VExpenses: gestão de despesas estratégica

Soluções financeiras totalmente digitais, com foco no setor empresarial: Essa é a interpretação para o termo Fintech que, nos últimos anos, tem revolucionado ambientes corporativos.

E quando falamos sobre gestão de despesas em empresas, o VExpenses é uma excelente a solução, com a capacidade de automatizar e facilitar processos de reembolsos, adiantamentos, prestação de contas de funcionários e controle de cartões corporativos, tudo centralizado em uma única plataforma.

Desde 2016 atuando no universo das Fintechs, o VExpenses tem como objetivo acabar com fluxos manuais e burocráticos de comprovações de despesas, além de possibilitar mais controle de orçamento e mais economia de tempo para todas as equipes.

Atualmente são mais de 2300 clientes, distribuídos em 9 países, dos mais diversos tamanhos e segmentos, que escolheram ter mais eficiência no controle de despesas e com isso, conquistaram uma redução de 88% no tempo gasto com fluxos de reembolso.

Não é à toa que o VExpenses é líder e referência no mercado de gestão de despesas corporativas.

Neste artigo, nós vamos aprofundar sobre como você pode fazer sua empresa ser mais efetiva no controle de gastos e ainda conhecer uma boa história de sucesso no uso do VExpenses. Confira!

Como gerar economia mudando a cultura de gastos da sua empresa com o VExpenses?

O VExpenses é Ideal para empresas de qualquer tamanho e segmento porque possibilita mais controle de orçamento e automatização de processos em prestação de contas. Tudo isso centralizado em uma única plataforma disponível nas versões mobile (IOS e Android), para lançamento de despesas e geração de relatórios, e também WEB, com dashboard gerencial para análise e gestão dos gastos.

E para que sua empresa alcance toda essa eficiência, o VExpenses conta ainda com diversas funcionalidades e módulos extras em sua plataforma. Confira alguns exemplos a seguir!

Prestação de contas facilitada

O funcionário, utilizando a câmera do próprio celular, pode fazer uma fotografia do comprovante fiscal e o aplicativo faz o reconhecimento e preenchimento automático das informações. Dessa forma, os usuários têm mais agilidade no lançamento de despesas e reduz significativamente o acúmulo de notinhas.

Precisão na marcação de quilometragem

Essa precisão se dá através das opções de registro de trajeto percorrido em tempo real com o uso do GPS, ou do cálculo feito a partir da origem e destino lançados após a viagem, utilizando o mapa.

Conferências e aprovações simplificadas

Você pode configurar o fluxo de aprovações por níveis, alçada de valores ou centro de custo, facilitando a conferência das informações de acordo com suas necessidades, e ainda consegue acompanhar em tempo real a linha do tempo de aprovação.

Hórus

A plataforma garante o compliance da empresa com uma tecnologia que identifica automaticamente irregularidades nas comprovações. Chamada de Hórus, a funcionalidade emite alertas em casos de duplicidade de comprovantes ou presença de itens proibidos na política de despesas da empresa.

Conciliações bancárias

Possibilidade de automatizar a conciliação de faturas e despesas de cartões corporativos de outros bancos como, por exemplo, Itaú, Bradesco e Banco do Brasil. Dessa forma, a empresa consegue centralizar todas as comprovações de gastos já conciliadas na plataforma.

Prestação de contas terceirizada

Uma das grandes vantagens que o VExpenses proporciona é a redução de demandas para profissionais atarefados, a ferramenta permite que os colaboradores realizem ações operacionais para outros usuários que não possuem tanto tempo para realizar a prestação de contas, mantendo registradas todas as ações executadas.

Integração com ERPs

Com o VExpenses nós temos o fim dos lançamentos manuais: Através da API pública da ferramenta é possível compartilhar dados entre sistemas, evitando possíveis erros contábeis.

Cartões corporativos para funcionários

O VExpenses também oferece cartões corporativos que geram mais praticidade e autonomia nas viagens a trabalho. O funcionário solicita o saldo e o gestor da conta realiza a alocação dos valores. Dessa forma, evita-se contratempos por falta de limite e as empresas têm muito mais controle com o lançamento das despesas em tempo real.

