Metodologia ágil: saiba como otimizar sua gestão de projetos

0
105

A metodologia ágil consiste em um conjunto de práticas que visam agilizar demandas e melhorar a experiência dos clientes.

É fato que empresas gigantes como Google, Yahoo!, e tantas outras do Vale do Silício utilizam essa metodologia para entregarem grandes resultados em um curto período de tempo.

Patrocinado

Porém, há muitas dúvidas acerca deste tema. Entre elas, podemos citar:

As metodologias ágeis podem fazer parte da cultura de qualquer empresa, de todos os portes?

Somente equipes de desenvolvimento de softwares e TI podem utilizar as metodologias ágeis?

A verdade é que por serem metodologias fáceis de se implementar e com baixo custo, equipes de qualquer tipo de projeto podem se beneficiar, das linhas de produção aos times de marketing.

Veja então como surgiu o conceito de metodologia ágil e como as técnicas utilizadas podem aumentar a eficiência do seu negócio.

Quer ir para algum tópico específico? É só clicar aqui em baixo 👇

O Manifesto Ágil

Para compreender o que são as metodologias ágeis e como elas funcionam, é preciso saber como foram pensadas e de quais princípios são cercadas.

Após se reunirem em 2001 em busca de soluções que aprimorassem os processos de desenvolvimento de softwares, um grupo de desenvolvedores reconhecidos criou e assinou o Manifesto Ágil.

Trata-se de uma declaração que contém os 12 princípios e os 4 valores envolvidos no desenvolvimento de softwares.

Os valores contidos no Manifesto Ágil englobam:

  • A valorização de indivíduos e interações acima dos processos e ferramentas;
  • Softwares em funcionamento acima das documentações abrangentes;
  • Colaboração com o cliente acima da negociação contratual;
  • Responder às mudanças mais do que seguir um plano.

E os princípios envolvem:

  • Priorizar a satisfação do cliente através da entrega contínua e adiantada de software com valor agregado;
  • Aceitar de boa vontade mudanças nos requisitos visando a vantagem competitiva para o cliente;
  • Entregar softwares em funcionamento com preferência à menor escala de tempo;
  • Trabalhar em conjunto diariamente com todos os envolvidos, durante todo o projeto;
  • Motivar os indivíduos envolvidos no projeto com um ambiente favorável e suporte necessário, além de confiar em seus potenciais para realizarem o trabalho;
  • Investir em conversas face a face para transmitir informações entre uma equipe de desenvolvimento;
  • Considerar o software funcionando como medida primária de progresso;
  • Manter um ritmo constante indefinidamente, pois os processos ágeis são capazes de promover um desenvolvimento sustentável;
  • Atentar-se sempre à excelência técnica e ao design como forma de aumentar a agilidade;
  • Manter a simplicidade e eliminar esforços excessivos que não agregam valor ao projeto;
  • Equipes auto-organizáveis geram melhores arquiteturas, requisitos e designs;
  • Possibilitar a reflexão por parte das equipes quanto à sua eficiência para fazer ajustes comportamentais.

Visto este Manifesto, fica mais fácil entender as bases que norteiam as metodologias ágeis.

O que é metodologia ágil?

Metodologia ágil, ou agile, é um conceito que envolve um conjunto de métodos e técnicas para gestão de projetos de todos os tipos, desde o seu planejamento à entrega do produto final, e tem como base para sua execução os princípios e valores do Manifesto Ágil.

Como o próprio nome diz, na metodologia ágil cada etapa dos processos e os fluxos de trabalho relacionados ao projeto em questão devem ser concluídos com rapidez, mas sempre respeitando:

  • A qualidade do produto que será entregue;
  • A experiência do cliente;
  • A colaboração e interação entre os membros das equipes;
  • Feedbacks constantes, tanto internos quanto dos clientes, para fomentar os ajustes pertinentes;
  • E a adaptação rápida, caso necessário, às mudanças em diversos cenários.

