Um CRM de vendas pode ser muito importante para agilizar processos-chave da empresa: a conquista de novos leads, organização de contatos, melhora no relacionamento com os clientes e muito mais. Listamos dicas a serem seguidas com a finalidade de encontrar o CRM ideal para sua empresa.

Vender é o objetivo de qualquer negócio e um sistema CRM pode ajudar o seu negócio a vender mais e melhor. Descubra como!

É senso comum afirmar que o relacionamento com o cliente é de grande importância para um empreendimento. No entanto, nem todos sabem como proceder para alcançar sucesso nessa atividade.

E é por isso mesmo que vou explicar para você o que é CRM e como ele pode afetar o seu negócio independente do seu nicho.

O que é um CRM?

Para começar, CRM é a sigla usada para Customer Relationship Management – em tradução livre significa Gerenciador de Relacionamento com o Cliente.

Isso quer dizer simplesmente que as ferramentas de CRM têm o objetivo de criar um ambiente voltado para a comunicação com clientes, também oferecendo ferramentas para que isso aconteça da melhor forma possível.

A função da plataforma consiste na utilização de diversas estratégias de negócios, suporte tecnológico e tudo mais que possa ajudar no gerenciamento dos clientes e na compreensão de quais são os seus desejos e necessidades, antecipando-os.

Tudo isso acaba, por fim, gerando mais vendas e auxiliando na captação de mais clientes.

A gestão de relacionamento com o cliente, como o termo é conhecido em português, vai muito além de um software ou plataforma; é todo um processo utilizado por pequenas e grandes empresas para gerenciar e analisar as interações com os clientes.

Proporciona a antecipação de necessidades e desejos, otimizar a rentabilidade, aumentar as vendas e personalizar campanhas de captação de novos clientes.

Por que é importante utilizar um CRM?

Ter um bom relacionamento com o cliente é cada vez mais importante para qualquer negócio e pode ser o grande diferencial para as pequenas empresas que não conseguem competir em nível de igualdade com os grandes empreendimentos.

O bom atendimento sempre é o diferencial para diversos negócios, já que o resto pode ser copiado.

Na verdade, o CRM já é aplicado há muito tempo nas empresas e, desde então, a importância dessa estratégia só vem crescendo no mundo dos negócios.

Pense na padaria na qual você comprava pão na infância. Provavelmente, os softwares não são utilizados, mas o dono sempre tinha um caderninho na mão, no qual anotava todos os dados dos clientes. E para que isso serve?

Vamos a um exemplo prático. Imagine que ele também tenha a data do seu aniversário anotada e, bem no dia, por conta dessa informação, ele lhe dê um presente.

Ele sabe qual o sabor do bolo de que você mais gosta e te presenteia com um. Você não só ficará satisfeito, como também ficará encantado. E esse encantamento só é possível por conta da estratégia de CRM.

Depois desse acontecimento, o mais provável é que você se torne um cliente fidelizado à esse estabelecimento e fale bem dele para todos os amigos e colegas. É exatamente isso que acontecerá com o seu negócio a partir do momento em que colocar o CRM em prática.

Como um sistema CRM funciona?

Com um mercado cada vez mais acirrado, acompanhar o público de maneira mais próxima e personalizada é um grande diferencial.

Porém, colocar isso em prática é muito trabalhoso, principalmente em empresas muito grandes, com milhares de clientes. Por isso, é muito interessante contar com um sistema capaz de reunir as informações mais relevantes sobre os prospects.

Cada ferramenta disponível no mercado apresenta suas próprias particularidades. Mas, de maneira geral, um sistema CRM apresenta algumas funcionalidades, como:

  • Cadastrar, rastrear e gerenciar informações sobre os clientes;
  • Automatizar tarefas repetitivas, agilizando o acompanhamento de leads;
  • Criar funis de vendas completos e automatizados para os diferentes segmentos de clientes da marca;
  • Integrar equipes, permitindo que os dados sejam acessados por toda a organização.

Simplicidade x complexidade

Nem sempre uma ferramenta muito complexa é o que você realmente precisa. Se o CRM oferecer muita informação, mas para acessá-lo necessita de diversos cliques ela pode não ser o que você procura.

Como um consultor de CRM, eu escutava essa pergunta de empresas como a maior necessidade em CRM (quão simples e fácil de usar é a sua ferramenta?), tanto de vendedores quanto de gestores. Ter uma ferramenta robusta é muito bom, mas tenha certeza que ela seja intuitiva para que alimente informações rapidamente aos vendedores, gestores e que seja de fácil navegação.

