Saiba como gerenciar projetos e tarefas com a Asana

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Asana

Está procurando um software robusto para gestão de projetos? Então, este texto é para você! Uma das ferramentas que automatiza esses processos e melhora a comunicação entre todos os membros da equipe é a Asana.

A plataforma Asana oferece versão web e mobile e armazenamento de dados em nuvem para que você acompanhe e gerencie seu projeto a qualquer momento, sem correr o risco de não ter a informação que precisa na palma da mão.

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As atualizações de status em tempo real auxiliam você e sua equipe a terem mais agilidade nas tomadas de decisão e a visualizarem os status de múltiplos projetos rapidamente.

Com a Asana você e sua equipe terão transparência nas informações do início ao fim do projeto, deixando todos na mesma página, e permitindo que cada membro compartilhe ideias para alcançarem com qualidade seus objetivos comuns.

A plataforma Asana é utilizada por mais de 1 milhão de equipes em 190 países. Confira ao longo desse post todas as funcionalidades que ela pode te oferecer. 

O que é a Asana?

Asana

Asana é uma plataforma colaborativa para automação da gestão de projetos e tarefas, capaz de mapear cada etapa das metas estipuladas, sendo uma importante aliada da metodologia OKR, e eficiente para fazer com que as equipes cumpram os prazos de entrega.

A Asana é uma das ferramentas essenciais para manter as tarefas da equipe organizadas em apenas um lugar e com bom custo benefício.

Na plataforma Asana você define as regras do fluxo de trabalho, agenda, atribui e reatribui tarefas aos membros da equipe, determina prioridades e acompanha o andamento de cada meta em tempo real, para ter tempo hábil de identificar e corrigir erros que podem afetar a conclusão do projeto.

A solução consegue atender a projetos e equipes de diversas áreas, desde marketing até recursos humanos e TI, e mantém todos os membros alinhados com os objetivos do negócio.

Pode ser usada em empresas de todos os portes e segmentos, já que é totalmente personalizável conforme as necessidades do negócio. 

Algumas das vantagens da ferramenta, segundo as avaliações de seus usuários no portal B2B Stack, é que ela é simples e fácil de utilizar, e toda a equipe, inclusive clientes, são capazes de acompanhar o andamento dos projetos.

Com sua interface intuitiva, até mesmo quem não é familiarizado com este tipo de solução consegue se adaptar ao Asana.

Você pode organizar seu trabalho em quadros, listas, cronogramas ou em calendário, curtir tarefas e comentários, redigir briefs, enviar e receber mensagens, tudo para facilitar a comunicação, visualização e o dia a dia da gestão do projeto.

É possível importar planilhas em formato CSV para sua área de trabalho do Asana para convertê-las em cronogramas e facilitar o entendimento dos dados. A plataforma também permite a criação e personalização de diagramas de Gantt.

Asana faz integrações com mais de 100 plataformas para possibilitar a sincronia de dados entre ferramentas e não perder nenhuma informação. Entre essas integrações estão:

Entre outras.

  • Dê uma olhada também em todos os nossos posts relacionados à gestão de projetos para ficar por dentro de todas as inovações da área.

Como funciona o Asana

Para utilizar o Asana, você precisará se cadastrar na plataforma gratuitamente, sendo que você pode optar por entrar com sua conta Google, e contará com um período de teste de 30 dias.

Após este período de experimentação, você terá de escolher um dos 4 planos disponibilizados pela ferramenta.

Em sua página inicial, você conseguirá visualizar seus projetos recentes e tarefas que estão próximas da data de conclusão, criar um novo projeto, realizar configurações da conta e buscar dados;

Asana

Em seu menu, você terá acesso às suas tarefas, relatórios, à caixa de entrada, portfólios, metas, visualizar projetos favoritados e convidar membros para sua equipe;

Asana

E ao iniciar a criação de um novo projeto, você terá a possibilidade de configurá-lo da maneira que achar melhor, optando entre os formatos de visualização;

Asana

Personalizando cores, ícones, definindo prioridades e status;

Asana

E por fim, adicionando objetivos, metas, tarefas e configurando conforme as necessidades. 

  • Veja também como usar o Trello, outra ferramenta eficiente no gerenciamento de projetos.

Entenda como o Asana funciona para cada área

  • Asana para times de Marketing

Para as equipes de marketing, o Asana pode auxiliar no planejamento, estruturação, definição de estratégias, responsabilidades e objetivos da campanha, e principalmente em seu acompanhamento, deixando todos os membros na mesma página.

