5 dicas para aplicar a gestão do conhecimento nas empresas

Você já ouviu falar sobre gestão do conhecimento e de como essa prática anda lado a lado com a inovação?

A gestão do conhecimento é um conceito que tem sido estudado mais a fundo desde 1990.

Seus precursores, como Hubert Saint-Onge, à época vice-presidente do Canadian Imperial Bank of Commerce, e em outro estudo os professores Nonaka e Takeuchi, buscavam entender o quanto o conhecimento organizacional é fundamental para o sucesso dos negócios.

Hoje, sabe-se que o capital humano aliado a transformação digital e processos organizacionais bem planejados e executados são algumas das apostas das empresas que estão em busca das alternativas mais eficientes para se destacar dos concorrentes com soluções de ponta e crescer com solidez.

Como exemplo podemos destacar a Petrobras, uma das corporações que fazem parte dos cases de sucesso da gestão do conhecimento, que buscou criar, preservar, compartilhar e usar os conhecimentos internos como base para aprimorar projetos, processos, produtos e serviços.

Uma vez que se percebe que muito conhecimento pode ser obtido e compartilhado internamente, todos os colaboradores se sentirão parte importante das tomadas de decisão e crescimento da empresa, contribuindo ativamente para a melhoria de processos.

O que é gestão do conhecimento?
Para que serve a gestão do conhecimento?
Qual a importância da gestão do conhecimento nas empresas?
Como aplicar gestão do conhecimento?
Dica B2B Stack: 5 dicas para aplicar a gestão do conhecimento
Conclusão

O que é gestão do conhecimento?

Gestão do conhecimento (GC), do inglês “Knowledge Management”, se trata de um conjunto de práticas que visam avaliar quais conhecimentos os colaboradores de uma empresa têm para desempenharem suas funções e para fazer o negócio andar, independente do seu nível hierárquico ou departamento.

Mas não é só isso!

A gestão do conhecimento também requer a avaliação de quais conhecimentos precisam ser aprimorados, compartilhados e utilizados dentro do negócio, vindos de todo o ecossistema empresarial.

Tudo isso a fim de obter os melhores resultados e alcançar metas e objetivos para o seu constante desenvolvimento e crescimento.

Nonaka e Takeuchi, professores e autores do livro “The Knowledge-Creating Company”, ou na tradução literal “A Empresa Criadora de Conhecimento”, definem o conceito de gestão do conhecimento como:

“A capacidade que uma empresa tem de criar conhecimento, disseminá-lo na organização e incorporá-lo a produtos, serviços e sistemas”.

Nas práticas de gestão do conhecimento, portanto, dados são transformados em informações, e as informações são convertidas em conhecimento, e este, gera milhares de insights se usado em colaboração com outras pessoas.

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Para que serve a gestão do conhecimento?

A gestão do conhecimento tem como objetivo melhorar todas as estratégias das organizações através das experiências, dados estruturados e informações obtidas de todos os colaboradores e de ferramentas de gestão, que foram transformados em conhecimento.

Todos esses conhecimentos, pesquisas e análises agregam valor para as tomadas de decisão e são responsáveis pela melhora de processos corporativos e aumento da produtividade de toda a empresa.

Além disso, ao implementar a gestão de conhecimento no seu negócio, independente do seu porte ou segmento, você favorece o compartilhamento de todo o conhecimento gerado internamente, que não ficará restrito a apenas um setor ou profissional, garantindo transparência e eficiência para todos.

Qual a importância da gestão do conhecimento nas empresas?

A gestão do conhecimento nas empresas está diretamente ligada com a produtividade da corporação como um todo.

Isso porque quando todos compartilham suas experiências e competências obtidas através delas, não é preciso planejar e começar um projeto do zero.

Pelo contrário! As pessoas aprendem com acertos e erros, assim como com as redes de conexões que criam durante sua vida, o que permite identificar em grande escala estratégias que deram certo, tanto interna quanto externamente, assim como as que não funcionaram.

