O retrabalho é o inimigo das empresas que querem crescer de forma sólida. Trabalhar para eliminar esse vilão dos negócios ajuda a evitar prejuízos que podem custar não só dinheiro, mas também a credibilidade das marcas no mercado.
A melhora da produtividade e da eficiência nos processos corporativos será um fator decisivo para que as empresas e a economia consigam se recuperar depois dos impactos da pandemia de COVID-19.
No entanto, os índices de produtividade no Brasil costumam sempre ser mais baixos em relação a outros países.
Em um ranking divulgado em 2019, o país não apareceu entre os 15 países mais produtivos do mundo. Outro estudo revelou que a produtividade do brasileiro é a mesma há 30 anos.
E ainda mais, com tantos processos que tiveram de ser adaptados ao home office ou trabalho híbrido neste período, muitas vezes o retrabalho, um dos fatores que impactam na produtividade das empresas, foi inevitável por causa dos contratempos desconhecidos que surgiram pelo caminho.
Com tudo isso, as empresas precisam avaliar alternativas para melhorar esse índice tão importante para sua receita, crescimento e reconhecimento.
Neste conteúdo, então, você vai saber mais sobre o retrabalho, por que ele ocorre nas empresas, dicas para diagnosticar se sua empresa está sofrendo com retrabalhos, e conhecer soluções que otimizam as rotinas corporativas para evitar esse tipo de estresse.
O vilão chamado retrabalho
Refazer, ou fazer de novo, um trabalho quando ele já está concluído: esse é o significado de retrabalho.
Refazer uma atividade, projeto, e até processos de produção inteiros, ou parte deles, é uma prática que, por vezes, acontece em muitas agências, indústrias, empresas de tecnologia e de outros segmentos.
Nem sempre a culpa é de um fluxo de trabalho que não deu certo internamente.
Às vezes, o retrabalho pode ocorrer por motivos alheios aos das empresas, como nos casos de mudança nos planejamentos dos próprios clientes.
Mas, seja qual for o motivo, ter que fazer novamente qualquer trabalho é desanimador e desgastante, além de gerar prejuízos financeiros, perda de tempo e produtividade, e principalmente, acaba afetando o relacionamento com clientes e colaboradores.
Por que o retrabalho ocorre?
O retrabalho nas empresas acontece quando o objetivo de um trabalho não foi alcançado, seja por fatores internos ou externos.
Nesses casos, um ou vários departamentos, equipes ou colaboradores precisam refazê-lo do zero, isso quando o projeto todo foi impactado, ou será necessário refazer parte dele.
E acredite, não dá para saber o que é pior: recomeçar tudo ou se desgastar para identificar onde está o erro e ter o retrabalho a partir de um determinado ponto.
Algumas das principais falhas internas nas empresas que justificam o retrabalho incluem:
- A falta de alinhamento da empresa com os objetivos do cliente, bem como de uma pesquisa aprofundada para entender como chegar até eles;
- Prazos muito curtos para executar projetos mais complexos;
- Desorganização na hora de estabelecer os fluxos de trabalho necessários desde o planejamento do projeto, passando por sua execução e conclusão, assim como no estabelecimento dos profissionais que ficarão responsáveis por cada tarefa;
- Depois, os ruídos na comunicação interna e a falta de uma liderança forte quando ocorrer algum contratempo durante a execução do projeto;
- Não ter uma regra de negócio estabelecida para cada processo interno, bem como não dar clareza à elas entre todos os colaboradores;
- Não fornecer as ferramentas e treinamentos necessários para capacitar quem vai executar um trabalho.
Quando os motivos do retrabalho não partem diretamente das falhas internas, eles podem abranger a própria vontade de mudanças do próprio cliente, falhas sistêmicas, ou ainda, mudanças de cenários no próprio mercado.
Como diagnosticar se sua empresa sofre com retrabalho
Para fazer o diagnóstico da situação do retrabalho no seu negócio, é preciso avaliar além da quantidade de tarefas que voltam para serem refeitas.
É necessário fazer uma análise em todos os departamentos da sua organização relacionados a todos os cenários relacionados aos seus processos, como por exemplo:
- O quanto as informações sobre um projeto, tarefa ou qualquer outro trabalho estão desorganizadas;
- Se as informações estão espalhadas por várias ferramentas e planilhas;
- Se todos os dados para que um projeto seja executado chegam às mãos de todos ou estão limitadas a apenas algumas pessoas;
- Se os fluxos de trabalho estão bem definidos ou se há colaboradores realizando funções que não competem a eles;
- O nível de automação de processos do seu negócio;
- Como está a comunicação interna;
- Frequência com que os líderes aplicam feedbacks aos envolvidos nas tarefas;
- Se os processos estão desorganizados e se há transparência quanto aos objetivos do trabalho a ser feito;
Se ao menos esses tópicos não estiverem sendo seguidos, é muito provável que seu negócio seja diagnosticado com altos índices de retrabalho.