Cartões empresariais

As empresas também podem optar por cartões empresariais para as equipes. Esse artifício, além de gerar autonomia e agilidade para os setores da empresa, permite muito mais controle e gestão de gastos com:

Caixinha e fundo fixo: Monitoramento e controle das entradas e saídas.
Obras e projetos: Redução de solicitações de compras emergenciais, além do monitoramento completo das despesas nos canteiros de obras.
Lojas e filiais: Redução de sangrias de caixa, mais autonomia em cada uma das unidades e fim dos gastos fantasmas.
Despesas com softwares: Autonomia para equipes, redução nas solicitações de pagamentos recorrentes e fim dos problemas por falta de limite nos cartões.

E não para por aí, com o VExpenses a sua empresa também usufrui de :

Funcionamento off-line do aplicativo, em casos que não haja rede ou wi-fi. Assim que o celular encontrar uma rede, todos os lançamentos ocorrerão automaticamente;
Plataforma traduzida para inglês e espanhol;
Conversão cambial de despesas em moedas estrangeiras;
Materiais tutoriais em vídeo;
Auxílio e suporte da equipe de sucesso do cliente;
Parceria com travels tech, para que todas as despesas com viagens permaneçam em um mesmo lugar.

Com todas essas funcionalidades centralizadas, as empresas podem ter muito mais controle orçamentário, além de mais transparência e confiabilidade entre colaboradores, O resultado disso é geração de economia, tanto monetária quanto de tempo.

Saiba como a Messem Investimentos economizou tempo no reembolso de despesas e garantiu controle do caixinha de cada unidade.

Conheça a Messem Investimentos

A Messem Investimentos é um dos maiores escritórios de investimentos do Brasil. São 16 anos no mercado, com o principal objetivo de levar conhecimento financeiro por todo o país e apresentar as melhores oportunidades de aplicações.

Hoje, já são mais de 35 mil clientes e mais de R$25 bilhões em responsabilidade da Messem.

Automatizando processos operacionais

Com o crescimento da empresa e inúmeros assessores viajando para atender os clientes, a Messem percebeu que automatizar o processo de gestão de despesas era cada vez mais necessário.

As prestações de contas eram realizadas via email e a equipe financeira precisava validar as comprovações uma por uma. Além do tempo gasto com esse fluxo trabalhoso, existiam casos de arquivos recebidos em formato errado, dificultando ainda mais a formalização das informações.

O principal motivo para a busca de uma solução automatizada, era conseguir reduzir o tempo nesse processo e garantir que todas as comprovações chegassem sem riscos de fraudes ou irregularidades.

Total controle das despesas

Com o VExpenses, a Messem Investimentos ganhou muito mais segurança e assertividade na gestão de despesas utilizando o Hórus, a tecnologia que detecta automaticamente possíveis fraudes e itens proibidos.

E não parou por aí: O método escolhido pela Messem para ter mais controle das despesas de cada uma das unidades, foi o uso do Cartão VExpenses como caixinha.

Eram muitas solicitações de compras emergenciais e de última hora, o que acabava atrapalhando o fluxo de trabalho das unidades.

Agora, todas as unidades possuem o próprio cartão caixinha, o qual possui o valor estabelecido pela equipe financeira e que é alocado todos os meses. Cada unidade sabe o seu limite disponível e o financeiro tem total controle das despesas.

Afinal, com a conciliação dos cartões no sistema, as comprovações de transações acontecem em tempo real diretamente na plataforma, proporcionando muito mais controle do orçamento para a empresa.

Com o VExpenses, a Messem conseguiu ter mais agilidade no processo completo de reembolso de despesas, garantindo que não houvesse quebra de compliance e acelerando a apuração de resultados financeiros.

Solicite um teste gratuito e tenha muito mais controle das despesas na sua empresa.

Como você pode ver, o VExpenses é uma solução completa capaz de tornar a gestão de despesas das empresas mais eficiente. Que tal começar essa mudança na sua agora mesmo?

Para isso, basta solicitar o teste grátis no site do VExpenses você receberá o contato dos especialistas e, em poucos minutos, já poderá usufruir das principais usabilidades, como acesso ao dashboard de gestão, lançamentos de despesas e relatórios, criação dos fluxos de aprovação, centro de custo e muito mais.

Como cada empresa é única e possui diferentes demandas, os planos são totalmente personalizados de acordo com as necessidades e quantidade de usuários.

Agora é com você! Faça como as mais de 2300 empresas que utilizam o VExpenses no dia a dia e revolucione a cultura de prestação de contas da sua empresa.