É possível criar regras para automatizar tarefas, determinar metas, o grau de dificuldade, os prazos para entrega de cada uma delas e visualizar o quanto estão próximas de serem concluídas.

O Asana ainda permite o compartilhamento de arquivos e formulários entre a equipe, inclusive gestores, para que todos vejam o que está sendo feito e deem ideias.

A plataforma também conta com uma funcionalidade de aprovação de tarefas e projetos, onde os membros da equipe solicitam essas aprovações e o administrador as visualiza em listas e pode aprovar, reprovar ou mandar para revisão.  

Isso mostra que a ferramenta é bastante útil para organizar os fluxos de trabalho em lançamento de produtos, eventos e outras campanhas, e assim, otimizar o tempo da equipe para que foquem no que é mais importante.

Reúna todas as dúvidas dos clientes no Asana e elabore respostas padronizadas para que cada membro da equipe consiga encontrar rapidamente e se comunicar melhor com seu cliente.

Ofereça um suporte pré-vendas e pós-vendas organizado e bem estruturado.

Você pode criar um modelo de projeto que ajude você e sua equipe a acompanhar e trabalhar em todas as etapas do funil de vendas que seus clientes estiverem, desta forma, você não perde nenhuma oportunidade de negócio.

Crie campanhas para engajamento dos colaboradores baseadas nas metas e objetivos da equipe, na qual todos podem acompanhar o quanto estão próximos de vencer o desafio.

  • Veja nossos blogposts relacionados à vendas e confira as dicas de como vender mais e melhor.
  • Asana para times de Produto

As equipes de produto podem utilizar a plataforma Asana para monitorar os marcos de seus produtos lançados, planejar roteiros de produtos, determinar e acompanhar datas de lançamentos, criar e acompanhar sprints de forma transparente, definir metas e prioridades e organizar o fluxo de tarefas.

A empresa toda pode se comunicar através do Asana para ficar a par dos lançamentos, e você conseguirá gerenciar os e-mails de lançamento de produtos, novos lançamentos, monitorar bugs, e ainda obter relatórios sobre esses lançamentos.

Com esses acompanhamentos, você é capaz de antever contratempos e se respaldar alterando estratégias ou movimentando recursos rapidamente.

  • Asana para Operações

Em operações, o Asana pode ajudar possibilitando que o gestor padronize um modelo de projeto para evitar retrabalho em processos que são recorrentes.

Você pode criar modelos de projetos padronizados para gerenciar integrações de novos funcionários, realizar a gestão de diversos critérios de fornecedores e para planejar e gerenciar os objetivos e metas da equipe.

A plataforma também apresenta através de relatórios com gráficos os resultados do projeto que está em andamento, desta forma, a visualização dos status fica mais prática.

Você conseguirá acompanhar os resultados da equipe em tempo real e definir estratégias para que todos consigam alcançar suas metas dentro do prazo estipulado.

Como o Asana pode ajudar a tirar projetos do papel

  • Trabalho à distância

Por ser uma plataforma online colaborativa, a Asana pode ser usada tranquilamente em trabalhos à distância, pois oferece muitos recursos para organização e planejamento de fluxos de trabalho e para se comunicar com sua equipe de forma eficiente.

A plataforma pode ser acessada tanto em desktops quanto em dispositivos móveis, e todos podem cumprir e acompanhar as tarefas em qualquer lugar.

O calendário também dá transparência aos dias e horários em que cada membro da equipe estará disponível, portanto, é possível agendar as tarefas de acordo com a disponibilidade de cada um.

A caixa de entrada do Asana permite que você envie e receba mensagens, sendo uma ferramenta eficaz para coordenar sua equipe, dar dicas de como melhorar o desempenho de cada um e fazer comentários sobre as tarefas que estão sendo desenvolvidas.

Além da caixa de entrada da própria solução, você pode conectar sua plataforma Asana a diversos outros canais de comunicação, como Gmail, Slack e Zoom, desta forma sua equipe nunca ficará sem orientações.

  • Gerenciamento de projetos

Com o Asana, o gestor de uma equipe pode atribuir responsabilidades a cada membro, tornar o projeto público ou privado e definir quem e o que pode ser visualizado no painel de controle.

É possível visualizar e acompanhar o status de todas as etapas do projeto, gerar relatórios, coordenar a equipe, enviar feedbacks de cada tarefa, acompanhar bugs e sprints e  gerenciar calendários de conteúdos. 