Dica B2B Stack: 7 Ferramentas para derrotar o retrabalho
Algumas dicas que podemos dar para você derrotar de vez o retrabalho são:
Planejamento, capacitação das suas equipes, fluxos de tarefas bem definidos, supervisão constante de todas as etapas do trabalho para correção preditiva, estar sempre alinhado com as vontades do cliente, e a dica principal é a automação de processos.
Por isso, vamos te apresentar 7 capazes capazes de eliminar o retrabalho e aumentar sua produtividade:
- Trello
- Runrun.it
- Slack
- Loom
- ActiveCampaign
- Monday
- Asana
Trello
Trello é um software de gestão de projetos na nuvem ideal para qualquer tipo de equipe, e até para quem trabalha de forma autônoma, e oferece várias funcionalidades gratuitas.
O Trello é uma ferramenta que permite unir metodologia ágil e os quadros Kanban para organizar e acompanhar fluxos de trabalho e tarefas do projeto a ser realizado.
No Trello você pode planejar projetos de forma colaborativa, anexar todos os documentos relacionados a eles, definir metas, criar e atribuir tarefas aos membros das equipes, estabelecer prazos de entrega para cada uma, e controlar o tempo que foi gasto para estimar o período que levará para as atividades serem concluídas.
Além disso, é possível adicionar comentários aos cards de tarefas criados, visualizar as tarefas em calendário, quadros, listas, mapas ou cronogramas, priorizar demandas, marcar tarefas com etiquetas, criar modelos de quadros para agilizar próximos trabalhos, e automatizar fluxos sem necessidade de códigos, conforme as necessidades.
O Trello ainda pode ser integrado a outras ferramentas como Slack, Dropbox, aplicativos do Google e muitas outras, assim, você cria fluxos de trabalho sincronizados.
Os planos pagos do Trello custam a partir de US$ 5/usuário/mês, considerando seu faturamento anual, ou a partir de US$ 6/usuário/mês no faturamento mensal.
• Leia mais: Trello: Saiba como usar e aumente sua produtividade
Runrun.it
Runrun.it é um software de gestão de projetos, tarefas e fluxos de trabalho, que também pode ser usado gratuitamente ou através dos seus planos pagos, em desktops e dispositivos móveis.
Assim como no Trello, no Runrun.it é possível criar e atribuir tarefas para os colaboradores de um projeto, visualizá-las em Gantt, Kanban ou outros métodos, acompanhar o desempenho de cada uma, bem como seu tempo de realização, e permite a automação de fluxos de trabalho.
Todo o andamento do projeto pode ser acompanhado através de dashboards e a ferramenta também permite que todos os colaboradores comentem e se comuniquem sobre as tarefas.
O Runrun.it faz integrações com outras ferramentas para que você tenha dados sempre atualizados em todas elas.
Os planos pagos do Runrun.it custam a partir de R$ 53/usuário/mês, considerando o faturamento anual, ou a partir de R$ 59/usuário/mês no faturamento mensal.
• Leia também: Como gerenciar tarefas e projetos com a Runrun.it
Slack
Slack é um software para comunicação entre equipes que permite a troca de mensagens instantâneas de texto, voz ou a comunicação por videochamadas.
É baseado na nuvem e funciona em desktops e dispositivos móveis, o que garante o envio e recebimento de mensagens de qualquer lugar.
No Slack você pode criar canais para organizar suas equipes conforme suas funções, setores e outros parâmetros, assim como permite ter um canal geral para manter a transparência das informações que são relevantes para todos os envolvidos em um trabalho.
Todos os participantes conseguem mencionar uns aos outros para direcionar as conversas conforme as necessidades.
A ferramenta ainda oferece recursos de engajamento como emojis e a possibilidade de reagir às mensagens com todos eles.
O Slack pode ser usado gratuitamente ou por seus planos pagos que custam a partir de US$ 4/usuário/mês considerando o faturamento anual.