Um exemplo prático da utilização de metodologias ágeis é no próprio desenvolvimento de sistemas, onde tudo começou:

Ao utilizar uma metodologia tradicional, ou cascata, você precisaria seguir uma documentação, em uma sequência de processos sem possibilidade de flexibilização no meio do caminho.

Isto é, levantar requisitos, desenhar a arquitetura do sistema, implementá-lo, testá-lo, e por fim, fazer manutenções até chegar no modelo documentado, que às vezes nem é o que o próprio cliente precisa de fato.

Este processo levaria um tempo enorme para ser finalizado e ainda correria o risco do seu concorrente desenvolver uma solução com tecnologia mais inovadora antes de você.

Nas metodologias ágeis, você já tem uma versão padrão pré-definida de um produto (ou processo), como as chamadas "versões beta", "alfa" ou "demos", por exemplo.

Essa versão vai sendo aprimorada conforme as necessidades do seu público-alvo ou cliente, seguindo "micro etapas", as sprints, que levam entre poucos dias a 2 semanas para sua conclusão.

A maior diferença entre a metodologia ágil e a tradicional é que a ágil está sempre visando a experiência do cliente e a agilidade na entrega além da qualidade do produto.

Isso significa que este produto deve ser adaptado e revisado durante as montagens das sprints, onde serão definidas prioridades para seu desenvolvimento e realizadas mudanças pertinentes para que a entrega final esteja de acordo com as necessidades apontadas durante todo o processo.

Quais são as metodologias ágeis?

No tópico anterior exemplificamos a metodologia ágil com o desenvolvimento de softwares.

Mas essas metodologias são divididas em diversas técnicas, e cada uma delas pode ser aplicada em diferentes cenários, basta encontrar a que pode ser mais facilmente adaptada à cultura do seu negócio para que esta implantação não seja mais difícil do que precisa ser.

Aqui, vamos falar sobre as principais metodologias ágeis: Scrum, Lean e Extreme Programming (XP).

Scrum

Imagem mostra alguns bonecos representando um time fazendo uma reunião que é comumente chamada de 'daily'

Scrum é uma das estruturas metodológicas mais conhecidas dentro das metodologias ágeis.

Nessa estrutura, existem três tipos de envolvidos no projeto: o Scrum Master, o Product Owner (dono do produto) e a equipe em si.

O Product Owner é responsável por definir o objetivo principal a ser alcançado em um período de tempo pré-determinado, e repassar para as equipes todas as informações sobre o projeto, já que é ele quem representa a necessidade do produto final.

Além disso, o Product Owner estabelece uma ordem de prioridades de tarefas dentro deste objetivo e as coloca no backlog, que funciona como uma "lista de desejos" e deve ser cumprida ao longo das sprints (etapas com espaço de tempo de até 1 mês para serem concluídas).

As equipes em uma estrutura Scrum, por sua vez, geralmente possuem entre 5 e 9 pessoas e são mistas, onde cada pessoa possui um perfil particular e suas aptidões.

Essas equipes ficam responsáveis por se auto-organizarem, conforme suas especialidades, para executarem as tarefas e metas estipuladas no backlog, e devem entregá-las ao final do tempo determinado para as sprints.

Já o Scrum Master deve manter todo o fluxo de atividades em pleno funcionamento de acordo com as regras pré-definidas, assim como deve ser responsável por resolver problemas encontrados no caminho antes que impactem o progresso da sprint.

Uma das principais características do Scrum são as reuniões constantes, tanto com o time todo, geralmente semanalmente, quanto entre as equipes, essas devendo ser realizadas diariamente.

Elas visam manter todos os envolvidos no projeto alinhados, além de coletar feedbacks para melhorias nos processos e nas tarefas e identificar contratempos.

E ao final do projeto, devem ser feitas pelo menos mais duas reuniões para revisão dos resultados e dos principais acontecimentos durante as sprints.