Se você está em mais de um projeto, é possível adicionar tarefas em múltiplos projetos de forma prática, assim, você não perde tempo com várias planilhas.

Ferramentas como a Asana são essenciais para conseguir cumprir prazos e metas, pois todas as informações necessárias ficam mais claras e fáceis de visualizar.

  • Organização

O painel de controle do Asana pode ser configurado de acordo com o projeto que será realizado. 

Você pode inserir, por exemplo, uma coluna com a descrição da tarefa, outra coluna para adicionar o membro da equipe que ficará responsável por ela, e outra coluna para definir a data de entrega da determinada tarefa.

Desta forma, você e os membros da equipe saberão exatamente todas as informações que precisarem sobre cada tarefa e a quem recorrer caso precise de mais dados relacionados.

Com o sistema de arrastar e soltar, você consegue organizar as tarefas por prioridades, colaboradores, datas de conclusão ou outras métricas de acordo com as necessidades.

Todas as tarefas que estão atribuídas a você podem ser filtradas e visualizadas em um mesmo painel, assim, você conseguirá identificar o que já foi feito, o que é mais urgente e o que pode ser feito depois. 

  • Gerenciamento Ágil

A metodologia Ágil tem como objetivo potencializar o trabalho de equipes e aumentar sua produtividade, e por consequência, potencializar também a experiência do cliente, podendo ser aplicada em diversos tipos de projetos.

Dentro das equipes, é necessário realizar entregas frequentes em um período curto de tempo, normalmente são entregas semanais, e para isso, é preciso contar com as ferramentas adequadas e com a comunicação e colaboração de todos os membros.

Os recursos disponibilizados pela Asana são totalmente aplicáveis na gestão Ágil, pois você conta com quadros Kanban, que falaremos mais adiante, tem a possibilidade de se comunicar com seus colegas de trabalho através da própria plataforma, e principalmente, criar sprints para organização das entregas.

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Além disso, você consegue medir o quanto falta para concluir cada entrega, acompanhar solicitações de trabalho, lançamentos e repetições e priorizar fluxos de trabalho.

  • Kanban

A Asana permite a criação e gerenciamento de quadros Kanban, que facilitam a visualização das tarefas.

Os quadros Kanban separam as tarefas em “para fazer”, “fazendo” e “concluídas”, o que ajuda a planejar qual vai ser o fluxo de trabalho mais adequado para aquelas tarefas que estão pendentes.

Os quadros Kanban também são eficientes para acompanhar o progresso das tarefas facilmente e identificar problemas que podem aparecer durante o trabalho.

  • Gerenciamento de projetos no Excel

A gestão de projetos no Excel é coisa do passado. É uma ferramenta que pode te auxiliar na organização de alguns dados sim, porém, possui muitas limitações em relação às ferramentas de automação atuais.

Todas as funções das planilhas do Excel precisam ser montadas manualmente, desde a descrição das colunas e linhas até as fórmulas de cálculos, o que dá muito trabalho e exige também que todas as atualizações sejam feitas de forma manual.

Além disso, se sua máquina tiver algum problema, adeus à todas as planilhas geradas.

O Asana permite que você importe suas planilhas para a plataforma de forma prática, portanto, se você trabalhava anteriormente com o Excel, pode ficar despreocupado, pois a migração das informações será feita instantaneamente.

Você então passará a contar com ferramentas integradas e centralizadas, que facilitam o agendamento de tarefas, a comunicação e colaboração entre os membros da equipe, e ainda atualiza todos os dados automaticamente, com apenas alguns comandos.

  • Fluxos de trabalho

Com o Asana, a gestão dos fluxos de trabalhos se torna mais prática. Você consegue criar estes processos e acompanhá-los em tempo real.

Ao definir os fluxos de trabalho também é preciso mostrar os objetivos que se espera alcançar.

Com as devidas definições de tarefas, todos os colaboradores do projeto saberão exatamente o que precisam fazer, quando fazer e porquê fazer.

  • Gerenciamento de trabalhos

Uma gestão de trabalhos eficiente pode fazer a produtividade da empresa aumentar exponencialmente e de forma sustentável.

Além de gerenciar e atribuir os fluxos de tarefas de um projeto, você também pode utilizar a Asana para criar pautas de reuniões, organizar os fluxos de contratação de novos colaboradores, planejar estratégias de acordo com os resultados apresentados, entre muitas outras funções, basta ser criativo e inserir os dados na plataforma.

