Slack para empresas: Aprenda a usar essa ferramenta

Publicado em 22 de junho de 2022

Slack para empresas

A comunicação é um fator crucial dentro de qualquer organização. É preciso que ela seja rápida e eficiente para que os processos funcionem de maneira correta. Uma das formas de facilitar o processo é utilizar a ferramenta Slack, para empresas de todos os tamanhos. 

Confira neste post o que é essa ferramenta, por que ela é tão interessante e quais os recursos disponíveis para aumentar ainda mais a produtividade da sua equipe.

O que é o Slack?

O Slack é uma ferramenta de comunicação criada em 2013 para facilitar a comunicação entre os membros de uma empresa e até mesmo da empresa com seus fornecedores e clientes. Com ele, é possível enviar mensagens, compartilhar arquivos e unir a equipe de forma simples.

O serviço conta com uma versão gratuita e outros 3 planos pagos:

  • O Pro, que além dos benefícios do plano gratuito conta com histórico completo de mensagens, integrações ilimitadas com outros aplicativos e chamadas de áudio e vídeo para até 15 pessoas em simultâneo;
  • Business+, que conta ainda com gerenciamento de identidades e assistência 24 horas;
  • E o Enterprise Grid, feito para grandes corporações.

Os planos pagos também contam com opções para colaboração externa, comunicação com outras empresas ou clientes.

Como funciona?

Ele possui versões para navegador, além de aplicativos para Android, iOS, Windows, Mac e Linux. Ou seja, pode ser utilizado por todos. Sua interface é bem simples e intuitiva, e ele trabalha com o conceito de workspace e canais.

Workspace

O Workspace é o espaço principal do Slack. Ele que abriga os diversos canais existentes. Exceto pelo plano Enterprise Grid, cada conta tem direito a um Workspace. Você pode criar um Workspace com o nome da empresa ou projeto e destrinchar as diversas áreas ou etapas pelos canais. 

Canais

Os canais são feitos para reunir em um mesmo local as pessoas e informações pertinentes. O Slack também permite que se acrescente um assunto e uma descrição, para facilitar a identificação.

Além disso, é possível restringir o acesso dos canais por usuário. Isso evita que informações confidenciais sejam lidas por pessoas indesejadas. 

Todas as informações de Workspace e Canais ficam disponíveis no menu lateral para acesso rápido.

Mensagens diretas

Caso seja necessário enviar uma mensagem privada para algum membro, existe a opção de mensagens diretas. As conversas ficam armazenadas também no menu lateral, abaixo da lista de canais.

Comandos Rápidos

Outra vantagem muito útil do Slack é a possibilidade de realizar tarefas e ações através de comandos digitados na barra de mensagens. 

Por exemplo, para pesquisar algo específico entre as mensagens enviadas pode-se utilizar o comando /pesquisar [] e colocar o texto procurado dentro dos colchetes. Por exemplo: /pesquisar [fechamento mês junho] ou /pesquisar [novo plano de marketing]. Todas as mensagens que corresponderem à pesquisa aparecerão como resultado.

Para mandar uma mensagem privada para algum contato específico, existe o comando /dm @ e o nome do usuário que se deseja contatar.

Outros comandos importantes são:

  • /msg [#nomedocanal]: Envia uma mensagem para o canal escolhido dentro dos colchetes;
  • /convidar @nomedousuário para o canal [#nomedocanal]: Envia um convite para o usuário para o canal especificado dentro dos colchetes;
  • /sair: Sai do canal aberto;
  • /chamar: Inicia uma chamada;
  • /lembrar [@nomedousuario] ou [#nomedocanal] de [lembrete] em [data]: Cria um lembrete para um usuário ou um canal inteiro. É bom para gerenciamento de tarefas; 
  • /lembrar lista: Mostra uma lista de lembretes criados;
  • /seilá [mensagem]: Coloca uma ilustração de  ¯\_(ツ)_/¯ no final do texto digitado

Além desses, é possível criar o tema de um canal ou até mesmo renomeá-lo. Também é possível definir ou resetar o status de usuário e remover membros. 

Por fim, há a opção de criar comandos personalizados para a empresa, com nome e função próprios para as necessidades da equipe.

Por que usar o Slack?

Agora que você já sabe o que é e como funciona o Slack, deve estar se perguntando porque deveria começar a utilizá-lo. Existem diversas vantagens ao incorporá-lo em sua rotina. Veja abaixo algumas delas:

Produtividade

Existe um ganho de tempo, além de eliminar o excesso de e-mails que se perdem facilmente na caixa de entrada. 

Para realizar comunicados ou marcar reuniões, basta mandar uma mensagem no canal direcionado para tal. Caso seja necessário tirar alguma dúvida, basta enviar uma mensagem privada para a pessoa já sabendo se ela está disponível ou não graças ao status personalizado.

Multiplataforma

Independente do sistema utilizado pelos membros da equipe, e se eles estão no computador ou celular, o Slack estará disponível, bastando apenas uma conexão com a internet. 

