Como ser mais produtivo na era da transformação digital

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Com certeza você deve conhecer diversas pessoas que trabalham em mais de uma função ao mesmo tempo. Esta é uma realidade dos dias atuais, principalmente quando falamos de startups, onde é preciso desenvolver diversas habilidades de forma rápida e efetiva, ou então seu negócio ficará para trás. Mas como ser mais produtivo neste atual cenário?

E quando falo de como ser mais produtivo, não me refiro a quantidade de tarefas finalizadas em um dia, mas sim na qualidade de cada item executado. Isso sim é ser produtivo. 

Até que uma empresa tenha capital e estrutura suficiente para se contratar profissionais específicos e especializados para cada função, é necessário que o gestor da empresa saiba extrair o máximo de cada colaborador, sabendo identificar onde ele produz mais sem sobrecarregá-lo. 

Foco

O primeiro passo é entender a diferença entre estar “atarefado” e estar produzindo. Normalmente isso acontece quando não há foco, e você tenta resolver diversas tarefas ao mesmo tempo, fazendo com que nenhuma seja de fato resolvida com sucesso. 

A produtividade do seu dia começa no dia anterior, onde você irá planejar como serão seus afazeres (profissionais e pessoais). Óbvio que nem sempre tudo vai acontecer conforme planejado, pois imprevistos acontecem e problemas inesperados sempre surgem no caminho. 

Por isso o foco é tão importante. A partir do momento que seu objetivo está claro, passar pelas adversidades que vão aparecer no processo, fica mais fácil. E até nas dificuldades que surgem é necessário entender como ser mais produtivo. Saber quando algo pode ser resolvido naquele momento, ou deixado para ser solucionado depois, faz parte da priorização de suas tarefas. 

Importante ressaltar também que cada pessoa tem um ritmo de produtividade. Alguns priorizam tarefas mais fáceis e deixam as que demandam mais tempo para o final enquanto outros preferem resolver as pendências mais demoradas.. enfim. 

Não importa a forma com que você prioriza seus afazeres, o importante é ter um planejamento e um objetivo levando em consideração a qualidade em que cada um será concluído. 

Sentir-se em paz, satisfeito e com a sensação de dever cumprido no final do dia é a melhor definição de como ser mais produtivo.   

Multitasking

As ‘multitarefas’  apesar de aparentemente parecer algo bom, foge 100% de tudo que foi mencionado acima.

Já é mais que comprovado que, para que algo seja bem executado, além da expertise de quem o executa é necessário foco. E não há como ter foco executando duas ou mais coisas ao mesmo tempo. 

Por mais simples que sejam as atividades, tentar fazer tudo de uma única vez o tornará improdutivo. Ou você irá finalizá-las de forma pouco satisfatória, ou simplesmente não conseguirá entregar nada.  

Nosso cérebro possui uma uma espécie de “filtro de engajamento” que desfoca de outras coisas quando nos concentramos.

“Sempre que estamos envolvidos em um processo, usamos nossas memórias, raciocínio lógico, criatividade e capacidade de adaptação diante de dificuldades. Isso é chamado de função executiva”, afirma o neurologista Leandro Teles, da Academia Brasileira de Neurologia.

Ou seja, na multitarefa, não há foco para realizar estes trabalhos simultaneamente, mesmo que você ache que está conseguindo, entenda que seu cérebro está trabalhando em segundo plano para resolver aquela questão. Sendo assim, sem eficácia e qualidade. 

Vale lembrar a diferença entre “multitarefas” que são atividades executadas ao mesmo tempo com o ato de executar tarefas de diferentes funções. Que neste último caso, são excelentes para a dinâmica do cérebro, desde que bem planejadas e priorizadas. 

Bombardear os funcionários ou até você mesmo com um intenso fluxo de informação e demandas, dificulta a atenção, diminui a capacidade de armazenamento de dados e reduz a criatividade. 

Não use listas de tarefas!

Isso mesmo, por mais que esta seja uma das primeiras coisas que pensamos em fazer na hora de organizar e priorizar tarefas, não é a forma mais eficaz. E vou te dizer como ser mais produtivo sem listas:

Uma das formas que mais te trará produtividade é o planejamento do seu calendário. Planejar todo o seu dia dentro do Google Agenda, por exemplo é uma excelente alternativa. Você pode incluir tarefas pessoais, profissionais, priorizar atividades, segmentar cada item por cor, marcar compromissos na agenda de outros usuários.. e mais outras diversas funcionalidades. 

Isso faz com que você assuma um compromisso com você mesmo, criando uma visão ampla do seu dia produtivo e consciente de tudo que irá conseguir cumprir. 

Não se perca olhando o dia todo para uma lista de coisas a fazer, sem o menor critério de prioridade e tempo que irá demandar cada tarefa. Entenda que tem como ser mais produtivo sem ficar dependente de métodos ineficientes.  

