartilhamento de documentos e informações.

O trabalho colaborativo pode ser realizado até mesmo com participantes de fusos horários diferentes, pois a ferramenta possui chat nativo e possibilidade de realizar comentários nas tarefas.

  • Integração: seu painel de controle Notion pode ser integrado a diversas outras ferramentas via API, o que possibilita a automação do fluxo de tarefas de forma interligada a partir de um gatilho personalizado, por exemplo: se a tarefa “x” for concluída, um e-mail será enviado ao gestor com o status do seu projeto atualizado. 

Entre as ferramentas que podem ser integradas ao Notion estão:

Personalização de notas: no Notion você consegue digitar notas, que podem ser marcadas com palavras-chave específicas para facilitar sua busca e também adicionar imagens, documentos e outros arquivos para centralizar todas as informações necessárias. 

Notificações: sempre que qualquer colaborador for mencionado em algum comentário ou marcado em alguma tarefa, ele receberá notificações para estar sempre a par dos acontecimentos.

Permissões: o administrador poderá gerar permissões avançadas para utilização da ferramenta pelos colaboradores caso necessário, fornecendo acesso somente ao que for da competência desses membros.

Por que usar uma ferramenta de organização de tarefas?

As tarefas manuais e rotineiras podem acabar fugindo do controle caso não sejam devidamente organizadas. Além disso, não há como distribuir essas tarefas de forma igualitária ou saber sobre o andamento de cada uma sem o mínimo de organização.

Portanto, as ferramentas de organização de tarefas auxiliam profissionais nos seguintes aspectos:

  • Deixando os processos internos claros e transparentes;
  • Mantendo todos os colaboradores alinhados com os objetivos e metas do projeto;
  • Mantendo o fluxo de trabalho de todos os colaboradores funcionando corretamente;
  • Automatizando tarefas rotineiras para ganhar produtividade;
  • Fornecendo acompanhamento de cada tarefa, bem como de seus prazos de entrega, para garantir que estes prazos sejam cumpridos;
  • Fornecendo previsibilidade de prazos de entrega e contratempos que possam acontecer para que sejam tomadas medidas corretivas com antecedência;
  • Fornecendo dados para manter o cliente regularmente informado sobre o status do projeto. 

Quais as vantagens de se organizar com o Notion?

Notion é uma ferramenta que possui um bom custo/benefício, tanto para quem precisa utilizar de forma individual, que conseguirá usufruir do plano grátis, quanto para quem precisa trabalhar em equipe.

A possibilidade de acessar a ferramenta por dispositivos móveis também é uma vantagem, já que será possível aprovar projetos, acompanhar status e ter acesso às tarefas de qualquer lugar.

Conforme as avaliações do Notion no portal B2B Stack, os usuários dizem que gostam da ferramenta porque é totalmente personalizável de acordo com as necessidades, servindo para qualquer tipo de equipe e qualquer tipo de projeto e consegue-se centralizar uma série de informações, inclusive organizar artigos para leitura, além de ter um design agradável e oferecer facilidade na navegação.

Como usar o Notion

Para utilizar o Notion, inicialmente você pode criar uma conta gratuita na plataforma clicando em “Inscrever-se”;

Notion

Você poderá entrar com sua conta do Google, da Apple ou se cadastrando manualmente inserindo seu e-mail;

Escolha se você utilizará a plataforma com sua equipe ou individualmente;

Em seguida, você terá acesso ao seu painel de controle, onde você encontrará:

  • No conjunto de ferramentas “1”: busca rápida, criação de novas páginas de trabalho e de notas, lista de leituras, jornal de acontecimentos que você mesmo cria, templates pré-definidos, entre outras funções;
  • No botão “2”: ferramenta para criar uma nova página de trabalho;
  • No conjunto de ferramentas “3”: compartilhamento de sua área de trabalho, verificação de todas as atualizações realizadas, fixação da página como favorita e acesso à ferramentas de customização da página, importação de arquivos, exportar dados em diversos formatos, entre outros recursos. 

Preços do Notion

O Notion possui 4 tipos de planos que são divididos entre planos para utilização individual, sendo que um deles é gratuito de forma vitalícia, e planos para utilização em equipes. A plataforma permite testes gratuitos dos planos pagos.

Abaixo, estão listados os preços e algumas funcionalidades oferecidas em cada um:

  • Plano Personal

É o plano gratuito da Notion, indicado para uso individual, e abrange:

  • Páginas e blocos ilimitados;
  • Compartilhamento com até 5 convidados;
  • Sincronização de dispositivos;
  • Integração via API;
  • 5 MB para upload de arquivos;
  • Colaboração em tempo real;
  • Exportação em massa;
  • Visualização em tabela, lista, calendário, quadro kanban e visualizações de galeria.
  • Plano Personal Pro

Também é um plano para utilização individual e custa $ 4/mês. Possui todas as funcionalidades do plano Personal, diferenciando-se em:

  • Upload de arquivos ilimitados;
  • Convidados ilimitados;
  • Histórico de versão de 30 dias.
  • Plano Team

Custa $ 8/usuário/mês, é indicado para utilização em equipes e contém as funcionalidades:

  • Membros ilimitados;
  • Espaço de trabalho colaborativo;
  • Recursos de administração;
  • Permissões avançadas;
  • Histórico de versão de 30 dias;
  • Suporte prioritário.
  • Plano Enterprise

É necessário solicitar o contato da área de vendas da plataforma Notion para consultar os preços. Possui todas as funcionalidades dos planos anteriores e mais:

  • SAML SSO;
  • Aprovisionamento de usuários;
  • Segurança avançada;
  • Contrato personalizável;
  • Gerente dedicado;
  • Histórico de versão para sempre;
  • Vistas de linha do tempo ilimitadas;
  • Exportação de PDF em massa.

Conclusão 

Automatizar tarefas e manter um fluxo de trabalho organizado é o primeiro passo para aumentar a produtividade, ter previsibilidade de obstáculos que podem aparecer no meio do caminho, acompanhar de perto o andamento de projetos, e principalmente, fornecer transparência a todos os envolvidos em um trabalho conjunto.

Também é uma forma de distribuir as tarefas igualmente para cada membro da equipe, evitando que um fique sobrecarregado enquanto o outro esteja ocioso.

Toda essa organização também reduz custos, já que colocando em um painel de controle todas as tarefas necessárias para conduzir um projeto, você terá uma visão panorâmica sobre os recursos que serão necessários movimentar, evitando o investimento em recursos excedentes.

A Notion auxilia empresas ou profissionais autônomos a estabelecerem e atribuírem fluxos de trabalho de forma colaborativa e eficiente, além de oferecer uma área de trabalho com todas as informações necessárias, inclusive com documentos, imagens e outros arquivos que podem ser anexados, para otimizar o dia a dia destes profissionais e centralizar todas as tarefas para melhor acompanhamento.

Aproveite para dar uma olhada na categoria completa de ferramentas de colaboração e produtividade no portal B2B Stack e escolha a melhor solução para organização de seus trabalhos em equipe.

Publicado por Marcia Lira

Bióloga, apaixonada pela natureza e recém inserida no mundo da tecnologia, acredito no poder gigantesco das ferramentas tecnológicas para melhorar a qualidade de vida das pessoas e do meio ambiente. Nada precisa ser massante e árduo para funcionar, mas sim, inteligente, inovador e prático.


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