Está pensando em disponibilizar um Portal do Colaborador para melhorar seus processos de recursos humanos e não sabe por onde começar? Acompanhe este conteúdo porque vamos te mostrar como você pode criar seu próprio portal com o software de RH da Factorial!
Ao longo do tempo, a história do setor de recursos humanos foi mudando e passou de apenas um departamento das empresas que cuidava das partes burocráticas de contratação e demissão de funcionários, para um setor extremamente importante para melhorar a experiência do colaborador, ou Employee Experience.
Essa mudança de valores se deu quando os profissionais de RH perceberam a importância do colaborador no desempenho dos negócios.
Eles entenderam com o tempo o quanto um funcionário feliz poderia ser mais produtivo e agregar cada vez mais valor à empresa, construindo relações fortes e conquistando bons resultados juntos.
Hoje, especialmente com a pandemia de COVID-19 e adoção ao home office e trabalho híbrido por várias empresas, muitos desafios precisam ser enfrentados para manter os colaboradores motivados, e para que eles tenham mais autonomia e transparência mesmo trabalhando à distância.
Uma das soluções para estes desafios, então, é criar seu Portal do Colaborador, capaz de apoiar funcionários, RH, departamento pessoal e gestores no gerenciamento das informações dos trabalhadores em um único lugar.
O que é Portal do Colaborador?
O Portal do Colaborador é um ambiente online que os colaboradores de uma empresa podem acessar para acompanhar tudo o que for pertinente à sua jornada de trabalho.
Entre os muitos dados contidos neste portal, os colaboradores podem controlar suas horas e dias trabalhados, documentos e contratos, folhas de pagamento, além de outras questões que façam sentido para o relacionamento entre empregado e empregador.
No geral, um Portal do Colaborador realmente eficiente precisa integrar e demonstrar diversas informações, que facilitem a gestão de todo o ciclo do colaborador por todos os envolvidos nos processos: RH, gestores e trabalhadores.
E principalmente, este portal deve permitir que os funcionários consigam fazer suas próprias solicitações relativas ao setor de recursos humanos e DP, como pedidos de férias e folgas e justificativas de ausências.
Por quê criar um Portal do Colaborador?
Todos os negócios, desde as pequenas empresas às grandes corporações merecem ter um Portal do Colaborador!
É uma maneira de estimular o senso de pertencimento dos colaboradores, uma vez que eles têm transparência e centralização de informações.
Usando este portal, os colaboradores são capazes de se sentir mais independentes porque conseguem resolver seus próprios problemas relacionados ao trabalho sozinhos, especialmente se estiverem em home office.
Além disso, criando seu portal com as ferramentas certas, como as da Factorial, que falaremos mais adiante, você ainda fomenta a comunicação interna e a integração das suas equipes.
Outra vantagem é que ao fornecer este portal você pode minimizar a possibilidade de sofrer processos trabalhistas.
Isso porque você permite ao colaborador acompanhar e gerenciar mês a mês, e até dia a dia, suas jornadas de trabalho, assim como seus benefícios, direitos e deveres, se respaldando com dados e assinaturas de que tudo está sendo cumprido.
Um Portal do Colaborador também é uma forma de encurtar o caminho das solicitações que os colaboradores precisam fazer.
Sem um portal, eles devem acionar seu gestor imediato, que irá acionar o RH. Do RH, a solicitação volta até o gestor, e então, chega ao colaborador.
Neste caminho podem haver gargalos, e será necessário percorrê-lo novamente, gerando retrabalho e menos eficiência para atender a todas as demandas.
Se a empresa tiver uma quantidade razoável de colaboradores então, pode-se acumular dezenas de e-mails, que muitas vezes poderiam ser resolvidos em um ambiente próprio para essas solicitações.
Os profissionais de RH, por outro lado, conseguem organizar e centralizar melhor as solicitações que precisam aprovar ou reprovar.
Eles passam a receber o que realmente faz sentido para suas rotinas, podem automatizar fluxos de processos, e finalmente focar no que as máquinas não conseguem fazer: cuidar do bem-estar e desempenho do colaborador.