O conhecimento adquirido, seja pela vivência diária dentro do negócio, seja por meio de cursos e treinamentos, reuniões e outros meios de comunicação e aprendizado, faz com que todos os colaboradores consigam associar elementos e reconhecer padrões em processos e sobre todas as áreas do negócio.

Dessa forma, os esforços e recursos não são direcionados ao que comprovadamente não é efetivo ou com processos desnecessários.

Tudo isso garante aos negócios uma grande vantagem competitiva, além de eliminar o desperdício de recursos, e por consequência, gerar economia de custos.

Além disso, quando o conhecimento fica restrito somente a uma pessoa ou departamento, toda a empresa fica dependente deste único conhecimento não compartilhado.

Sendo assim, qualquer mudança que aconteça, como por exemplo a demissão do funcionário que detém determinada competência, pode trazer inúmeros impactos negativos, como a incapacidade de substituí-lo prontamente se necessário.

• Leia também nosso conteúdo sobre Design Thinking, outra prática para os negócios que querem inovar.

Como aplicar gestão do conhecimento?

De acordo com a literatura, vários autores descreveram o processo de obtenção e uso do conhecimento com algumas semelhanças e diferenças.

Para entender, então, como aplicar a gestão do conhecimento dentro dos negócios, é preciso começar a compreender como se dá este processo, que conforme as similaridades encontradas em diversos estudos divulgados segue, em resumo, da seguinte forma:

Aquisição e internalização do conhecimento, seja através de experiências anteriores, atividades planejadas ou reconhecimento e associação de padrões;
Externalização, que se dá quando o conhecimento já foi absorvido e será transmitido para outras pessoas;
Armazenamento, processo que visa catalogar todos os conhecimentos obtidos, a fim de não perdê-los para serem utilizados em vários cenários;
Filtragem, etapa em que serão identificados os conhecimentos expostos que são mais pertinentes para determinado objetivo, armazenando o que não faz sentido para o momento;
Aplicação, quando os conhecimentos são, de fato, utilizados para planejar qualquer processo ou estratégia.

Visto isso, para implementar uma gestão do conhecimento no seu negócio, além de ter uma cultura voltada ao compartilhamento de informações, é necessário fazer uma análise organizacional para entender os pontos fortes e fracos da organização.

Dessa forma, é possível criar um projeto de gestão do conhecimento com objetivos bem definidos para o aprimoramento de produtos, serviços, atendimento, e especialmente, para ganhar vantagem competitiva no mercado.

Junto do conhecimento, também precisam ser utilizadas as metodologias e ferramentas mais adequadas para o seu projeto.

Para isso, você pode contar com a B2B Stack para te ajudar. Temos o maior portal de busca e avaliação de softwares da América Latina!

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Dica B2B Stack: 5 dicas para aplicar a gestão do conhecimento

Agora sim, vamos às dicas de como começar a implementar um sistema de gestão do conhecimento nas empresas.

Vale ressaltar que o foco dessas práticas estará sempre em fornecer, coletar e usar todos os tipos de conhecimento disponíveis dentro do negócio, e desenvolver uma empresa cada vez mais estratégica.

Mapeie as competências

Todos os profissionais que passarão pela sua empresa, desde o processo de recrutamento e seleção, têm alguma competência ou habilidade interessante para mostrar, mesmo quem acabou de entrar no mercado de trabalho.

No entanto, quais são as verdadeiras competências que a sua empresa precisa para se desenvolver?

Por exemplo: se os seus processos requerem profissionais super dinâmicos e comunicativos, talvez uma pessoa muito centrada e que é mais produtiva quando trabalha sozinha pode não se adaptar ao trabalho e acabar ficando para trás.

Em outro caso, há trabalhos muito complexos que exigem muita concentração e atenção, portanto, o profissional comunicativo e que faz a festa na operação pode não ser o mais adequado para essa função.

