Como transformar processos com mais agilidade nos dias de hoje

Transformar processos nos dias de hoje, ao contrário do que muitas pessoas imaginam, não é simplesmente desenvolver diagramas e documentos para armazenagem.

O objetivo dessa transformação é promover melhoria de processos e fomentar o crescimento do negócio. Justamente por isso, esse fenômeno tem sido cada vez mais frequente na implementação de transformação digital.

Essa metodologia integra o conceito mais amplo do Gerenciamento de Processos de Negócio ou BPM (Business Process Management), do inglês, que corresponde a uma disciplina gerencial.

Confira mais neste texto!

O que é a transformação de processos?

De modo geral, a transformação de processos configura um procedimento realizado com o auxílio de ferramentas colaborativas para promover melhoria de processos dentro de uma organização.

Esse método pode ser aplicado na empresa por diversos motivos. Dentre os mais frequentes, estão a verificação de um número expressivo de erros no processo vigente, a constatação de que o processo existente deixou de atender às necessidades dos clientes ou os resultados esperados pela corporação e o desejo de atualização da tecnologia utilizada.

Desse modo, a busca por uma melhor forma de execução dos processos engloba a modificação de modelos, o surgimento de novas capacidades e novos padrões de comportamento, elementos esses que podem causar impactos variados na cultura organizacional do negócio.

Ou seja, a iniciativa de transformação de processos apoia-se em uma visão de futuro para aprimorar a qualidade dos serviços ou produtos entregues pela empresa, o tempo de execução e a visão do consumidor final.

O que é um processo dentro de uma organização?

Entende-se por processo de negócio, isto é, um processo dentro de uma organização, uma ou mais atividades realizadas intencionalmente para cumprir um objetivo organizacional específico.

Em suma, essas tarefas são contínuas, repetitivas e estruturadas conforme um modelo adotado pela organização de maneira sequencial para prevenir ações desnecessárias.

Portanto, o esboço de processos empresariais pode resultar na redução de custo das operações e aumento da produtividade e da qualidade dos serviços, favorecendo para a maior satisfação dos clientes e consequente aumento das vendas.

Tipos de processos dentro de uma organização

Como já foi dito, um processo é um conjunto de atividades planejadas pela empresa para alcançar um objetivo. No entanto, é válido ressaltar que existem três categorias básicas para definir esses processos: organizacionais, de negócio e gerenciais.

Processo organizacional: Esse tipo de processo é centralizado e dedicado essencialmente à organização, por isso não é visível para os clientes. As tarefas executadas nele garantem o suporte apropriado aos processos de negócio da organização, já que viabilizam o funcionamento estruturado dos subsistemas.
Processo de negócio: Também denominado como processo de cliente, esta categoria de processo tanto caracteriza a atividade da empresa quanto é suportado por outros processos que ocorrem no ambiente interno dela. Dele resultam os produtos ou serviços recebidos pelo público externo, pelos clientes.
Processo gerencial: Diz respeito ao processo que abrange ações executadas pelos gestores para resistir os outros processos.

Níveis de transformação de processos

A transformação de processos, além de modificar a cultura organizacional da empresa em questão, também é dividida em níveis de impacto.

De acordo com a grande maioria dos especialistas em BPM, essa divisão é estruturada em quatro pilares: Melhoria de Processos, Redesenho de Processos, Reengenharia de Processos e Mudança de Paradigma.

1. Melhoria de Processos

Também denominada BPI (Business Process Improvement), a Melhoria de Processos configura o reparo incremental de uma empresa. Por isso, esse nível é caracterizado pela realização de ajustes pequenos e graduais que objetivam aprimorar a performance das operações.

2. Reengenharia de Processos

O nível reconhecido como Reengenharia de Processos compreende uma transformação radical nos processos da organização. Dessa vez, os processos são mapeados do zero, isto é, sem inspiração em um modelo de processo já executado na empresa, com o intuito de propor melhorias radicais no negócio.

3. Redesenho de Processos

Redesenhar um processo significa reformular a perspectiva de um processo a partir de uma abordagem denominada ponta a ponta, cuja atuação é interdepartamental.

De maneira oposta a Melhoria de Processos, o Redesenho de Processos sugere um ponto de vista que considera todas as atividades, ou seja, uma visão integral das tarefas.

Neste nível as alterações são executadas a partir da comparação com um processo já existente na organização. Por isso, o “redesenho” é tido como o equilíbrio entre a Reengenharia de Processos e a Melhoria de Processos.

4. Mudança de Paradigma

A utilidade desse nível é posicionar o negócio como único aspecto do mercado. Nesse sentido, gerar uma mudança de paradigma é localizar a empresa de modo a anular a existência de qualquer possível concorrente.

A Mudança de Paradigma sugere a ruptura integral da transformação de processos com a competição. Contudo, para isso é necessário apresentar a “estratégia do oceano azul”, que corresponde a criação de um diferencial inovador junto a um baixo preço.

