Gestão de fornecedores: como fazer e evitar prejuízos

A gestão de fornecedores é uma das atividades mais importantes para a operação de uma empresa. Afinal, fornecedores são responsáveis por prover insumos, matéria-prima, equipamentos e serviços essenciais para o funcionamento do negócio.

Por isso, é fundamental que as empresas tenham um ótimo bom sistema responsável pela sua gestão, garantindo assim que os fornecedores atendam às necessidades da empresa de forma eficiente e eficaz.

Neste artigo, explicaremos como organizar a gestão de fornecedores em sua empresa. Além disso, daremos dicas de como escolher os melhores prestadores de serviço, estabelecer boas relações com eles, monitorar seu desempenho e como lidar com eventuais problemas. Continue conosco!

Qual a importância da gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores é fundamental para a sobrevivência e sucesso das empresas.

Realizar um bom gerenciamento permite que a empresa tenha acesso a materiais e serviços de qualidade, em quantidade adequada e a preços competitivos.

Além de ajudar na redução de riscos associados a problemas de qualidade, atrasos na entrega ou interrupções na cadeia de suprimentos, fatores que poderiam afetar negativamente a produção e a imagem da empresa.

Um outro ponto importante é que a gestão de fornecedores representa uma parte importante da responsabilidade social corporativa, pois com ela a empresa pode avaliar e preferir fornecedores que estejam comprometidos com boas práticas ambientais e sociais, como a eliminação do trabalho infantil e/ou a adoção de políticas de sustentabilidade.

Por que fazer a gestão de fornecedores?

O gerenciamento ativo e eficiente é essencial para garantir a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos por uma empresa, bem como reduzir custos e aumentar a eficiência dos processos de compras.

Além disso, auma boa gestão de fornecedores ajuda a minimizar os riscos de problemas como atrasos na entrega, falhas na qualidade dos produtos e problemas de conformidade regulatória.

Equívocos comuns na gestão de fornecedores e como mitigá-los.

A gestão de fornecedores pode ser uma tarefa desafiadora, e muitas empresas cometem equívocos que podem afetar negativamente seus negócios. Confira a seguir quais são os principais e como evitá-los.

Internalizar ou Terceirizar?

A principal vantagem em internalizar a gestão de fornecedores está em manter um maior controle sobre a cadeia de suprimentos.

Gerenciando corretamente melhor os riscos associados a prazos, problemas de qualidade e outras questões que possam surgir, além de poder desenvolver relacionamentos mais próximos com seus fornecedores, o que pode levar a uma maior colaboração e inovação.

Por outro lado, a principal desvantagem de internalizar a gestão de fornecedores é que pode ser mais custoso do que terceirizar, já que a empresa precisará investir em recursos humanos e tecnológicos para atuar diretamente na cadeia de suprimentos.

Já a terceirização pode ser uma opção mais econômica, compensando o controle direto sobre a gestão de seus fornecedores, o que pode resultar em problemas de qualidade ou outros riscos que podem afetar a imagem da empresa.

Desconhecer os detalhes do mercado de fornecedores e da cadeia de suprimentos

Outro equívoco comum em relação a gestão de fornecedores é não conhecer o mercado fornecedor e suas particularidades, como as condições do segmento para a provisão de matéria-prima, tendências do mercado, preços praticados e a atuação dos concorrentes para assim tomar decisões mais informadas e estratégicas.

A gestão também deve levar em consideração a interdependência entre diversas empresas e organizações envolvidas na cadeia de suprimentos. Do contrário, ao não entender como esses processos funcionam, podem ocorrer problemas como gargalos na produção e atrasos na entrega.

Utilizar apenas o critério de menor preço

Por fim, utilizar apenas o critério de menor preço na parceria com fornecedores pode ser prejudicial para a empresa.

Sendo assim, é importante considerar também a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, a confiabilidade do fornecedor e sua capacidade de atender às necessidades do seu negócio.

A importância da gestão de fornecedores para o varejo

No varejo, a gestão de fornecedores se mostra ainda mais crítica, já que a qualidade e disponibilidade dos produtos são fundamentais para a satisfação do cliente e sucesso do negócio.

