Entenda como digitalizar sua gestão de contratos

Você sabe qual é a importância de ter uma gestão de contratos digitalizada?

Gerenciar contratos é uma prática que requer muitos cuidados.

Fazê-la de forma eficiente pode ser crucial para fechar mais vendas, economizar dinheiro e mostrar aos clientes a organização e os cuidados que você costuma tomar com relação à segurança dos dados disponibilizados por eles.

Hoje em dia, é possível gerenciar documentos de forma totalmente digital, contando com as assinaturas eletrônicas e com ferramentas que acompanham todo o ciclo de vida dos contratos.

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O que é gestão de contratos?
Por que digitalizar a gestão de contratos?
Importância da Contraktor na digitalização e gestão de contratos
- Segurança dos contratos digitais
Como fazer a gestão de contratos com a Contraktor
Quanto custa fazer a gestão de contratos com a Contraktor?
Conclusão

O que é gestão de contratos?

Gestão de contratos trata-se da aplicação de um conjunto de ações que têm como objetivo organizar, padronizar e armazenar esses documentos de forma eficiente, e assim, minimizar possibilidades de fraudes, danos, perdas ou extravios.

Antigamente, a gestão de contratos envolvia processos muito complexos por causa das pilhas de papéis que precisavam ser impressos para que pudessem ser assinados e autenticados em cartório.

Ou seja, antes, o passo a passo da gestão de contratos passava:

Pela criação e impressão do documento, que muitas vezes eram preenchidos à mão;
Coleta das assinaturas de todos os envolvidos no fechamento do contrato, que gerava, entre outros custos, o de mobilidade, além da demora em conseguir todas as assinaturas e validações necessárias;
E pelo armazenamento dos contratos em papéis, que tinha a tendência de ser ineficiente por ser difícil de acompanhar prazos de vencimento, demandar mais tempo para localizar um contrato específico, sem contar a possibilidade de rasuras e outros danos que os documentos poderiam sofrer se não fossem armazenados corretamente.

Hoje, com a transformação digital em ritmo acelerado em todos os setores do mercado, é possível digitalizar todo este processo.

Isso é possível por causa de plataformas que permitem assinar contratos eletronicamente, a fim de proporcionar mais agilidade no fechamento de vendas ou contratação de funcionários, por exemplo, e melhorar a organização desses documentos.

Por que digitalizar a gestão de contratos?

A divulgação de uma pesquisa realizada pelo Institute for Business Value da IBM com relação aos problemas causados pela pandemia de COVID-19 revelou que 95% dos brasileiros acredita que os avanços tecnológicos podem ter papel fundamental na resposta a outras crises que surgirão futuramente.

E como foi visto ao longo deste período, essa é a mais pura verdade!

A digitalização de processos é o que garante que as empresas e profissionais autônomos prevejam resultados e consigam se adaptar rapidamente às mudanças impostas pelo mercado, e com os contratos isso não é diferente.

A gestão eletrônica de contratos garante que todos eles sejam centralizados em um único ambiente e facilita sua localização, pois é possível aplicar filtros de busca ou pesquisar por nome, tipo, entre outros parâmetros rapidamente.

Essa agilidade e organização dos contratos conquista a confiança de todo o ecossistema empresarial em que você está inserido, e no caso das empresas, ainda, fornece transparência para todos os colaboradores.

E o principal da digitalização de contratos são as assinaturas eletrônicas com validade jurídica, que cortam bastante o caminho em uma negociação e oferecem praticidade para todos os signatários de um contrato.

Outras vantagens da digitalização de contratos são:

Automação de processos, incluindo lembretes de validade de contratos, por exemplo;
Redução de custos com impressão e mobilidade;
Diminuição da quantidade de papéis, que consequentemente, torna o processo de gestão mais sustentável;
Processos internos que precisam de assinaturas ficam mais ágeis;
Aumento da produtividade;
Liberação e melhor aproveitamento de espaços físicos;
Integração com softwares que a empresa já utiliza para sincronizar dados, processos, atualizações e mais;
Expande as possibilidades de vender em qualquer região, mesmo em outras cidades, estados e até países.

Quais tipos de contratos podem ser digitalizados?

Vários tipos de contratos podem ser assinados eletronicamente, entre eles estão:

Contratos trabalhistas, como aviso de férias, suspensão de trabalho, contratos de home office ou de serviço, acordos coletivos, holerites, folhas de pagamento, e outras questões relacionadas à recursos humanos e departamento pessoal, além de contratos de compra e venda, inclusive em transações imobiliárias, contratos escolares e de cursos, entre outros.