Você será capaz de gerenciar os trabalhos de todas as equipes da empresa de forma intuitiva e ainda passar clareza nas informações para todos os envolvidos, aumentando o engajamento do time.

  • Colaboração em equipe

Quando um colaborador depende de outro para conseguir concluir sua tarefa, ou precisa de ajuda de uma pessoa mais experiente na equipe, fica muito clara a necessidade de se utilizar as ferramentas colaborativas.

Utilizando a plataforma Asana, os membros das equipes podem compartilhar arquivos e ideias entre si, e caso necessário, podem integrar outras ferramentas colaborativas ao Asana para trabalhar em mais documentos juntos.

É bastante eficiente para projetos em que cada colaborador tem um horário de trabalho diferente do outro ou trabalham em diferentes lugares, como é o caso do home office, por exemplo.

  • Gerenciamento de tarefas

Uma parte fundamental na organização do projeto é assegurar que a carga de tarefas que cada membro da equipe está recebendo não é nem mais do que conseguem entregar e nem menos do que são capazes de concluir.

É preciso uma gestão eficiente dessas tarefas para que não aconteça de um colaborador ficar sobrecarregado enquanto outro esteja ocioso.

Por isso, a Asana permite que você atribua as tarefas para cada membro da equipe de forma igualitária, na medida do possível, e acompanhe o desenvolvimento de cada uma delas, ajudando a identificar também as dificuldades que cada colaborador pode encontrar no meio do caminho.

Também é possível personalizar lembretes para que nem você e nem a equipe se esqueçam de tarefas importantes, ou para lembrar das tarefas que estão próximas da entrega.

  • Calendário para equipes e projetos

O calendário é uma das ferramentas mais importantes dentro do Asana. 

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É a partir da disponibilidade de cada membro da equipe que você irá atribuir as tarefas, e na plataforma Asana, o calendário de todos os envolvidos pode ser visualizado.

Também é importante para saber no que cada colaborador está trabalhando e até quando a entrega precisa ser realizada.

  • Lista de prioridades

As listas de prioridades que podem ser criadas na plataforma Asana são importantes para que cada colaborador saiba por onde devem começar seus trabalhos e organizar melhor seu dia.

Priorizando tarefas você evita que se percam prazos e que tarefas que estão pendentes não sejam concluídas.

  • Comunicação em equipe

Na plataforma Asana você consegue criar uma área para publicar atualizações de status de projetos, comunicados e anúncios. 

Desta forma, todos os colaboradores ficarão cientes das últimas novidades.

  • Metodologia PRINCE2

A metodologia PRINCE2 se baseia na gestão de projetos em ambientes controlados, e deve ter seus processos padronizados e adaptados ao perfil do negócio.

No Asana, você consegue gerenciar projetos que precisam das métricas utilizadas na metodologia PRINCE2, portanto, você consegue definir cargos e responsabilidades, personalizar sua abordagem em cada projeto diferente e manter a equipe focada na qualidade da entrega de suas tarefas.

Você poderá compartilhar atualizações de status, notas de reunião, relatórios, e permitir que os interessados sigam as tarefas que precisarem, determinando diretrizes.

É possível criar tarefas e solicitar autorizações, e enviar uma cópia do projeto para cada membro da equipe, mantendo todos alinhados aos objetivos.

  • Gerenciamento de programas

Para que um projeto seja concluído dentro do prazo é preciso um planejamento e uma gestão de qualidade para que as informações não se percam ao longo do processo.

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Utilizar inúmeras ferramentas não é o ideal para isso. Por isso, é preciso centralizar todos os dados, tarefas, comunicações, atualizações e acompanhamentos em apenas uma ferramenta, caso contrário, cada membro da equipe pode acabar fugindo do foco e desorganizando todo o planejamento.

Asana é uma das ferramentas que consegue atender a todas as demandas que um projeto necessita e gerenciar todos os recursos, mantém todos na mesma página e ainda permite que você importe informações que se encontram em outras plataformas ou programas.

  • Planejamento de projetos

A plataforma Asana permite que você acompanhe seus projetos do início ao fim, mas antes, é preciso planejar e estruturar todas as ideias e recursos necessários.

Na plataforma você conta com modelos pré-definidos para diversos tipos de projetos, o que dá uma visão sobre o que é importante ter em seu planejamento, e também permite que você utilize modelos de projetos anteriores, tudo para otimizar tempo.