• Saiba mais sobre o Slack no nosso conteúdo completo: Slack: Como usar no trabalho remoto e home office
Loom
Loom é uma ferramenta de comunicação utilizada para enviar mensagens em formato de vídeo, para quando você ou os membros da sua equipe não puderem se reunir em uma videoconferência, ou não puderem digitar uma mensagem de texto.
Com o Loom você pode criar vídeos para se comunicar não só com as equipes, mas também com clientes, assim como para campanhas de marketing, e promete reduzir em até 50% a quantidade de reuniões online.
O Loom pode ser usado gratuitamente, com alguns recursos limitados, ou a partir de US$ 8/criador/mês considerando o faturamento anual.
ActiveCampaign
ActiveCampaign é um software de automação de marketing que integra as principais ferramentas para criar e disparar campanhas de marketing em vários canais, além de oferecer recursos para automação de vendas e um CRM integrado.
O ActiveCampaign utiliza inteligência artificial e Machine Learning para que você consiga criar fluxos de trabalho de marketing e vendas de maneira eficiente e otimizada.
Entre suas funcionalidades estão o envio de e-mails marketing e newsletters, ferramentas de mídias sociais, testes A/B, criação de landing pages, segmentação de leads, envio de SMS, mapa de automações e relatórios avançados.
O ActiveCampaign possui planos pagos a partir de R$ 40/mês considerando o faturamento anual.
• Saiba mais sobre o ActiveCampaign no nosso guia completo da ferramenta.
Monday
Monday é mais uma das ferramentas de gestão de projetos que permite planejar trabalhos, criar e organizar tarefas, delegá-las aos membros das equipes e criar fluxos automatizados para otimizar demandas.
Depois, é possível acompanhar no seu painel do Monday todo o andamento das tarefas, e ter previsibilidade sobre a conclusão das etapas do projeto, bem como das dificuldades percebidas ao longo do caminho.
Nos cards de tarefas também é possível comentar e anexar arquivos, permitindo a centralização de documentos importantes e a transparência das informações.
No Monday você também consegue visualizar as demandas em listas, quadros Kanban, Gantt, calendários e gráficos, além de permitir a integração com outras ferramentas para aumentar sua produtividade.
O Monday pode ser utilizado gratuitamente com alguns recursos limitados ou a partir de R$ 35/usuário/mês.
• Saiba mais sobre o Monday neste conteúdo!
Asana
Asana é um software de gestão ágil de projetos colaborativa, utilizado para planejar trabalhos, criar e atribuir tarefas entre os colaboradores e acompanhar seu desempenho.
Com o Asana é possível criar fluxos de trabalho automáticos para todos os departamentos do seu negócio, visualizar as demandas em quadros, listas, cronogramas ou em calendário, e a ferramenta oferece recursos de engajamento, como curtir e comentar em tarefas.
O Asana também fornece em seu painel de acompanhamento os gráficos de performance atualizados em tempo real, para entender como está o andamento do projeto e os status das tarefas, permitindo que você identifique e atue em problemas preditivamente, assim como acompanhe os prazos.
O Asana pode ser utilizado gratuitamente ou através dos seus planos pagos, custando a partir de US$ 10,99/usuário/mês no faturamento anual.
• Leia mais: Saiba como gerenciar projetos e tarefas com a Asana
Conclusão
O retrabalho é responsável por diminuir a eficiência de qualquer negócio, e por consequência, sua receita.
Isso porque ao ter que fazer novamente um trabalho, todo o tempo que foi perdido realizando-o pela primeira vez foi em vão, e isso também inviabiliza as oportunidades de novos projetos.
Além disso, o retrabalho desmotiva e desgasta todos os envolvidos nesses processos, sem contar o desperdício de recursos duas ou mais vezes, o que gera custos desnecessários e perdas financeiras que farão muita diferença no futuro.
Outro ponto negativo é que ao ter de refazer um trabalho por falha interna, os clientes perdem a credibilidade e dificilmente voltarão a fazer negócio com uma empresa que tem processos ineficazes e desorganizados.
Para evitar tudo isso, o que sua empresa precisa fazer é fornecer transparência sobre todas as etapas de um trabalho, tanto para os colaboradores quanto para os clientes, manter uma comunicação fluida, e especialmente, automatizar processos e rotinas para evitar as falhas de tarefas manuais e repetitivas.
Neste conteúdo você viu 7 ferramentas que podem reduzir a probabilidade de retrabalhos e aumentar a produtividade de todas as equipes. São elas:
Trello, Runrun.it, Slack, Loom , ActiveCampaign, Monday e Asana.
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4 anos atrás por Luan Fazio | 10 minutos No comments
