Como gerir facilmente documentos eletrônicos com a Contraktor

Contraktor é uma empresa que busca simplificar a gestão de documentos e as assinaturas digitais através do seu sistema em nuvem.

Da MP 2.200-2/2001, que regulamenta a validade jurídica dos documentos eletrônicos, até a Lei 14.063/20, que amplia a lista de documentos públicos que podem ser validados com assinatura digital, essa evolução do modo como lidamos com os documentos tende a acrescentar ainda mais benefícios às rotinas pessoais e profissionais.

Por um lado, as empresas são capazes de economizar recursos com assinaturas e documentos eletrônicos.

De outro, os clientes agradecem pela praticidade na hora de fechar um contrato de forma 100% digital, mais ainda com a pandemia.

Há quem ainda possa desconfiar das assinaturas digitais e da digitalização de documentos.

Mas, o aprimoramento da tecnologia garante que cada vez mais camadas de segurança sejam aplicadas aos softwares especializados.

Graças ao armazenamento em nuvem, as ferramentas de gestão de documentos eletrônicos permitem que negócios sejam fechados de qualquer lugar e a todo momento.

Entenda mais sobre como melhorar este processo dentro do seu negócio neste texto.

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O que é gestão de documentos?
A importância da gestão de documentos
Como a Contraktor ajuda na gestão documental?
Contraktor: assinar, monitorar e gerenciar documentos
Preços e planos da Contraktor
conclusão

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é um conjunto de técnicas e processos utilizados para criar, tratar, organizar e armazenar documentos e arquivos de um negócio.

Estes documentos podem ser contratos de vendas e de serviços, contratos trabalhistas, contas de consumo, arquivos fiscais, entre muitos outros tipos.

Com a variedade de documentos existente, é preciso compreender que essa gestão deve respeitar as particularidades de cada um.

Podemos exemplificar da seguinte forma:

Imagine que um membro da sua equipe de vendas esteja fechando três contratos distintos.

Cada contrato precisa ser assinado em um determinado tempo por uma, duas e três pessoas, respectivamente.

Portanto, o colaborador precisa imprimir neste processo pelo menos 9 vias: uma para cada signatário e mais as vias da empresa.

Ele também precisa que essas vias cheguem aos signatários, além de acompanhar quando e quem já assinou, sem se atrapalhar com os prazos.

Por fim, o colaborador precisa arquivar as vias da empresa em um local adequado para garantir que não sejam perdidas ou extraviadas.

Local este que, provavelmente, já estará abarrotado de papéis se a empresa já estiver ativa há bastante tempo, ou fatalmente irá ficar, conforme for crescendo e fechando mais negócios.

Os documentos e arquivos em papéis podem ser facilmente rasurados ou danificados, além de oferecerem baixa praticidade para o cliente e até mesmo para gestores e funcionários.

Portanto, hoje em dia tornou-se inviável fazer a gestão documental sem utilizar um software, já que a maioria destes arquivos podem ser digitalizados para evitar uma série de prejuízos.

A importância da gestão de documentos

Gerenciar documentos pode não ser uma tarefa fácil, mas é de extrema importância para manter a saúde do negócio em todos os aspectos.

Se um colaborador abre um processo trabalhista, por exemplo, você precisa dessa gestão muito bem estruturada para comprovar por “A mais B” que está dentro das leis.

Ou ainda, quais seriam os danos causados por um corte de energia elétrica por não ter facilmente em mãos o comprovante de pagamento?

Agora, imagine o transtorno se você não puder comprovar que um cliente realmente assinou um contrato por estar rasurado ou por ter sido fraudado.

Os problemas por falta de uma boa gestão de documentos podem se expandir para todas as áreas da empresa.

Por isso, fizemos essa lista para provar a importância deste processo:

Otimiza o tempo de busca por arquivos e documentos;
Padroniza a estrutura de contratos e outros arquivos;
Organiza documentos que são utilizados com mais e menos frequência;
Se realizada eletronicamente, a gestão de documentos é capaz de eliminar custos com impressão, mobilidade, e principalmente, torna seu negócio mais sustentável;
Reduz o volume de arquivos físicos, assim como evita duplicação de documentos e informações;
Minimiza a degeneração de papéis;
Melhora o acompanhamento do fechamento de negócios e de assinaturas;
Quando a gestão de documentos é feita por softwares especializados, a segurança das informações é muito mais elevada, uma vez que eles são armazenados em nuvem, com encriptamento dos dados;
Com a gestão eletrônica de documentos, é possível centralizá-los em apenas uma plataforma, conforme a especialidade dela, e fornecer permissões específicas para acesso pelos colaboradores, garantindo que não vejam nem mais e nem menos do que o necessário;
Mantém a validade jurídica dos arquivos e documentos;
Garante que a memória corporativa se mantenha intacta durante toda a existência da empresa, o que também serve como base para aplicar as técnicas de Business Intelligence;
Ajuda a manter todos os colaboradores alinhados sobre todos os documentos essenciais para desempenharem suas tarefas;