  • Produtividade

Com toda a economia de tempo que você terá automatizando os processos de gestão, você poderá esperar pelo menos um resultado: o aumento da produtividade.

Isso porque além de você eliminar os processos manuais e as falhas de comunicação, você conseguirá manter a equipe toda alinhada às tarefas e objetivos do projeto e terá tudo organizado em apenas um lugar, o que facilita a vida de todos os envolvidos, pois não precisarão ficar buscando informações em diversos programas.

Mantendo essa cultura dentro do negócio, o time ficará cada vez mais adaptado a essa metodologia de trabalho e conseguirão cumprir as metas cada vez mais rápido.

Quanto custa o Asana

O Asana trabalha com 4 planos: Basic, Premium, Business e Enterprise. Caso assinados anualmente, a plataforma disponibiliza descontos em seus valores. Todos os planos contam com as integrações entre plataformas.

Plano Basic: é o plano gratuito vitalício da Asana. Indicado para quem está começando a gerenciar um projeto. O plano disponibiliza:

  • Tarefas, projetos, mensagens, registros de atividades e armazenamento de arquivos ilimitados;
  • Visão geral do projeto;
  • Colaboração com até 15 membros da equipe;
  • Layout de quadro e lista;
  • Visualização em calendário;
  • Definição de responsáveis e data de conclusão;
  • Aplicativo para iOS e Android;

Entre outras funcionalidades básicas.

Plano Premium: custa US$ 10,99/usuário/mês na assinatura anual, ou US$ 13,49/usuário/mês se assinado mensalmente. Indicado para equipes que precisam criar planos de projetos. Além das funcionalidades do plano Basic, o plano Premium ainda possui:

  • Cronograma, painéis, formulários, regras e marcos;
  • Pesquisa avançada;
  • Geração de relatórios;
  • Convidados ilimitados sem custo adicional;
  • Painel de administrador;
  • Equipes e projetos privados;
  • Campos personalizados;

Entre outras funcionalidades mais avançadas.

Plano Business: custa US$ 24,99/usuário/mês se assinado anualmente, ou US$ 30,49/usuário/mês na assinatura mensal. Indicado para negócios que precisam gerenciar múltiplos projetos. Possui todas as funcionalidades dos planos anteriores e mais:

  • Portfólios, metas e aprovações;
  • Provas e anotações;
  • Ramificação e personalização de formulários;
  • Gestão de recursos;
  • Criação de regras personalizadas;
  • Bloqueio de campos;

Entre outras ferramentas e integrações avançadas.

Plano Enterprise: o preço está sob consulta diretamente com os especialistas da plataforma. Indicado para organizações que precisam de mais suporte e controles adicionais. Possui todas as funcionalidades do plano Business e mais:

  • Suporte prioritário;
  • SAML;
  • Exclusão e adição de usuários;
  • Exportação e exclusão de dados;
  • Bloqueio de integrações nativas;
  • Gestão de anexos;

Entre outras funcionalidades.

Conclusão 

Muitas vezes, a falta de planejamento e organização na gestão de um projeto é o estopim para atrasar os prazos de entrega ou acabar com os recursos antes de alcançar os objetivos finais.

É preciso automatizar esses processos de gestão para não se perder em diversas planilhas e documentos de controle, que precisam ser preenchidos manualmente a cada etapa, demandando muito tempo e resultando em falhas, inclusive de comunicação.

A automatização da gestão também é indispensável para otimizar tempo e manter as informações atualizadas automaticamente, com apenas alguns cliques, mantendo a equipe focada apenas em concluir seus trabalhos.

Ter uma ferramenta como a Asana no gerenciamento de projetos é essencial para que todos os membros da equipe fiquem alinhados com os objetivos do projeto, tenham transparência sobre o que está sendo feito por todos e para evitar que as demandas não sejam distribuídas igualmente.

Além disso, com a Asana todos conseguem acompanhar em tempo real cada etapa do projeto, prever contratempos ou atrasos, e assim, tomar as medidas corretivas para não impactar negativamente o decorrer dos processos.

A plataforma da Asana não é útil apenas para o gerenciamento de projetos empresariais. Ela também pode servir como pilar na organização das suas tarefas pessoais ou educacionais diárias, fazendo com que seus dias sejam mais produtivos.

Conheça outras ferramentas de colaboração e produtividade no portal B2B Stack. Lá você poderá fazer comparativos entre softwares e ver as avaliações de usuários para escolher a melhor opção para seu negócio.