Como digitalizar a gestão de contratos?

Para digitalizar sua gestão de contratos você vai precisar de uma plataforma robusta, que permita acompanhar de perto todas as etapas que seus contratos passarão.

Essa plataforma precisa permitir assinaturas eletrônicas em documentos, inclusive digitais (com certificado digital), recursos que atendam às suas demandas, independente do tamanho do seu negócio, o acompanhamento dos status das assinaturas e também dos prazos dos contratos.

Além disso, é necessário que a plataforma armazene o histórico de alterações dos seus contratos e tenha segurança que garanta a veracidade das assinaturas eletrônicas e para assegurar que não ocorra vazamento de dados.

Quem pode digitalizar a gestão de contratos?

Qualquer negócio, inclusive e principalmente as micro e pequenas empresas ou profissionais autônomos, podem digitalizar a gestão dos seus contratos.

Por ser um público mais sensível do que grandes corporações já consolidadas no mercado, o pequeno empreendedor ou prestador de serviço que tem uma jornada digital desde o início das suas atividades ganha vantagem competitiva e pode se destacar em meio a concorrência.

Ter processos organizados, digitalizados e padronizados, especialmente os de gestão de contratos, é fundamental para quem trabalha com vendas, independente do seu porte ou área de atuação.

Importância da Contraktor na digitalização e gestão de contratos

A Contraktor é uma plataforma fundada em 2017 com o objetivo de desburocratizar os processos de assinatura e gestão de documentos, e assim, proporcionar mais produtividade aos seus usuários.

É indicada para empresas de todos os portes e segmentos, inclusive para profissionais autônomos, freelancers e para fins pessoais.

A importância da Contraktor vai além das assinaturas eletrônicas, funcionalidade que permite assinar e coletar assinaturas digitalmente.

Também é uma plataforma que estimula a transformação digital em empresas e até mesmo para quem trabalha de forma autônoma, centralizando as principais ferramentas que permitem aos profissionais digitalizarem sua gestão de contratos.

Isso garante que mais contratos sejam assinados em menos tempo e com a validade jurídica necessária.

Além disso, a Contraktor disponibiliza em sua ferramenta recursos de pesquisa para localizar contratos rapidamente, um diferencial na hora de uma renegociação contratual ou na resolução de um problema, por exemplo.

A plataforma fornece uma visão panorâmica de todos os contratos assinados, pendentes e cancelados da empresa ou do profissional que a utiliza, para que se obtenha uma previsibilidade de resultados e se tome decisões mais assertivas, baseadas em dados.

Segurança dos contratos digitais

Não podemos deixar de citar a principal importância da Contraktor na digitalização da gestão de contratos, e só pode estar relacionada à segurança desses documentos.

Armazenar papéis é uma prática pouco recomendada nos dias de hoje. Isso porque toda essa papelada precisa de cuidados muito particulares dependendo do seu tipo.

Os contratos, por exemplo, são documentos que não podem ser rasurados em nenhuma hipótese e mantê-los seguros evita fraudes, perdas e extravios.

Para garantir a segurança das assinaturas eletrônicas e dos contratos, a Contraktor utiliza várias tecnologias e segue protocolos tanto para autenticar as assinaturas quanto para o armazenamento dos documentos.

Nos contratos assinados pela Contraktor são registrados a data e horário da assinatura, bem como da criação do documento, para evitar ou identificar alterações indesejadas.

Além disso, utiliza criptografias diferentes para cada ação realizada e armazena os arquivos em um servidor seguro.

A Contraktor também coleta dados do IP do dispositivo utilizado na assinatura de um contrato para validar sua veracidade, e se necessário, consegue validar o certificado digital no caso das assinaturas digitais.

Como fazer a gestão de contratos com a Contraktor

Com o uso da Contraktor é possível chegar a uma redução de até 97% no tempo de fechamento de contratos, além de uma economia de até 85% dos gastos com impressão de papéis e mobilidade.

Uma das principais vantagens de utilizar a Contraktor está na possibilidade de assinar documentos de forma 100% digital, e ainda armazená-los em nuvem para garantir que possam ser acessados a qualquer hora e lugar.

Todo o ciclo de vida dos contratos, desde a sua criação e/ou importação até o encerramento do prazo contratual, pode ser gerenciado com eficiência e agilidade.