Quais são os pilares?

A partir do momento que a performance do processo não é mais adequada, o projeto de transformação de processos deve considerar uma série de pilares. Contudo, é válido destacar que esses fundamentos podem diferir de acordo com a consultoria de gestão empresarial contratada.

De acordo com a Euax Consulting, empresa de renome no Brasil dedicada ao resultado organizacional, existem quatro pilares para que a transformação de processos seja realizada da maneira correta.

Essa consultoria denomina as fundamentações definidas como 4 Ps. Sendo eles: Processos Ponta a Ponta, Pessoas, Plataformas e Performance. Para entender o que propõe cada um deles e a importância da sua existência, continue lendo os próximos tópicos.

1. Processo ponta a ponta

Para compreender esse pilar, imagine a seguinte situação hipotética:

Você está em casa no horário do almoço, com muita vontade de comer lasanha e resolve pedir uma lasanha. Após realizar o pedido, o restaurante informa que a entrega será realizada em torno de 50 minutos. Porém, o delivery só é realizado 1h30 depois.

Sem dúvidas, essa é uma situação extremamente chata para você, ou o cliente, em outro caso qualquer.

Caso a análise seja feita de forma superficial, a tendência é imaginar que o problema decorre do setor de entrega da empresa. Entretanto, analisar o Processo de Ponta a Ponta propõe outra visão.

Dessa vez, é possível perceber que podem ser realizadas melhorias em outros departamentos, que não o de entrega, para evitar que situações como essa se repitam. A equipe de produção, por exemplo, pode otimizar algumas tarefas para montar e assar as pizzas em tempo mais hábil.

Isso porque, a proposta desse pilar é enxergar os processos com uma visão interdepartamental. Ou seja, proporcionar uma visão do todo, e não por setores, pois assim fica mais fácil detectar a causa raiz dos contratempos.

Afinal, como no caso do exemplo apresentado, sob a perspectiva departamental houve falha apenas no setor da entrega, mas para o cliente, de modo generalizado, a falha foi do restaurante.

Embora entregar a lasanha não seja considerado um processo, pode-se considerar ela como uma etapa dentro do Processo de Ponta a Ponta, que é iniciado no atendimento e finalizado na entrega. Por isso, a importância de atravessar as barreiras departamentais.

2. Pessoas

Esse pilar busca definir as pessoas que vivenciam os processos da organização no cotidiano como essenciais para a transformação dos mesmos. Logo, nota-se a precisão de usar métodos colaborativos, a exemplo do Design Thinking para envolver o conhecimento e a visão delas para modificar os processos para melhor.

De certo, a colaboração dos indivíduos que conhecem a cultura organizacional da corporação e lidam com as raízes dos problemas ocasionados pelos processos vigentes é a melhor maneira de levar para frente ideias mais palpáveis para os processos futuros.

3. Plataformas

Essa categoria propõe visualizar os processos como elementos que vão além de fluxogramas. Para deixar melhor entendido, vamos a um exemplo: imagine a planta de uma casa. Toda edificação tem um desenho esquemático, não é? No entanto, as pessoas não moram nele, e sim em casa.

Do mesmo modo, deve-se imaginar que embora os processos tenham fluxogramas para representar a sua estrutura, o trabalho não se dá neles. Na verdade, as pessoas trabalham em softwares, workflows, BIs ou outras plataformas, por isso elas são um pilar essencial para transformar um processo.

4. Performance

Segundo a visão de Kaplan e Norton, doutores em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard, aquilo que não é medido não é possível de ser gerenciado.

Sob essa perspectiva, mensurar a performance de processos requer a utilização de indicadores que apresentem o desempenho das operações realizadas em números.

Conclusão

A transformação de processos então, objetiva a melhoria de processos que estão em vigência na organização. Isto é, não elimina completamente uma técnica, apenas a torna mais eficiente.

Esse tipo de mudanças promovidas pode impactar a cultura organizacional da corporação em diferentes níveis. Por isso, é notável a grande resistência das empresas para investir na alteração de projetos que já estão em funcionamento.

Porém, com um mercado cada vez mais competitivo, a renovação dos processos é algo que não deve ser levado em consideração apenas quando o projeto vigente falhar.

Trazer novas soluções que otimizem o tempo das atividades e torne o produto mais atrativo tanto do ponto de vista interno da empresa quanto para os clientes é essencial para manter o reconhecimento da empresa pelo público.

Contudo, como as inovações não surgem do além, é preciso ter um objetivo claro e alcançável. Por isso é preciso avaliar a capacidade organizacional da empresa, de forma realista e levar em consideração todas as etapas que envolvem a transformação de um processo.

Uma ferramenta interessante para colaborar ainda mais na produtividade da sua equipe é 5W2H, essa é uma metodologia utilizada para ajudar na realização de tarefas com mais eficiência.

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