Lembre-se que os seus vendedores precisam colocar dados no sistema, e quanto mais fácil o manuseio do software, esses dados estarão mais precisos e menos tempo o seu vendedor perderá para executar uma simples tarefa.

Quais os benefícios da estratégia de CRM para as empresas?

Vejamos alguns dos benefícios que essa ferramenta é capaz de oferecer para o seu negócio!

1. Melhora o relacionamento com os clientes atuais

Quem não gosta de ser bem atendido? Muitas pessoas já deixaram de ir a um estabelecimento muito bom, simplesmente porque o atendimento deixou a desejar.

Com o uso do CRM nas empresas, a manutenção e comercialização dos produtos passa a ser feita de forma muito mais organizada e isso traz bons resultados em diversos setores da empresa.

Além disso, fica mais fácil resolver os problemas e as dúvidas dos clientes utilizando essa ferramenta. Assim, entender melhor o que ele precisa e procura.

2. Melhora a comunicação da equipe

Quanto melhor a equipe da empresa se comunicar, mais fácil será melhorar a área de vendas da empresa. O resultado são clientes mais satisfeitos e maiores lucros no final do mês.

Inclusive, esse compartilhamento de informações faz com que todo o trabalho seja realizado de forma mais eficaz. Isso beneficia não apenas o departamento de vendas, como também outros relacionados. Marketing e publicidade, por exemplo.

Assim, em vez de um membro da equipe ligar para outro da área de suporte para que este pesquise as informações sobre um determinado cliente, ele mesmo pode acessá-las por meio do programa e obter todos os dados de que precisa para a equipe de vendas.

3. Oferece maior poder de gerência

O responsável por gerenciar todos os resultados do negócio pode ter um pouco de dificuldade nesse aspecto. Isso porque são muitas informações para gerir e relacionar e, sem um programa que ajude a fazer isso, as chances de erros são muitas.

Portanto, com o CRM nas empresas, fica mais fácil identificar a produtividade da equipe e a força de cada setor, especialmente o de vendas.

E são esses os resultados que serão os feedbacks utilizados para fazer o planejamento e estabelecer metas. De outro modo, como definir quanto se quer crescer em determinada época do ano se você não sabe em qual situação a sua empresa se encontra?

Esses dados podem ser usados como um verdadeiro norteador para o crescimento do seu negócio.

4. Otimiza os recursos

Pense em quanto a sua empresa gasta investindo em suposições, quando considera, por exemplo, que os clientes podem gostar de determinado produto, mas sem ter uma certa porcentagem de certeza.

Apenas uma base de dados com informações fiéis e organizadas poderia determinar isso. Com o CRM na empresa, é possível obter inúmeras vantagens nesse aspecto.

Mas como escolher um sistema CRM?

Decidir qual ferramenta de CRM usar em seu negócio não é uma tarefa banal. Como existem muitas opções no mercado, é importante saber qual delas oferece os recursos indispensáveis para suas necessidades.

De maneira geral, algumas características não podem ficar de fora de um bom CRM. Por isso, ao escolher a melhor ferramenta, confira se ela apresenta os recursos abaixo.

1. Computação na nuvem

A computação na nuvem está revolucionando os serviços digitais em todos os aspectos. É possível ter acesso a plataformas e serviços de qualquer dispositivo – são os SaaS (software as a service).

E isso é ainda mais essencial em um sistema CRM, permitindo que todas as informações dos clientes estejam sempre seguras, integradas e prontas para serem acessadas a qualquer momento e em qualquer lugar.

2. Automação de tarefas

Um sistema CRM permite automatizar algumas tarefas repetitivas que antes deveriam ser feitas manualmente. Isso garante mais tempo para que os profissionais se dediquem ao que realmente importa.

3. Integração com outros serviços

Hoje em dia, até mesmo pequenas empresas fazem uso de uma série de serviços e plataformas digitais, seja para a gestão de redes sociais, captura de leads e disparo de e-mail marketing e newsletters

Nesse sentido, é muito importante que o CRM escolhido trabalhe de forma integrada com os sistemas que a empresa mais utiliza, garantido processos mais ágeis e informações sempre atualizadas.

4. Customização de software

Uma vez definidos o tamanho de sua equipe e a complexidade das informações a serem extraídas/colocadas no CRM, você saberá o quão customizada sua ferramenta deve ser.

Para pequenas equipes (menos de cinco usuários), com pouca complexidade, podemos considerar ferramentas na nuvem com rápidas configurações. Essas são ferramentas “out of the box” sem necessidade de parametrizações. Caso a ferramenta necessite de mais configurações, tenha certeza que a sua configuração, tutorial, e treinamento sejam de fácil acesso.