Lean

imagem de um tablet ao centro com uma xícara de café posicionada no canto superior esquerdo e uma caneta posicionada no canto inferior direito. Em cima do tablet é mostrado gráficos em 3D com pessoas de roupas social

O método Lean tem como objetivo reduzir os desperdícios dentro de um projeto, tanto de tempo quanto de dinheiro.

Patrocinado

Além disso, o Lean também tem como outros princípios o fortalecimento dos times, entregas ágeis, qualidade do produto, otimização como um todo, tomadas de decisões assertivas e amplificação do conhecimento.

Essa metodologia surgiu antes mesmo do Manifesto Ágil, em indústrias automobilísticas no Japão.

No Lean, através da avaliação de tendências do mercado, de estudos internos e de análises da concorrência, é possível obter dados sobre quais etapas e tarefas de um projeto não agregam valor e podem ser eliminadas a fim de otimizar recursos.

Outra ideia desta metodologia é produzir conforme as demandas, portanto, ter um estoque de produtos ou matérias-primas, por exemplo, é um fator que causa a desorganização de um espaço físico, além de ocasionar desperdícios.

Ao utilizar o Lean como método de gestão de projetos é essencial utilizar um sistema de gestão que seja capaz de suportar todos os dados que precisam ser coletados e tratados para estabelecer os fluxos ideais de trabalho.

E o maior benefício é que o Lean pode ser implantado junto à metodologia Scrum em seu negócio, para assim, potencializar ainda mais os seus resultados.

Extreme Programming (XP)

A imagem mostra um desenho de duas pessoas sentada em uma mesa. Uma de frente com a outra. O fundo da imagem é na cor rosa e temos um relógio no canto superior direito, ao centro temos lampadas e a direita temo um quadro com metas

A metodologia ágil Extreme Programming (XP) é outro método que pode ser combinado ao Scrum, já que enquanto o primeiro foca na parte técnica, o segundo foca na parte gerencial.

O Extreme Programming estabelece quatro atividades básicas para o desenvolvimento do produto: ouvir, desenhar, codificar e testar.

Neste método, o cliente deve ter voz ativa em todas as etapas do processo, fornecendo todas as informações para que as equipes consigam implementar as funcionalidades necessárias.

E assim como no Scrum, devem haver feedbacks constantes de todos os envolvidos.

Geralmente, a codificação do produto no método XP é feita em pares para evitar que ocorram erros que só serão vistos no final da entrega, eliminando retrabalhos e ganhando agilidade nas conclusões.

As tarefas e processos também são separados em iterações, ou seja, em etapas que devem ser cumpridas a cada prazo determinado, e a cada conclusão de iteração, deve-se realizar uma Planning Game, reunião de planejamento.

Outras bases do Extreme Programming são a simplicidade do design do produto e fazer somente o necessário para o momento, o que evita gasto de tempo com funções desnecessárias para passar a focar na qualidade da entrega.

Kanban nas metodologias ágeis

Imagem ilustra um kanban com três colunas com posts de metas a serem realizadas

O Kanban, ao contrário do que muitos pensam, não é uma metodologia, mas sim, uma técnica utilizada para organização da cadência das tarefas delegadas aos membros das equipes.

Dentro de um quadro público, cada tarefa é separada em cartões, que são movidos entre as fileiras: "Para fazer", "Fazendo" e "Feito".

Patrocinado

Podem ser estabelecidos horários, datas e prioridades para o cumprimento de cada tarefa, assim como criar checklists dentro dos cartões para flegar a cada passo finalizado.

O Kanban geralmente pode ser visualizado em quadro, calendário, lista, tabela ou cronograma e fornece dados muito transparentes e úteis para todas as equipes, por exemplo:

  • Sobre o andamento e porcentagem de conclusão de cada tarefa;
  • Obter previsão para conclusão de cada meta;
  • Sobre as demandas dos colaboradores do projeto, permitindo uma distribuição mais igualitária;
  • Medir a eficiência das equipes.

Em todas as metodologias ágeis o Kanban pode ser utilizado para garantir o andamento dos fluxos de trabalho de tudo o que foi planejado.