Dica B2B Stack: Como criar um Portal do Colaborador
Oferecer um Portal do Colaborador na sua empresa é a maneira mais efetiva de dar autonomia aos colaboradores, além de fornecer transparência e a melhor gestão sobre suas jornadas, arquivos e benefícios.
Mas, com a correria do dia a dia, muitas empresas acabam deixando isso de lado e priorizando outras tarefas em vez de criar ou aprimorar seu próprio portal.
Um Portal do Colaborador pode ser criado pelos próprios desenvolvedores da empresa. No entanto, essa não é, nem de longe, uma maneira eficiente de construir o seu portal.
Isso porque esse tipo de trabalho pode diminuir a produtividade dos profissionais, que muitas vezes estão focados em desenvolver um produto melhor para os clientes.
É neste momento, então, que você precisa contar com um software de RH, capaz de proporcionar praticidade na hora de criar seu Portal do Colaborador.
Dependendo do software escolhido, você pode contar com funcionalidades intuitivas para que até mesmo quem não tem familiaridade com a criação de páginas consiga utilizá-lo.
Com o software de RH da Factorial, por exemplo, você poupa o tempo dos desenvolvedores, e conta com recursos integrados e muito particulares à área de recursos humanos.
Além disso, você pode testar todas as funcionalidades da Factorial gratuitamente antes mesmo de fazer qualquer adesão, e integrar rotinas como:
- Os processos de gestão de performance dos colaboradores;
- Gestão de projetos;
- Folhas de pagamento;
- Recrutamento e seleção;
- Onboarding de colaboradores;
E muito mais! Isso garante que tudo o que estiver incluso no seu portal funcione de forma sincronizada.
Ao criar seu Portal do Colaborador com a Factorial, você consegue armazenar todas as informações dos seus funcionários na nuvem.
Além disso, seu funcionamento ocorre em desktops e dispositivos móveis, permitindo que tanto os colaboradores, quanto gestores e profissionais de RH possam ter acesso aos dados onde quer que estejam e a qualquer hora.
Acompanhe nos próximos tópicos o que o software de RH da Factorial oferece para criar seu Portal do Colaborador.
Gestão de documentos
Com a Factorial você consegue criar um Portal do Colaborador que favorece a gestão de documentos dos trabalhadores em um único sistema, e que fornece praticidade no dia a dia dos funcionários para que eles permaneçam sempre produtivos.
Os documentos ficam centralizados e com fácil acesso para os colaboradores, gestores e RH, possibilitando sua organização em pastas para otimizar espaço no seu computador.
Além disso, criando seu portal com o software da Factorial, é possível ter bem estabelecido os fluxos de upload, aprovação e assinatura eletrônica de documentos, sem a necessidade de inúmeras trocas de e-mail.
Sejam folhas de pagamento, espelhos de ponto, contratos trabalhistas, atestados médicos, documentos de identificação, solicitações de férias, ou outros arquivos pessoais, você garante que todos os processos possam ser feitos, inclusive, remotamente.
Mas, o principal é que ao armazenar os arquivos na nuvem, você evita a perda ou rasura de documentos importantes, além de proteger os dados de ações maliciosas.
Solicitações e aprovações
A Factorial oferece ferramentas para o seu Portal do Colaborador que facilitam o acompanhamento e pedidos de solicitações tanto por parte dos colaboradores, quanto por seus respectivos gestores ou também por profissionais do RH.
Os colaboradores conseguirão visualizar o calendário de disponibilidade de toda a equipe para fazer solicitações de férias e ausências, além de acompanhar quantos dias ainda restam para voltarem ao trabalho quando estão afastados da empresa, seja por férias ou atestado.
Do lado de gestores e profissionais de RH, o software da Factorial garante que os fluxos de aprovações dessas solicitações cheguem às pessoas certas.
Isso evita que sejam acumuladas as demandas que poderiam ser concluídas em outras áreas, ajudando novamente a desafogar os e-mails.
Relógio de ponto
Para deixar o seu Portal do Colaborador com mais processos integrados, a Factorial permite a integração de um relógio de ponto eletrônico.