E outro dos pontos mais importantes da gestão de documentos bem organizada é fidelizar clientes com a agilidade e praticidade no fechamento das vendas, assim como evita falhas relacionadas a processamentos manuais.

Como a Contraktor ajuda na gestão documental?

Antigamente, gerenciar documentos era motivo de dores de cabeça e muita desorganização.

Pilhas e pilhas de papéis tinham de ser impressos e separados manualmente, o que ocasionava perda de eficiência e produtividade, gastos desnecessários e uma média de 30 dias para conseguir, de fato, fechar um contrato.

Como consequência da má gestão de documentos, as empresas perdiam até 10% da sua receita, além de sofrerem com perdas, extravios e fraudes nessas documentações.

Sem contar a burocracia para assinar contratos e outros documentos, que em muitos casos envolvia a necessidade de autenticação em cartório, o que desgastava todas as partes envolvidas.

Hoje, a digitalização de documentos e a transformação digital possibilitam que a gestão de arquivos em massa seja feita de forma muito mais assertiva e flexível.

Com a Contraktor, você reduz o tempo de tramitação de documentos em 97% e consegue fechar contratos em uma média de 7 dias.

Isso porque a plataforma oferece todas as ferramentas necessárias para criar modelos de documentos, compartilhá-los com signatários, solicitar assinaturas, bem como assinar digitalmente, e ainda armazenar esses documentos para melhorar os processos de gestão.

A Contraktor pode ser utilizada em todas as suas equipes, seja de vendas, recursos humanos, departamento jurídico, de marketing, financeiro, e outros, a fim de centralizar a gestão de documentos eletrônicos em um único ambiente.

Contraktor: assinar, monitorar e gerenciar documentos

A Contraktor mantém 3 focos em seus produtos:

Possibilitar assinaturas eletrônicas ou digitais, o monitoramento dessas assinaturas e a gestão documental.

Entenda agora como funciona cada uma dessas soluções.

Assinar

Você pode contar com uma plataforma gratuita e exclusiva para assinaturas digitais, a AssinaturaGrátis.com, indicada para pequenas e médias empresas, freelancers e profissionais autônomos.

Através dela é possível solicitar assinaturas online, apenas arrastando e soltando um arquivo em sua página inicial.

Os documentos carregados na plataforma podem ser enviados por e-mail para qualquer signatário, que não precisa ter uma conta na Contraktor ou na AssinaturaGrátis.com para assinar, com um prazo de até 5 dias.

Assim que as assinaturas são coletadas, você recebe uma notificação, também por e-mail, e todas as partes obtêm a cópia do documento assinado.

Essas assinaturas têm validade jurídica, pois são autenticadas por certificado digital, e protegidas por criptografia.

Monitorar

Se você precisa de mais recursos além da assinatura digital, como ferramentas para trabalhar em equipe, a plataforma da Contraktor possui planos com diversas funcionalidades.

Entre elas, está o monitoramento das assinaturas digitais através de um painel de controle simples e o armazenamento de documentos.

Portanto, ao enviar um documento ao cliente, você consegue visualizar seu status (vigente, cancelado ou aguardando assinatura), a data de envio e a data em que foi assinado e quais são os signatários com o qual o documento foi compartilhado.

Gerenciar

Para os usuários que querem expandir a gestão eletrônica de documentos e conseguir acompanhar altos volumes de arquivos, a Contraktor possui planos avançados que até mesmo integram outras ferramentas como CRMs e ERPs para sincronizar informações.

Com essas ferramentas avançadas é possível automatizar a criação de documentos, monitorar prazos de vencimento de assinaturas através do recebimento de alertas, assinar documentos em lote e criar tarefas que podem ser gerenciadas através de registro no seu histórico.

O dashboard gerencial para acompanhamento das métricas também é avançado e você ainda conta com um gerente de contas para cuidar da sua experiência com a plataforma.

Algumas funcionalidades da Contraktor ainda estão em período de testes, mas em breve, a plataforma disponibilizará assinatura via WhatsApp, fluxo de aprovação de documentos e organização de arquivos em pastas.