Além disso, diversas automações podem ser criadas para agilizar fluxos de aprovações e para manter o cliente informado sobre o que já foi feito.

Você pode conferir sistemas para criar quadros Kanban na B2B Stack! É só clicar aqui.

Quando usar a metodologia ágil?

Se você sente que suas equipes e os fluxos de trabalho estão desorganizados e com produção abaixo do esperado, é hora de pensar em como implantar a metodologia ágil em seu negócio.

E se você está começando um projeto, melhor ainda! Assim as equipes já iniciarão os trabalhos com essa cultura.

Porém, antes de qualquer coisa, é preciso compreender que é necessário uma mudança de mentalidade para que a metodologia ágil funcione, pois muita gente ainda possui hábitos de trabalho conforme metodologias tradicionais.

Patrocinado

O ideal é que se faça um estudo interno para identificar oportunidades, tanto perdidas quanto no radar, dificuldades enfrentadas pelas equipes, assim como para obter resultados mais ambiciosos.

Desta forma, é possível fazer planejamentos específicos para determinadas áreas e implantar uma ou mais metodologias ágeis que se complementam.

Este processo pode ser feito primeiramente em um determinado setor e expandir para toda a empresa conforme as adaptações vão sendo realizadas.

O mais importante nessa implementação é medir os resultados através de ferramentas analíticas para saber se essa estratégia realmente é viável na sua empresa, pois existem muitos negócios que realmente funcionam bem com as metodologias tradicionais.

Por que usar metodologia ágil?

A utilização da metodologia ágil pode trazer inúmeros benefícios para as equipes e para a empresa no geral, o principal deles é o aumento da produtividade por dar agilidade aos processos.

Essas metodologias ajudam a baratear os custos de um projeto, padronizar operações, conduzir melhor os recursos necessários para sua execução e faz com que muitos resultados sejam entregues em pouco tempo.

Isso porque o modo como as sprints são construídas permite que todos tenham uma visão geral sobre dificuldades, facilidades, assim como de prioridades.

Além disso, todos têm uma previsibilidade sobre os próximos passos que serão realizados, conseguindo identificar gargalos e necessidades, e assim, atuar de forma preditiva de forma a se adaptar rapidamente às mudanças.

Outro ponto essencial das metodologias ágeis é a melhora da comunicação, já que um dos seus pilares baseia-se na troca de informações entre todos os envolvidos no projeto.

Utilizando uma dessas metodologias suas equipes auto-organizáveis conseguem atribuir tarefas conforme as especializações de cada membro, o que garante mais qualidade nas entregas e no produto final, além de evitar retrabalhos.

O retorno sobre o investimento (ROI) também é impactado positivamente com o uso da metodologia ágil, uma vez que você consegue entregar seu projeto mais rápido para utilização pelos clientes.

Tudo isso faz o ambiente de trabalho ficar mais leve por ser mais produtivo e organizado, e evita que colaboradores fiquem sobrecarregados enquanto outros estejam ociosos.

Conclusão

Como vimos, as metodologias ágeis para gestão de projetos possuem valores e princípios comuns, como:

  • Agilidade para cumprir demandas a partir de planejamentos eficientes;
  • Feedbacks e interações constantes, tanto internos quanto com o cliente;
  • Ambiente de trabalho que oferece todo o suporte e condições necessárias;
  • Adaptação rápida às mudanças;
  • Qualidade do produto final;
  • Experiência do cliente.

Essas metodologias fazem com que empresas de todos os portes e segmentos obtenham mais produtividade e qualidade em suas entregas, visando sempre a transparência em todas as etapas dos processos internos.

Se você está pensando em implantar uma dessas tecnologias, indicamos que você faça um estudo em seu negócio e busque os melhores softwares de análises e acompanhamento de projetos.

Quer saber quais são as melhores ferramentas para implementar a metodologia ágil em seu negócio? Acesse a B2B Stack! Maior portal brasileiro de busca e avaliação de softwares!