Se você já tem o hábito de criar listas para suas atividades, uma sugestão caso tenha dificuldades de ir direto para o calendário é o Trello ou o Asana. Que são softwares de produtividade semelhantes a uma lista porém mais completos.

Ambas possuem diversas integrações com outras ferramentas, alertas com prazos para entrega de tarefas e é possível criar painéis diferentes para cada tipo de atividade (relacionadas a marketing, financeiro, vendas..) e também gerenciar e acompanhar o painel de outras equipes.

Outra ferramenta que segue os mesmos princípios do Trello e Asana e está entre as mais avaliadas em nosso Quadrante B2B da categoria de colaboração e produtividade é a STRATWs One.

Ferramenta que foca na gestão da equipe organizando a rotina e otimizando desempenho de todo o time. 

Ferramentas que podem ajudar

Assim com as ferramentas que já mencionei acima, existem diversas outras que podem auxiliar em como ser mais produtivo no trabalho e como ser mais produtivo no dia a dia. 

São mais de 60 ferramentas listadas em nosso portal nesta categoria, desde softwares que auxiliam na comunicação entre setores da mesma empresa, até o gerenciamento de projetos em verticais de mercado, como o setor jurídico, por exemplo.

O que é preciso entender antes de escolher uma ferramenta pensando em como ser mais produtivo, são as necessidades específicas. Como já mencionei acima, cada pessoa tem um ritmo diferente para produzir melhor.

Então, quando falo em aumentar a produtividade de uma equipe, estou falando de lidar com pessoas diferentes, pensamentos diferentes e possivelmente, prioridades diferentes também. 

Neste caso, deve-se levar em consideração softwares que não demandem nenhum tipo de treinamento ou consultoria e que sejam intuitivos – que qualquer membro da equipe consiga lidar sem grandes dificuldades. 

Outro ponto importante é o problema que deverá ser resolvido. Se você busca uma forma de como ser mais produtivo na sua gestão de RH ou ao financeiro, ou na sua equipe de vendas, etc. Existem softwares específicos para cada demanda com funcionalidades diferentes para cada situação. 

O importante é simplificar processos. Muitos destes softwares possuem a funcionalidade de automatizar algumas tarefas, fazendo com que você e seu time não percam o foco com tarefas simples e repetitivas. E este é um excelente exemplo de como ser mais produtivo.

Além disso, as ferramentas de produtividade podem contribuir para a redução de custos, pois trata-se de um investimento que influencia diretamente no crescimento da empresa.

A tecnologia a nosso favor

Além de aumentar a produtividade, otimizar processos e reduzir custos, as tarefas organizadas em softwares tornam os dados mais seguros e facilitam o compartilhamento de informações. 

É possível acompanhar as tarefas do seu time que está em outro estado, por exemplo. Saber tudo que está acontecendo, onde estão dedicando seu tempo, quais pontos precisam ser melhorados e como serem mais produtivos.

Tudo isso de forma ágil e colaborativa. E em alguns casos, todas essas questões são resolvidas sem que seja preciso nenhum investimento inicial. Isso mesmo..

Vou listar aqui alguns softwares gratuitos que com certeza vão ajudar no processo de colaboração e produtividade de sua empresa:

  • Skype: O primeiro da categoria em nosso Quadrante B2B. Bastante utilizado para uso pessoal, é também uma excelente ferramenta para comunicação comercial. É possível agendar reuniões, compartilhar arquivos, fazer chamadas de voz, entre outras tantas funcionalidades.
  • Slack: Excelente para comunicação entre equipes, também possui a possibilidade de separar canais de comunicação para diferentes assuntos (vendas, financeiro, TI..). É possível compartilhar documentos e possui integração com diversos outros softwares. 
  • Todoist: Sua interface descomplicado permite uma visão geral de tudo que precisa fazer, sem que perca de vista as tarefas importantes. É possível organizar e priorizar projetos e também é possível sincronizar entre diversas plataformas.
  • Bitrix 24: Sua versão gratuita mostra bastante de sua poderosa solução. Um CRM completo que inclui o que há de mais recente em comunicação integrada (chats corporativos, videoconferência e chamadas de áudio nativas), colaboração online, ferramentas corporativas de rede social, gerenciamento de documentos, gerenciamento de tarefas, design e integração de processos e fluxo de trabalho, gerenciamento de projetos, gerenciamento comercial, ferramentas de recursos humanos, entre outros.
  • Flowup: Além da gestão de projetos e tarefas da equipe, possui relatórios inteligentes para acompanhamento, emissão de boletos e orçamentos e integração de membros remotos. Possui versões pagas mais completas, porém sua versão gratuita possui grande parte das funcionalidades.

Acesse agora nossa plataforma, conheça outras ferramentas e o que seus próprios usuários dizem sobre elas. Através da opinião de pessoas que já utilizaram alguns dos softwares mencionados, é possível analisar e escolher o melhor para o seu negócio. 

Possui alguma dica de software que não mencionamos aqui? Comente abaixo sua indicação e deixe sua avaliação também em nosso portal.