As especificidades desse setor incluem o gerenciamento de um grande número médio de fornecedores, muitos dos quais podem ser pequenos produtores ou fabricantes, e a demanda por produtos sazonais ou com ciclos de vida curtos.

Além disso, os prazos de entrega são geralmente mais curtos e o volume de compras é maior, o que exige um acompanhamento mais efetivo dos abastecedores.

Uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Supermercados (Abras) nos últimos anos, apurou um índice médio de perdas sobre o faturamento líquido de 2,07% do total, dos quais 39,95% em média, estão associados e poderiam ser evitados por uma boa gestão de fornecedores.

Como fazer uma boa gestão de fornecedores?

Como apontado até aqui, essa é uma atividade fundamental para o sucesso de qualquer empresa.

Isso porque ela envolve todas as etapas da relação entre a empresa e seus fornecedores, desde a escolha até a avaliação do desempenho. Mas, afinal, como realizá-la corretamente?

Confira a seguir formas eficientes e eficazes de como fazer a gestão de fornecedores!

Seleção de fornecedores

Para fazer a gestão de fornecedores, é preciso começar pela seleção deles. Sendo assim, é preciso definir critérios claros para a seleção, como qualidade, confiabilidade, prazo de entrega e preço.

É também importante avaliar a capacidade dos fornecedores de atender às necessidades da empresa, bem como sua capacidade de produção, tecnologia utilizada e conformidade regulatória.

Além disso, lembre-se de realizar uma análise de risco dos fornecedores, considerando fatores como sua estabilidade financeira, histórico de problemas e dependência de um único cliente, evitando surpresas indesejadas e problemas futuros.

Gerenciamento de contratos

Após a seleção, é importante estabelecer contratos claros e bem definidos, que especifiquem quais são os direitos e responsabilidades de ambas as partes. Além disso, é importante que esses contratos sejam revisados regularmente e atualizados quando necessário.

Notas Fiscais

As notas fiscais são documentos que comprovam a venda ou prestação de serviços realizados, elas são essenciais para a gestão de fornecedores pois permitem que as empresas acompanhem de maneira precisa todas as transações realizadas.

Através das notas fiscais, as empresas podem controlar o recebimento de mercadorias e serviços oferecidos pelos seus fornecedores, além de serem essenciais para evitar problemas com a Receita Federal e garantir o cumprimento das obrigações fiscais da empresa.

Entradas e saídas

A gestão de fornecedores também envolve o controle das entradas e saídas de produtos e serviços. Portanto, é preciso monitorar o desempenho e garantir que os prazos de entrega e as especificações acordadas sejam cumpridos.

Além disso, é necessário estabelecer indicadores de desempenho (KPIs) para acompanhar seus serviços e identificar oportunidades de melhoria. Esses KPIs podem incluir indicadores de qualidade, prazo de entrega, conformidade regulatória e satisfação do cliente, e são fundamentais em um sistema de gestão de fornecedores.

Utilize a tecnologia para a gestão de fornecedores

Por fim, agora que você já sabe o que é a gestão de fornecedores, saiba que a tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo. Isso porque existem diversas soluções disponíveis no mercado para ajudar na seleção, gerenciamento e monitoramento de fornecedores.

Por exemplo, existem diversas soluções de softwares de gestão de fornecedores que permitem gerenciar todo o processo, desde a seleção de fornecedores até o recebimento das mercadorias.

Sendo assim, essas ferramentas es softwares permitem automatizar tarefas repetitivas, como a emissão de pedidos de compra e o monitoramento dos prazos de entrega.

Também existem soluções de gestão de fornecedores que permitem monitorar o desempenho dos fornecedores em tempo real e gerar relatórios personalizados para auxiliar na tomada de decisão.

Conclusão

Em suma, a A gestão de fornecedores se tornou uma engrenagem vital para o funcionamento bem-sucedido das empresas, proporcionando acesso a materiais e serviços de qualidade, controlando riscos e promovendo responsabilidade social.

Ao incorporação de tecnologia, como softwares de gestão, torna-se uma aliada indispensável para simplificar e otimizar cada etapa desse processo, fortalecendo as operações internas e mantendo a reputação da empresa frente ao mercado.