A consequência disso seria você desembolsar recursos para demitir o profissional que não se adaptou, depois, mais recursos como tempo e dinheiro para contratar outra pessoa.

Por isso, comece implementando o sistema de gestão do conhecimento na sua empresa mapeando as habilidades e competências que você mais precisa em sua organização.

Crie uma base de conhecimento

Todas as empresas precisam ter uma base de conhecimento acessível tanto para clientes quanto para os processos internos.

Ela deve conter todo o conhecimento adquirido pela empresa ao longo do tempo, e deve ser atualizada constantemente conforme vão ocorrendo mudanças internas.

Portanto, crie uma base de conhecimento com passo a passo de processos e informações importantes para todos os colaboradores, primando pela transparência, e de forma que todos consigam compreender todas as regras de negócio, e saber como funcionam ao menos algumas das funções de todos os departamentos.

Gestão de capital humano

Os processos de People Analytics visam extrair o máximo potencial do capital humano de uma empresa, e com um sistema de gestão do conhecimento isso não é diferente.

É preciso acompanhar de perto a performance dos colaboradores para entender suas dificuldades, habilidades e competências, a fim de aproveitar os recursos já existentes na empresa e empregar as melhores práticas.

Este acompanhamento também é fundamental para fornecer os treinamentos necessários para que o capital humano seja, de fato, o maior aliado da empresa neste processo.

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Empoderamento de colaboradores

O empoderamento dos colaboradores também é importante na implementação da gestão do conhecimento, uma vez que eles precisam de autonomia para encontrar tudo o que precisam para gerar cada vez mais conhecimentos.

Portanto, mais uma vez, o uso das ferramentas certas fornece essa autonomia para que eles consigam buscar dados e fatos importantes para obter insights e contribuir com o seu aprendizado constante.

Algumas delas são as ferramentas de vendas, como softwares de vendas, por exemplo os CRMs, que permitem gerenciar todo o relacionamento da empresa com leads e clientes, e dessa forma, obter e contribuir com os insights necessários para aprimorar essa experiência.

Crie metas e mensure resultados

Por fim, estabelecer as metas é necessário para conseguir atingir os objetivos.

Afinal, é preciso saber priorizar o que seu negócio precisa aprimorar com mais urgência.

Os softwares de gestão de tarefas podem te ajudar a mapear essas necessidades, e depois, estabelecer as metas e tarefas que cada colaborador precisará seguir para alcançá-las, assim como para gerenciar o tempo que cada uma levou para ser executada.

Essas ferramentas também permitem centralizar documentos e colaborar em equipes para contribuir com a comunicação interna.

E então, depois da execução do plano de gestão do conhecimento, é preciso avaliar e compartilhar os resultados obtidos para que todos saibam como melhorar ainda mais estratégias.

Conclusão

A aquisição e compartilhamento coletivo de conhecimento em uma empresa é uma fonte rica e valiosa de estratégias inovadoras e de sucesso.

Isso porque todos têm algo a ensinar a partir das suas trocas de dados e informações ao longo da vida, especialmente profissional.

Sabemos que só no Brasil, por exemplo, temos uma imensa diversidade de culturas, e usar as incontáveis experiências que são geradas em todas elas ajuda a melhorar processos, produtos e serviços, e adequá-los de forma a atender com excelência até os consumidores mais exigentes.

Saber como transferir conhecimento, assim como armazenar e utilizar todo o potencial do capital humano da empresa é um diferencial competitivo que seu negócio pode adotar, e a gestão do conhecimento é sobre isso.

Portanto, não perca tempo e siga as 5 dicas deste conteúdo para começar a implementar esse processo hoje mesmo na sua empresa, e assim, contar com profissionais cada vez mais capacitados e engajados com o crescimento da sua organização.

E agora que você sabe mais sobre gestão do conhecimento, conheça milhares de ferramentas no portal B2B Stack e aproveite para avaliar seus softwares favoritos!