Se sua empresa já possui um médio/grande porte e/ou bastante complexidade nos processos e relatórios, pode valer a pena considerar ferramentas que ofereçam customizações na sua funcionalidade.

5. Relatórios personalizados

O CRM vai além de uma simples ferramenta de registro de dados sobre seus clientes. Estamos falando de um software capaz de gerar relatórios para maximizar a capacidade de análise de quem o utiliza. Com essa funcionalidade, o seu vendedor irá otimizar seu tempo e focar no que realmente é necessário: vendas.

Assim, em vez de coletar informações, compilar dados e fazer tudo manualmente, um bom CRM irá realizar todo o trabalho de fornecer um relatório customizado, onde será possível visualizar as taxas de conversão de leads, tempo médio de duração da lead em cada etapa do processo de vendas, atividades e tarefas desempenhadas, ou seja, todo o seu funil de vendas estará na tela.

Além disso, será possível ver o desempenho de toda sua equipe de vendas, seja coletivamente ou individualmente, identificando metas que foram cumpridas e etapas que precisam ser aprimoradas.

6. Suporte ao fornecedor

Ao decidir por um determinado CRM é sempre importante verificar não somente o produto, mas também o suporte que ele oferece. Oferecem treinamento? Consultoria? Suporte? Estão no seu país? Quais maneiras de entrar em contato com sua equipe? E-mail? Chat? Telefone?

É importante estabelecer as suas expectativas de comunicação com essas empresas, pois nem todas oferecem suporte ou meios específicos para contato (exemplo: por telefone).

Antes da compra, é importante saber quais desses serviços de suporte/treinamento vem com o plano que você está comprando ou quais são pagos separadamente. Não tomar esse cuidado pode acarretar em surpresas desagradáveis no futuro.

Os 3 melhores CRMs do mercado

Agora que você já conhece as principais funcionalidades de um CRM e as características que não podem faltar, precisa conhecer as soluções mais famosas do mercado atualmente.

Os 3 mais usados são:

1. Salesforce

Tela Salesforce CRM
Com o SalesForce é possível ter em um só lugar todas as informações relevantes do lead

O CRM da Salesforce é um dos mais utilizados do mundo. Por isso, é a melhor opção para quem procura um sistema seguro e robusto. Já falamos sobre esta ferramenta aqui no blog – conheça em detalhes o Sales Cloud.

Um dos maiores diferenciais do Salesforce é a possibilidade de escalar a ferramenta conforme seu negócio cresce.

Para usar o serviço, é necessário adquirir uma licença, cujo preço varia entre 25 e 300 dólares/mês*.

*Valores verificados em abril/2020.

2. RD Station CRM

Tela inicial RD Station CRM
Dashboard de leads do RD Station CRM com informações detalhadas de cada um

A Resultados Digitais é uma das maiores empresas de automação de marketing da América Latina e possui um serviço de CRM próprio, o RD Station CRM.

Com um plano gratuito sem limite de contatos ou cadastros, essa ferramenta está totalmente em português e apresenta uma interface fácil de usar.

É uma ótima opção para quem está com poucos recursos e não fala inglês.

E além do plano gratuito, existe uma licença de R$ 42,00 por usuário/mês* que garante integração total com os outros serviços do RD Station. Não deixe de ler um guia completo sobre como explorar ao máximo do RD Station CRM.

*Valores verificados em abril/2020.

3. Hubspot CRM

Tela Hubspot CRM
No Dashboard do Hubspot CRM o usuário tem acesso a informações detalhadas sobre seus leads

A Hubspot é um dos maiores nomes no setor de Marketing Digital, oferecendo diversos produtos e ferramentas de automação. E uma delas é o Hubspot CRM.

Ideal para pequenos e médios negócios, a ferramenta conta com diversos recursos, como gestão de funil de vendas, rastreamento das interações com os leads, centralização de informações e uma função de chat em tempo real. E o melhor de tudo é que o Hubspot CRM é um CRM 100% gratuito.

Conclusão

O CRM é um serviço que permite centralizar todas as informações de um negócio, integrando setores, agilizando processos e aproximando a marca de seus clientes.

Tendo em mente as dicas acima na hora da escolha do seu CRM, você terá um bom ponto de partida nessa jornada. O objetivo aqui é fazermos bom uso do nosso tempo (e do tempo da nossa equipe) nesse processo de compra, e fazer um investimento que nos traga um excelente ROI.

Tenha certeza que está envolvendo as pessoas certas da sua equipe (vendas, gestão de vendas, TI, marketing etc.) nesse processo de compra e não hesite em consultar ajuda de experts se necessário!

*Este artigo foi escrito por Samuel Ribeiro, gerente de marketing da Universidade Previsível.