Preços e planos da Contraktor

A Contraktor possui 2 tipos de planos básicos, que são indicados para pequenas e médias empresas, sem prazo de fidelidade, e podem ser testados gratuitamente.

Também oferecem 3 tipos de planos avançados, indicados para médias e grandes empresas, com possibilidade de agendamento de demonstrações.

Para quem precisa apenas assinar documentos, a plataforma gratuita da Contraktor, AssinaturaGrátis.com, permite fazer o upload de documentos como contratos, procurações, termos, entre outros, e enviá-los rapidamente aos devidos signatários para coletar as assinaturas.

Sobre os planos básicos, eles são denominados como Light e Starter. Veja abaixo os detalhes sobre cada um.

Plano Light

Custa R$ 29,90/mês e abrange:

Até 3 usuários;
Assinantes ilimitados por documento;
Assinatura eletrônica ilimitada (sem certificado);
500 MB de armazenamento em nuvem;
Visualização de status de documentos;
Treinamento por e-mail e webinars;
Suporte por e-mail.

Plano Starter

Custa R$ 150/mês, e além das funcionalidades do plano anterior, abrange:

Até 10 usuários;
Logo personalizado;
2GB de armazenamento em nuvem;
Gestão simples de documentos.

Já os planos avançados, com mais funcionalidades e recursos são: Business, Premium e Enterprise. Confira os detalhes abaixo.

Plano Business

Custa R$ 600/mês, abrangendo:

Até 5 usuários;
Criação e edição de documentos online;
Criação de documentos a partir do Google Drive;
Automação de documentos;
Biblioteca com modelos de documentos pré-definidos;
Logo da sua empresa;
Assinatura eletrônica ilimitada (sem certificado), em lote e com disparo sequencial;
Cancelamento de assinaturas;
Status e notificações sobre as assinaturas;
Gestão de assinaturas (ordem de assinantes e rastreamento de aberturas);
Alertas de prazos e vencimentos;
Criação, edição e histórico de tarefas e atividades em equipe;
1GB de armazenamento em nuvem;
Dashboard para gestão de métricas;
SLA padrão;
Suporte por chat e e-mail;
Reuniões e treinamentos com os especialistas da Contraktor;
Gerente de contas(CS);
Assinatura de proposta formal;
Termo de adesão.

Plano Premium

Está no valor de R$ 1.200/mês, fornece todas as funcionalidades do plano anterior e mais:

Até 10 usuários;
Formulário customizável;
Assinatura digital (com certificado);
Assinatura híbrida;
2.5GB de armazenamento em nuvem.

Plano Enterprise

Por ser um plano customizável, seu valor precisa ser consultado diretamente com a equipe Contraktor.

Além das funcionalidades dos planos anteriores, o plano Enterprise abrange:

Mais de 10 usuários;
Assinatura via API;
5GB de armazenamento em nuvem;
Integração com CRM e ERP.

Se você não souber qual plano escolher, fique tranquilo! A equipe da Contraktor fornece todas as orientações para que você tenha um plano com todas as funcionalidades de que precisa.

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Conclusão

Em tempos em que a transformação digital está em ritmo acelerado, como agora, os hábitos tradicionais e antiquados de gestão devem ser deixados para trás se você quer ganhar vantagem competitiva.

Antigamente, não dava para imaginar que as assinaturas digitais um dia teriam validade jurídica, e que seria possível fechar negócios assinando um contrato pelo celular.

A regulamentação das assinaturas digitais, então, ajudou a mudar de vez a forma como se faz a gestão de documentos dentro das empresas.

Hoje, praticamente todos os tipos de documentos podem ser digitalizados, e grande parte deles pode ser descartada após essa digitalização, otimizando espaço e ganhando organização.

Para lidar com contratos, termos, propostas comerciais, arquivos de TI e outros documentos que precisam ser assinados, a Contraktor oferece uma plataforma com ferramentas que permitem desde a criação de contratos padronizados, conforme as necessidades, até o armazenamento dos mesmos para sua gestão documental.

Você pode enviar documentos facilmente por e-mail para signatários ilimitados, que podem assiná-los de qualquer lugar, e receber alertas ou notificações quando todas as assinaturas estiverem coletadas.

Através do seu painel de controle é possível acompanhar todos os status das assinaturas e todo o fluxo de documentos do seu negócio.

E com as ferramentas avançadas é possível criar tarefas, bem como visualizar seus históricos, personalizar documentos com seu próprio logo, assinar documentos via API, e gerenciar esses documentos de ponta a ponta.

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