Assim, os colaboradores podem registrar sua jornada do desktop ou de dispositivos móveis e de qualquer lugar, contando com geolocalização para que os gestores saibam de onde estão trabalhando.
Controle de turnos e jornadas de trabalho
Com o ponto integrado ao seu portal fica mais fácil controlar em um só lugar as jornadas de trabalho dos colaboradores, aprovar folhas de ponto e gerenciar as horas extras, bancos de horas ou jornadas incompletas dos trabalhadores.
Isso tudo independe do tipo de turno ou de regras de ausências praticadas pela empresa, pois tudo pode ser personalizado conforme as necessidades.
Também será possível saber em tempo real quem está presente ou ausente através do Portal do Colaborador, e usar as notificações para enviar ou receber alertas sobre jornadas.
Apoio à comunicação interna e fortalecimento de cultura
Para apoiar a comunicação interna, criando seu portal através do software da Factorial seus colaboradores também poderão se comunicar entre si.
Eles terão recursos para criar comunidades de pessoas que tenham os mesmos interesses, além de participarem de atividades de team building como incentivo ao bom clima no ambiente de trabalho e engajamento.
O portal também será o local onde a empresa pode lançar eventos, deixar todos alinhados sobre os novos acontecimentos, emitir comunicados, e os colaboradores ainda podem centralizar as informações que forem mais importantes para o seu trabalho.
• Saiba mais sobre os recursos de aprimoramento da comunicação interna disponibilizados no software de RH da Factorial!
O que é a Factorial?
A Factorial é uma startup que chegou recentemente ao Brasil, em setembro de 2021, com um software de recursos humanos e departamento pessoal inovador, pronto para deixar os setores de RH do país mais ágeis, ao mesmo tempo que os torna mais humanizados.
O software de RH da Factorial reúne ferramentas visuais e intuitivas, fáceis de entender e acessar, e que agilizam as demandas do dia a dia não só dos profissionais da área, mas também de todos os colaboradores do seu negócio.
Os recursos do software da Factorial garantem que todos os profissionais da sua empresa tenham autonomia, informações centralizadas e possam se comunicar com eficiência, fortalecendo seu Employer Branding, ou marca do empregador.
Para quem trabalha nos setores de RH e DP, a Factorial também lançou recentemente o HR Community, primeiro fórum online de RH do país, onde os profissionais podem trocar experiências e tirar dúvidas, contribuindo para que o setor aprimore cada vez mais os seus processos.
No software de RH da Factorial, além do Portal do Colaborador e ferramentas de comunicação interna que foram vistas no tópico anterior, é possível fazer uma gestão integrada e automatizada das jornadas de trabalho dos colaboradores, inclusive nos casos em que há registros de diferentes turnos.
Além disso, a Factorial oferece, entre outros recursos, análises de desempenho constantes através de dados, organização de KPIs, ferramentas de recrutamento, seleção e onboarding de funcionários, e gestão da parte jurídica e financeira relacionada aos trabalhadores.
• Então, se você chegou até aqui e quer conhecer mais sobre a Factorial, além de montar seu próprio Portal do Colaborador, acesse este link, cadastre-se grátis, ou reserve sua demonstração da ferramenta! Você pode testá-la gratuitamente por 14 dias!
Conclusão
Neste conteúdo falamos sobre a importância de criar um Portal do Colaborador para ajudar a manter seus colaboradores engajados, motivados, alinhados com as suas funções, e especialmente, em sincronia com o setor de recursos humanos.
Você também conheceu a Factorial e seu software de RH, que não só pode auxiliar a sua empresa na criação do seu próprio portal, como também integra e automatiza todos os processos de RH para facilitar suas rotinas diárias.
Tudo isso para tornar a comunicação mais transparente com os seus funcionários, e para ajudar na estruturação de um RH estratégico, orientado a dados, e capaz de alavancar os resultados do seu negócio!
E agora que você sabe como montar seu Portal do Colaborador, veja o que usuários reais dizem nas avaliações da Factorial no portal B2B Stack! Você ainda pode solicitar o contato da equipe comercial da Factorial diretamente da nossa plataforma!
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4 anos atrás por Luan Fazio | 10 minutos No comments