Conectividade

O Slack também conta com a vantagem de ter integração com outros programas muito usados pelas organizações. Isto garante uma maior rapidez entre as áreas. Algumas das ferramentas que possuem conectividade com o Slack são:

Asana

O Asana é um aplicativo voltado para gerenciamento de tarefas. Com ele é possível dividir a empresa em times e dentro deles colocar as tarefas. Por exemplo: Um time para a equipe de marketing, outro para o financeiro e assim sucessivamente. 

Além disso, é possível escolher o tipo de visualização mais adequada: Lista, calendário, quadros no estilo kanban, entre outros.

Ao estarem integrados, permitem que conversas feitas no Slack se transformem em tarefas no Asana.

Google Calendar

Com o Google Calendar integrado ao Slack, há a opção de compartilhar a agenda e um resumo diário e semanal dos eventos, além de criar notificações para os canais desejados. 

Outlook

Conectando o calendário e a caixa de e-mails do outlook é possível compartilhar convites de reunião e até mesmo colocar no status que está participando de uma. 

Dropbox

Integrando o Dropbox ao Slack, é possível compartilhar arquivos com poucos cliques para usuários ou canais, podendo adicionar comentários a eles. Isso facilita o processo de alterações entre equipes, agilizando as conversas e o que tem que ser feito.

Além disso, é possível checar o histórico de atividades e ver quem editou o arquivo específico e com quem ele foi compartilhado dentro do Slack.

Giphy

Dizem que uma imagem fala mais do que mil palavras. E se ela for animada, melhor ainda! Com o aplicativo do Giphy é possível pesquisar e enviar GIFs animados dentro das conversas no Slack.

Para conectar um novo aplicativo, ou gerenciar os que já estão conectados é só descer a barra lateral até a seção “Apps”. Ao clicar no “+” localizado ali, abre-se uma janela para acessar o diretório com todos os aplicativos disponíveis para gerenciar ou adicionar.

Recursos úteis do Slack

Existem alguns outros recursos menos famosos mas que também ajudam muito durante a rotina de trabalho.

Slackbot

O Slackbot, como o nome sugere, é um bot que pode automatizar alguns processos enquanto você está ausente. Pode ser utilizado para deixar uma mensagem automática de ausência ou até mesmo programar respostas prontas.

Exemplificando: Se alguém digitar “Quando é o fechamento?”, você pode criar uma resposta via bot que responda “Todo dia 20”. 

Isso ajuda na tarefa de respostas frequentes e deixa mais tempo livre para outras tarefas importantes.

Atalhos

Como na maioria dos programas, o Slack também conta com atalhos para minimizar o tempo gasto em suas tarefas. Alguns dos principais são:

  • (Ctrl + /): Abre a lista de atalhos disponíveis
  • (Ctrl + N): Nova mensagem
  • (Ctrl + U): Upload de arquivo
  • (Ctrl + G): Iniciar pesquisa
  • (Ctrl + Shift + M): Abre a aba de menções e reações, válido apenas para o aplicativo para computadores
  • (Ctrl + Shift + L): Procurar canais

Slack Connect

Sendo uma solução voltada para empresas, o Slack Connect promete mais rapidez na comunicação com os parceiros da empresa. Assim, o administrador do Workspace pode convidar pessoas de fora da organização para colaborar em canais específicos, sem que tenha acesso aos demais.

Esse é um recurso dos planos pagos da plataforma. E caso o plano atual seja o Enterprise Grid, os convidados podem utilizar suas contas gratuitas para usufruir da função.

Proteção de dados

Um ponto crucial para todo e qualquer negócio é a segurança dos dados compartilhados. Por isso a ferramenta possui muitos recursos para garantir a proteção de tudo o que é compartilhado dentro dela.

Ela trabalha com a criptografia tanto do histórico quanto do que está sendo enviado no momento. Além disso, oferece o controle de usuários e governança da informação.

Você pode conferir todas as certificações de segurança do Slack aqui.

Biblioteca de recursos

Por fim, eles ainda disponibilizam uma biblioteca de recursos. Ela contém diversos tutoriais, e-books, guias e relatórios para que os usuários utilizem ao máximo os recursos disponíveis. 

Há ainda a opção de filtrá-los por segmentos como TI, Marketing, Vendas, entre outros ou por profissões (administradores, desenvolvedores e uso geral). Assim o conteúdo é ainda mais personalizado e fica mais fácil encontrar exatamente o que você precisa.

Para acessá-la, basta acessar este link.

Conclusão

Nesse artigo você conheceu o Slack, entendeu quais as vantagens de usar essa plataforma robusta no dia-a-dia da sua equipe e quais funcionalidades ela possui.Caso você comece a usar ou já use e queira turbiná-lo com a integração com outros programas, pode contar com a ajuda da B2B Stack para escolher dentre as diversas opções disponíveis, as que melhor se adaptam a você e ao seu negócio.


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