Criar contratos digitais

É verdade que na Contraktor você consegue fazer o upload de documentos e contratos para assinar, nos formatos PDF e docx, do seu próprio dispositivo ou ainda do Google Drive.

Mas, se você ainda não possui um modelo de contrato definido, na plataforma da Contraktor é possível criar, editar e revisar documentos para deixá-los padronizados, inclusive personalizá-los com o logo da sua marca.

Isso também agiliza demandas, uma vez que não é necessário alternar entre ferramentas para criar, localizar, assinar, enviar e gerenciar essas documentações, mas sim, pelas abas da própria ferramenta.

Assinar contratos digitais

Na Contraktor você pode criar sua assinatura eletrônica e assinar contratos digitais com apenas alguns cliques.

Você também consegue convidar signatários ilimitados por e-mail ou WhatsApp para coletar suas assinaturas rapidamente.

A plataforma permite assinaturas com ou sem certificado digital e suporta grandes fluxos de documentos, fornecendo flexibilidade para gestão de diversos tipos de contratos.

Monitorar contratos digitais

Este é um recurso da Contraktor que permite monitorar os status das assinaturas dos contratos, inclusive em equipe, e ainda pode ser configurado para enviar notificações quando um status for alterado.

É possível visualizar quem assinou um contrato, quando foi enviado, bem como quando foi assinado. Tudo atualizado em tempo real.

Os status podem demonstrar os contratos que estão aguardando assinaturas, os que estão cancelados e os que estão vigentes, conforme as necessidades.

Gerenciar e armazenar contratos digitais

Para gestão dos seus contratos, a Contraktor disponibiliza um dashboard com diversas funcionalidades que vão da organização de documentos em pastas à gestão de tarefas e desempenho em equipe, histórico de alterações nos documentos, além do armazenamento em nuvem.

Todas essas funções são úteis para gerenciar todas as etapas dos contratos: pré-assinatura, assinatura e pós-assinatura, onde quer que você ou sua equipe estejam.

O dashboard também pode apresentar seus dados de lançamentos financeiros, permitir a gestão de usuários e delegação de tarefas, criar fluxos de aprovação de documentos, cancelar assinaturas de contratos quando necessário, e ainda notificar quando um contrato está para vencer.

Quanto custa fazer a gestão de contratos com a Contraktor?

A Contraktor oferece uma plataforma exclusiva e gratuita para quem precisa apenas assinar contratos com validade jurídica, a Assinatura Grátis.

Através dela é possível assinar documentos ilimitados gratuitamente e enviá-los a vários signatários diferentes, ideal para profissionais autônomos, freelancers e pequenas empresas, e também para uso pessoal.

Já, quem precisa de recursos adicionais além das assinaturas, como um dashboard para conseguir monitorar e gerenciar contratos, pode adquirir um dos planos pagos da Contraktor, que permitem testes grátis por 7 dias ou agendamento de demonstração.

Neste caso, há opções de planos básicos a partir de R$ 29,90/mês, e avançados, a partir de R$ 600/mês. Os preços podem variar conforme as funcionalidades desejadas.

Eles se diferenciam em diversos aspectos, como na quantidade de usuários permitida, se o usuário precisa de assinaturas com ou sem certificado digital, ou ainda de um modelo híbrido, na quantidade de armazenamento de documentos necessária, entre outros.

Por isso, é importante conhecer seu perfil para encontrar o plano e módulos mais adequados às suas necessidades.

Se precisar de ajuda durante sua escolha ou se quiser falar com a equipe da Contraktor, é só solicitar um contato aqui!

Conclusão

A gestão eletrônica de contratos é uma prática que precisa ser adotada por todas as empresas, de todos os portes e segmentos, e também por profissionais autônomos e freelancers.

Uma gestão eficiente, através de uma plataforma digital como a Contraktor, é capaz de economizar tempo, dinheiro, e como consequência, aumentar a produtividade do profissional que a utiliza.

A Contraktor oferece recursos que suportam pequenos e grandes volumes de documentos para que você consiga gerenciar contratos durante todo seu ciclo de vida.

Entre as funções disponibilizadas estão as assinaturas eletrônicas, com ou sem certificado digital, o monitoramento dos status das assinaturas, o armazenamento e histórico de alterações dos documentos, a gestão de prazos contratuais de maneira automatizada, e a integração com outras plataformas que você já utiliza para otimizar e sincronizar outros processos.

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